報連相とは【メリットやデメリットを解説します】

記事更新日：2023年05月31日｜初回公開日：2023年05月30日

新入社員の方々は、新しい仕事の中身以上に大事なことも教育されていることでしょう。とくに日本で「報連相」と呼ばれるビジネス用語は1980年に山種証券（現SMBC日興証券）の社長によって作られた言葉とされています。そのため、英語訳の言葉がなく、報告はReport・連絡はCommunicate・相談はConsultとして説明されます。ここでは、現在でもビジネスに欠かせないとして殆どの起業で教育されていることを踏まえ、「報連相」のそれぞれの定義や使い方、そして報連相がもたらす大きなメリットなどを紹介致します。

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報連相とは

報告・連絡・相談をまとめたビジネス用語

報連相とは、スムーズで円滑な仕事をする上で必須とされる3種類の伝達行為である、報告・連絡・相談をまとめたビジネス用語です。3つの用語はすべて相手や仕事の仲間と情報を共有するための伝える行為で、似ている内容で判別が難しい事もあります。ただし、どれが欠けてもビジネスの障害となるため、入社時の新人教育などでも真っ先に教育しなければいけない仕事のための重要な行動です。報連相を身体に覚えさせることで円滑かつトラブル解決に強い体制が築けます。

報告の定義

報告とは、既に行われて過去の事実となったことを上司などに伝えて情報を共有することです。具体的に言えば、会社や上司より命じられた業務につき、業務の途中経過や終了後の結果を伝えることになります。大きなプロジェクトなどでは、業務遂行までに時間を要するため、段階ごとに進捗状況などを伝える必要があります。上司は報告内容を聞くことで、プロジェクトが順調に進んでいるか、思ったような期日に思ったような結果が得られたかを知ることができます。

連絡の定義

連絡とは、業務を遂行中に思っていたことと違うことが起きたときや、変化が生じたときに行なうものです。報告と似ているため区別が難しいこともありますが、報告が進捗状況や業務遂行の結果を伝えるのに対し、連絡は業務遂行中などに思っていなかった事象が起きたときに状況を伝えるもので、報告よりも急を要します。そのため、変化が生じたらすぐに状況を伝えることが重要で、事態を見極めてもらい必要であれば適切な対処も考えなければいけません。

相談の定義

相談は、情報を共有するとともに相手から助言を得る目的を持ちます。ビジネスにおいて問題が生じた場合に、問題を共有してもらい解決に向けて一緒に考えてもらうための情報共有です。相談する場合には、相手を選ぶ必要があります。単に一緒に考えてもらうだけならば同僚などでも良いでしょうが、結論は得られません。決定権やそれなりの権限を持つ上司にアドバイスをしてもらうことが大切になります。報告や連絡も、対処が必要な場合には相談と捉えられることもあるので注意しましょう。

報連相の目的

コミュニケーションを増やして業務を円滑に進める

報連相の目的に、コミュニケーションを増やして業務を円滑に進めることがあります。報連相3つの行動は全て情報を伝えることです。顔を合わせて話さなくても、お互いに返答なりを送るため、デスクは隣にあっても無言であるよりもコミュニケーションの機会は増えます。たくさんの言葉を交わすことで、より深い繋がりが構築され、部署をまたいでの業務も円滑に進められるのも大きなメリットです。業務の円滑な進行は指導者に安心感を与えるとともに、業務の中に良い余裕が生まれます。

生産性向上やトラブルへの早急な対処に繋がる

報連相の目的として、生産性向上やトラブルへの早急な対処に繋がることも多数の人から支持されています。ビジネス上のトラブルへの対応は、一刻を争うこともあり注意が必要です。もっと早く分かっていれば、もっと早く教えてくれていれば、ということは多くあります。経験が少ない人にとっては小さな変化であっても、大きなトラブルに繋がることが多くあるので、細かい変化や状況なども上司などに正確に伝えてトラブルを最小限に抑えましょう。

報連相が必要な場面

業務完了時やトラブル発生時

報連相が必要な場面に、業務完了時やトラブル発生時が挙げられます。業務が完了したときにはもちろん、日々の作業が完了した際にも進捗状況を知らせるために報告が必要です。作業の進行状況を共有することで、その後の人員配置や同時進行する作業などを上司や監督者が調整することができます。また、トラブルなどの異常が発生した場合には時間を空けずに連絡することが重要です。トラブルでは対処が必要になる事が多く、早い対応が被害などを最小限に食い止めてくれます。また、連絡後の経過も報告することが大切です。

言葉の解釈が複数考えられる時

言葉の解釈が複数考えられる時にも、報連相が必要な場面と言えるでしょう。特に時間制限などの言葉には曖昧な言葉が多く、誤解を招くこともあります。今日中に提出と言われれば、単純に日付がかわる時間を想像する人も多くいますが、その時間には連絡した人は在社していないことが多くあります。結局、提出したものは翌日に相手に渡ることになり、期限に間に合わなかったと捉えられることにもなりかねません。期限を解釈する場合には、日付だけでなく時間や提出方法などの細かい点にも注意をし、報連相で確認をしましょう。

解決すべきことがある時

とくに相談する場合には解決すべきことがある時で、報連相が必要な重要な場面と言えます。解決に向けて動いてくれる上司や同僚に相談して、最適な解決策を選択してもらいましょう。相談する際には、相手に「解決したいことは何か」を明確に伝えることが重要です。本当に解決が必要な場合には、「解決して欲しいこと」「いつまでに解決しなければいけないか」「解決策は1つだけか」ということを明確にして相談し、最善の方法でトラブルなどを解決に導くようにします。

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報連相の仕方

報告の仕方

報告の仕方には、口頭で伝える場合と文書やメールなどで間接的に伝える方法があります。上司が多忙の場合には、いつもデスクのある場所にいるとは限らないため、文章やメールでの報告も速く上司に報告できる方法の1つです。ただし口頭の場合とは違って、文章による言葉のニュアンスは受け取る側によって大きく変わることがあるため注意が必要です。そのため、件名などに報告したい趣旨を書くようにすることをおすすめします。同様に口頭にて報告する場合にも、何についての報告であるかをまず先に伝えることが大事です。

連絡の仕方

連絡では、前述のように通常とは違う変化があったときのものであるため、できれば時間をおかず即座に上司に連絡することをおすすめします。経験の浅い新入社員などでは急を要することなのか判断をすることは難しいでしょう。上司が不在であれば先輩に連絡して、急ぐことなのかを判断してもらうことや、先輩に事後処理をお願いする事も方法の1つです。たとえ先輩に手柄を渡すことになったとしても、トラブルに対する連絡方法や対処方法を知ることができるのは、今後の自分の大きな力になります。

相談の仕方

相談の仕方にも、口頭で伝えることとメールやラインなどで相談する方法が考えられます。とくに親しくしてもらっている先輩などには、親近感を持つ意味でもラインなどによる相談も有効です。ただし、ラインなどのやり取りでは、ただの愚痴とも捉えられないため、相談する要件などを率直に伝えることが重要になります。相談に対する解決方法、もしくは解決に到る最善の方法をアドバイスしてくれるようにお願いしましょう。相談の場合には面と向かって話すことの方が悩みを打ち明けやすく時間が許すようなら、後日でも時間を合わせて直接相談することをおすすめします。

報連相のメリット

安心感を持って仕事を進められる

報連相のメリットとして、安心感を持って仕事を進められることがあります。上司としては部下が逐一報告してくれるため、仕事の進捗状況を十分に把握でき、想定の範囲内で順調に作業を進めることができます。もし、不測の事態が起きたとしても、部下が素早く連絡を入れてくれるので、対処も早くできることになるため仕事全体が安心感を持って進めていけるのが、報連相による大きなメリットです。いつも不安を抱えながらの仕事と、安心感を持っての仕事では大きな違いがあり、上司と部下の信頼関係はより強いものになります。

トラブルに対して適切な対処ができる

トラブルに対して適切な対処が早期にできることは、報連相の大きなメリットです。正直に言えば、仕事にトラブルはつきものです。トラブルが起きたときこそ、対処する人間の技量が図られます。トラブルはどんな状況に発展するか想像がつきません。そのため、いつもと違うトラブルが発生したときには、時間をおかずにいち早く連絡し解決に向かうことが肝要です。トラブルなど悪い連絡や報告は皆が避けたいものですが、大きな問題になってからでは遅すぎると心しておきましょう。

信頼関係を築くことができる

報連相がきちんとできる人には先輩や上司も信頼して仕事を任せることができます。人を思いやる気持ちや、仕事を丁寧に行なおうする姿勢、トラブルがおきても慌てずに報連相できることは仕事における信頼を得られることです。信頼できる部下には大きな仕事も任せられるようになり、仕事の幅が広がるとともに、いろんな場面を経験できるチャンスを得られます。1度の連絡や報告が仲間から信頼されることに繋がり好循環にも発展するため、失敗を怖がらずに報連相をしましょう。

報連相のポイント

結論から伝える

報連相の第一のポイントは、結論から伝えることです。報連相を擦る相手は、結論までの経過よりも、結論を知りたがっていることを理解してください。とくにトラブルの場合などは、それに到る経緯よりもどのような現状かが重要です。それによって対処方法も変わり、いち早く対応ができます。トラブルによっては一刻を争うこともあり、結論を最も先に伝えることは非常に大切です。求められた場合にのみ、経過や他の状況も伝えることとし、まずは相手が知りたいことを最優先として伝えます。メールなどでの文書でも同様です。

正確に伝える

報連相のポイントとして、正確な事実を伝えることが重要です。個人的な予測や希望的観測などは全く加えずに正確なことだけを伝えます。とくに抽象的な表現を用いると誤解を生じることも多いため、事実は具体的かつ現状に即したことを伝達するようにしましょう。現在ではスマホなども普及しているため、画像や動画を送ることも方法の1つです。論ずるよりも一目見た方が事実を把握することができるため、最新機器も有効に使用しましょう。仕事では正確な事実のみを、相手に正確に伝えるようにしましょう。

まとめ

報連相の基礎を覚えて業務をスムーズに進めよう

報連相の基本は事実を速く相手に伝えて情報を共有することです。現場以外での作業も多い上司などに、現場の状況を詳しく正確に伝える必要があります。そのために5W3Hなどを用いて、何がどうしたのか、いつからどのような状態なのかなどを上手に相手に伝えてください。報連相したはずなのに、状況が上手く伝わっていなければ意味はなく、新入社員であっても立派な社員であり甘えは許されません。先輩方の報連相を真似しながら、業務をスムーズに進めるよう、正しい報連相を心がけましょう。