人事評価とは？【人事評価システムの導入方法】

記事更新日：2021年02月09日｜初回公開日：2020年09月04日

人事評価システムを導入したいと思っていても、時間や労力を考えて躊躇してしまう企業も多いようです。評価制度は明確な目的や評価軸ができていないと企業成長に繋がりにくく、評価基準が曖昧でしっかりと伝達できていなければ現場に混乱をきたす事態にもなりかねません。人材評価システムで企業をより良くするためには事前の準備も大切です。今回は、人事評価システムのメリットやデメリット、導入することで生産性が向上する理由などをお伝えしていきます。

人事評価とは

企業の目標と社員のパフォーマンスを具体的に評価する

人事評価とは、社員の仕事状況や成果などを確認し公平に評価するためのものです。人事評価の目的や基準を明確にすることで、企業として目指すべき方向性を従業員に示すことにも繋がります。人事評価の結果によって昇進や昇給といった報酬に反映される仕組みになっているため、人事評価は昇進や給料を査定することだと思われがちでしょう。しかし、その他にも企業がどのような方向に向い、従業員に何を求めているかが具体的になるのが人事評価です。従業員のパフォーマンスを具体的に評価できることで行動指針も明確なるため、企業にとっては大切な役目を果たしています。

過程・成果・将来性などの様々な要因から評価される

評価制度を取り入れることで目に見える成果に留まらず、従業員の普段の仕事ぶりを知ることもできます。とくに事務職の場合は数字での評価が見えにくく、担当する上長の個人的な査定のみで評価がなされると不平・不満が起こり、離職の原因にもなりかねません。全従業員に対して適切に評価を進める仕組みを作ることで、仕事の過程や将来性など様々な要素から評価ができ、モチベーションアップにも繋がります。会社としてしっかりと評価を行う姿勢を見せることで評価のブラックボックス化を防ぎ、不平等な扱いによる不満を減らすことができるでしょう。

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人事評価の目的

企業の成長のための人材育成

従業員のレベルや役職に合わせ目標を設定し、その目標に向かって能力を伸ばし育てていくことが企業成長と経営戦略に繋がります。また、人事評価を行って普段の仕事ぶりや実績を査定することで、次の査定に向けて個人の成長やチーム力のアップなどモチベーションにも変化がみられるでしょう。人事評価をすることによって組織の活性化を図ることができ、企業成長のための人材育成にもなります。そのため、企業の基本指針である経営理念や行動指針も人事評価に取り入れると良いでしょう。

生産性向上による業績アップ

上司の単独の判断ではどうしても主観が入りやすくなるため、正しく見定めることが難しいこともあります。その点、人事評価制度を利用することで客観的な評価を行えるので従業員のそれぞれの能力を冷静に見ることができるでしょう。すると、客観的な人事評価を行うことで適材適所の配属が可能になります。適した人が適切なポストに就くことで生産性も上がり、最終的には企業全体のパフォーマンス向上にも繋がるでしょう。

人事評価の基準

成果に対する評価をする

一番わかりやすいのが売上数や受注件数などの成果に対する評価です。これは誰が見ても同じ数値で見えるので昇進や昇給などに直結しやすい要素のひとつ。しかし、営業など実績型でパフォーマンス評価を得やすい職種には大切な指数ですが、少しずつ評価の重きが変わってきました。最近では目標達成した従業員だけ月ごとに報奨金を出すような評価軸は減り、トータル面で人事評価をする企業が増えています。

知識や経験といった能力で評価する

近年の傾向として、成果に限らず仕事を通じて身に付けた能力をどの程度チームや企業に発揮したかに重きを置くことが注目されるようになりました。評価すべき能力は社員の役職によっても異なりますが、仕事上で発揮されたものが対象となり、例え能力があったとしても仕事で発揮されなかったものは評価対象にはなりません。ディレクターや事務職など、過去の経験から問題が起きた際の解決力なども能力のひとつに含まれます。

仕事に対する意欲や熱量で評価する

従業員のやる気やモチベーションの高さは、チームや企業全体にも影響することからも意欲や熱量でも評価します。ただし、数字で見える成果とは違い、評価者の主観が入りやすく定量的評価が難しいと言われています。そのため、規律性や積極性といったルールや能動的行動ができているかを評価軸に入れると良いでしょう。また、チームに溶け込む努力をしているかなどの協調性なども評価される項目のひとつです。企業ごとに意欲に対する判断軸を予め設定するようにしましょう。

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人事評価のメリット

上司部下のコミュニケーションの場になる

仕事をするうえで上司部下のコミュニケーションは欠かせませんが、業務内で機会を作るのはなかなか難しいもの。とくにコロナ禍において在宅勤務が増えると目に見える評価が難しく、今後の対応に困っている人事担当者も少なくないでしょう。そういった意味でも人事評価を行うことでのフィードバックが良い機会となり、上司と部下のコミュニケーションにも繋がります。また、決まった項目に沿った客観的な根拠の中で話が進められるため、互いの信頼関係がより強固なものとなるでしょう。

的確な人事評価は社員のモチベーションを上げる

従業員の普段の頑張りや意欲というものは目に見えにくいものです。評価が難しいだけでなく、もしも公平さを欠いた評価をしてしまうと、周囲から不平・不満が発生したり、モチベーションが低下したりする可能性もあります。そのような批判をなくすためにも人事評価は項目の内容を見える化するなど、平等で的確でなければなりません。全体的に納得感の得られる内容にすることが従業員のモチベーションアップにもなるでしょう。

社員のスキルが把握できる

人事評価によって上司は部下の現状に加え、得意・不得意分野を把握できるため、今後の人事異動の際の配置や教育指針にもなるでしょう。また、それぞれの従業員が職種や役職ごとの評価項目に合わせ目標を設定することで、自主的に成長を促すことも可能です。従業員のスキルを把握できることは、足りない人員補充の際にも役立ち、企業として不足している部分を明確にすることにも繋がるでしょう。

人事評価のデメリット

評価に個人差が生じて会社に対する不信感をつのらせる

日本人は欧米人に比べ、自己アピールが苦手で遠慮しがちな民族。評価すること事態に慣れていないと、どうしても自分の主観や好みに合わせて評価しがちになります。人間なら仕方のない部分ではありますが、業務と関係のない感情や私的な人間関係が大きく評価に影響を及ぼしてしまうと不信感をつのらせる要因にも。その点からも私情を絡めることなく、公平な評価をすることが大切になってきます。

手間がかかる

人事評価を始めるにあたって、まずリソースを裂かれるのがシステムを設計し、連絡や集計などの業務を行う人事。しかし、実際に稼働すると一番忙しくなるのが自己評価だけでなく、査定もしなくてはいけない管理職の従業員です。もちろん、360度評価の場合だと評価をお願いされる件数が多ければ、一般職の人も多くの時間を裂かれることになるでしょう。通常の業務に加え、人事評価をするために多大な時間と労力を要し、手間に感じることもあるのが難しいところです。

人事評価の注意点

明確な評価基準を提示する

会社が目指す方向性に合わせた人事評価軸を準備することも大切ですが、それ以上に従業員が納得のいく評価軸であるかどうかが重要になります。社員が不満に感じる内容のまま評価軸を設定してしまうと、モチベーションの低下や離職にもなりかねません。そのため、事前に従業員には経営計画や事業戦略に対して理解して貰えるような取り組みを行い、それに沿った評価軸を作成するようにしましょう。

客観的な評価を行う

人事評価は組織の活性化に繋がることが最大の目的です。そのためには、従業員の普段の活動状況が可視化できるような仕組みにする必要があり、客観的な評価を行わなければなりません。公平かつ透明性のある評価をすることが企業への信頼にも繋がり、その部分が欠けてしまうと人事評価をする意味がなくなっていまいます。人事担当者は、個々の成果やスキルを公平に評価できるような考課制度を準備しなければいけません。

フィードバックを行い課題を明確にする

人事評価は、評価対象者に評価得点や周りからの意見などをフィードバックしてPDCAサイクルを回すことで意味を発揮します。もちろん、評価者の個人名や付けた点数など具体的な内容を示す必要はありません。フィードバックを行うことで自分に足りないもの、これから伸ばすべき部分など課題が明確になります。とくに立場の違う複数の評価者が評価を行う360度評価では、今まで気づけなかったことに気づける良い機会になるでしょう。

人事評価の導入方法と作り方

人事評価の目的を決める

人事評価制度を導入するにあたり、「なぜ人事評価を導入しなければならないのか」「人事評価によって何が得られるのか」を事前にしっかりと調査・協議することが重要です。まずは経営層にヒアリングし、従業員に対してどのような成果や行動を求めているのか、また現在不満に感じていることなども挙げてもらいましょう。目指す目標が明確になることで人事評価の目的も決まり、逆にこの部分が曖昧だと目的を見失い、迷走することになるので注意が必要です。

社員の業務内容を理解し評価項目を決定する

人事評価の目的が決まったら、部署や役職ごとに業務内容を確認し評価項目を決めていきましょう。その際は、従業員の業務内容と働き方を十分に理解したうえでマッチした評価項目でなければなりません。評価項目が確定したら実施シミュレーションを行い、実際に運用しやすいか事前に確認しましょう。すでに運用している評価方法とかけ離れたものだと、現場が混乱することがあるので目的や理由を説明できるようにしましょう。

社員への説明で同意をもらい実際に評価する

すでに何らかの評価制度を導入している場合、新しい評価制度の導入によって労働規約が変更になることもあります。労働組合がある組織は、組合の意見を聞いて実行可能かを相談し、事前承認が必要になるでしょう。経営陣をはじめ関係各所の承認が得られたら、説明は管理職などの上位層から順におこなうと良いでしょう。その後、全社員に説明をして、同意を貰い実施することができます。評価や処遇など、想定される質問は予め用意すると滞りなく進められるでしょう。

人事評価のコメントのポイント

問題点や改善点を明確に記載する

人事評価に対してのコメントは、公平性や客観性を裏付けるものとして必ず必要になります。その際は、問題点や改善点を明確に明記して次に繋がるような内容でなくてはなりません。評価者のコメントによっては、従業員から不平・不満が出ることもあるので慎重に記載するようにしましょう。「全体的に良かった」「もう少し努力が欲しい」など抽象的な表現は、社員に不満を残すだけでなく、次への改善にも繋がらないので避けるようにしましょう。

過小評価を控える事でモチベーションを下げさせない

人事評価においては「ただ褒めるだけ」「問題点や改善を求めるだけ」の偏ったコメントは適切ではありません。コメントをする際には、評価された側が真摯に受け止め、次に向けて労働意欲が湧くようにする必要があります。また、過小評価をして部下のモチベーションを下げることのないようにするのも大切です。厳しい目線で評価してしまいがちですが、褒められて伸びる人、厳しくされることで実力を発揮する人など個人差があります。部下の性格に合わせて話すのも上司としての力量です。

客観的な人事評価で企業の成長を目指してみては？

人事評価が企業の中で活用されていく事は、現状抱えている問題改善に限らず中長期的な企業の発展・拡大のために大切なことです。正しく運用するには評価の目的を明らかにし、目標に合った評価軸を作っていくことが必要になります。手間も時間もかかることではありますが、一人一人がパフォーマンスの高めることが企業の成長には欠かせません。この機会に企業と従業員の両者の成長に繋がる人事評価を見直してみてはいかがでしょうか。