不採用通知における注意点とは【メールなどの例文も合わせて紹介します】

記事更新日：2022年11月28日｜初回公開日：2022年11月28日

会社での人事部の仕事は多岐に渡ります。面接や書類選考、採用方法の選定や求人情報の広告掲載など。その中に、今回ご紹介する不採用通知も含まれます。不採用通知とは、応募者を選定した後に採用できなかった応募者に対してする不採用結果の通知のことを指します。今回は不採用通知を何故する必要があるのか、またどのような方法を用いてどのように行うべきなのかを会社の視点からご紹介します。人事担当者の方は是非ご一読下さい。

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不採用通知の重要性

自社のイメージを良く保つため

不採用通知を会社が行うことは何故重要なのでしょうか。その理由として、自社のイメージを良く保つことが挙げられます。応募者は、効率的に就職活動をするために会社からいち早く不採用通知を知りたいと考えます。逆に不採用通知がない、また遅すぎた場合はその会社に不信感を抱きます。応募者の情報は今の時代ネットで共有されるので、印象が悪い場合その次の年の応募者に影響が出てしまいます。ですので、応募者に対して自社のイメージを損なわないようにするためにしっかりと不採用通知をする必要があります。

不採用通知の連絡手段

メール

不採用通知の連絡手段として、メールが挙げられます。実際に使用される連絡手段の中で最も一般的な連絡手段と言えます。メリットとして企業側も応募者側もお互いに都合の良いタイミングで連絡ができる点が挙げられます。また、メールアドレスさえあれば使用できる手段なので、他の手段と比べても圧倒的にコストパフォーマンスが良いのも利点です。また、言った言わないのトラブルを回避するためにもメールに書面として通知を残しておくことは重要と言えます。

電話

不採用通知の連絡手段として、電話が挙げられます。電話のメリットとしては、いち早く相手に不採用通知を伝達できる点にあります。また、メールで連絡をするよりも誠意が伝わりやすいという印象があります。また、相手からの返答が即座に来るという性質上、迅速にかつ適切に応対しなければならない点も考慮する必要があります。なお、応募者を雑に扱っているという印象を与えかねないため、留守番電話で不採用通知はしないようにしましょう。

ビデオ通話

不採用通知の連絡手段として、ビデオ通話が挙げられます。近年では、コロナ禍の影響もあって多くの企業においてリモートの設備が整い始めており様々な場面においてZoomなどのオンラインミーティングが活用されています。こうした傾向の中で不採用通知の手段もビデオ通話を通して行われるようになりました。面接同様、画面越しではありますが顔を見ながら不採用のお知らせができるので応募者に誠実さを伝えることのできる手段と言えます。

郵送

不採用通知の連絡手段として郵送が挙げられます。郵送は不採用通知のみならずその他の履歴書や採用試験資料などを同封できるというメリットがあります。また、郵送は確実に応募者の家に届けて結果を伝えることのできる手段です。電話での通知だと、宛先のわからない電話にでないようにする人には結果が届かないですし、メールの場合も他のメールとで通知が埋もれてしまう恐れがあります。しかし、これらの手段と比較して郵送料や配送準備などコストが多くかかってしまうという点には注意しなければなりません。

不採用通知の文面例

書類選考

不採用通知の文面例の一つとして、書類選考を挙げます。件名には書類選考の結果のご連絡と差出人を会社の所属とともに書きます。本文は以下が参考になります。株式会社〇〇採用担当でございます。この度は、弊社にご応募いただきまして、誠にありがとうございました。〇〇様について、慎重に書類選考を重ねました結果、誠に残念ながら今回についてはご期待にそえない結果となりました。多くの企業の中から弊社を選び、ご応募いただきましたことを深く感謝申し上げます。〇〇様の採用活動において、今後一層のご活躍をお祈り申し上げます。

面接

不採用通知の文面例の一つとして、面接を挙げます。件名は同様に面接結果のご連絡と差出人を会社の所属とともに書きます。本文は以下が参考になります。株式会社〇〇採用担当でございます。先日はお忙しい中、面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。〇〇様について、慎重に選考を重ねました結果、誠に残念ながら今回についてはご期待にそえない結果となりました。今回の選考では多数の応募があり、弊社としても難しい判断となりました。大変恐縮ではございますが、ご了承くださいますようお願い申し上げます。〇〇様の、今後一層のご活躍をお祈り申し上げます。

最終面接

不採用通知の文面例の一つとして、面接を挙げます。件名は最終面接同様です。本文は以下が参考になります。〇〇様。株式会社〇〇採用担当でございます。この度は、多数の企業の中から弊社にご応募いただきまして、誠にありがとうございました。また先日はお忙しい中、最終面接にお越しいただきましたこと、重ねてお礼申し上げます。厳正なる審査の結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。ご希望にそえず恐縮ではございますが、ご了承くださいますようお願いいたします。

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不採用通知を送る際の注意点

早い対応を心がける

不採用通知を送る際の注意点として、早い対応を心がけるという点が挙げられます。面接日から3日以内が適切とされますが、どんなに遅くとも一週間以内には応募者の手元に到着するよう配慮しましょう。応募者は早く結果を知りたいですし、同時に他の企業の選考を受けている場合が多いものです。しかし早めを心掛けたと言っても、面接の翌日などに不採用通知を送ると、ちゃんと選考されていないのではないかという不信感も持たれてしまいます。なお、1週間を過ぎてしまう状況であれば、途中であってもそのことを一度応募者に伝えるとよいでしょう。

参加者全員に連絡をする

不採用通知を送る際の注意点として、参加者全員に連絡をすることが挙げられます。先ほども述べた通り、不採用通知は応募者に対して会社のイメージを損なわないように誠意をもって行うべきものです。参加者全員に連絡が行き届いていない場合、参加者が不採用かどうかがわからなくなり会社に不信感を持ってしまいます。全員に連絡ができているかをチェックリストなどを作成した上で複数人で確認することが重要と言えます。

端的に結果を伝える

不採用通知を送る際の注意点として、端的に不採用の結果を伝える点が挙げられます。つまり、応募者が不採用という結果をいかにはやくわかりやすく理解できるかどうかが重要です。そのため、不採用通知の場合は時候の挨拶は不要です。それよりもあいさつ文や結語を意識して書くようにしましょう。また、結果のみを伝えることが大事であり、必ずしも不採用の理由を伝える必要はありません。ただし理由を問われた場合の配慮は必要です。

応募書類の取り扱いを明記する

不採用通知を送る際の注意点として、応募書類の取り扱いを明記することが挙げられます。求職者の方の中には、履歴書や自身のポートフォリオなど、個人情報の取扱いを気にする方も多いです。そのため、メールの文面の中に、応募書類に関する取扱いについてしっかりと明記するようにしましょう。また、応募書類を返却しない場合、お預かりしました応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄いたしますと記載しましょう。応募書類を返却しない場合に記載がなければ、自身の個人情報について不安に感じさせることのないよう忘れずに記載すると良いでしょう。

連絡先を間違えていないか確認する

不採用通知を送る際の注意点として、連絡先を間違えていないか確認することが挙げられます。メールで不採用通知を出す場合は宛名とアドレスが一致しているかをしっかりと確認しましょう。複数の応募者へ同じ文面をコピペする場合、宛名を直さずに送信してしまう恐れがあります。こうした間違いは失礼にあたってしまうので注意しましょう。また、メールアドレスを間違えて送ると情報が混乱します。大切な個人情報が洩れてしまい、トラブルに発展する可能性もあるので日常的に見直す習慣を意識しましょう。

応募への感謝をしっかり伝える

不採用通知を送る際の注意点として、応募への感謝をしっかり伝えることが挙げられます。応募者はの自社を複数の企業の中から選び応募しに来ています。また、書類選考の場合は郵送する手間と料金、そして面接の場合も交通費や面接準備などの時間をかけています。ですので、それに対して会社が感謝の意を表すことは非常に重要です。また、文面で「不採用」と表現せず、「今回はご期待に添えない結果となりました。」などといった表現を用いることが重要です。応募者の立場になって考え、気持ちのいい表現を用いることが重要です。

人材会社に伝言を頼む

不採用通知を送る際の注意点として、人材会社に伝言を頼むことが挙げられます。書類選考から面接までの採用活動を人材会社に委託している場合は、基本的には企業と求職者が直接連絡をとってはいけないことがルールに明記されています。つまり、会社で出した最終的な採用の結果を伝えたい場合は人材会社に連絡をし、伝言をお願いしましょう。この際に不採用の詳細について述べれば今後マッチ度の高い人材を採用することができます。

不採用通知後に欠員が出た場合には

まずメールや文面で伝え、その後電話する

不採用通知後に欠員が出て不採用通知を既に出した人を採用したい場合、まずはその旨をメールや文面で伝えその後電話をすると良いでしょう。補欠採用の可能性がある場合は、予め募集要項などのフォーマットにその旨を記載しておくのが良いでしょう。それにより実際にこうした状況になった時に応募者に連絡が取りやすくなります。連絡をする際にはまずメールや文書など文面で伝え、その後電話をしましょう。一度断った非礼もあるというマイナス地点からの出発であると考えて対処することが重要です。

まとめ

適切に不採用通知を行い自社のイメージを損なわないように気をつけよう

不採用通知の内容はその性質上、応募者がマイナスの感情に働く可能性のあるものです。こうした中で様々な通知方法を適材適所に用い、また誠意の伝わるように行動することで応募者に少しでもマイナスの感情をせずして会社へのイメージを悪くしないかが重要です。また、応募者が納得して次の就職活動に勧めるようにするためにも不採用の詳細もマストではないですが述べておくと良いでしょう。つまり、適切に不採用通知をしていくことが重要であるということです。