不採用通知に理由は必要?【不採用通知を送るときに気をつけること】

記事更新日:2021年06月11日 初回公開日:2021年02月16日

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企業で選考を行っていると、当然不採用となる人が出てきます。不採用通知は、受け取る側はもちろんのこと、送る側にも心理的負担があることは否めません。ですがそうした対応こそに、企業の誠実さが現れることも確かです。また、一度は不採用となっても、場合によっては別の職種でその人の力を必要とすることもあるかもしれません。今後企業のサービスを受ける側としての顧客ともなり得るので、対応には十分な注意が必要です。そこでここでは、企業のイメージを損なわない不採用通知の文言や内容の構成、実際に送る時期などについて解説して行きます。

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不採用通知とは

選考を受けた求職者に不採用を伝えること

不採用通知とは、「企業の採用募集に応募した人が、書類選考や面接、試験などの結果、不採用・不合格になった場合に、それを応募した人に伝える通知」のことです。俗に「お祈りメール」「祈られメール」などとも呼ばれています。不採用通知の作成は、企業にとっては非常に気の重い作業ともなりますが、採用通知と同じくらい比重をかけるべきものとも言えます。もしかすると不採用になった人が取引先に就職をするかもしれませんし、一顧客として自社サービスを受ける側になることも考えられるからです。

近年はメールで不採用を伝えるのが主流

不採用通知は、近年では電話や文書ではなくメールで送ることが主流になっています。電話ですと話の内容を残すことができません。また、対話中に不採用になった理由を質問されてしまうことも考えられます。郵送も一般的に行われていますが、返送書類がある場合以外のケースでは少なくなってきているようです。到着まで時間がかかるうえ、応募者本人が家族に応募企業について知られたくないケースなどもあるかも知れません。以上のようなことからも、メールが適切と考える企業は多くなってきています。

不採用通知を送る際のルール

できるだけ早く結果を伝える

不採用となった場合は、できるだけ早急に応募者にその旨を伝える必要があります。面接日から3日以内が適切とされますが、どんなに遅くとも一週間以内には応募者の手元に到着するよう配慮しましょう。応募者は早く結果を知りたいですし、同時に他の企業の選考を受けている場合が多いものです。しかし早めを心掛けたと言っても、面接の翌日などに不採用通知を送ると、ちゃんと選考されていないのではないかという不信感も持たれてしまいます。なお、1週間を過ぎてしまう状況であれば、途中であってもそのことを一度応募者に伝えるとよいでしょう。

人材紹介会社経由の場合、直接求職者へ連絡してはいけない

ただし、選考結果の通知については1つ注意が必要な場合があります。応募者が人材紹介会社を経由して選考に申し込んだ場合は、直接応募者に採用・不採用の連絡はせず、人材紹介会社の担当者に合否の連絡をするのが一般的となっているので注意しましょう。その際には、不採用となった理由をしっかり伝えるように心がけます。人材紹介会社は企業の求める人材や仕事の内容により人材を推薦していますが、選考状況も参考にしているからです。正しく伝えることで、自社の希望にマッチした人材を紹介してもらいやすくなるためです。

不採用の結果を伝えなくても法律上は問題ない

企業にとっては、応募者に不採用通知を必ず送らなければならない義務はありません。しかし結果が来ないことを「サイレントお祈り」などと言われてしまうように、応募者側には不満が募り、ひいては会社の悪評を流されると言ったことも考えられます。応募者への配慮はもちろんのこと、企業イメージを下げないためにも、何らかの形で通知はした方が良いでしょう。また、応募者にとっては、何が原因で不採用となったのか知りたいのが本音ですが、企業はその理由を伝える必要はありません。応募者のスキルが低かった、ほかの応募者と比べた結果劣っていたなどの理由を明確にしてしまうと、応募者が納得せずに問い合わせが来てしまう可能性もあります。対応に苦慮することになりますので、あえて触れない方が無難と言えるでしょう。それでも対応が必要となった場合は「求める人材とスキルが異なっていた」など、相手をむやみに傷つけることのない表現を選ぶのが適切です。

不採用通知の構成内容

求職者名

例えテンプレートを利用する場合でも、文頭の宛名には応募者の氏名を一人一人、正しくフルネームで記載します。間違えること自体大変失礼な行為である上、氏名は大切な個人情報です。企業のイメージを大きく損ねますので、記載の前には十分に確認が必要となります。入力漏れを防ぐためにも、応募者氏名を入力する部分は「●●●●」「▲▲▲▲」など、記号にしておくとよいでしょう。特に応募者が多い場合は、取り違えてメールを作成することがないよう、十分に注意しましょう。

求人に応募してくれたことへの謝意

文頭は時候の挨拶は不要です。文面の中では、文頭で採用担当者を明記します。多くの求人の中からこの企業を選び、応募してくれたことに対し心から感謝の意を伝えましょう。また、書類選考の段階で不採用になってしまった場合には書類を送ってくれたことへの謝辞を述べます。面接後に不採用となった場合には、時間を割いて面接会場まで足を運んでくれたことへの謝辞を盛り込むのが良いでしょう。なお、履歴書などの預かっている書類をどのように取り扱うかについても触れておきます。返送の場合は、不採用通知と同封するのが一般的です。社内で破棄する場合はそれを記載しましょう。

選考結果

「不採用」という直接的な言葉を用いるのは失礼に当たりますが、結論はわかりやすく伝える必要があります。「今回は採用を見合わせることとなりました」「今回はご希望に添いかねる結果となりました」などの言葉で表現するとよいでしょう。また、不採用の理由を書く必要はありませんが、受け取った相手が読んだ際にどんな気持ちになるかなどの気持ちを一番に考え、選考に対して企業が真剣に向き合ったことを誠実に伝えることが大切です。今後応募者が企業に対して持つイメージにも繋がります

書類の返却方法

不採用通知には、企業で保管している応募者の履歴書や職務経歴書について、今後どのように扱うのかを明記します。履歴書や職務経歴書は、住所や電話番号を含め非常に重要な個人情報が記載されていますので、不採用となった場合でも、その後の取り扱い方法はあらかじめ決めておきましょう。一般的には郵送で返却することが多いようですが、応募者が多いと対応しきれないこともも考えられます。その場合は、自社の責任で破棄することをあらかじめ伝えておくのが良いでしょう。

結びの挨拶

文章の最後には、必ず応募者のこれからの成功や活躍を祈る一文を入れることが大切です。多くの場合は、メールの文末に「●●様の今後のご活躍をお祈り申し上げます」と記載することから、いつしか不採用通知は若干の皮肉を込めて「お祈りメール」などと呼ばれるようになりました。今回の選考では応募者にとっては残念な結果に終わりましたが、この企業を選んで働くことを希望し、応募をしてもらえた気持ちに対して、会社として精いっぱい感謝の気持ちを込めて書き記しましょう。

会社の情報

不採用通知のメールの一番最後には、忘れずに会社の情報を記載します。企業の正式名称や住所、電話番号、採用と選考を担当した部課や担当者名を略さずに記しましょう。なお、応募者がこの選考結果に不満を持っている場合には、記載した連絡先に問い合わせがくる場合があります。その際に、不採用理由を詳細に伝える必要はありません。不採用となった理由については公開をしていないことや、他社の場合と比較をしてもそれぞれの会社で基準が異なることを丁寧に伝えましょう。

不採用通知を作成する際のポイント

一目で選考結果だと分かる件名をつける

不採用通知を作成する際には、応募者が選考結果の通知であることがすぐにはっきりとわかるように件名を付けましょう。「選考結果のご連絡 株式会社△△」などと、タイトルに続けて企業名も記載するのが一般的です。この書き方であれば応募者がメールを発見しやすいと考えられ、多くのメールの中に埋もれてしまうリスクも軽減できます。なお、採用通知を郵送で送る場合は、封筒には決して「不採用通知在中」などとは書かないようにしましょう。「進展」と記すことが応募者への配慮です。

不採用の理由は伝えなくていい

文中で「不採用」という直接的な言葉を用いるのは失礼に当たりますが、結論ははっきりわかりやすく伝える必要があるため、「今回は採用を見合わせることとなりました」などの言葉で書くとよいでしょう。その後、希望に沿えない結果となってしまったことへの残念な気持ちを添えることで、柔らかい印象になります。また、不採用の理由を書く必要はありません。よほどのことがない限り、不採用に明確な理由を付けることは困難でしょう。受け取った相手が読んだ際にどんな気持ちになるかなどの気持ちを一番に考え、真剣に向き合ったことを誠実に伝えることも大切です。

不採用通知を作成する際の注意点

宛名やメールアドレス(住所)に間違いはないか十分に確認する

不採用通知をメールで送る場合は、送信の前に応募者のメールアドレスに間違いがないか十分に確認することが必要です。メールアドレスは大変重要な個人情報ですので、誤って別人に送ってしまうと個人情報の漏洩となり、社会的な問題ともなりかねません。もちろん、別人へ送ってしまい応募者に届かないことになるため、応募者の企業への不信感も募るでしょう。また、郵送の場合も同様に、封筒への住所記載は気を付ける部分です。記載する住所は建物名なども省略せず、応募者の申告に沿った住所へ送付しましょう。

返却書類がきちんと同封できているか確認する

応募の際に預かっている履歴書や職務経歴書について、あらかじめ返送の約束をしている場合には、不採用の場合不採用通知と同封して応募者に返送することが一般的です。返送する際は、書類に取り違いや漏れがないように、封筒の中を十分に確認しての発送を徹底しましょう。なお、あらかじめ応募者数が多いと考えられる選考の場合は、書類については選考後に企業側で責任を持って破棄する旨を伝えておくことで、一人一人に対し返送する手間をかけずに済ませることもできます。

求職者が不快感を感じる文面になっていないか確認する

不採用通知は、受け取り手になる応募者にとっては本来一番目にしたくない、落胆する内容の通知です。それだけに送る側は応募者の心情に配慮し、細心の注意を払って文言を作成する必要があります。特に人事の担当者は、採用においては企業の顔ですので、応募者が持つ企業のイメージにも責任を持つ心構えが必要です。残念ながら不採用となってしまった相手は、会社に興味を持って応募してくれた、いわば自社のファンとも言える人ですから、丁寧で気遣いのある文章作成を心掛けましょう。

まとめ

相手の気持ちを考えたうえで不採用通知を作成しよう

企業で採用に関わっていれば、必ず不採用の場合もあり、嫌でも不採用通知には関わらざるを得ないものです。まして採用規模が大きければ大きいほどに、その精神的負担は大きくなります。それゆえに、最低限必要とされる内容を盛り込み、受け取り手が不快にならない文言でテンプレートを用意しておくことで、負担を減らすことが可能です。不採用となった応募者は、今後取引先に就職する人材になる可能性もあり、自社サービスを利用する顧客ともなり得る存在です。また、今回の選考では不採用となったものの、実際には内定辞退者が出るなどによって、再び採用候補者となる可能性も考えられます。そういった意味でも、自社の企業イメージを損なわないよう、相手に対して十分な配慮をし通知を行うことは非常に大切と言えるでしょう。

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