タイムマネジメントは今からできる!5つのポイント

記事更新日:2019年01月31日 初回公開日:2018年05月24日

人事・労務お役立ち情報
タイムマネジメントスキルはすべてのビジネスパーソンに欠かせません。今日からでも実践できるタイムマネジメントを行う際の5つのポイントをご紹介します。タイムマネジメントに役立つコツや方法を取り入れて、業務効率化を目指しましょう。

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スケジュールはしっかり管理

誰もが複数の仕事を抱えていると思います。スムーズに進む仕事もあれば、途中で停滞や変更がある仕事もあります。新たな仕事、トラブルや問題などには、その分の時間が必要になるでしょう。仕事は、とても動的なものなので、スケジュールを立ててもムダなような気もしてきます。しかし、スケジュール管理をしていないと、仕事の動きに振り回されてしまうのです。しっかりとスケジュール管理を行うことで、自分で仕事をコントロールできるようになり、モチベーションマネジメントにも繋がります。

一日、一週間、一か月で終わる仕事ばかりではないはずです。一年間のスケジュールを立てることから始めましょう。目標設定と進捗管理がしやすいというメリットもついてきます。仕事に追われて、月日が経つうちに、必ずやりたいことややるべきことを忘れてしまうことも防げます。

日ごとのスケジュールを立てるときは、詰め込み過ぎに注意しましょう。たとえば、「打ち合わせ」の予定には、打ち合わせ自体の時間だけでなく前後に時間が必要です。事前の準備や確認、打ち合わせ後に発生する報告や手配など、事務作業の時間も取っておきましょう。

プライベートも重要な時間

私たちの仕事の時間とプライベートな時間は連動しています。仕事が長くなれば、プライベートな時間は必然的に削られてしまいます。プライベートな時間を確保し、充実させることはわがままではありません。あれがしたい!ここに行ってみたい!この人に会いたい!自分の時間もしっかり確保してください。そのためのスケジュール管理といっても過言ではないでしょう。

自分を満足させる充実した時間を過ごすことが、充実の仕事にもつながっていくはずです。一年間のスケジュールの書き込みの段階から、自分の時間を組み込んでおきましょう。

TOYOTAも取り入れてる3つのM

TOYOTAには、3M(ムダ・ムラ・ムリ)=ダラリを取り除く仕事の仕方が浸透しています。この3つのMを意識することで、良質のタイムマネジメントを実現し、高い成果につながっているのです。

【ムダ】

仕事上のムダとは、付加価値を生み出さない仕事のことです。たとえば、「加工」「在庫」「造りすぎ」「待ち」「動き」「過剰な運搬」「手直し」などの中にムダがあることがあります。必要性を感じてしていることの中にもムダがあるのです。

【ムラ】

ムラは一定でないということです。ムラが生じやすいのは、技術や能力のレベル、材料、設備環境、手順ややり方、仕事量があります。

【ムリ】

ムリは、過ぎていること=過剰になっている仕事のことです。たとえば、重過ぎる、難し過ぎる、多過ぎる、高過ぎるなどのことです。人の動き、使うもの、作るもの、金額、温度、頻度や回数など、仕事上にあるいろいろなものにあてはめられます。

仕事の中のムダ・ムラ・ムリを見つけ出して、取り除いて行きましょう。

断捨離を会社で実践!

モノも、情報も、感情も、作業も、不要なものは徹底的に省いてみてください。本当に必要な仕事に、丁寧に時間をかけていく良好なタイムマネジメントの秘訣です。きっと、「不要」と明確になっているなら、きっと皆さん捨てているし、行っていないでしょう。そして、必要だと思うものを使い、必要だと思うこと行っていると思います。

本当に必要なものかどうかを考えることが大切です。意外に「たぶん必要だと思う」と中途半端な存在のものを使っていたり、行っていたりします。それらの多くは、不要なものだったりするのです。モノも、情報も、感情も、作業も断捨離をして、時間をシンプルに使っていきましょう。

机の上は物がない!

デスクの上に今の仕事と関係のないさまざまなものが置いてあると、タイムマネジメントの邪魔をします。目に付くそれらが、いちいち集中力を削いでしまうからです。余計に時間を費やすことになります。

今、必要のないものは置かずに、仕事を進めましょう。ひとつの仕事を終えたら、元の位置にしまってください。元の位置にしまうためにも、置き場所を決めて徹底することが大切です。

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