Excelで簡単・見やすいシフト表作成のコツ!

記事更新日:2018年10月18日 初回公開日:2018年03月26日

人事・労務お役立ち情報
シフト制で動いている組織には、シフト表の作成は欠かせません。シフト表をExcelで作成し、従業員の勤怠管理をされている企業も多いのではないでしょうか。Excelでシフト表を作成する際のコツやさらにシフト作成が簡単になるアプリをご紹介します。

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シフト表にはいくつか種類がある

Excelのシフト表では、関数やガントチャートなどがよく使われます。実際には、混合で使われることも多いですが、それぞれの特徴を簡単にご紹介します。

・ガントチャート

従業員によって入店や退店の時間がまちまちになる場合には、こちらのほうが向いているでしょう。一覧で一日を見渡せたほうがいいという場合もガントチャートが活躍します。

・関数を活用したシフト表

スタッフが少人数の場合は、関数を使うシフト表もおすすめです。また、早番・遅番・夜勤、シフトA・シフトBなどシフトパターンが決まっている事業所でも使いやすいと思います。給与計算を組み込む場合も関数が役立つはずです。

見やすいシフト表の作り方にはコツがある

見やすいシフト表を作るために、意識したいポイントをご紹介します。 誰のための何のためのシフト表なのかを念頭に置いて、見やすく、シンプルに作り上げましょう。

見やすいシフトのためにできること

従業員全員が、おそらく毎日シフト表を見るでしょう。どの従業員にも「わかりやすい」ことは必須の条件です。

適度な文字の大きさにする

適度な文字の大きさを保持することを心がけてください。シフト表は小さな表示になりがちで、それが見間違いや見落としの原因になりやすいのです。

薄く色付けしたり斜線を入れたりする

行ごとの区切りがはっきりするように交互に薄い色を施すと見やすくなります。また、勤務時間と勤務以外の時間がはっきり区別できるように斜線などを入れてもいいでしょう。

シンプルさを徹底する

そのために、シフト表に含める情報は必要最小限に留めることも大切。従業員に必要なものは「誰」と「日付や曜日」と「勤務時間」です。

簡素化した表示を使いがちですが、暗号のような記号は使わないようにします。誰が見てもその表記が、何を意味するかがわかる文言や記号を使って簡易さを保ちましょう。

こんなシフト表は見づらい!

見にくいシフト表ほど使えないものはありません。

△文字や枠が小さいシフト表

文字も小さければ、一つ一つの枠も小さいシフト表が一番ダメで、もっとも危険です。文字が小さければ、見間違いの可能性が高まります。一つ一つの枠も小さくなり、見にくいばかりでなく、作成もしにくく作成段階でのミスも増えるでしょう。

スペース上の問題なら、分類して分割して作成してみてはいかがでしょうか。飲食店であれば、キッチン、ホール、イベントなどセクションごとに分けて各項目を大きくするとか、24時間体制の施設などであれば、夜勤と日勤の勤務時間帯で分けることもできるかもしれません。

シンプルさは大切ですが、強弱がわからないシフト表も見にくいです。項目名は太字にしたり、フォントの大きさを変えたりすると返ってスッキリ見えます。色を使う場合も色使いのルールを統一し、プリントアウトはカラー印刷するのが鉄則です。

アプリで簡単にシフト表を作ることも

ほとんどの人がスマートフォンを使う時代。アプリのシフト表も活用されているようです。ここで、2つのシフト表作成アプリをご紹介します。

Airシフト(2018年春予定)

Airシフトは、シンプル画面で簡単にシフト表の作成が可能で、日/週/月ごとの表示対応です。スタッフはスマホでいつでもどこでも自分のシフトを確認することができます。個々のスタッフとはチャット機能でやり取りできるため、急な連絡や変更依頼も行えます。スタッフのシフト申請の収集や反映ができるなど、シフトに関わるほとんどを網羅しています。

シフト手帳Pro Free

小規模店舗、少数スタッフのシフト管理におすすめのアプリです。シフトの入力はほぼワンタッチでの入力が可能です。見た目も直観的に把握できるので見落としは激減するでしょう。給料も自動計算してくれたり、あらかじめシフトパターンを入力できたり、毎月の作成の手間が省け、タイムマネジメントに繋がりそうです。

シフト表の使い方

3交代など勤務時間が決まっている職場用

①年月
このシフト表を使用する年月を入力します。
入力するとしたの表の日付、曜日が自動で入力されます。

②勤務時間
A,B,Cの3つのパターンを作ります。
それぞれ出勤時間、退勤時間、休憩時間を入力すると自動で勤務時間が入ります。

③名前
このシフト表使用する人の名前を入力します。

④勤務パターン
②の勤務時間で作ったパターンを入力します。
タブでA,B,C,休から選べるようになっています。

勤務時間が毎日変わる職場用

①年月
シフト表を使用する年月を入力します。
入力すると日付(曜日)が自動で入力されます。

②勤務時間
勤務有無、開始時間、終了時間、休憩時間を入力します。
勤務時間は自動入力です。
勤務有無は、〇と×を選択します。

③ポディション・名前
シフト表を使用する人のポジションと名前を入力します。

④合計勤務時間
1人ごとに1か月の合計勤務時間を自動で計算して表示します。

1週間ごとのシフト表

①年月週
シフト表を使う年月週を入力します。

②名前
シフト表を使う人の名前を入力します。
曜日ごとに最大6人まで入力できます。

③勤務時間
その人の勤務時間に合わせてセルを塗りつぶします。
15分単位で記入できます。

※手書きでも簡単に使用できます。

まとめ

シフト表は、間違いがなければ、単なる確認表かもしれません。 しかし、スタッフの見間違いや作成時のミスがあると、接客に支障が出てしまう可能性もあります。 職場の雰囲気にも影響を及ぼしかねません。従業員に気分よく働いてもらうためにも、見やすいシフト表作りを行なっていきましょう。

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