退職面談とは【退職面談の目的や行う際のポイント、聞くべき質問などを紹介します】

記事更新日：2023年06月15日｜初回公開日：2023年06月15日

最近、企業内で退職者が増えているといったことはありませんか。退職者の退職理由には、ある傾向が見られるかもしれません。こうした傾向を分析するために、また今後の社内改善へと繋げることを目的として、退職面談では、なぜ退職を決断したのかという原因を具体的に聞き出します。企業内の離職率を上げないためにも、退職面談を通じた反省や改善策の試案は日々行っていく必要があるでしょう。今回は、退職面談の担当者が退職面談を行う目的やメリットをしっかりと把握し、実際にどのような手順で行っていけばよいのかを説明致します。

退職面談とは

退職する社員と行う面談

退職面談とは、退職する社員と人事担当者が行う面談のことです。通常は、退職手続きを終えた状態や退職日の直近に行われます。退職者は面談で、仕事に対する満足度や企業の方針や方向性についての意見を述べることが一般的です。退職する社員から退職理由を伺うことで、今後の社内改善に繋げていくことを目的としています。求職者が企業を選ぶ売り手市場の今日、企業側としては離職率を高めたくありません。退職者との面談をもとに、社内の離職率を下げ、かつ離職者を増やさない社内改善に向けた取り組みを行う必要があります。

退職面談の目的

退職の原因を知り改善に繋げるため

退職面談の目的のひとつに、退職の原因を把握し、社内改善に繋げることが挙げられます。企業にとって、これまで育ててきた人財を逃すことは痛手です。退職者がなぜ離職するのかという明確な理由をヒアリングすることは、企業にとっても重要な意見となり、離職率を下げる対策へと繋げられます。人間関係や待遇の悪さ、仕事の負荷など様々な理由や不満がありますが、ひとつひとつを汲み取り改善へとつなげることが企業側には求められています。

退職者を引き止めるために行うものではない

退職面談は、退職者を引き止めるために行うわけではありません。もう一度考え直して働かないかと引き止めたい気持ちが前面へ出てしまうと、企業の風評被害や、パワハラに当たる可能性も生じ、意味のない面談となってしまいます。あくまで、退職者から退職理由を伺い、企業の改善へ繋げる一過程だということを念頭に置くことが重要です。引き止めるような質問にならないよう、面談では質問内容やひとつひとつの言葉遣いにも細心を払う必要があるでしょう。

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退職面談を実施するメリット

従業員の正直なフィードバックが得られる

退職面談を実施するメリットのひとつに、退職者の正直なフィードバックが得られることが挙げられます。面談を行うことで、退職者がなぜ退職する経緯に至ったのかという理由を直接聞くことができます。退職に至った背景や自身の思いなどは、こうした場を設けない限り聞き出すことが難しいでしょう。退職する立場であるからこそ、普段言えなかったことまで正直に話しやすくなります。企業側はこうした意見をしっかりと受け止める必要があるでしょう。

退職する根本的な原因がわかる

企業が退職面談を実施することで、退職者が退職する根本的な原因が明らかになります。世間上、退職者が退職理由として報告しているものに、家庭の事情や精神状態の悪化、結婚・出産などのライフイベントがあります。理由を詳しくヒアリングすることで、実際に退職するに至った経緯やきっかけなどを知ることができるでしょう。退職面談では、時間を設けて退職者の根本的な原因を聞き出すことができる、非常に重要な機会となります。

会社が改善できる点についてヒントを得られる

退職面談での話が、社内改善へと繋げるヒントになることがあります。退職するということは、企業側に何か問題がある場合も少なくありません。退職理由が家庭の事情といった私的な理由は別ですが、結婚や出産、企業の体制や人間関係などが理由となっている場合は、改善余地があると言えるでしょう。どうしてそのようなことが起こってしまったのか、退職しなくてもよい制度を整える必要があるのではないかを考える機会になりそうです。

従業員の定着率を向上させる方法が見える

退職面談から退職者の理由をヒアリングすることで、従業員の定着率を向上させる方法が見えます。退職者の退職理由をしっかりとヒアリングし、分析をすることで、退職の傾向が見えてきます。同じ理由で退職者を増やさないことは、退職理由を分析し、社内改善を徹底していかなければなりません。抽象的な制度や対策を導入するのではなく、具体的なものを導入することで、従業員の定着率は向上させられるでしょう。退職面談を単なるヒアリングに止めるのではなく、退職したいと思わせない社内環境づくりに役立たせることが重要です。

退職面談を行う際の６つのポイント

退職の手続きを全て終えた段階で実施する

退職面談を行う際のポイントのひとつに、退職の手続きを全て終えた段階で面談を実施することが挙げられます。退職手続きを終えると退職が公式的に決まるので、退職者はより本音を言いやすいでしょう。退職手続き前は、何週間を共に他の従業員と働かなければなりません。今回の退職がどうした理由から決まったのかをしっかりとヒアリングするためには、このように退職者が話しやすいタイミングを提供することがポイントと言えるでしょう。

退職者の意見を素直に聞いて受け入れる

退職面談では、退職者の意見を素直に聞き受け入れることもポイントの一つです。退職者が退職するに至った理由を話している過程で、担当者は何か反論や物を言いたくなることでしょう。しかし、退職面談は退職者を引き留める目的で行われるのではありません。退職理由を把握することで、企業の弱みを知るきっかけとなります。また、退職面談は企業改善という目的上、退職者にはメリットがありません。退職面談では、ヒアリングに徹することが担当者の仕事であると言えるでしょう。

面談を行う時間や場所の配慮を行う

退職面談を行う時間や場所の配慮も実施する上でのポイントの一つです。退職者にとっては、退職理由が複雑で話しづらい内容であることもあります。こうした事情を考慮して、人目の少ない個室で行うなどの配慮が必要となってくるでしょう。また、ヒアリングにどれほど徹した退職面談でも、質問をしつこくする、長時間取り調べのように固い雰囲気で行うことはかえって逆効果となります。あくまで退職面談は、退職理由を伺う機会です。退職者の性格に応じて、落ち着いた環境かつ自分のペースで話せるように実施する必要があるでしょう。

面談の前に退職者の上司や同僚にヒアリングを行い、退職に至る背景を聞く

退職面談を行う前に、上司や同僚に退職者の状況をヒアリングしておくことも重要でしょう。あらかじめ事前情報を把握することで、退職者の話を客観視することができます。様々な視点からの状況を把握することが、社内改善に繋げられることでしょう。また、担当者が何もわからない状態で始めてしまうと、退職者は本音を話してくれない可能性もあります。ある程度の情報を事前に把握しておくことは、退職者に信頼を得られやすくなります。この人には話し手も大丈夫だという雰囲気づくりにもなるでしょう。

面談で得た情報を会社にフィードバックして改善活動に繋げる

退職面談で得られた情報を社内改善に繋げることもポイントの一つに挙げられます。退職面談は、社内改善に向けた情報を得る機会であり、実施する目的とも言えます。よって、退職面談を行う際には、社内改善にどう繋げられるかを念頭に置いて取り組む必要があるでしょう。また、よりよい社内改善にしていくためには、以上に述べられている退職面談のポイントをしっかりと抑えなければなりません。具体的に今後どのように改善していくのかを話し合える判断材料として、メモする必要もあるでしょう。

円満に追われるような時間で終了する

退職面談を行う際のポイントの最後に、円満に追われる時間で終了することが挙げられます。退職者から最大限、理由を聞き出すことはもちろんですが、質問が多くなってしまうことによる長時間の拘束やあまりにも簡素すぎる面談は避けるべきでしょう。退職面談は普通、退職手続きを終えた段階で行われることが一般的です。退職面談を行ったがために、円満退職できなくる原因を作ってしまうと企業への風評被害へとも繋がりかねません。退職者の雰囲気に応じて、時間配分にも配慮していくことが求められます。

退職面談の際に最低限聞くべき質問

退職のきっかけや決め手

退職面談の際に必ず質問すべき項目の一つに、退職のきっかけや決め手が挙げられます。退職のきっかけと決め手は、理由が異なることがあります。退職のきっかけは、退職者が会社を辞めたいと思った動機です。一方、退職の決め手とは、退職を決断した瞬間です。退職のきっかけからもう少しやってみようと踏ん張ったが、やはり退職を選んだという決め手には、何かしらの理由があります。退職面談では、きっかけと決め手の二つをしっかり聞き分けることで、今後の離職者を減らす対策にもつながるでしょう。

自社と転職先を比較して魅力的であるところ

転職が決まっている退職者や今後転職を考えている退職者には、退職理由と同時に転職を決めた理由も質問する必要があるでしょう。特に退職者が自社にはない魅力を感じて転職を決めた場合、その理由は、自社に不足している箇所でもあります。企業側が一方的に従業員の成長を止めることはできませんが、自社でより成長や挑戦ができる制度が整っていた場合、退職という選択をしなかったかもしれません。他社との比較から自社にはないポイントを知ることができるのも退職面談の役割であると言えます。

会社の改善点や課題

退職面談では、企業の改善点や課題を聞くことも重要でしょう。退職者は、人間関係や仕事の裁量などの不満や悩み、自身のライフスタイルに合わないなどの理由から退職を決断していることが多いです。よって、不満と感じている箇所について、企業がこうしてくれたらよかった、またはこういう制度を導入してほしいなどの提案を聞くことが大切でしょう。企業への不満や悩みに対する改善策や課題を直接聞くことで、具体的にどう社内を改善していったらいいのかを考えることができます。

会社の良い点

企業の改善点や課題を退職者から聞くのはもちろんですが、企業の良い点も質問すると良いでしょう。企業の良い点については、自分の役割やこれまでの成長などを挙げられるため、誰もが話しやすい内容です。退職面談の雰囲気をよくするためにも、企業の良い点から質問することは効果的であると言えます。また、退職者は、質問事項についてうまく言語化できていないことが多いです。企業の良い点についての回答が抽象的であったり、漠然とした内容の場合は、具体的に説明してもらうことや、例を挙げてもらうなどのように促せると良いでしょう。

まとめ

退職面談を実施して組織改善に役立てよう

退職面談を行う目的や実施時のポイントについて説明してきました。退職面談では、退職者の話をもとに社内改善へ繋げることが目的とされていますが、退職者にとってはただ話すのみでメリットがありません。よって、退職者の話しやすい雰囲気づくりや、適切な時間での面談を心掛ける必要があります。退職面談での話は必ずメモを残し、今後どのように改善をしていくのかを企業側で具体的に話し合えるようにしましょう。退職面談で退職者を困らせるようなことはせず、円満で終われるように努めていきましょう。