在籍証明書とは?【記載事項や注意点について徹底解説します】

記事更新日:2021年08月26日 初回公開日:2021年06月30日

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在籍証明書の書き方や、内容をご存じでしょうか。在籍証明書は人事部や総務部に所属していれば、一度は目にすることがある書類の一つです。しかし、在籍証明書はある日突然申請を受けることも多く、事前準備が整っていなくて焦ってしまうことも多いでしょう。在職証明書は住宅を購入するときや、子供を保育園に入園させるなど、人生の節目で必要になるとても大事な書類です。今回は在職証明書とはどのような書類なのか、必要になる場面と申請をされたときどのような手順で発行するのか、どのような記載事項があるのかをまとめてみました。在籍証明書を発行する際に役立つ情報ばかりなので、事前準備の参考にしてみてください。

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在籍証明書とは

企業への在籍を証明する書類

在籍証明書とは現在就業している会社、または就業していた会社に所属していた事実を証明する書類です。企業によっては在職証明書や就業証明書など呼称が違うことがあります。在籍証明書は主に在籍していた企業の人事担当者が作成し、正社員やアルバイト、パートタイマーなどの雇用形態にかかわらず、すべての従業員が発行の対象です。書類の書き方に決まったフォーマットは無いので、発行を依頼された場合はどのような項目を記載するのかをよく確認し、証明書を発行しましょう。

在籍証明書と退職証明書の違い

在籍証明書は発行の義務はない

在籍証明書と退職証明書は似たような役割があると思われがちですが、この2つには明確な違いがあります。在籍証明書は現在会社に所属しているか、あるいは所属していたかを証明する書類です。会社に在籍中でも取得することができます。在籍証明書は法律上、発行の義務は無く、在職者と退職者ともに任意で発行される証明書となります。一方で退職証明書は会社を退職したことを証明する書類です。こちらは退職者のみが取得できる書類であり、退職者が発行を依頼した場合は、労働基準法第22条の規定により退職日から数えて2年間は退職証明書を発行する義務が発生します。退職証明書の発行には期限がありますので発行する際はそのことを頭に入れておくと良いですね。

必要とされる場面が違う

在籍証明書と退職証明書では必要とされる場面が異なってきます。在籍証明書が必要な場面としては、保育園の入園審査や住宅の審査などがありますが、これらはいずれも現在の就労状況や、年収を確認する目的のために在籍証明書を提出させます。退職して無職の場合は、審査基準に満たないといえるので退職証明書の提出は必要が無いのです。一方で退職証明書が必要になるのは、転職の時や失業保険の手続きをするとき、国民健康保険や国民年金に加入するときです。退職後は色々な手続きが必要となります。その手続きを円滑に行うために退職証明書が必要となるのです。

在籍証明書が必要な場合

外国人労働者がビザの手続きを行うとき

外国人労働者がビザの手続きを行う時は在籍証明書が必要です。労働することを目的として、日本に住んでいる外国人は在留資格を得なければ日本で働くことはできません。在留資格とは、外国人が日本で活動を行うことにより日本に在留することができる資格のことを言います。この在留資格がないと、外国人はビザの申請や更新を行うことができず、日本で就業することもままならなくなります。在留資格を得るためには在籍証明書が必要となりますので、発行依頼があったら速やかに対応しましょう。

転職するとき

在籍証明書は、転職や採用試験に応募の際に提出を求められることがあります。転職するときは履歴書にこれまでの職業の経歴を記載の上、企業に応募をします。この応募の際に在籍証明書を履歴書と一緒に提出することにより、履歴書の経歴が正しいことを確認でき、企業から信頼を得ることができるのです。転職する方には強い味方となる在籍証明書ですが、転職先が外資系企業の場合は注意が必要です。外資系の企業に転職する場合に在籍証明書の提出を依頼されたときは、英文の在籍証明書の提出が必要になることがあるので、発行には気を付けましょう。

子供が保育園などに入園するとき

子供が保育園などに入園するときも在籍証明書が必要となります。現代は共働きの家庭が多くなり、働くワーキングマザーの姿を見ることも珍しくはありません。しかし、子育てをしている女性が働くためには、子供を保育園などに預ける必要があります。保育園は家庭に代わり子供を保育する施設の為、保育園を利用するためには働いているから子供を預けたいという証明を保育園側に示さなければならないのです。子供を預けたいという証明をする役割を在籍証明書が担ってくれるのですね。

引っ越しや住宅ローンの審査をするとき

引っ越しや住宅ローンの審査をする時も在籍証明書が必要となることがあります。なぜ在籍証明書を提出するのかというと、安定した収入があるかどうか確認するのが目的だからです。賃貸の場合は①きちんと働いている②年収から推測して毎月家賃を支払うことが可能かを判断します。住宅ローンの審査の場合は①勤続年数と在職状況②年収から推測して返済能力があるか、以上を見極め審査します。引っ越しや住宅ローンの審査に在籍証明書が必要なことの共通点は、勤務先があり、これから先の支払い能力があるかを証明するという点でしょう。

在職証明書の発行手順

発行の申請を受ける

在籍証明書は、従業員もしくは退職者から発行の申請があった場合に発行します。在籍証明書には決まったフォーマットは無く、法律で記載項目や様式は定められていません。そのため申請者の希望する記載項目が記載されている在籍証明書を作成することができます。定められた記載項目や様式が無いということは、自社でフォーマットを作成することや既存のフォーマットを使用することも可能なので、あらかじめ在籍証明書のフォーマットを作り申請に備えるというのも良いでしょう。

必要な項目を確認する

前項でも述べましたが、在籍証明書には定められた記載項目や様式はありません。そのため在職証明書に記載する項目は、提出先が必要とする事項をしっかりと記載することが大切です。提出先との行き違いを無くすためにも、在籍証明書を作成する際は記載内容をきちんと確認しましょう。申請者と作成者の間できちんとコミュニケーションを取るのが、スムーズに在籍証明書を作成するコツです。①申請者は提出者に記載事項をきちんと確認する②作成者は申請者と情報のすり合わせを行う。双方で情報を共有し、スムーズに在籍証明書を作成できるようにしたいですね。

形式を決定して作成する

在籍証明書の記載事項を確認したら、今度は作成する書類の形式を決定しましょう。在籍証明書を一から作るのはとても手間と時間がかかります。インターネットには既存のフォーマットの形式がアップされていますので、それを利用するのがとても手軽で簡単な方法です。インターネットで手に入れられる形式で代表的なものはExcelやWordそしてPDFなどがあります。それぞれにメリットとデメリットがあるのでそれらを慎重に考えた上で導入を検討するのが良いでしょう。

在職証明書の記載事項

氏名などの基本情報

在籍証明書を作成する際には、以下の基本情報がきちんと記載されているかを確認しましょう。①氏名②性別③生年月日④住所⑤採用した年月日⑥会社の捺印と印鑑欄、以上の6つの基本情報です。これらは間違えて記載してしまうと、新たに在籍証明書を作成しなければならなくなるなど、手間がかかる上に申請者に大きな損失を与えてしまう可能性も否定できません。特に⑥の会社の捺印と印鑑欄は、在籍者がその会社への在籍を証明するものにもなるので非常に大事です。記載漏れ、捺印漏れがないようにしましょう。

勤務に関する情報

申請者の勤務に関する正確な情報を記載することも大切です。就業している企業でどのような職種に就いているのか、雇用形態や勤務日数などの情報も記載しましょう。特に就業年月日と勤務期間の記載は、申請者が転職する場合に履歴書の内容と相違が無いかを確認するための証明書となるので、間違いの無いように記載をすることが重要です。勤務情報を記載することは、申請者が就業した会社でどのような業務をしていたかを確認する指標となりますので、できれば漏れがなく記載をしたいところですね。

給与に関する情報

在籍証明書には在籍時の給与の情報も記載しましょう。住宅ローンの審査や賃貸の入居審査の際は、在籍証明書に記載された給与の額で支払い能力があるかどうかを判断します。給与の記載がないと住宅ローン等の審査ができず、在籍証明書を再度申請する事にもなりかねません。二度手間にならないためにも正確な給与の情報を記載することが大切です。給与情報は大変センシティブな情報となります。情報漏洩を防ぐため、取り扱いには十分に注意をし、他人に情報が漏れないように気を付けましょう。

在籍証明書を作成する際の注意点

氏名や住所の変更がないか確認する

結婚や離婚などで氏名が変わる、転居することにより住所が変わった場合は在籍証明書の発行依頼をしたときと、実際に発行したときの記載内容に違いが出てくることがあります。これは従業員が氏名や住所に変更があったときに担当部署に届け出ていない、または退職後に氏名や住所の変更があった等、人事情報が更新されていないときに起こりがちです。このような相違を防ぐために、在籍証明書を作成するときは、必ず氏名や住所の変更が無いかを事前に確認するようにしましょう。

個人情報の取り扱いに注意する

在籍証明書は発行依頼者の氏名や、住所などの個人情報が多く記載されています。そのため個人情報の取り扱いは厳重に注意しなければいけません。情報漏洩が無いように個人情報は丁重に取り扱いましょう。また、申請者に対しても注意を払うことが必要です。電話やメールなどで在籍証明書の申請をされたときは、本人確認書類のコピーなどの提出を義務付けましょう。作成した在籍証明書はできれば直接手渡しすることが理想ですが、郵送で送付しなければならない場合は記録扱いにすることが重要です。

英語で作成する場合もある

申請者の転職先が外資系企業の場合は、在籍証明書を英語で作成しなければならないことがあります。英文で在籍証明書を作成するときも、基本的な記載情報は日本語で作成するときと変わらないことに留意しましょう。英文で在籍証明書を発行する際、作成者が英文に精通していればいいのですが、なかなかそうもいかないことが多いです。英文で在籍証明書を作成できない時は、インターネット上にある既存のフォーマットを使うか、今、使用している日本語のフォーマットの記載事項を英文に差し替えて作成しましょう。一度フォーマットを作成すれば何度でも使えるのでおすすめです。

まとめ

在籍証明書の作成をスムーズに行いましょう

在籍証明書の作成をスムーズに行うためには、申請者も作成者も互いにコミュニケーションを取り、記載事項をきちんと整理することが大事です。情報を整理することでストレスなく在籍証明書を作成することが可能となります。今回は、在籍証明書についてどのような役割をもっているのかということから、在籍証明書の作成手順と作成するときの注意点をまとめましたが、いかがでしたでしょうか。在籍証明書は個人が会社に就業していることを示す大切な書類です。在籍証明書の申請をされたときは、速やかに発行することができるように準備を整えておきましょう。

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