業務マニュアルの作り方は【作成するメリットや作り方のポイントをわかりやすく解説します】

記事更新日：2023年07月28日｜初回公開日：2023年07月07日

業務の手順を記載した書類である業務マニュアルは新規採用した人材を教育する場面や業務引き継ぎの場面など様々なシーンで必要不可欠と言っても過言ではありません。そんな業務マニュアルですが、同じ業務について記載するのにも様々な表現方法があります。そのため、作り手の表現次第では単純な業務について記載している内容でも難解に見えることもあり、折角作ったのに殆ど活用できずに終わる場合も少なくありません。今回はそんな事態を防ぐためにも業務マニュアルを作成するメリットから作成する際の手順や留意点についてご紹介します。

（無料）グローバル採用ナビのオリジナルの就労ビザ申請で失敗しないための「就労ビザ取得のためのチェックリスト」がこちらからダウンロードできます。

業務マニュアルとは

業務の手順を記載した書類のこと

業務マニュアルとは特定の業務に関して、始まりから終わりまでの手順を記載した書類のことであり、業務手順書や業務手引きと呼ばれることもあります。業務マニュアルには業務に関する手順だけでなく、その業務を行う際のルールや目的から会社の経営理念や方針までが事細かに記載されている場合が多いです。また、業務マニュアルを作成する目的は、業務内容の見える化を図ることと、業務の標準化の2点が主な理由として挙げられます。

「誰でも」「すぐに」「同じように」実行できるサポートの役割を果たす

業務マニュアルは作業手順を読める形で残しておくことにより、誰でも読めば作成者と同じように業務を実行できるようサポートする役割を果たせるのが重要なポイントです。これは言い換えると複数の社員が関わる業務においてもそれぞれの認識を統一することが可能になるということでもあります。そのため、職場の新人教育の場でありがちな「人によってやり方が違う」「教わる先輩によって言っている内容が異なる。」という状況を予防することにも繋がります。

業務マニュアル作成のメリット

業務の全体像が把握できる

業務マニュアルの作成は、その業務に携わったことの無い人でも読むだけで業務の全体像が把握できる点が大きなメリットの一つです。このメリットは新入社員だけでなく上司や別業務担当の社員にとっても大きな意味を持ちます。何故なら業務の全体像を誰もが把握できることで、自分以外の社員が就業中何をしているのか詳しい説明が無くても理解できます。そして何をしているのか理解できることで「あの人は仕事中何をしているか分からない。」といった理由から起こる社員間の衝突の予防に繋がります。

業務フローの効率化が図れるためコストの削減につながる

業務マニュアルの作成は、普段自分が行っている作業を書き記す過程で業務内容を一度整理しなければなりません。業務内容を一度整理する際、必然的に作成者はどのように業務を行えば効率的に作業できるのかを考える必要があります。この過程を経ることで改めて業務フローの効率化を同時に図ることができ、労働や思考に割くコストの削減も同時に行えます。また、業務マニュアルに仕事の優先順位を記載しておくことでも、マルチタスクに陥った際に悩む時間を削減できる点もメリットとして挙げられます。

業務の属人化を防げる

業務の属人化とは、その業務の進捗状況や手順について特定の人物しか内容が把握できておらず、他者に共有されていない状態を指します。業務の属人化が起こってしまうと担当者の急な不在によって業務が滞ってしまうなどの弊害に見舞われてしまうため、会社としては好ましい状況ではありません。そんな場合にも業務マニュアルを作成し、複数人があらかじめ内容を把握しておくことで「あの人が居ないと分からない」という状態を未然に防ぐことができます。

新人指導や引き継ぎ業務がスムーズになる

業務マニュアルは初学者が業務の予習ができるだけでなく、作業中に次の手順が分からなくなった場合に読み返すことで質問と回答の手間を省けます。更に、教育担当が不在の場合にも業務マニュアルがあれば、作業を進められるのも便利な点の一つです。また、あらかじめ資料を配布しておけば、新人も教わった内容をメモする手間をできる限り省けるので、短い時間に多くのことを学べます。このような点を考慮すると業務マニュアルは新人教育や引き継ぎ業務の際にも、教育コストを削減できるメリットがあると言えます。

業務マニュアルの作成手順

業務マニュアルの適用範囲を決定する

業務マニュアルを作成する際にはただ闇雲に作業手順を記すのではなく、事前準備としてあらかじめマニュアルの適用範囲を決めておく必要があります。マニュアルの適用範囲の決定では業務の目的や、記載した内容だけでカバーできる業務範囲はどこまでかなどを検討し明確化しておきましょう。これを行うことによって、よりマニュアルを効果的に活用しやすくなり、マニュアルに無いイレギュラーな事態が起こった場合の対処法も考えやすくなります。

スケジュールを決定する

業務マニュアルの作成時にはどのようなスケジュールで、いつまでに完成させるのかも事前に決定しておきましょう。業務マニュアルの作成に限らず、会社員は多くの場合複数の業務を抱えていて同時進行で様々な作業を進行させなければなりません。緊急性の低い仕事は後回しになってしまう場合もあります。スケジュールの決定にはこのような事態を防ぐためにも、あらかじめ期限を設けておくという意味があります。また、作業の手順数や必要な情報と人員を洗い出しておくと、作成時にも慌てず作業が進められます。

業務内容や作業手順の整理を行う

スケジュールや適用範囲が決定した後は、実際に業務マニュアルに記載する業務内容や作業手順の整理を行います。この段階では、まずは業務開始から完了に至るまでの手順に番号を振るなどして、1つずつタスクとして分けていきましょう。次に1タスクごとに説明を書き加えて、完成後に初めから読み返しながら不要なプロセスは無いか、わかりやすく記載されているか確認し、修正または清書します。これを行うことで業務の簡略化に繋がります。

作業を行う際の注意点や懸念点を洗い出す

作業手順の整理が完了した後は、作業を行う上での注意点や懸念点を考えていきます。この段階にはマニュアル使用時に浮かび上がりそうな疑問点を想定し、先に回答を用意しておくことで引き継ぎの際にスムーズに作業が進みやすくなるという意味があります。記載方法は手順を記載した項目にまとめとして記載する、またはその都度タスクごとに記載しましょう。また、注意点に関しては重要項目になるので、文字の色や大きさを変えたりなど目立つ工夫をすると見逃しにくくなります。

マニュアルを運用する

業務マニュアルの完成後は実践で利用する前に、実際にマニュアルを見ながら業務内容を実行していき、内容通りに行動すれば問題なく業務が遂行できるか確認しておきましょう。業務マニュアルの試験的な運用は、自分では気が付かなかった業務上の注意点を再度洗い出す目的があります。そして不足部分を付け足すことで高い完成度のマニュアルを作成できます。また、マニュアルの試験的な運用を行う際には主観的な要素を省くためにも、自分以外の人に確認してもらうことをおすすめします。

【採用ご担当者様へ】外国人・グローバル人材の採用に関するお問い合わせ、お悩み相談はこちらから。外国人採用に特化したコンサルタントがお答えいたします。

業務マニュアルを作成するときのポイント

フォーマットを統一する

業務マニュアルには決まった形式が無いため、作成者が自由に選択することができます。ただし、注意しておかなければいけないのは、選択した形式が扱いやすいものであるか、完成後にも内容を更新することは可能かという点です。そして、業務マニュアルの形式には冊子タイプのものや動画タイプのものなどがありますが、環境に適した形式を選ぶことが大切です。また、後に新規で業務マニュアルを作成する場合にも前例として使いやすいように、複数作成する予定がある時は形式は統一しておきましょう。

5W1Hを意識して作成する

業務マニュアルは自分以外の社員が閲覧し利用するものなので、具体性を意識して作成しなければなりません。そのため、作成する際には、5W1Hの要素を1つ1つ意識することが大切です。5W1Hとは他人に物事を説明する際に今ある情報を整理するために使われるフレームワークの1つで、様々なコミュニケーションの場で利用されています。これを作成時にも意識することで、誰がいつ、どこで、と言うように人物や場所などを明確になり、文章の内容にわかりやすさや説得力が生まれます。

フローチャートを利用して全体のイメージを作る

業務マニュアルは内容によって文章だけで説明するのが困難な場合もあります。そんな時にはフローチャートを作成してみましょう。フローチャートとは作業の内容を図解したもので、作成することでそれぞれの仕事の繋がりを理解しやすいという利点があります。そのため、業務マニュアルの作成時にはフローチャートで大まかな仕事の流れを図解し、文章で詳しい説明を記載するなど2つの要素を組み合わせてみるのもおすすめです。実践の場での説明が楽になるだけでなく、読者の理解を深めることに繋がります。

業務マニュアルを作成する際に有効なツール

Microsoft社のアプリケーションを利用する

業務マニュアルの作成で利用できるツールには様々なものがありますが、中でも特に利用しやすいのはマイクロソフト社のアプリケーションです。マイクロソフト社の製品は現在多くの企業で使われていて、操作に慣れている人が多いという利点があります。特にWordの場合はテンプレートが豊富で、無料でダウンロード可能なサイトも多く公開されているのでデザインを一から考える必要がありません。またPowerPointを利用してスライドショーを作成し動画の業務マニュアルを作成するのもおすすめです。

クラウド型マニュアル作成ツールを利用する

クラウド型マニュアル作成ツールはアプリケーションを介して複数のPCやタブレットで操作が可能というメリットがあります。また、上記のツールは業務マニュアルの作成と共有を目的として作られた専用のサービスなので使い方もユーザー目線でわかりやすくなっています。さらに、上記のツールは複数人で共有と管理ができるので、作成したマニュアルのデータファイルがどこにあるのかわからないという事態にもなりません。そのため、業務マニュアルの更新が頻繁に必要な職場や、常にマニュアルを確認しながら作業を行わなければならない業種におすすめです。

アウトソーシングを利用する

業務マニュアルに割く時間や労働力が捻出できないという場合にはアウトソーシングサイトを利用して、業務を委託できる人材を募集するのも有効な手段です。この方法は予算がかかってしまいますが、短期間で成果物を得られるだけでなく自分や他の社員の時間を大幅に節約できます。ただし、外部の人間に委託する場合、情報漏洩の危険性やクオリティに差が出てしまう懸念が考えられるので慎重に痛く相手を選ぶ必要があります。そのため、アウトソーシングを利用する際は、必ず機密保持の契約を結ぶなどの安全対策に留意しましょう。

まとめ

業務マニュアルを作成して業務効率の向上を図ろう

今回は業務マニュアルの作成方法やメリットについてご紹介しました。業務マニュアルは現在では様々な会社から多種多様なツールが公開されています。そのため、自分の職場に合った方法や形式を選べば簡単に作成と運用が可能です。また、業務マニュアルの作成は新人教育や引き継ぎ業務に利用できるだけでなく、作成に携わる過程で業務手順の見直しや効率化について考える機会も得られます。このように業務マニュアルの作成は多くのメリットを得られるので、職場の能率アップのためにも積極的に導入していきましょう。