BPOサービスとは？【活用例やメリット・デメリットを解説】

記事更新日：2020年04月20日｜初回公開日：2019年12月18日

大手企業や中小企業でも導入が加速しているBPOサービスをご存知でしょうか。他社と差をつけたい、会社にかかる経費や人件費のコストをカットしたいと思っている企業におすすめしたいのが、BPOサービス。アメリカは日本よりもBPOサービス業が普及していますが、現在日本でもbpoサービスの市場規模は拡大しています。今回は、BPOサービスの概要から、BPOサービスを利用したときのメリットまで幅広くお話しします。この記事を読んで、BPOサービスに関する知識を深め、今後の会社の成長に繋げてください。

bpoサービスとは

自社の業務プロセスを外部に委託する事

BPOサービスとは、自社の業務プロセスを外部に委託することです。BPOサービスはアウトソーシングの一つで、ビジネスプロセスアウトソーシングの略。アウトソーシングと聞くと、業務代行や人材派遣を想像するかもしれませんが全く別物です。分かりやすく言うと、BPOサービスは事務処理などのバックオフィスの一部の部門を外部に委託すること。経理部門や人事部門、コールセンターなど様々なサービスを丸投げできるので、社員は会社の本質的な仕事に注力できるのが特徴と言えるでしょう。

従来までのアウトソーシングとの違い

これまでのアウトソーシングとの違いとして、BPOサービスは経営戦略の一つとして業務を請け負う点があげられます。BPOサービスは他のアウトソーシングと違い、会社の一部の部門をそのまま外部に任せます。そのため専門性の高いサービスを利用でき、社内の人件費や経費のコストを削減することも可能になるでしょう。自社でバックオフィス業務を行うより、品質が高いサービスを安く利用できることから、経営戦略の一つとしてBPOサービスを取り入れる企業が多くなっています。

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BPOサービスが注目される背景

経営資源のさらなる有効活用が求められている

経営資源をさらに有効活用するためにBPOサービスが注目されるようになりました。経営資源とは企業が利用できる、ヒト、モノ、カネ、情報、時間、知的財産の6つ資源のこと。この6つの資源をうまく活用することで、他社との差をはかり、企業の発展に繋げることができると考えられています。実際にBPOサービスを利用したことによって多くのメリットを感じ、生産性や付加価値向上の効果を得ることができたと言う事例もあがっています。

BPOサービスのメリット

経営資源の有効活用による競争力の強化

BPOサービスを導入することで経営資源を有効に活用でき、競争力を強化することができます。BPOサービスを導入したときの最大のメリットは、自社の本業に集中できる点です。BPOサービスを利用すると、売り上げに直結しない経理や事務処理などのノンコア業務を外部に丸投げすることになるでしょう。そうすればこれまでノンコア業務のために割いていた時間や社員を浮かせることができます。売り上げに直結するコア業務に時間や人材を投下することができるので、競争力を強くさせることが可能でしょう。

業務の効率化が見込める

bpoサービスを利用すると、業務の効率化を見込むことができる点もメリットです。BPOサービスを利用すれば、バックオフィスの業務の全てを外部に任せるので、自社で事務処理をする必要がなくなります。またBPOサービスはバックオフィスの業務を専門的に取り扱っていることから、BPOサービスを利用するだけで高品質なバックオフィス部門が完成することでしょう。企業はコア業務に集中し、ノンコア業務は高品質ものを外部から取り入れることができるので、会社内で業務の効率化を見込むことができます。

コスト削減を期待できる

BPOサービスを利用したときのメリットとして、コスト削減を期待できる点があげられます。BPOサービスを取り入れると、会社の一部の部門を丸投げすることができます。そうすれば、今まで会社に設置していた部門の解体や縮小により、部門にかかっていた人件費や経費を抑えることができるでしょう。BPOサービスを利用すると、外部に委託するための費用はかかります。しかし、これまで以上に高品質なバックオフィス業務を安く取り入れることができると考えると、メリットは大きいと言えるでしょう。

セキュリティー対策面を強化できる

BPOサービスを利用すると、セキュリティー対策面が強化できる点もメリットの一つです。セキュリティー対策を強化するためには、専門性の高い知識を持つ人材が必須です。また、新しいセキュリティーシステムを導入する必要もあるでしょう。しかし、実際にセキュリティー対策を専門にした人材を採用したり、新しいシステムの導入には多大なコストがかかります。専門性の高いセキュリティ管理業務を提供しているBPOサービスを導入すれば、安いコストですぐにセキュリティー面を強化にすることも可能でしょう。

グローバル化への対応が可能になる

BPOサービスを利用すると、グローバル化への対応が可能になることもメリットの一つでしょう。現在はBPOサービスを、日本国外の会社に委託するオフショアリングも注目されています。BPOサービスを海外の企業に委託する事で人件費を更に抑えることもできます。また、海外の技術を国内に取り入れることや、時差を利用した事業展開をすることも可能になるでしょう。そして、国内のBPOサービスでも多言語対応ができる企業が増えています。グローバル化を目指している企業にとってもBPOサービスはおすすめです。

BPOサービスのデメリット

業務ノウハウの蓄積が困難

BPOサービスを利用したときのデメリットとして、業務ノウハウの蓄積が困難になることがあげられます。BPOサービスはある部門を外部に完全に委託してしまうので、委託した業務については社内にノウハウを残すことができません。ノンコア業務の業務ノウハウも蓄積していきたいと考えている企業にはBPOサービスは少し不向きかもしれません。逆にノンコア業務のノウハウを蓄積することは重要視せず、自社のコア業務に注力したいと考えている企業にはBPOサービスはおすすめだと言えるでしょう。

従業員のモチベーションの低下

BPOサービスを利用したときのデメリットとして、従業員のモチベーションが低下する点もあげられます。BPOサービスを利用することで、人件費や経費にかかるコストを削減することはできるかもしれません。しかし、今までバックオフィス部門で働いていた社員たちの異動が必要となってきます。最悪の場合、リストラの可能性が出てくることもあり、社員たちの不安や不満の原因にもなりかねません。BPOサービスを利用することで、従業員のモチベーションが下がってしまう可能性があることを会社側は懸念しておく必要がありそうです。

BPOサービスの活用例

事務代行サービス

BPOサービスの例として、事務代行サービスをご紹介します。ノンコア業務と言われる、売り上げに関与しない業務の多くは事務業務。データ入力から、書類の作成や管理、アンケート調査の実施や郵便物の発送など事務業務の内容は多岐にわたります。事務業務は仕事内容の幅も広く、手早く正確に処理する必要があります。専門性の高い事務代行のBPOサービスを導入することでコストを削減するのと同時に、高品質なバックオフィス環境を手に入れることができるでしょう。

コールセンター

BPOサービスの例として、コールセンター業務をご紹介します。コールセンター業務には、電話の取次ぎから、クレーム対応などのお客様対応、アンケート調査の実施など様々な業務があります。実際にコールセンターのBPOサービスを利用している大手企業も多く、お客様対応に力を入れている企業が多いと言えるでしょう。24時間365日コールセンター業務を行ったり、外国語にも対応できるBPOサービスも存在します。特にお客様満足度を向上させたいと考えている企業にコールセンターのBPOサービスはおすすめです。

BPOサービスのポイント

実績・該当業務に関する専門性はどれくらいか

BPOサービスを実際に利用するときは、実績や業務に関する専門性がどれほどあるかを確認しましょう。これまでの実績や専門性の高さを知ることで、信頼できるBPOサービスを提供しているかを見極めることができます。BPOサービスを取り扱っている企業でもそれぞれ強みは違います。外部に完全に委託したいと考えている部門の業務を専門的に取り扱っているBPOサービスを探してみましょう。年間何社に利用されているか、どんな企業がそのBPOサービスを利用しているかを知ることで、これまでの実績を知ることができます。また補足情報として、多言語に対応しているか、休日や夜間も対応しているかを知っておくのも良いでしょう。プラスアルファの情報を知っておくと、BPOサービスを実際に利用するときの決め手となるかもしれません。

企業規模はどのくらいか

BPOサービスを実際に利用するときは、BPOサービスを提供している企業の規模も確認しておくべきです。1つではなく、いくつかのBPOサービスを導入したいと考えている企業もあるでしょう。またBPOサービスを導入してから、他に導入したいBPOサービスが増えることも十分考えられます。BPOサービスを提供している企業の規模が大きくなると、様々な分野で多くのBPOサービスを展開していることが多いです。今後委託したいサービスが増えたときのことも考えると、様々なBPOサービスを展開している規模の大きな企業を選ぶと良いでしょう。規模の大きい企業を選ぶことで、再度BPOサービスを提供している会社を探す手間を省くことができます。反対にBPOサービスを限定して利用したい場合は、それほど規模が大きくない企業のBPOサービスを利用するのもいいでしょう。

情報セキュリティーに関する意識の高さはどの程度か

BPOサービスを実際に利用するときは、BPOサービスを提供している企業の情報セキュリティーに関する意識の高さを確認しておきましょう。特にバックオフィスの業務は個人情報を多く取り扱います。セキュリティー上問題なく業務を遂行するためにも、セキュリティーに関する意識が高い企業のBPOサービスを利用すると安心でしょう。また、情報セキュリティーに関する部門を一括委託したい場合は、情報面のセキュリティーの意識の高さも確認しておく必要があります。BPOサービスを提供している企業には、プライバシーマークやISMS等を取得しているところもあります。これらのマークを取得している企業は、客観的に見てもセキュリティー意識が高いと言えるでしょう。

価格設定が適正であるか

BPOサービスを実際に利用するときは、利用したいBPOサービスの価格設定が適正であるか確認しましょう。これまでかかっていた経費と、BPOサービスを導入したときの経費とを比較し、どれほどコストがカットできるのか見積もっておく必要があります。BPOサービスを導入しても、これまでのコストを上回るようならばBPOサービスを導入してもコストがかさんでしまい、導入するメリットがありません。また、BPOサービスを提供している会社によってサービスの料金形態は様々です。日計算でBPOサービスを導入できる企業もあれば、会社の売り上げによって月料金が変わったり、委託する期間によってサービス料が変わる場合もあります。自分の会社にはどの料金形態が合っているのかも考えておきましょう。

BPOの活用は企業価値を大きく高める経営戦略

BPOサービスの活用は企業価値を高めるための経営戦略と言えるでしょう。BPOサービスを活用している企業は年々増加しています。その背景には、経営戦略の他にも多くのメリットがあるからです。経費や人件費のコストを削減したい、コア業務に集中したいと思っている企業には特にBPOサービスはおすすめでしょう。他の企業との差別化や競争力の強化のためにも、自社に合ったBPOサービスを導入して、効率よく会社成長を目指してみませんか。