KJ法を効果的に行うためには【実施方法と注意点について詳しく解説します】

記事更新日:2021年08月27日 初回公開日:2021年08月27日

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会議やミーティングにおいて、社員から新しい意見を集めてそれらを整理するのに苦労した経験はありませんか。せっかく良いアイデアがいくつも提出されても、それを実際に行動に移すためにはさらに深掘りしてまとめる必要があります。そこで役立つのが「 KJ法」と呼ばれる手法です。この記事ではKJ法を利用してアイデアをまとめるための具体的な方法や、効果的に行うためのポイントについて解説します。社員の意見をうまくまとめるのが難しいと感じている企業の担当者の方は、ぜひ参考にしていただきたい内容になっています。

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KJ法とは

アイデアを文字化・分類することで論理的にまとめる手法

KJ法とは会議などで挙げられたアイデアを文字化して、分類することによって論理的にまとめる手法です。KJ法という名前は、考案者である川喜田二郎さんのイニシャルから名付けられました。KJ法を行うために特殊な道具を用意する必要はなく、紙とペンに加えてホワイトボードなど一般的な企業にあるものを使って行うことができます。手軽に行えるにもかかわらずアイデアをまとめるのに非常に効果的であるため、企業の会議だけでなく様々な場面で導入されています。

ブレインストーミング等を活用する

KJ法は集めたアイデアをまとめる手法ですので、実施するためにまずは様々な意見やアイデアを出す必要があります。しかし、実際には次から次へと新しいアイデアを出し合うことが難しい場合ももちろんあるでしょう。そこで多くのアイデアを集めるための手段として、ブレインストーミングなどの方法が用いられることが多いです。その他にもアイデアを集める手法にはさまざまなものがありますが、KJ法を行うメンバーに最も適した方法で取り組んでみると良いでしょう。

ブレインストーミング(BS)とは

アイデアを生み出す発想法の1つ

ブレインストーミングは複数人で自由にアイデアを出し合う手法で、お互いの意見を聞くことによってさらに新しいアイデアを生み出しやすくなるのがメリットです。一人ではなかなかアイデアを出しにくいという社員が多い環境であれば、ブレインストーミングはより大きな効果を発揮するでしょう。ブレインストーミングを行う際にはいくつか注意すべきことがありますが、すぐに結論を出してしまわないということが特に重要です。出されたアイデアがもし現実的ではなかったとしても、否定せずに受け入れる雰囲気作りを意識しましょう。

目的はアイデアを多く出すこと

ブレインストーミングはKJ法を行うために、より多くのアイデアを集めることが目的です。したがって、一つ一つのアイデアの質にこだわりすぎないことも大切です。参加者は他の参加者よりも良い意見を出そうと構えるのではなく、より広い視点での発言を意識するようにしましょう。重要なのは、集められたアイデアをどのようにしてうまく整理してまとめるかということです。「質より量」を常に念頭に置きながら行うようにしましょう。

KJ法の4つのステップ

アイデアをカードに書き出す

まず初めに、ブレインストーミングなどによって集めたアイデアを一つずつカードに記入します。この段階で注意することは、発言者が使った言葉や言い回しをそのままカードに記入するということです。記入者の解釈で別の言葉に変えてしまうと、本来のニュアンスとは少し違うアイデアになってしまう可能性があるためです。また、一見すると関係が無いような内容の意見も別のアイデアと繋がることもあるので、なるべく漏れの無いようにアイデアをカードに記入していくようにしましょう。

アイデアを分類する

カードにアイデアの記入が終わったら、次にそれらを分類する作業に移ります。集めた意見の内容によって、いくつかのグループを作成するようなイメージです。グループの数は最終的に10個以下くらいになるのが理想ですが、初めは小さなグループをたくさん作成します。この時、グループごとにテーマのようなものをしっかりとつけるようにしましょう。難しい表現を使う必要はないので、そのグループの特徴を表したテーマをつけてください。

グループごとの関連性を図解する

グループ化がある程度まで完成したら、それらの関連性を図解化していきます。ただ整理するだけでなく、それぞれの関係性を見出すのがKJ法においてとても大切なので、この段階は特に重要です。具体的には、グループ同士で関連度が大きいもの同士はカードの位置を近づけるなどの方法があります。その他にもグループ同士の包括関係によって上下に配置する、矢印などで関係性を示すといった方法がとられることがあります。求める意見やアイデアの属性によって、効果的な図解を用いるようにしましょう。

1つの文章にまとめる

最後に、図解化したグループを参考に文章を作成します。もともとカード1枚あたりに書かれていたアイデアというのは、そこまでボリュームの大きいものではありません。したがって、それらを用いて文章を作成する際には新たに内容を補足する必要もあるでしょう。そうした作業を行うなかで、また新たなアイデアが生まれることももちろんあります。そのため文章化のステップはあえて個人の課題として、後に全員で発表し合う形式を取るのもいいでしょう。

KJ法のポイント

全体像をつかむ

KJ法を実施する際には、常に全体像を意識しておくことが重要です。一つ一つのアイデアの質やその細かい解釈に固執するのではなく、それぞれの関係性などについて考える方が大切ということです。KJ法ではそれぞれの意見を全員が見やすい形で整理するので、全体像を掴むのはそれほど難しいことではないでしょう。意見の交換やアイデア出しに詰まった際には、もう一度視野を広げて考え直すということを全員で意識するように心がけましょう。

少数意見を否定せず新たな着眼点とする

たとえ少数意見だったとしても、否定せずに受け入れるということがKJ法を行うにあたって大切です。アイデアグループ分けしてさらに関連つけていくと、思わぬ形で問題解決のカギとなることもあります。新しい着眼点である可能性が高いので、むしろ少数派の意見の方がKJ法においては貴重な意見だといえるでしょう。このような少数派の意見が埋もれてしまわないように、参加者はお互いの意見を否定・批判せずに受け入れる姿勢を忘れないようにしましょう。

KJ法のメリット

アイデアを可視化・整理できる

KJ法を実施するメリットは、参加者から集められたさまざまな意見やアイデアをわかりやすく可視化できるということです。例えば同じように全員でアイデアを出すような会議でも、1人の書記係がメモをとっているだけでは全員がそれらを把握することは難しいでしょう。またわかりやすく整理するという点においても、通常の会議では工夫が必要となります。全員のアイデアがリアルタイムで確認できるだけでなく、それらの関係性まではっきりと可視化できるというのがKJ法の魅力の一つです。

ロジカルシンキングにより説得力が高まる

それぞれのアイデアを分解して整理を行うことによって、自然とロジカルシンキングに沿った結論を導くことができます。なんとなく多数派の意見だから決定してしまうといった、日本人特有の性格がもたらすデメリットも回避できるでしょう。論理的に裏付けされてまとめられた結果は誰が見ても正しいものとなり、その業務に対する社員のモチベーション向上にもつながります。社員の論理的思考能力を伸ばすためにも、KJ法は有効な手段だと考えられます。

課題点や新しい発想を見つけられる

今までは気付けなかったような課題や問題点を新たに発見できるというのも、KJ法を行うことによる大きなメリットといえるでしょう。多くの意見をまとめることができるというのもその理由ですが、少数派の意見がしっかりと尊重されるというのも大きな要因でしょう。一つ一つの意見を対等に扱い、分析することによって思わぬ課題が見つかることもあります。したがって、KJ法を実施する際にはたとえどれだけ些細な発言やアイデアだったとしても、問題の解決のためのヒントになり得るということを忘れてはいけません。

KJ法のデメリット

メンバーによってアイデアに偏りが生じる

KJ法を実施する際のメンバーの構成によって、集められるアイデアに偏りが生じてしまう可能性があります。もちろん参加者たちは同じ企業で働いているので、自然と似たような意見が集まってしまうということもあるでしょう。しかしそれではKJ法の効果を最大限に発揮することはできません。したがってKJ法を実施する際には、なるべくさまざまな視点から意見を取り入れることができるように慎重に人選を行うように心がけましょう。

準備やメンバー集めに手間がかかる

KJ法はさまざまな意見を出し合うことによってその効果を発揮するので、参加者を一定数集める必要があります。できるだけ異なる考え方を持った社員を集めて行うのが理想的なので、その人選は入念に行わなければなりません。同時に、KJ法を実施するために十分なスケジュールをおさえておく必要もあります。道具などの準備は最低限で済むのに対して、KJ法を実施するのには参加者を揃える手間があるということを理解しておきましょう。

KJ法の活用に便利なツール

FreeMind

FreeMindはマインドマップが作成できるソフトで、KJ法を実施する際に活用することができます。それぞれの要素(ノード)にラベルをつける機能があるので、発言者や内容に応じて分類するとより見やすくなるでしょう。MacやWindowsなどさまざまなOSに対応しており、無料なので手軽に試すことも可能です。KJ法の実施結果をデバイスにも保存しておきたい、無料で試してみたいという企業の方は一度導入してみるとよいでしょう。

iCardSort

iCardSortは、KJ法の実施をサポートしてくれるiOS向けのアプリです。基本的には個人単位で使用することが想定されていますが、タッチで操作できるのでより直感的にアイデアの整理を行えます。まずは一人一人でアイデアを出してから、それらを持ち寄るという形式の会議を行う際には役立ってくれるでしょう。有料ではありますがスマホで手軽に操作しやすいというメリットもあるので、導入を検討してみてもいいかもしれません。

まとめ

KJ法を用いてアイデアを整理・収束し問題解決に繋げましょう

KJ法の実施におけるポイントや、実施するメリットについてお分かりいただけたでしょうか。KJ法は新しいアイデアの創出するだけではなく、企業の課題解決においても非常に有効な手段といえるでしょう。実施する際にはそれぞれのアイデアの質よりも、最終的にそれらをうまくまとめることが必要とされます。常に広い視野を持ちながら参加者全員の意見を尊重することで、KJ法の効果を最大限に発揮して問題解決につなげましょう。

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