顛末書とは【始末書や謝罪文との違いや書き方などについて解説します】

記事更新日：2025年01月09日｜初回公開日：2025年01月09日

仕事でミスやトラブルが発生した際には書類を書くことで起きた事象をまとめる必要があります。その際に書く書類のことを顛末書といいます。顛末書はビジネス文書の1つであり、仕事上必要な事実や事柄などの情報を正確・的確・明瞭に伝達する必要があります。場合によっては謝罪を伝える役割も果たすものの、主な目的としては再発防止のために作成されます。就業規則などで規定されている場合には業務命令によって従業員に提出を命じることができます。今回は顛末書の目的や例文、始末書や謝罪文との違いについて解説します。

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顛末書とは

仕事上でのトラブルなどの際に記録する報告書のこと

物事の初めから終わりまでの一部始終のことを顛末といい、顛末書とは仕事上でトラブルやミス、不祥事が発生した際に、その問題の発生日時や場所、経緯、原因、対策防止案などの一部始終を客観的に記録した報告書のことです。一般的には、顛末書は問題が就職してからその問題の当事者によって作成されます。人事や採用担当者が顛末書を作成する場合は、あくまでその部署内で起こった問題に対する案件であった場合です。社内文書として会社に提出する書類となるため、作成時は第三者による内容の確認が入ることが多くあります。

顛末書は不利益を被るものではない

顛末書は起きてしまったトラブルやミスを報告するための書類であるため、提出したことを理由に懲戒処分や評価が下がるなどの不利益を被るものではありません。そのため、誠実に事実を報告することが求められます。提出後の懸念や不安を感じる必要はなく、正直に記載することで組織全体の改善や個人の成長にもつながります。また、顛末書を提出することで問題に対する責任を自覚し、再発防止に向けた具体的な取り組みが期待されます。

顛末書が必要になる場面

顛末書を作成する必要が生まれる場面は、例として主に次のような時があります。まず、発注ミスや書類の誤記などの手続きや事務処理上でミスが生じた時や、会社が提供する商品やサービスに不備や欠損があった時、業務中の事故が発生した時などです。こういった場面では、顧客との信頼関係を築くことや今後の処分や改善策に大きな影響を与えるため、必要な対応として位置付けられています。顛末書は、社内処分の対象にならない程度のミスから法的措置が講じられてしまうトラブルまで、さまざまな場面で用いられます。

顛末書の法的位置付け

顛末書の法的位置付けとしては、会社内で共有される報告文書にあたるため、顛末書そのものは法的な効力は持っていません。また、会社は従業員に対して顛末書の作成を命じることは可能ですが、従業員の行動を顛末書の内容に従って法的に制限することはできません。ただし、再発防止策の実施については業務上の1つとして指示や命令をすることが可能です。さらに、顛末書の内容によっては、提出後にあらためて懲戒処分を下す可能性もあります。

顛末書と始末書の違い

始末書は当事者に反省を促すことが目的

顛末書と始末書は似ていますが、意味や提出が必要な場面が異なります。始末書は業務などにおいてトラブルやミスが発生した際に、事実関係を明らかにするとともに謝罪し、再発させないことを誓約するための書類です。今津書の目的は当事者が問題行動に対して反省し謝罪をすることが目的であるため、本人が作成します。始末書は、顛末書と同様の場面で必要となる場合もありますが、そのほかに、就業規則に違反した場合や法律違反、社会規律を乱すような行為、会社の信用を失う行為などの場合にも提出を求められることがあります。

顛末書と謝罪文の違い

謝罪文は相手に迷惑をかけた際に謝罪を伝えるもの

謝罪文は、単に謝罪の言葉を述べるだけでなく、具体的な行動計画を提示する文書です。謝罪をすることが中心となりますが、相手に対してどのように問題を解決し、再発を防止するのかを明確にすることで、誠意を示すとともに、信頼を回復するための意志を伝えることができます。さらに、謝罪文の内容は相手の立場に配慮し、感情に寄り添った言葉遣いを心がけて作成を行います。一方で、顛末書は報告書であるため、顛末書に謝罪を書く必要はないとされています。

顛末書を作成する目的

トラブルに対する反省を社内で共有し再発防止に繋げるため

顛末書を作成する目的としては、不祥事やトラブルなどに対する反省を社内で共有し、適切な解決や今後の再発防止に役立てることが中心です。顛末書に記載された事実関係を分析し、問題の原因を特定することは適切な再発防止策を講じるために役立てます。また、問題に深く関わった従業員の経験や主観についても、顛末書の内容からある程度伺い知ることができるため、現場の実態にそった再発防止策を講じるためには、これらの情報も有用となります。

顛末書の書き方

記載する内容

顛末書の記載内容としては、次のような内容が挙げられます。問題の発生日時、発生場所、当事者の所属・氏名、問題の具体的な内容、問題の原因、被害や損害の規模、現段階での対応状況、再発防止対策などです。このほかにも、「当事者の意見・見解」などを記載することがあります。場合によっては、社外に向けて顛末書を発行する場合があるため、その際には当事者の詳細や損害などについては省いた状態で作成することも多くあります。

5W1Hを意識して記載する

顛末書は、5W1Hを意識して客観的に記載するようにしましょう。顛末書のおもな作成目的は再発防止の徹底です。関係者以外が読むこともあり、誰にでも状況が理解できるように5W1Hを意識して客観的に記載する必要があります。5W1Hとは、「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（誰が）」「What（何を）」「why（なぜ）」「How（どのように）」です。もし、当事者による客観的な記載が困難となる場合には、問題の経緯を目撃している第三者が顛末書を作成しましょう。

客観的な視点で記載する

顛末書を書く際には客観的な視点で記載します。事実を正確に、感情や主観を排除して述べることが重要です。具体的には、問題が発生した経緯や背景、発生した事象の詳細、関与した人物や関係者の役割、問題解決のために取られた措置を時系列に沿って記載します。また、問題発生後の対応状況や結果も含め、どのように解決へ向けて進めたかを明確にします。客観的な記載によって、関係者が問題を冷静に理解し、再発防止に向けた具体的な対策を講じるための土台を作ることができます。

顛末書の提出後に対応すべきこと

問題の発生経緯や原因を把握する

顛末書が提出された後、上司は当事者が作成した顛末書の記載内容を確認し、問題発生の経緯や原因を現場の責任者として正確に把握する必要があります。誤りや不明瞭となっている部分があれば、正式に書類を発行してしまう前に書き直しを要求しましょう。また、発端から収束までの経緯を把握し、必要に応じて関係者などにもヒアリングを行います。トラブルが発生した原因もヒアリングを行い、問題についての発生経緯や原因を把握する必要があります。

再発防止策が有効かどうか確認し指示する

上司は、顛末書に書かれた再発防止策を検討し、その対策について指示を行う責任があります。顛末書で提案されている再発防止策が実際に実行できる具体定な対策になっているか確認しましょう。実行しやすいだけではなく、根本原因の改善につながる対策が求められます。また、ミスやトラブルが複数発生している場合には、問題による影響の大きさから対応の優先順位をつけ対策を指示する必要もあります。例えば、作業が二度手間となるミスと労働災害につながるミスであれば、後者の方が優先されます。

部下のフォロー

顛末書の作成指示に懲罰の意味はありませんが、ミスやトラブルを発生させた当事者は、少なからず反省や謝罪、公開などといったネガティブな気持ちで顛末書を作成することになります。顛末書の作成に関して、会社や上司が認識している以上に深刻に受け止める部下もいます。問題の内容によっては思い懲戒を下す場合もありますが、今後も継続して業務に携わって欲しいのであれば、上司として部下のフォローも大切です。当事者のモチベーションや会社への信頼度が低下し離職となれば、結果的に会社の不利益にもつながってしまいます。

顛末書に関わる注意点

作成する側の注意点

報告内容の順番を意識する

顛末書を書く際には、報告内容の順番を意識することに注意しましょう。問題の発生日時・場所、どんなことが発生したかという問題の内容、問題の原因、被害や損害の規模、対応状況、再発防止策、作成者の意見の順番で記載をすると読み手が内容を把握しやすくなります。この順番に従って記載することで、顛末書は整理され、全体の流れが明確になります。読み手は、問題の内容とその重要性をすぐに理解でき、今後どのように改善していくのかを知ることができる顛末書となります。

感情を記載しない

顛末書を書く際には、自身の感情を記載しないようにすることに注意しましょう。顛末書は自信が起こしてしまった問題について報告を行うための書類であるため、自分自身の感情を書いてしまいそうになります。例えば、問題に対して「大変だった」「困った」などという感じたことや思ったことを書くのは避けるようにしましょう。あくまで、何が起きて、どういう状態であったかといった報告に関わることを客観的に書くようにしましょう。

提出してもらう側の注意点

顛末書を作成する際のガイドラインを作成する

顛末書を提出してもらう担当者側が注意すべき点として、予めガガイドラインを示しておくことに注意しましょう。情報共有や原因究明、再発防止に役立てるために、顛末書には必要十分な情報を記載する必要があります。しかし、顛末書の作成を従業員の裁量に任せてしまうと、内容や文量が不適切なものが提出される可能性があり、再提出を要求する恐れがあります。記載事項の不備による二度手間を防ぐためにも、ガイドラインを示しておくと良いでしょう。

業務命令として合理的かどうかを確認する

顛末書を提出してもらう側の注意点として、業務命令として合理的かどうかを確認しましょう。顛末書の作成は、業務上の必要性および合理性が認められる場合に限って会社が従業員に対して業務命令として支持することができます。その一方で、業務上の必要性および合理性が認められない場合、顛末書の作成指示がパワーハラスメントにあたる可能性があります。パワーハラスメントについては、安全配慮義務違反や使用者責任に基づく損害賠償責任を負うことがあるので注意が必要となります。

まとめ

顛末書について理解し必要な際には問題再発防止に繋げよう

顛末書とは仕事上でトラブルやミスが発生した際に、再発防止を主な目的として発生日時や経緯などを記録する文書のことです。基本的に業務命令で提出を求められますが、契約書や就業規則で顛末書の作成について規定されていない状態では適切とは言えません。再発防止のための書類であることを考慮し、経緯や考えられる原因を正しく客観的に書くことが求められます。必要な際には、顛末書の位置付けをよく理解した上で顛末書をもとに問題再発防止策を講じ再発防止に務めるようにしましょう。

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