テレワークマネジメントとは?【課題やポイントを事例とともに解説します】

記事更新日:2021年11月22日 初回公開日:2021年11月19日

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新型感染症の影響で注目され始めたテレワークですが、感染拡大が抑制されつつある現在においても引き続き実施している企業も多いのではないでしょうか。社員のライフスタイルに合わせた多様な勤務形態を取ることで、企業への満足度が高くなるという効果もあります。しかし対面でコミュニケーションを取る機会が少ないテレワークにおいては、社員のマネジメントが課題となっているケースが多いです。そこで今回の記事では、適切なテレワークマネジメントの方法やポイントについて解説します。テレワークにおける社員のモチベーション低下などにお悩みのマネジメント職の方は、ぜひご一読ください。

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テレワークマネジメントとは

テレワークを円滑に行うためのマネジメント

テレワークマネジメントとはその名の通り、社員がテレワークを円滑に行うためのマネジメントのことを指します。テレワークにおいてはひとりひとりと顔を合わせて仕事をするということはなく、それぞれが今どのような業務に取り組んでいるかが把握しづらいのが難点です。その結果、社員のモチベーションが下がってしまう場合や生産性が落ちてしまう可能性があります。適切なテレワークマネジメントを実施することで、テレワークにおいても高い生産性を保つことができるでしょう。

テレワークマネジメントにおける課題

コミュニケーションが取りづらい

社員同士でのコミュニケーションが取りづらいということは、テレワークマネジメントにおける最大の課題といえるでしょう。オフィスでの業務であれば、不明なことがあった時には周りの社員と気軽にコミュニケーションをとって解決することが可能です。しかしテレワークにおいては、そのように気軽なコミュニケーションを取るハードルが高くなってしまう場合があります。その結果として業務の状況が正しく把握しづらく、マネジメントが難しくなってしまうのです。

適切な評価がしづらい

適切な評価をしづらいということも、テレワークマネジメントにおける課題として考えられます。そもそもテレワークが主体になると、業務への取り組み方が大きく変わってしまいます。成果に対する評価は比較的しやすいですが、その過程における取り組み方などは評価が難しいのが現状です。評価をする上司によって、基準にばらつきが生じる場合も考えられます。したがって、現在よりもさらに細かく目標設定などを行うことで評価のばらつきをなくすように心がけましょう。

勤怠管理が難しい

テレワークマネジメントの課題として、勤怠管理の難しさもあげられます。リモートワークにおいてはある程度自分のタイミングで業務を切り上げられる一方で、必要以上に残業をしてしまうケースも考えられます。他の社員の勤怠状況が把握できないということから、このような問題が生じると考えられるでしょう。長時間労働は社員の体調にも悪影響を及ぼしてしまいますので、必要以上の残業を抑制するために適切な勤怠管理ツールなどの導入も検討しましょう。

社員のモチベーションが下がる

社員のモチベーションが下がってしまうということも、テレワークマネジメントが抱える課題でしょう。リモートワークではおもに自宅で作業する社員が多いため、仕事と仕事以外の時間の区別をつけづらいという社員もなかにはいます。そのため、業務時間になっても本来の集中力を発揮できないというケースも考えられるでしょう。モチベーションの低下は生産性の低下に直結する課題ですので、社員アンケートなどによって早めに原因を突き止めるようにしましょう。

テレワークマネジメントの手法

オンライン環境を整える

テレワークに最適なオンライン環境を整えることが、テレワークマネジメントを改善する最初の一歩となります。基本的には会社支給、あるいは自宅のパソコンを利用して、通常業務やオンライン会議などを実施している社員が多いのではないでしょうか。マイクやカメラなども標準的に装備されているものが一般的ですので、特に新しいものを用意する必要はないでしょう。しかしテレワークの質をより向上させるためには、カメラやマイクのほかにもデスクや椅子など周辺環境も整える必要があります。家の中で仕事に集中できる環境をまずは自分で整えてもらうように、社員へ呼びかけましょう。

目標やビジョンを共有する

企業の抱える目標やビジョンをあらためて正しく共有するということも、テレワークマネジメントの手法のひとつといえるでしょう。これはリモートワークに限ったことではなく、組織のメンバー全員が同じ気持ちで業務に取り組むために必要不可欠なことです。しかしリモートワークにおいては特に、社員同士のつながりが希薄になりがちです。それぞれが強い仲間意識を共通して持てるように、全員が集まる場でしっかりと目標の共有を行いましょう。

適切な業務分担を行う

適切な業務分担を行うというのも、テレワークマネジメントにおける重要な手法です。業務量にばらつきがあると、社員のモチベーションが低下してしまうのは当然です。それに加えてテレワークにおいては、上司への作業の進捗報告などが難しいという課題もあります。したがって、これまでのオフィスワークよりもさらに業務分担については配慮する必要があるでしょう。まずは現時点での業務量の見直しを行い、再度適切な振り分けを行うようにしましょう。

テレワークマネジメントにおけるポイント

コミュニケーションを促進する

社員間のコミュニケーションを促進して活発にすることは、テレワークマネジメントにおいて非常に重要なポイントです。対面でのコミュニケーションが取れない分、ひとつひとつのコミュニケーションの質を向上させる必要があります。業務連絡ひとつを取っても、正しく伝達できていないと時間や労力の無駄が生じてしまいます。したがって、チャットにおいてもオンライン会議においてもこれまで以上に、正確に伝わりやすい伝え方を意識するようにしましょう。

評価基準を見直す

社員の評価基準を見直してさらに明確化することで、テレワークへのモチベーションを向上させることにつながります。テレワークにおいては自身を含めて周りの人材が、正当な評価を受けられているのか不安に感じてしまう社員もいます。顔を合わせる機会が極端に減ることで、普段業務に取り組んでいる姿勢などは評価しづらいというのが現状でしょう。これまでの評価基準をもう一度見直し、それを提示することで公正な評価を下すことができるでしょう。

目標や進捗を可視化する

プロジェクトの目標や作業の進捗を可視化することで、テレワークマネジメントの質をさらに上げることができます。テレワークにおいては作業の進捗を把握しづらいため、他の社員の状況にまで意識を向けづらいという場合があります。その結果として、社員は孤独感を感じてしまうこともあります。そこで目標や作業状況を可視化して共有することによって、他の人の進捗状況を把握しやすくなるでしょう。上司としても適切な指示が出しやすくなるため、生産性の向上にもつながります。

テレワークマネジメントの成功事例

株式会社ミクシィ

株式会社ミクシィでは「マーブルワークスタイル」というものを導入しています。これは、オフィスワークとリモートワークを社員の意思で選択できるという制度です。リモートワークの回数は週に3回までとし、マネジメント層の負担が増えないように考慮されています。このような制度は、これから新たにリモートワークを導入しようと考えている企業にとっても参考となるでしょう。まずは試験的に実施してみることによって、社員やマネジメント層の反応を調べてみましょう。

東急リバブル株式会社

東急リバブル株式会社では、2016年からリモートワークを導入しています。感染症拡大よりも前に導入されていることになりますが、業務効率の向上やワークライフバランスの実現を目的としています。テレワークにて使用する端末は情報の漏洩などを防ぐためにクラウドで管理されており、セキュリティ面においても対策がなされています。また在宅勤務の日数も必要に応じて制限を設けており、テレワークマネジメントがしやすくなっています。

株式会社SmartHR

株式会社SmartHRでは、社員がオンライン上で交流する場を積極的に設けています。役職に関係なくさまざまな社員同士が関われることで、コミュニケーションのハードルを下げることができます。さら社員へのアンケートなども継続的に実施しており、全ての社員が積極的に意見を発信できる環境があります。テレワークマネジメントにおいてコミュニケーションの促進は重要であるため、これらの取り組みは非常に効果的といえるでしょう。

テレワークマネジメントのためのツール

チャットツール

テレワークマネジメントを効果的に実施するためのツールとして、チャットツールは最も一般的といえるでしょう。すでに多くの企業が導入しており、社内における業務連絡などはチャットツールを通じて行う場合がほとんどです。チャットツールを使用することで、よりカジュアルなコミュニケーションを促進することができます。さらに、重要事項などについてはチャット上の履歴に残すことができるということも、対面では実現できないメリットといえるでしょう。

web会議ツール

web会議ツールも多くの企業で導入されており、テレワークマネジメントに役立っています。ビデオをオンにして通話を行うことで、対面での会話により近い形式を実現できるのがWeb会議ツールのメリットでしょう。自宅のネット環境などによって通信の不具合が生じることも考えられるため、通信環境についてはあらかじめ整えておくようにしましょう。Web会議は周りの環境の整備など事前準備が必要とされるため、目的や重要度に応じてチャットツールと使い分ける必要があります。

勤怠管理ツール

社員の勤怠管理を行うためのツールも広く普及しており、テレワークマネジメントにおいて重要な役割を担っています。先述の通り、テレワークにおいてはひとりひとりの作業内容を正確に把握することは難しいです。しかし始業や就業の時間などは、勤怠管理ツールを活用することで正確に把握することができます。これによって、必要以上の残業をしている社員がいた場合などはすぐに見つけられます。社員の健康状態を守るためにも、勤怠管理ツールはテレワークマネジメントにおいて欠かせないでしょう。

まとめ

テレワークマネジメントで業務の生産性を向上させましょう

テレワークマネジメントの手法や、ポイントについてお分かりいただけたでしょうか。働き方が多様化していくにあたり、今後もテレワークを実施する企業は増えていくと考えられます。生産性を向上させるにはこれまでのマネジメント手法だけではなく、テレワークのためのマネジメントを行う必要があるでしょう。テレワークマネジメント全般において、コミュニケーションの活性化は非常に重要なポイントとなります。社員同士のつながりを強く保つことを意識して、テレワークマネジメントを行いましょう。

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