【企業向け】社内SNSの上手な使い方

記事更新日:2019年02月01日 初回公開日:2018年05月28日

人事・労務お役立ち情報
業務効率化のために電話やメールだけでなく、社内コミュニケーションに社内SNSを使う企業が増えています。社内SNSのメリットやデメリット、うまく活用していくためのポイントを確認しましょう。

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社内SNSとは?

社内SNSとは、社内限定で使うSNSツール、もしくはシステムのことです。ここ数年で、企業の社内SNSの活用率は急激に伸びています。FacebookやLINEも社内専用にすれば活用は可能でしょう。社内SNSの場合、専用のチャットツールを活用する企業が多いようです。一般的にメジャーなSNS媒体以外にも、ビジネス専用のSNSツールが続々と市場に登場しています。

社内SNSを利用するメリット

社内SNSを利用するメリットをご紹介します。総じて、業務効率の向上や組織内の情報や知識の共有の促進につなげることができます。

気軽な発信

メールに比べるとかなり略式で発信できます。この気軽さが、情報発信や情報共有、連絡や伝達の負荷やハードルを一気に下げます。コミュニケーション自体の活性化が期待できるでしょう。

迅速な情報伝達

急な場合のほとんどは電話が活用されます。相手が電話に出られないときでも、その時にテキスト送信しておけば、伝達漏れも防げます。電話に出られなかった相手も、最短の可能時間に伝達内容を認識できるはずです。自分が話しにくい場所にいるときでも、テキスト送信なので、その時に共有できます。社内SNSのやり取りを確認することで、上司や社内メンバーはリアルタイムで進捗を把握できます。サポート体制の迅速な準備にも役立てられるのです。

共有範囲が広い

電話だと1対1、メールのグループ送信には面倒さが伴うでしょう。社内SNSは、複数でも多数でも即座の情報共有が可能です。

社内SNSを利用するデメリット

社内SNSを利用するメリットを確認しておきましょう。

いつでも、どこでもの際限がない

社内SNSは、いつでもどこでも見れる、返せるという迅速性がメリットです。しかし、これが休憩時間、就業後、休暇や休日にも見れる、返せるという受ける側の義務感や送る側の期待感を生んでしまうこともあるようです。

プライベート化

仕事上のSNSということで、人によっては「内容を考えてしまう」「投稿しづらい」というハードルがあるようです。逆に、一部の社員だけが活発に活用しているといつのまにか、投稿する社員だけが使うツールになってしまいやすいようです。

ストックすべき情報には向かない

新しいメッセージや情報が入るごとに、その都度、過去の情報が上塗りされていくように流れていきます。上書きや削除ではないのですが、のちに検索することには向かないかもしれません。将来まで残しておくべき情報の周知や共有までは、有効だったとしても、受信者のその後の処理は必要となってくるようです。

情報漏洩のリスク

発信しやすいということは、社内の情報が漏れやすいことにもつながります。操作を間違えたか、故意に行ったかに関わらず、セキュリティ上のリスクはあるでしょう。

社内SNSを上手に使うためには

では、社内SNSをうまく活用するための対策をご紹介します。

業務上の利用に限定する

社内SNSを単なるコミュニケーションツールとして導入すると、いろいろなことが投稿されます。すべてを社内SNSに適用しようとすると失敗します。テーマの混在が、利用価値と効率を下げるのです。業務内容以外のことをやり取りしないなど、目的をルール化して共有し、徹底する必要があります。

目的に合うツール選択

まず、誰もが使いやすいシンプルなシステムを使うことが条件となります。複雑な見た目や使い勝手のシステムでは、いずれ誰も使わなくなるでしょう。社内SNSのシステムは多種多様に市場に存在していて、それぞれの機能も異なっています。自社の活用目的を満たし、かつ活用する社員が容易に使えるものを選択しましょう。

小さく始めてみる

はじめから大々的な情報共有のために社内SNSを導入すると、発信内容に対して、受ける側の当事者意識が薄いことが多いです。まずは、一部の社員や小さな部署単位で始められることをおすすめします。自社は、どのような目的で社内SNSを使っていくべきか、情報共有において自社ではどのようなニーズがあるのか、などを見極めてから徐々に広げていくといいでしょう。

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