おススメのシフト管理システムを比較してみました!【メリット・無料のシステムもご紹介!】

記事更新日:2020年05月31日 初回公開日:2019年09月13日

人事・労務お役立ち情報 用語集
シフト管理は従来、エクセルを活用した管理方法や手で紙に記入していく管理方法が主流でした。今ではITを活用したシフト管理システムの利用が主流になっています。まずスマートフォンのアプリから希望の出勤日や休暇日などを入力。そして管理者のスマートフォンやPCからシフトを簡単に自動作成してくれるような機能が備え付けられています。従業員の出退勤時の打刻もアプリで可能、勤怠データをクラウド上で管理できる機能があるシステムも登場しています。シフト管理のIT活用によるシステム化では従来シフト管理にかけていた時間を大幅に短縮できるようになりました。

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シフト管理システムとは

PCやスマホ、タブレットを用いてシフト管理を容易にするもの

PCやスマホ、タブレットを導入することによって、従業員の勤怠データを一括管理することができます。そのため、個別に管理しなければならなかったデータの効率化が可能。シフト管理のシステム化により、管理が行いやすくなるためデータの入力漏れやミスなどが大幅に軽減できるようになりました。PCやタブレットを用いて、作業員のシフト管理や勤怠状況を一元化管理するための作業には専用のアプリが必要です。しかし、アプリは簡単にダウンロードできるので総合的にはシフト管理を容易にするものです。現在のシフト管理システムでは専用端末の導入や複雑な手続き、システム構築の必要はありません。

シフト管理システム導入の管理側のメリット

紙やエクセルでの作業が無くなり作業が楽になる

シフト管理システムは導入するアプリによって、給与計算システムとデータを連動させることができるものがあります。これまでExcelなどで勤怠管理をしていた場合は、給与計算システムとは別に、データを入力する手間をかけていたかもしれません。しかし、アプリで管理された情報がそのまま給与計算ソフトに反映されるため、計算と入力の手間を省くことが可能です。紙やエクセルでの作業が無くなり作業が楽になります。管理者側で作成したシフト表を印刷や写真撮影することなく、アプリ上で確認できることもメリットの1つでしょう。

シフト管理をシステムが行うのでミスが減る

シフト管理システムを使うとシフト作成は希望のシフトを元に自動でシフト作成が出来るシステムがほとんどです。また、社員ごとの勤務形態を登録でき、状況に合わせたシフト作成が可能です。またシフト管理が紙管理やエクセル管理の場合、転記漏れやミスが発生しがちです。シフト管理システムの導入のメリットはシフト作成を人の手ではなくシステムに任せて自動化することで、工数を削減し入力のミスを防げるでしょう。また、システム上でシフト申請、作成、公開、変更を行うことで業務効率化とペーパーレス化が可能です。シフト管理システムの導入は人件費や消耗品の削減効果もあるでしょう。そして、遠隔地からでもスマートフォンのアプリやブラウザを通じて打刻できるものもあり、リモートワークにも適しているでしょう。

複数店舗を展開している場合店舗間のシフト調整が素早くできる

自店舗内では人員不足を解消できないことがあるため、店舗の垣根を超えたヘルプ体制が必要になるケースがあります。しかし、従来はヘルプを依頼するには、自店舗の不足人数を把握するとともに、他店舗のシフト状況を確認できる環境が必要でした。シフト管理システムにより一元管理された状態であれば、自店舗だけでなく各店舗のシフト状況を確認できるため、店舗間のスムーズな連携が可能になるでしょう。各店舗につながりが生まれ、連携してシフトを調整できることにより、ヘルプ体制を強化でき、急な人手不足や繁忙期などにも対応しやすくなります。

平等にシフトが割り振られるので不平等な状況が無くなる

また、シフト管理システムはそのツール内で仕事内容やスタッフのスキルなどを「人時」の単位で管理することで、日ごと・月ごとに必要となる人時も可視化されます。偏りやムラのないシフト配置が可能になります。今まで能力の高いスタッフに負担が大きかった企業ではクラウド化することで全スタッフのスキルや希望が可視化。その結果、モチベーションを高めるシフト管理ができるようになるのです。平等にシフトが割り振られるので不平等な状況が解消します。人手が余ったときに他の店舗へ応援を送ることも実現可能でしょう。

シフト管理システム導入による従業員側のメリット

自分のシフトをスマホで確認する事が出来る

システム導入について、従業員側のメリットも明らかにしましょう。シフト管理システムにスタッフを招待することによって、スタッフは希望シフトおよび休み希望をアプリから提出できるようになります。紙やメールで集める手間が削減されるでしょう。また希望シフトの提出依頼はスタッフに自動で通知可能です。スタッフの希望シフト提出忘れを防ぎ、催促する手間も省けます。希望シフトは、シフト表に自動で反映されるので、転記する手間も解消。あとは、シフト表を参考にしながらシフトを組むだけです。

希望シフトをスマホで提出する事が出来る

シフト管理システムのメリットは、自分のシフトをスマホで確認する事が出来ることです。シフト申請、シフト決定時のシフト確認がスマホ上で確認出来ます。また管理者への欠勤申請やシフト変更申請などのやりとりがシフト管理システム上でできるようになるので様々なツールの導入は不要になるでしょう。シフト管理システムにスマホアプリがある場合、学生なら授業中や電車の中などいつでもどこでも依頼や確認が出来ます。電話やメールでのやり取りが大幅に減るでしょう。管理者もスタッフも本来業務に集中できますね。

出勤時間や提出期限をスマホの通知で教えてくれる

シフト管理システムは通知機能も充実しているでしょう。シフトの提出期限は忘れがちで厄介なもの。そこでシフト管理システムならシフトの提出期限のプッシュ通知機能があるアプリがあるシステムもあります。また、出勤日や出勤時間のお知らせ機能もあり、アルバイトの日をすっぽかしってしまうなんてことも防げます。このような通知機能は管理者、スタッフにとっても双方にうれしい機能ですね。シフト管理のIT化は従来のメールでのシフトの公表や、店舗の掲示板などのオフラインでは考えられなかったようなメリットを享受できます。

シフト管理システム導入のポイント

職種や社員の規模によって適切なシステムを導入する

職種や社員の規模によって適切なシフト管理システムを導入しましょう。複数店舗を運営しているような企業では複数拠点対応のものを。また小規模なオフィスや店舗であれば、さほど高機能なシフト管理システムでなくても良いでしょう。シフト管理システムの導入は従業員のデータを一元管理することで情報を一箇所に集約することができます。その結果の応用形としてさまざまなデータを比較させ多角的分析も実現です。また、従業員のデータを可視化すると今まで情報の確認にかかっていた時間が短縮されたり、「残業時間と生産性の相関」の分析も可能になるでしょう。

機能により利用料金が様々です

シフト管理システムにはそれぞれ独自の機能を持ったものがあります。シフト作成やシフト管理のみならず、勤怠管理システムとしても活用できます。シフト管理システムの料金は利用人数や他社パッケージソフトとの連携、スマホアプリの有無など機能により様々です。それぞれのソフトの特徴を比べてみて、自社に合ったものを選びましょう。シフト管理システムを選ぶ際に共通の選定ポイントとして、自社に適した打刻方法があるかどうかという視点があります。また、サポート体制はしっかりしているかもシフト管理システム導入の際の比較検討材料になるでしょう。

おススメのシフト管理システム

バイバイタイムカード

バイバイタイムカードの特徴

シフト管理システムは機能も価格も提供ベンダーにより様々です。ここではいくつか代表的なシフト管理システムのソフトウェアご紹介します。まずは株式会社ネオレックスのバイバイタイムカード。これには、独自の「iPad + QRコード」のバーコード打刻があります。また「スマートフォン + GPS」やパソコンや携帯を使った様々な打刻方法も用意されています。パソコンが置けないような現場では、iPadによる操作が便利でしょう。交通や鉄道業などには必須機能といえる「アルコール測定器」の連動もあり、測定データは管理エビデンスとしてに使うことが出来ます。

バイバイタイムカードの料金

バイバイタイムカードはレスポンスタイムが早く、ストレスフリーな勤怠管理が実現可能です。ソフトの価格は利用する機能や従業員数によって見積りとなります。以下、標準価格で見てみます。「バイバイタイムカード」の概略機能としては、WEB打刻機能、携帯電話打刻機能、交通系ICカード打刻機能、指紋・指静脈打刻機能など。推奨社員数は1,000人以上。連携サービスは、弥生給与、給与奉行、PCA給与、TKC、SAP、ORACLE EBS、SMILEシリーズ、OBIC7など。初期費用が250万円からで、利用価格月額が12万円です。あくまでも標準価格なので詳細は見積りの依頼をしましょう。

マネーフォワードクラウド勤怠

マネーフォワードクラウド勤怠の特徴

次に、株式会社マネーフォワード社の「マネーフォアードクラウド勤怠」について。「マネーフォワードクラウド勤怠(MFクラウド勤怠)」は、働き方改革関連の法律にも対応した機能を特徴としています。たとえば、残業時間の上限の規制、勤務間インターバル」制度の導入を促す、残業時の割増賃金率引上げなど。その他、本勤務制・シフト制・裁量労働制・フレックスタイム制などの就業形態に応じて、柔軟にシフト管理・勤怠管理ができます。マネーフォワードクラウド給与とのAPI連携で、給与の自動計算も可能に。

マネーフォワードクラウド勤怠の料金

マネーフォワードクラウド勤怠の料金体系を説明します。利用する会社の規模に応じて「スモールビジネス」「ビジネス」「エンタープライズ」となっています。「スモールビジネス」は小規模法人向けの安価版、「ビジネス」は複雑な会計業務や請求書発行の多い法人向けで、年額はそれぞれ、35,760円と59,760円。これらの上位モデルに「エンタープライズ」があり、上場企業やIPOをご検討の企業向け。料金は規模に合わせた個別対応です。また個人事業主向けにはこれらより安価なものがあります。

シフオプ

シフオプの特徴

株式会社リクルートジョブズのシフオプはすべての店舗のシフト確認を特徴としています。「シフオプ」は、店舗ごとやグループごとなどさまざまな組織設定ができるため、組織に合わせた柔軟な管理が可能。各店舗の店長はもちろん、本部の担当者やエリアマネージャーによる全店舗のシフト管理・指示も可能になります。また、シフト作成と同時に人件費を自動計算できるほか、自動アラート機能により労務コンプライアンスに奏効。シフト作成時の諸々のチェック作業時間をカットでき、業務効率化を目指せます。

シフオプの料金

シフオプは、システム開発のような莫大なコストや時間がかからず、表作成やプログラムの知識も不要ということを特徴としています。クラウド型のためすぐに利用でき、初期費用0円、1ユーザーあたり月額300円(税別)で導入可能。ユーザー1000名以上で割引となり、1000名用の「1000パック」で、27万円、「5000パック」で100万円。導入の際はシフオプ担当者がご利用開始までのサポートがあります。また、導入後の相談も専用サポートセンターが設けられており安心ですね。

oplus

oplus株式会社のシフト管理システム「oplus」は99名までは初期費用、月額費用ともに無料で使うことが出来ます。アカウント開設のみで利用可能。複雑なソフトのインストール作業は必要ありません。Android、ios用のアプリが用意されているのでスマホから便利に使うことが出来ますね。oplusは無料でも複数拠点対応。スタッフのシステムへの招待はSMSで招待できるのも便利な機能の一つでしょう。oplusは分かりやすく、シンプルなUIで、初めてシフト管理システムを導入する企業も安心して使うことが出来ます。

シフト管理システムでシフト管理の効率化を

人件費を抑えるために最小人数でシフトを組んでいると、スタッフの急な欠勤が一人でもいれば対応できないことも多々あります。管理者にとっては人件費とシフトのバランスも頭を悩ませるポイント。また、スキルや経験年数によってスタッフの時給が異なる場合、時給・勤務時間・土日などの割増などの給与計算にも時間がかかります。会社の規模に合わせて、シフト管理や勤怠管理をリモートでできる「シフト管理システム」で、シフト管理の効率化を図ってはいかがでしょうか。

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