リファレンスチェックとは?【勝手にやっていいの?拒否できるの?】

記事更新日:2020年07月23日 初回公開日:2020年07月16日

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終身雇用の風潮が薄れ、転職や副業、フリーランスなど働き方が様化しつつある近年。その分採用活動のハードルが高くなり、注目され始めたのが「リファレンスチェック」という方法です。従来は履歴書や職務経歴書、面接を通して採用判断をしていましたが、そこから得られる情報だけで人材を判断するのが難しくなった、ということですね。外資系企業では当たり前とされているリファレンスチェックですが、まだまだ日本では馴染みが薄い方も多いはず。本記事ではその方法や手順、メリット・デメリットなどを解説していきます。採用する側もされる側もぜひ押さえておきたい考え方です。

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リファレンスチェックとは

中途採用の第三者からの経歴照会の事

まず「リファレンスチェック」とは、新卒ではなく中途採用を行う過程で、候補者の前職の関係者に、その勤務状況や人物像を照会することです。つまり「Aさんを採用したいけど、実際どんな人なんだろう…ちゃんと働いてくれるかな?」という採用側の不安を、Aさんをよく第三者に聞いて解消してしまおうということ。特に前職の上司や同僚から話を聞く場合が多いとされています。多いのは電話で行うケースですが、書面や面接を用いるケースもあり、また採用する企業が直接行う場合と外部に委託して行うこともあります。

面接や履歴書ではわからない情報を取得する

採用側はこの「リファレンスチェック」を通して、書面や面接でアピールされた職務遂行能力や性格などが事実と合っているかを確認します。候補者に隠すつもりがなくても、採用側が知りたい情報を伝えきれないことは多くありますよね。そのような中で、リファレンスチェックは候補者をより良く知るための手段といえるでしょう。リファレンスチェックを行うタイミングは企業により様々ですが、多くは内定を出す直前の最終チェックとして実施されます。

リファレンスチェックのメリット

経歴詐称などが分かる

次に、リファレンスチェックを行うメリットを確認します。まず一つ目は、経歴詐称をしていないか確認ができることです。採用段階において、候補者は自分を良く見せたいがあまり経歴・職歴などを誇張して申告することがあります。公正な選考を実施するためには、事実確認が大切なのは言うまでもありません。その候補者と一緒に働いていた第三者に事実確認を行うことで、経歴や職歴に虚偽がないかを事前に検知することができます。第三者の証言で裏付けができることで、採用側と候補者の信頼関係も構築しやすくなりますね。

候補者と企業のミスマッチを防止できる

次に、候補者と企業のミスマッチを軽減できるというメリットがあります。書類や面接でわかる情報にはどうしても限界があり、候補者本人が自分の長所や短所、能力を正しく認識し説明できていないこともしばしば。第三者から実際の働きぶりや人物像などを聞くことで、採用側は自社のカルチャーとフィットするか、求めているスキル・人物像と合致しているかが判断しやすくなります。リファレンスチェックを行うことで、仕事内容および人間関係の観点でのミスマッチは軽減できる可能性が高いです。

候補者の客観評価を知ることが出来る

三つ目のメリットとして、客観的に見た候補者の評価を確認できることが挙げられます。履歴書や面接はあくまでも候補者本人による主観的なアピールですが、リファレンスチェックにより、候補者の能力や人柄を多面的に判断しやすくなります。その内容と面接官の印象とを合わせることで、候補者の姿をより正確に見極めることができますね。これにより、選考過程だけでなく入社後のポジションについても最適配置がしやすくなると言われています。

リファレンスチェックのデメリット

応募者を疑っていると思われる

それでは、リファレンスチェックを行う際のデメリットを考えてみましょう。まずは候補者を疑っていると思わせてしまうことです。外資系では当たり前のリファレンスチェックですが、やはりまだ抵抗のある人も多いです。あくまでも同意を得て行うものとはいえ、候補者との信頼関係を傷つけてしまう可能性があるということを知っておきましょう。もちろん候補者も複数の企業の選考を受けている可能性があり、より選考がスムーズな企業を選ぶ、ということも十分に考えられます。

時間がかかる

また、大きなデメリットとして、時間および費用がかかる点が挙げられます。リファレンスチェックの具体的な流れはこの後説明しますが、第三者が絡むこともあり、その了承を得たり日程調整をしたりと、想像以上に手間と時間がかかります。また代行会社に委託をすると業務自体は任せられますが、費用は発生してしまいますよね。それだけの時間、費用をかけるべき人材(ポスト)なのかという点も踏まえ、十分に吟味しておくべきでしょう。

リファレンスチェックの流れ

企業が候補者に承諾を得る

では、具体的にリファレンスチェックが実施される流れを確認しましょう。まずは、候補者に対してリファレンスチェックを実施すること、及びその目的を伝え、承諾を得ることが必要です。リファレンスチェックを採用のどの段階で実施するかにもよりますが、企業側はこのリファレンスチェックで何を見極めようとしているのか、これが採用内定にどの程度影響するのかを具体的に案内すべきですね。そうすることで、候補者も誰に推薦を頼めば良いかの判断がつきやすくなります。

候補者が推薦者に許可を得る

候補者の了解が取れたら、次は候補者が推薦者に許可を得ることが必要です。候補者は、企業の要望に応じて、前職の関係者に依頼をしなければならず、ここがネックになる場合も多いのではないでしょうか。多くは実際に候補者が従事していた仕事内容がわかる同僚や、評価をする立場にいた上司など、2名以上を指定されます。候補者はリファレンスチェックの趣旨に関して十分な説明をして、理解を得ておきましょう。許可が得られたら、推薦者の連絡先を企業側に伝えます。

企業が推薦者に連絡する

推薦者の連絡先を取得した後は、企業と推薦者のみでのやりとりとなり、日程調整後、電話または書面での聞き取りとなります。実際にリファレンスチェックでされる質問としては、勤務期間や役職・職務内容・職務能力の事実確認、人物像や勤務態度や周囲とのコミュニケーションに関する質問など。問題やトラブルが生じたときの対応はどうでしたか?リーダーシップを感じる人物ですか?など、踏み込んだ質問がなされる場合も多くあります。最後にこれらの回答をレポートにまとめ、総評となります。

リファレンスチェックの拒否について

断る事はできるが理由がない場合は辞めるべき

では、候補者の立場でリファレンスチェックを打診された場合、それを拒否することはできるのでしょうか。結論として、個人情報の観点からリファレンスチェックの拒否は勿論可能ですが、それ相応の理由が必要です。リファレンスチェックを拒否するということは、自身の主張の客観的保証がないということなので、経歴詐称をしているのでは、と疑われてしまうことにもなりかねません。ただ、現職の上司や同僚へ報告せず転職活動を行っているなど、事情がある場合はしっかりと伝え了承を得ることが必要です。

勝手にリファレンスチェックをすると違法になる

企業側として知っておきたいのは、候補者の同意を得ないままリファレンスチェックを行うことは、違法行為となってしまうことです。2005年に施行された「個人情報保護法」には「個人情報取扱事業者は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。」とあります。リファレンスチェックには候補者から推薦者を紹介してもらう以外に、自社で直接行うパターンもありますが、その場合には特に順番を注意しましょう。

リファレンスチェックで不採用になるケース

基本的にはない

候補者として知っておきたいのは、リファレンスチェックの結果により不採用になる可能性があるのか、という点ですよね。これは企業にもよりますが、基本的にはないと考えておきましょう。リファレンスチェックはあくまでも候補者の主張の裏付けであり、お墨付きを得る作業です。推薦者が話した内容よりも候補者が話した内容が重要視されることがほとんどなので安心してください。また、リファレンスチェックは採用の最終段階、特に内定後に実施されることも多く、内定後の不採用通知は労働契約法により合理的な理由が必要となります。

経歴詐称をしていた場合は不採用の可能性がある

ただ、リファレンスチェックにより万一、経歴詐称などが発覚した場合は、不採用となる可能性があります。ステータスが内定前であれば、本人に事実確認を行い、経歴詐称の理由や正しい情報を確認した上で、採用可否を改めて判断となるでしょう。信頼関係が崩れてしまうことは言うまでもありません。またすでに内定を出していた場合でも、この詐称が採用に与えた影響などが先に述べた労働契約法の「合理的な理由」にあたるとして採用取り消し及び懲戒解雇となる場合があります。

リファレンスチェックサービス会社

LIF株式会社

リファレンスチェックに関して、代行を承っている会社を3社紹介しましょう。まずLIF株式会社は、オンライン自動リファレンスチェックサービスである「oxalis(オキザリス)」を展開しています。これは候補者へのリファレンス提出依頼も推薦者へのリクエストも全てオンラインで完結することができる国内初のサービス。英語、中国語でも受付可能という点と3万円からの低価格という点で、注目を集めています。リファレンスチェックが初めての企業様も、気軽に問い合わせてみましょう。

株式会社HRRT

株式会社HRRTはリファレンスサービス「TASKEL」を展開しています。ネガティヴな身辺調査ではなく、候補者の魅力を伝えることを目的としたレポート作成に定評があり、プランも様々です。1名ごとにレポートを依頼するスポットプランだけでなく、利用人数によりボリュームディスカウントができるチケットプラン、何名利用しても料金は固定の月額プランもあります。また、同社ではweb・SNSチェックサービス「MiKiWaMe」も展開しており、面接だけでは分からない資質をみぬくノウハウが長けています。要望に応じてプラン・サービスを使い分けましょう。

株式会社企業調査センター

株式会社企業調査センターは、20年来、1万件以上という圧倒的な調査実績と経験をもとに、調査内容の信憑性、正確さ、独自の見解に圧倒的な自信を誇る会社です。企業調査センターのサービスはリファレンスチェックではなく「バックグラウンド調査」であり、これは「候補者を経由せず」前職の関係者に聞き取りを行うもの。採用者の作為をなくし、また卓越した聞き取りスキルを活用した独自のサービスといえます。電話による調査とSNSによる調査を組み合わせ客観的に候補者の人間性を炙り出し、将来的なリスクまでを想定するサービスを提供しています。

候補者について詳しく知りたい場合に活用しましょう

リファレンスチェックは、選考書類や面接では見えなかった情報を得ることができる、有効な手段です。候補者の過大申告による採用のミスマッチは珍しくないことで、企業・候補者双方に不利益をもたらしてしまいます。例えば中途採用者の早期離職が課題となっている場合には、リファレンスチェックの導入が解決策になるかもしれませんね。人材不足が社会課題となっている現在、中途採用は即戦力を得る貴重なチャンスであり、そのためのリファレンスチェックの重要性はさらに高まると考えられます。メリット、デメリットをきちんと理解した上で、上手に活用していきましょう。

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