適切な人員配置とは?【人事管理システムを活用した人員配置を紹介】

記事更新日:2020年10月08日 初回公開日:2020年10月08日

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貴社では人員配置を適切に行えていますか。そもそも人員配置とは収益の増加や業務効率を上げるために社員の特性に合った部署へ社員を配属させる人事システムのこと。仕事に対する社員のモチベーションや企業に対する社員からの満足度が向上するため、社員にとっても企業にとっても人員配置を適切に行うことが重要になってきます。今回は人員配置の概要、人員配置を行うメリットデメリットについてお話ししていきます。人事管理をより良いものにしたいと考えている企業の方はこの記事をぜひ参考にしてみてください。

人員配置とは

社員を特性に応じた部署へ配置し業務効率や収益を上げること

人員配置とは社員の特性に合った部署へ社員を配置することにより、業務の効率や収益の向上を目指すことを意味します。スキルや経験、長所、価値観は社員1人1人違います。また社内の部署もそれぞれどんな社員を求めているかニーズが異なることでしょう。人員配置を適切に行えていない場合、収益の減少や業務効率の低下はもちろん、退職者の増加や企業に対する社員からの評価も下がってしまいます。企業側は会社の発展のためにも社員1人1人の特性を見極め、適切に人員配置をすることが重要と言えるでしょう。

人員配置の種類

人事異動

人員配置の種類の1つに人事異動があります。人事異動には部署の異動や転勤、出向などが考えられるでしょう。数年に一度人事異動を行うジョブローテーションを実施している企業が現在増加しています。ジョブローテーションを行うことで社員は会社で行っている業務を幅広く知ることができ、会社側は社員の能力を活かせる場所を見つけることができるでしょう。またこれまでの人事異動の経験から社員自身が企業や部署の問題点などを発見できるかもしれません。社員の積極性を促すためにも人事異動を行ってみるのはいかがでしょうか。

役職変更

人員配置の種類には昇進などの役職変更もあるでしょう。経験やスキルを積んで積極性も高い社員の職位を上げたいと考えていませんか。仕事のやりがいをこれまで以上に感じられる点や給与が増加する点は社員にとっても大きなメリットとなるでしょう。特にリーダーシップを取れる社員や責任感のある社員の場合、昇進させることで社員のモチベーションを向上させることができるかもしれません。昇進などの役職変更を行う際は社員がプレッシャーを感じすぎないよう企業側がフォローすることを忘れないようにしましょう。

雇用形態変更

人員配置の種類に雇用形態の変更もあるでしょう。働き方は多様化しており、正社員や契約社員、パートタイム、アルバイトなど様々な雇用形態が存在しています。現在雇用している契約社員やパートタイム労働者の中には正社員として働きたいと考えている人もいるかもしれません。正社員になれば社会保険を利用できる点や賞与が与えられる点、雇用が安定している点など従業員はいろんな面でメリットを感じることができるでしょう。有望な人材を正社員として迎え入れることで企業側も安定して雇用でき、今後の会社の発展に繋げられるかもしれません。

新規社員の採用

人員配置の種類に新規社員の採用もあるでしょう。収益の増加や新規事業の開始、企業規模の拡大のために新しい社員を雇用したいと考えている企業があるかもしれません。新卒採用で社員を雇用する場合、会社にフレッシュさをもたらすことができる点や将来の幹部候補を育成できる点がメリットでしょう。中途採用で新しい社員を雇用する場合は即戦力を確保できる点や教育にかかるコストを削減できる点がメリットです。自社ではどのような人材を確保したいかを考えた上で新規社員の採用活動を行うといいでしょう。

契約の解除やリストラ

人員配置の種類には契約の解除やリストラも考えられるでしょう。リストラは解雇だけでなく降格や減給なども含まれます。契約の解除やリストラを行うことで企業側は大幅に人件費を削減できる点や積極性やスキルが高い社員のみを残すことができるというメリットを感じられるでしょう。契約の解除やリストラを円滑に進めるためには社員を納得させられるかが重要。近年では社員の中から退職希望者を募る希望退職制度や早期退職制度を活用している企業が増えているようです。

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人員配置のメリット

労働環境の改善

人員配置を行うメリットに労働環境を改善できる点があげられるでしょう。自身の特性に合っていない部署に配属され業務をしていた社員の中には、仕事が進まず仕方なく残業するしかなかった人もいたかもしれません。社員の特性を活かした人員配置を行うことができれば、社員の生産性の向上が期待できます。人員配置を行い社員の特性に合った仕事をすることによって残業にかかる身体的、精神的なストレスを軽減させることが可能です。また企業側としては社員の残業が減ることにより残業に関するコストの削減や、社員からの満足度を向上させることができるでしょう。

人件費の削減

人員配置を行うメリットに人件費を削減できる点があげられるでしょう。1つの仕事に時間がかかり過ぎていると社員に対して感じたことはありませんか。社員の個性や経験を踏まえたうえで人員配置をすることにより、社員の業務効率の向上が期待できます。またある部署では仕事が捗らなかったとしても、違う部署へ移動したことがきっかけで能力が開花される社員もいるようです。業務効率が上がれば社員1人に対して任せられる仕事量も増えてきます。その結果、これまで1つの部署に割いていた人員を減らすことも可能になるでしょう。

社員満足度の向上

人員配置を行うメリットに社員満足度を向上できる点もあげられるでしょう。積極的に仕事に取り組み会社の利益を上げてもらうためにも、社員が企業に対して良いイメージを持てているかが重要になってきます。企業の方向性や雇用形態、職場の空気、業務に対する充実感などが社員満足度に関係してきます。社員が希望する部署や働き方を尊重した人員配置を行うことで社員満足度の向上に繋げることができるでしょう。社員満足度が向上すれば離職率も下がるので安定して社員を雇用できるようにもなるのは企業にとっても嬉しい点かもしれません。

社員の成長を促進できる

人員配置のデメリットには売り上げに直結しない点があげられます。人員配置は業務効率を上げ企業の収益を向上させるために行われますが、人員配置を行ったからと言って必ず収益が増加するとは言い切れません。新規社員の採用や社員の部署異動を行った場合、社員が業務に慣れるまで一時的に業務効率が落ちてしまう可能性が考えられます。またリストラや部署の人員削減を行った場合も同様に人手不足から業務効率が落ちることがあるでしょう。人員配置を行った際、売り上げが一時的に伸び悩む可能性があることを把握しておきましょう。

人員配置のデメリット

売上に直結しない

人員配置のデメリットには売り上げに直結しない点があげられます。人員配置は業務効率を上げ企業の収益を向上させるために行われますが、人員配置を行ったからと言って必ず収益が増加するとは言い切れません。新規社員の採用や社員の部署異動を行った場合、社員が業務に慣れるまで一時的に業務効率が落ちてしまう可能性が考えられます。またリストラや部署の人員削減を行った場合も同様に人手不足から業務効率が落ちることがあるでしょう。人員配置を行った際、売り上げが一時的に伸び悩む可能性があることを把握しておきましょう。

社員のスキルの向上が見込めない可能性もある

人員配置のデメリットには、社員のスキル向上が見込めない可能性があることもあげられます。社員の学歴や経歴、社員や部署からのニーズなどを元に人員配置を決定することでしょう。しかし適切と思われた部署へ社員を配置したとしても社員の特性や部署の空気感など様々な要因が重なり、思ったようなスキルの向上が見受けられないことも考えられます。また社員のプライベートが原因で自身の能力が発揮できないこともあるかもしれません。スキルの向上が見込める場合もあれば見込めない可能性もあることを必ず覚えておきましょう。

人員配置を最適に行うためのポイント

業務にかかる社員数を把握する

最適な人員配置を行うためには業務にかかる社員数を把握することがポイントでしょう。現在会社の各部署にどれほどの人員を割いているかを把握できていますか。現在の人員配置を可視化したうえで、現在行っている会社での業務に何人の人員が必要か改めて考えてみましょう。今後新しい事業に挑戦したいと考えている場合や、力を入れたいと思っているプロジェクトがある場合などはこれまでの人員配置を見直す必要があるかもしれません。また雇用形態によってどのように業務内容を区別しているかもこの機会に改めて考えておくといいでしょう。

部署ごとのニーズを調査する

最適な人員配置を行うためには部署ごとのニーズを調査することもポイントの1つでしょう。それぞれの部署からのニーズを聞かずに企業の上層部のみで人員配置を決定した場合、各部署から不満の声が上がる可能性があります。また部署のニーズを調査せず人員配置を行ったことが原因で人員が極端に減り残業が増えてしまったり、時間を持て余してしまう社員が出てくる可能性も考えられるでしょう。人員配置を行う前には部署ごとにどんな人材が欲しいか、人員は足りているかなどあらかじめ調査したうえで人員配置を決定するようにしましょう。

社員の希望を調査する

最適な人員配置を行うために社員の希望を調査することもポイントの1つでしょう。社員によって経歴や家族構成、将来の自分像は異なります。小さな子どもを育てている社員を残業や業務量が多い部署に配属してしまうと負担が大きくなり、仕事を続けるのが難しく感じてしまう可能性があります。また社員の中には持病を抱えていたり、家族の介護をしながら仕事をしている人もいるかもしれません。社員1人1人のニーズを聞いたうえで人員配置を行うことで会社に対する満足度の低下を防ぐことができるでしょう。

人員配置後の効果を測定する

最適な人員配置を行うために人員配置後の効果を測定することもポイントの1つです。人員配置は一度だけではなく、何度も繰り返し行われるもの。人員配置を行った結果どのような効果がもたらされたのか今後のためにも知っておく必要があるでしょう。異動した社員や部署のトップにヒアリングを行ったり、業務効率が上がったか収益に変動はあったかなどを調べるといいかもしれません。特に収益や社員の成績は数値化しやすいため、今後人事配置を行う際に重要なデータとして利用できるでしょう。

人事管理システムを導入する

最適な人員配置を行うために人事管理システムを導入するのもポイントの1つかもしれません。企業規模が拡大し社員の情報が管理しづらいと悩んでいませんか。デジタル化が進み、近年では人事管理システムを導入して人員配置を行っている企業が増加しています。人事管理システムは社員の名前や生年月日などの基本情報、また給与や部署、昇格に関する情報までを1つにまとめたシステムのこと。人事管理システムを利用することで社員の育成を円滑に行い、人事管理に関するミスも削減できると言われています。

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まとめ

人員配置を適切に行い会社の発展を目指しましょう

人員配置を適切に行うことで業務効率や社員のモチベーションの向上、収益増加など様々なメリットを感じることができるでしょう。デジタル化が加速し人事管理システムをはじめ、エクセルやアプリなどを利用して人員配置を行っている企業が増えています。適切な人員配置を行いたいと考えている企業の方は上記のような媒体を利用して人事管理を行うのもおすすめでしょう。人員配置は経営戦略の1つ。人員配置を行う際のポイントを押さえたうえで貴社でも人事管理を行ってみてはいかがでしょうか。

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