研修管理システムとは【導入するメリットや注意点について解説します】

記事更新日：2025年03月06日｜初回公開日：2025年03月06日

近年、企業が成長していくためにデジタル技術が多く活用されています。人事評価システムや会計システム、統計分析システムなど業務を大幅に効率化させるものがたくさん用いられるようになりました。今回ご紹介する記事のテーマは、その中の1つである研修管理システムです。研修管理システムの概要や基本機能、導入するメリットや導入時の注意点についてご紹介します。人事や経営陣の方は是非ご一読ください。

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研修管理システムとは

自社で主催する研修を一括管理するシステム

研修管理システムとは、自社で主催する研修を一括管理するシステムです。研修の計画・受講者の登録・進捗管理・成績評価・資料配布・アンケート収集などを一元化し、運用の負担を軽減します。特にeラーニング対応のシステムでは、オンラインでの受講やテストの実施が可能になります。よって、時間や場所にとらわれない柔軟な学習環境を提供できます。さらに、研修履歴のデータ化により受講状況の分析や従業員のスキル管理が容易になります。企業の人材育成の効率化や教育の質の向上を支援する重要なツールです。

研修管理システムの基本機能

研修の予約やキャンセル

研修管理システムの基本機能として、研修の予約がキャンセルが挙げられます。この機能により、受講者は自分のスケジュールに合わせて研修を予約し都合が悪くなった場合には簡単にキャンセルができます。これにより受講の柔軟性が高まり、無断欠席を防ぐことが可能になります。企業側も予約状況をリアルタイムで把握できるため、定員管理や研修運営の調整がしやすくなります。さらに、キャンセルが発生した際には自動的に空席情報を更新し別の受講希望者がスムーズに申し込める仕組みを整えることも可能です。

研修の出欠管理

研修管理システムの基本機能として、研修の出欠管理が挙げられます。受講者の出席や欠席を記録し履歴を蓄積することで、進捗状況を可視化することができます。また、オンライン研修ではログイン履歴や視聴時間を自動記録し出席判定を行う機能もあります。管理者は受講状況をリアルタイムで確認し、未受講者へのリマインド通知を送信することも可能です。これにより、研修の受講率向上や公平な評価が実現し研修運営の効率化が図れます。

テストや評価の管理

研修管理システムの基本機能として、テストや評価の管理が挙げられます。受講者の理解度を測るために選択式や記述式など多様な形式のテストを作成・配信でき、回答は自動採点で評価可能です。結果はすぐにフィードバックされ、受講者ごとの成績管理や統計分析も行うことができます。さらに、合格基準の設定や再試験の実施や未受験者への通知機能も備わっており、学習の定着をサポートします。これにより研修の効果測定や個別指導の最適化が可能となります。

提出物の管理

研修管理システムの基本機能として、提出物の管理ができます。レポートや課題の提出をオンラインで受け付け、提出期限の設定やリマインダー通知が可能です。受講者はシステム上でファイルをアップロードし、管理者や講師は提出状況を一覧で確認できます。評価やフィードバックの記入機能も備えており、コメントや添削内容を受講者に直接通知できます。さらに、未提出者への自動通知や提出状況の履歴管理ができるため、進捗管理が効率化され、研修の学習効果を高めることができます。

ブレンディッドラーニングへの活用

研修管理システムの基本機能として、ブレンディッドラーニングへの活用が挙げられます。ブレンディッドラーニングとはオンライン学習と対面学習を組み合わせた学習方法のことです。動画講義やeラーニング教材の提供やテストや課題の実施が可能で、事前学習と対面研修を連携させることで理解を深めます。さらに、ディスカッション機能やアンケートを活用し学習の定着を促進します。進捗データを分析し個々の受講者に適したフォローアップを行うことで、研修の効果を最大化できます。

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研修管理システムを導入するメリット

研修を効率化できる

研修管理システムを導入するメリットとして、研修を効率化できることが挙げられます。例えば、オンライン教材の提供により受講者は自分の都合に合わせて学習でき、対面研修の負担を軽減できます。また、研修の予約・出欠管理、テストの自動採点、進捗状況の把握などがシステム上で一元管理できるため、研修担当者の業務負担を削減できます。さらに、過去の受講履歴や成績データを活用し受講者ごとに適切な研修計画を立てることも可能です。これにより研修の質を維持しながら効率的な運営が実現できます。

進捗を可視化できる

研修管理システムを導入するメリットとして、進捗を可視化できる点が挙げられます。管理者は、誰がどの研修を受講中かやどこまで進んでいるかをリアルタイムで把握できます。そして、必要に応じてフォローアップができます。また、受講者自身も学習の進捗を確認できるため計画的に学習を進めやすくなります。さらに、成績データや受講履歴を分析することで研修の効果測定やカリキュラムの改善にも役立ちます。

統合的な評価や分析ができる

研修管理システムを導入するメリットとして、統合的な評価や分析ができる点が挙げられます。テスト結果や課題提出状況、受講履歴などのデータを一元管理し個々の理解度や成長を可視化できます。また、蓄積されたデータを分析することで研修の効果測定やカリキュラムの最適化が可能になります。さらに、評価結果を個別にフィードバックすることで受講者の学習意欲を高めることにもつながります。

ユーザエクスペリエンスが向上する

研修管理システムを導入するメリットとして、ユーザエクスペリエンスが向上する点が挙げられます。直感的な操作が可能なインターフェースや個々の進捗に応じたコンテンツの提供により、学習の負担を軽減します。さらに、マルチデバイス対応によりPCやスマートフォンからアクセスでき利便性が向上します。学習履歴や達成状況の可視化により、受講者は自身の成長を実感しやすくなり、モチベーションの向上にもつながります。

受講を促進できる

研修管理システムを導入するメリットとして、受講を促進できる点が挙げられます。オンライン学習機能があることで時間や場所に縛られずに学習できるため、忙しい社員でも受講しやすくなります。また、進捗状況の可視化やリマインダー機能により受講のモチベーションを維持できます。さらに、ゲーミフィケーション要素を取り入れることで学習の楽しさを高め、積極的な受講を促せます。その結果、組織全体の学習文化の定着とスキル向上を効果的に支援できます。

研修管理システムを導入する際の注意点

コストがかかる

研修管理システムを導入する際の注意点として、コストがかかる点が挙げられます。システムの導入には初期費用としてソフトウェアの購入費やカスタマイズ費、ハードウェアの準備費が必要です。さらに、運用開始後もライセンス費用や保守・サポート費用が継続的に発生します。加えて、システムの導入や運用に関する社内研修のコストも考慮する必要があります。そのため、導入前に費用対効果を十分に検討し、組織のニーズに合ったプランを選定することが重要です。

選定が難しい

研修管理システムを導入する際の注意点として、選定が難しいことが挙げられます。市場には多種多様なシステムがあり、機能・価格・操作性・サポート体制などを比較し自社の研修方針や業務フローに最適なものを選ぶ必要があります。また、必要な機能が不足していたり逆に過剰な機能があると、コストや運用負担が増大する可能性があります。さらに、既存のシステムとの連携やカスタマイズの柔軟性も重要な検討ポイントです。そのため、導入前に要件を明確にし複数のシステムを比較検討することが求められます。

セキュリティやリスク管理が必要になる

研修管理システムを導入する際の注意点として、セキュリティやリスク管理が必要になる点が必要になることが挙げられます。研修データには個人情報や学習履歴、成績などの機密情報が含まれるため不正アクセスや情報漏えいを防ぐ対策が不可欠です。具体的には、アクセス制限やデータの暗号化などのセキュリティ対策を講じる必要があります。また、システム障害やデータ消失に備えたバックアップ体制の整備も重要です。

研修の内容や方法にも工夫が必要である

研修管理システムを導入する際の注意点として、研修の内容や方法にも工夫が必要であることが挙げられます。単にシステムを導入するだけでは学習効果は向上せず、受講者の理解度やモチベーションを考慮した設計が求められます。例えば、動画やインタラクティブなコンテンツを活用し受講者が主体的に学べる環境を整えることが重要です。また、eラーニングと対面研修を組み合わせるブレンディッドラーニングを導入することで、理解を深める効果が期待できます。

研修管理システムの導入事例

株式会社JTB

研修管理システムの導入事例として、株式会社JTBが挙げられます。株式会社JTBは、研修改革プロジェクトにおいてLMSを活用し、人材育成の見える化やデータ化を推進しています。LMSは誰もが時間や場所、デバイスを選ばずシステムにアクセスできるので、必要な学びや指針をいつでも提供することが可能です。LMSは研修アイテムによるプログラム作成もでき、eラーニングと集合研修のブレンディッドラーニングを実行できます。同社は、今後も学びを見える化することで、学び続ける・教えあう組織・改善し続ける組織の実現を目指しています。

株式会社ポーラ

研修管理システムの導入事例として、株式会社ポーラが挙げられます。株式会社ポーラはコロナ禍を経て接客者への教育プログラムを大きく進展させました。コロナ禍において、同社は知識習得はオンラインで学び、実技研修のみ対面とするブレンディッドラーニングを活用することになりました。その結果、研修場所への移動時間がなくなって接客者が顧客との時間を優先できるようになり、さらに一人当たりの学習コンテンツ量だけでなく修了者の割合も大きく増えたとのことです。

まとめ

研修管理システムを導入し効果的な研修を実施しよう

研修管理システムには、研修の予約・出欠や評価や提出物の管理など多くの機能が搭載されています。どれも研修の効果を可視化させ、研修を効率化するのに役立ちます。また、システムに蓄積されたデータを基に統計分析ができる点も大きなメリットです。その反面、コストや選定面、セキュリティ面において導入にはいくつかの注意が必要になります。これらの注意点を踏まえて研修管理システムの導入を検討し研修を効果的にしましょう。最後までお読みいただきありがとうございます。