ワールドカフェとは？【目的や進め方、テーマを決めるポイントなどを紹介します】

記事更新日：2023年02月07日｜初回公開日：2023年02月07日

会社では定期的に会議や研修が行われますが、社員の意見が画一的で発展性に欠けると感じることはありませんか。会議や研修は業務の一環で、緊張から上手く自分の意見が出せない社員もいるかもしれません。ワールドカフェは、社員同士がくつろいだ雰囲気の中で意見交換や情報交換ができる場です。テーマについて自由な会話ができるため、新しい発想やアイデアが生まれやすい会議の形式として注目されています。この記事では、ワールドカフェの概要や進行方法をメリットと共に解説します。研修を取り入れる際の参考にしてみてください。

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ワールドカフェとは

リラックスした雰囲気で会議を行うこと

ワールドカフェとは、カフェのようなリラックスした雰囲気の中で行われる会議のことです。参加者は4～5人ほどの少人数に分かれ、メンバーを変えながら自由闊達に話し合うことで、意見交換や情報共有ができます。立場や年齢関係なく、参加者全員が対等な立場で堅苦しさがないため、対話を通じてお互いに意見を言いやすいです。所要時間は2～3時間で進行の過程も複雑なものではないため、手軽に行える会議として注目されています。

一般的なワークショップとの違い

ワールドカフェは、一般的なワークショップとの違いがいくつかあります。例えば、ワークショップでは進行役としてファシリテーターが割り当てられることがありますが、ワールドカフェでは基本的に設定されません。ただし、各グループでそれまでに出た意見を発信するためのホストが選出されます。また、参加者が主体である点はワークショップと類似していますが、ワールドカフェは、対話を通じて参加者同士が意見交換することに重点が置かれています。

ワールドカフェの目的

参加者同士の理解を深めること

ワールドカフェの目的は、参加者同士が自由に意見を出し合いお互いに理解を深めることです。一つのグループにはとどまらず。メンバーを変えながら多くの参加者と満遍なく話し合うことで、新たな価値観に触れて視野が広がることに繋がります。結論を導き出すことや課題の解決は求められず、新しいアイデアや発想を生み出す一つの方法として用いられることが多いです。意見交換を通して他の社員が持つ考えを知り、理解力を深めることができるでしょう。

ワールドカフェのメリット

発言が活発になる

参加者同士の発言が活発になりアイデアが出やすいことは、ワールドカフェの大きなメリットです。ワールドカフェは自由に会話ができる雰囲気の中で行われるため、社内のポジションや年齢は関係なく自分の意見を発信しやすいです。また、4～5人という少人数のグループで分かれて話すため、1人が話す時間を長く確保することができます。一定時間でグループのメンバーを変えて違った意見を聞くことで、新たな会話を生み出すこともできるでしょう。

たくさんの意見を共有できる

ワールドカフェのメリットは、参加者同士でテーマについてのたくさんの意見を共有し、新しい発想や学びを得られることにあります。ワールドカフェは全体の参加人数に関わらず、4～5人程度の少人数に分かれたグループで話し合います。少人数で対話しながらもグループのメンバーは途中で変わるため、多くの参加者と意見を共有することができます。参加者それぞれが意見を持っているため、共有することで新たな気づきにつながります。

手軽に行える

ワークショップは事前の資料やプレゼンテーションを用意する必要がないため、手軽に行えるメリットがあります。必要とされるのは会場や使う小物の手配なので、運営側の負担が軽いです。事前準備が多い研修や会議では、普段の業務に加えて準備を進めるには業務過多になることもあります。スケジュールを立てるために参加者には周知をする必要がありますが、グループのホストなどの役割は当日に決めるため、参加者にとっても最小限の負担で済むでしょう。

ワールドカフェのデメリット

結論が出にくい

ワールドカフェは話し合いの到達点が定められていないため、意見がまとまりづらく結論が出にくいというデメリットがあります。テーマは決められているものの、そもそもの目的に結論を出すことが求められていないため、意見をまとめたい場合には向きません。会議した結果結論を導き出したいのか、意見交換によって新しいアイデアを生み出したいのか、目標を明らかにした上での企画が必要です。参加者を混乱させないためにも、ワールドカフェの目的を明らかにしておきましょう。

テーマから逸脱しやすい

ワールドカフェのデメリットとして、自由に発言ができるがゆえに話が逸脱しがちなことがあります。設定されたテーマから話が逸れて雑談になる可能性や、途中で何を話せば良いか分からなくなることもあります。話の方向性が変わったまま軌道修正ができないと、本来の会議の目的が達成できなくなるでしょう。グループの中で都度ホスト役を決め、話が逸れたらテーマへ戻せるようなマネジメントを行うことで充実した話し合いを進めることができます。

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ワールドカフェの進め方

グループでテーマについて話し合う

ワールドカフェの第一段階は、4～5人に分かれたグループの中でテーマについて話し合うことです。各グループに模造紙と紙やペンを用意しておくと、発言の内容をまとめやすくスムーズな話し合いにつながります。参加者それぞれの意見やアイデアを出し合い、模造紙にメモしていきます。参加者は初対面同士の場合、緊張から思うように発言できないことも考えられるため、アイスブレイクを活用してリラックスした雰囲気を作るのも効果的でしょう。

他のテーブルに移動して同様に話し合う

第二段階は、テーブルごとのホスト1名以外の参加者は他のテーブルへ移動し、同じテーマについて話し合います。テーブルのメンバーが話し合った相手と被らないように移動し、多くの参加者からの意見を取り入れることが大切です。テーブルのホストは1人同じテーブルに残り、前回のメンバーで出た意見やアイデアを新しいメンバーに共有します。それぞれの意見は否定することなく、「なぜそのように思うのか」を掘り下げていくことで新しい発見が生まれることもあるでしょう。

最初のテーブルに戻り意見を再度共有する

第三段階では、別々のテーブルで話し合ったメンバーが最初のテーブルに戻り、移動先で出た意見や情報を共有します。共有した情報をもとに、再度同じメンバー・同じテーマで意見を出し合います。それぞれが他の参加者からの意見や情報を得ているため、テーマを掘り下げて話し合いやすくなります。もし今までにはないアイデアが提案された場合は、「なぜそのアイデアになったのか」を言及し、考えていくことで新たな気づきを得る機会となるでしょう。意見を出し合うだけではなく、違う観点からテーマを考えてみることも必要です。

全体で発見を共有する

最終段階では、参加者が話し合って得た意見や発見を全体で共有する機会を作りましょう。共有するのは結論ではなく、グループで出た意見やアイデアです。他の参加者から出た意見やアイデアを自分で考えていたことと照合することで、知識やアイデアを広げることにつながります。全体での発表になると緊張する参加者も増えることが予想されるため、リラックスした雰囲気が崩れないよう注意が必要です。全体発表の前には、発表内容を考える時間を与えるのもくつろいだ雰囲気にするための一つの手段です。

ワールドカフェでテーマを決めるポイント

力強い問いにする

ワールドカフェのテーマは、発想を促すような力強い問いにすることが大切です。力強い問いとは抽象的なものではなく、参加者全員が理解できるような明確さとシンプルさがあり、能動的に探求できる内容である必要があります。参加者がテーマを深く掘り下げて新たな気づきを得るためには、当事者意識を持った話し合いが求められます。それぞれが自分事として捉えて有意義な対話にするためにも、参加者の認識が一致して新しい発想が生み出すことができるテーマを考えましょう。

はいかいいえで答えられない問いにする

ワールドカフェのテーマは、はいかいいえで答えられないオープンな問いにしましょう。はいかいいえで終わる質問は、答えが出た時点で会話が終わり、内容の薄い会議になってしまいます。ワールドカフェの真の目的は、正しい答えや結論を導き出すのではなく、多種多様な意見を交換することにあります。テーマを考えるときは、はいかいいえで答えられるものではなく、5W1Hを意識して参加者が思考を重ねて話し合えるものを設定しましょう。対話を繰り返すことで、新しい発想を得る機会となるでしょう。

ポジティブな問いにする

ワールドカフェのテーマを決めるときは、ポジティブに対話が進められる問いを考える必要があります。ネガティブなテーマにすると、意見を交換していくうちに参加者が批判的になっていく可能性があるためです。しかし、表現方法を変えればネガティブな内容でもポジティブなテーマにできることもあります。例えば、「なぜ成果が出ないのか」ではなく「どうしたら成果につながるか」という表現にする7だけでも、話し合う内容は課題解決することに視点が置かれ、改善のための意見交換になるでしょう。

ワールドカフェをする際の注意点

司会進行役をおかない

ワールドカフェは、参加者全員が自由に発言し合うために、進行役を設定しないことがポイントです。話を取り仕切る人がいると会話に制限がかかり、自由度がなくなってしまうためです。全体説明や進行をするファシリテーターが設定されても、各グループではあくまで自由に対話しながら意見交換を行う場とされます。メンバー全員が話し手と聞き手になることが求められるため、各グループで決まったホストやタイムキーパーでも、司会進行はできません。参加者が勝手に進行役を決めないよう、周知しておく必要があります。

結論の発表はしない

自由な意見交換が目的であるワールドカフェは、結論の発表をしません。結論を求めると、参加者はプレッシャーを感じて結論を出すための方向で話し合いを進めることになります。そうなると本来持っている意見が出せず、画期的なアイデアにつながらないこともあるでしょう。結論を求めず、参加者がくつろいだ状態で情報共有や意見交換ができるのがワールドカフェの利点です。全体で出た意見を共有して他の参加者の学びに繋げることはあっても、結論の発表は求めないように配慮しましょう。

まとめ

研修でワールドカフェを有効に活用して社員同士の理解を高めよう

ワールドカフェのメリットや進行方法について詳しく紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。ワールドカフェのような一味違った形式の会議や研修を取り入れると、普段は聞けない社員の声を拾い、以前はなかったアイデアが生まれるかもしれません。ワールドカフェで出た意見が業務改善のきっかけになり、社員満足度が上がることにもつながります。テーマがワールドカフェに適切な内容か判断し、正しい方法で実施することで、社員同士の理解を高め組織力を向上させましょう。