アクションプランとは【作り方や作成時のポイントについて具体例を交えて解説します】

記事更新日：2024年01月12日｜初回公開日：2024年01月12日

企業が成長を続けるためには、状況に合わせた目標を設定して達成に向けた取り組みが必要不可欠です。しかし目標の達成までのプロセスは長く感じ、社員のモチベーションを保つことが難しいと感じる方もいるのではないでしょうか。目標に応じて必要なタスクを細分化するアクションプランは、効率的な目標達成や社員の達成感につながります。本記事では、アクションプランの必要性やメリット、作成する際のポイントについて紹介します。進捗状況を把握しながら効率的な目標の達成をしたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

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アクションプランとは

目標達成のためのタスクをリストアップしたもの

アクションプランとは、会社が目標を達成するための具体的なタスクをリストアップしたものです。行動計画とも呼ばれ、目標を達成するまでのプロセスを管理して誰がいつまでに何をするかまでを踏まえて策定します。具体的にタスク設定を行うことで、目標達成まで効率よくプロセスを進められるでしょう。アクションプランは中長期的に設定するものと、短期的に設定するものがあります。達成したい目標に応じてアクションプランを使い分けた活用も効果的です。

アクションプランが必要な理由

やることを明確にするため

アクションプランは、やるべきことを明確にするために重要な役割を担っています。目標に応じて最適なタスクを設定しており、行動に迷いが生じにくくなるためです。明確なタスクがあることで、各々がアクションを取捨選択する判断ができるでしょう。目標達成までの無駄のない道筋が明らかになり、より早い段階でゴールに近づくことが可能です。無駄な工程が発生しないため生産性が向上し、社員のモチベーション向上にも期待できます。

効率的にも目標を達成するため

アクションプランの策定は、効率的に目標を達成するために必要な要素です。タスクが定められていることにより、とるべき行動が明確で、結果的に目標達成までのプロセスを無駄なく進められるためです。アクションプランを共有した社員同士は、同じタスクの実行に向けて行動するため、連携も取りやすいでしょう。目標達成まで効率的に進むことで時間や人材などのリソースにも余裕ができるため、さらなる生産性の向上が期待できます。

タスク進捗を把握しやすくするため

アクションプランが策定されていることで、タスクの進捗を把握しやすくなります。タスクの内容や担当者、期限が明確になり、適切に現状を把握しやすくなるためです。タスクの進捗管理がしやすいと、遅延の発生や方向性の違いが生じてもタイムリーな軌道修正ができます。問題点も発見しやすく、トラブルの発生時も原因究明や再発防止策を講じやすくなるでしょう。目標達成のためにはプロセスの管理が必要不可欠なため、アクションプランがあることが大きな手助けとなります。

アクションプランのメリット

社員のモチベーションを維持できる

アクションプランのメリットは、社員のモチベーションを維持できる点が挙げられます。社員が細分化されたタスクをゴールとして達成していくことで、成功体験を感じやすいためです。タスクの実行を重ねていき、最終的な目標達成につながります。日々の業務が目標の達成につながっているという実感がわかないと、意欲が低下することもあります。1つ1つのタスクを完了して大きな目標に近づいているとわかれば、モチベーションを保ちやすいでしょう。

客観的に現状を把握できる

アクションプランがあることで、客観的に現状を把握できるメリットがあります。設定したタスクの達成度により、進捗状況が可視化されるためです。予想外の遅延や問題が発生しても柔軟に対応でき、理想とのギャップがある場合は解決策を考えることができます。場合によっては目標の変更に至ることもあるでしょう。客観的に現状把握ができれば、早い段階で問題点に気がつき、適切な意思決定ができます。そのため、後々の影響も少なく済みます。

アクションプランの作り方

目標を設定する

アクションプランを決める最初の段階では、目標を決めましょう。ただ達成したいことをぼんやりと描くのではなく「いつまでに・何を・どこまで」など、さまざまな切り口で決めることが必要です。数字を用いた具体的な目標を立てることで、進捗状況を客観視しやすくなります。タスク配分も適切に実施できるでしょう。また、1ヶ月や半年間など期間に区切りをつけて目標を立てることも必要です。設定した数値で実現可能な期間を設定することで、メリハリのある取り組みができます。

タスクを書き出す

次に、目標達成に必要なタスクを書き出して設定しましょう。タスクの積み重ねが目標の達成につながるよう、目標に関連する行動をタスクとして設定することが大切です。目標に応じて必要なアクションのボリュームは変わるため、適切なリソース配分のために必要なプロセスです。目標達成までに必要なタスクを明らかにすることで、無理のない人員配置や物的資源の手配ができるでしょう。ここで必要なタスクは洗い出しておかなければいけません。

リソースを配分する

必要なタスクが明らかになったら、実行に移すためのリソース配分を行います。タスク内容に応じて、予算や人材など無理のないリソースを割り当てることが大切です。ここでは、単に必要な人数だけではなく個々の人材が持つ適正やスキル、実務経験も考慮した上での配分が必要です。人数が十分に確保できても、社員のスキルが追いつかず業務が停滞するということもあります。また、万が一進行後に新たなリソースが必要になったときのことを考えておくと、臨機応変に対応しやすくなるでしょう。

タスクの優先順位を決める

タスクのリソース配分が完了したら、優先順位を決めましょう。限られた期間・人材の中で効率的に進めるためには必要不可欠なプロセスです。タスクの中でも重要度の高いタスクや余裕をもって取り組めるタスク、早い段階で終わらせたいタスクなどがあります。タスク同士の相関関係もあるため、手順を誤ると進捗状況に大きく影響するでしょう。この段階でタスクの優先順位を整理し、リソース配分が適切かどうかも考えることが必要です。

期限や納期を定める

タスクの優先順位をもとに、達成までの期間や納期を決めます。タスクごとに、実行可能で余裕をもった期間を設定することが大切です。期間を決める際は一方的に決めるのではなく、それぞれの社員のリソースを確認した上で負担が重ならないよう設定する必要があります。また、タスクにはそれぞれ必要条件や達成までにかかる期間がことなるため、それぞれに合わせた期間の設定が必要です。期間・納期や必要なタスクが明確なアクションプランが設定されていることで、目標達成まで効率的に進めることができます。

実行や評価を行なう

アクションプラン決定までのプロセスを終えたら実際に実行へ移し、評価を行います。進捗状況を都度確認しながらPDCAを回し、予定通り実行できているか、問題は発生していないか把握することが大切です。トラブルが発生した際にスムーズに対応するためにも、PDCAをもとにした進捗確認が必要不可欠です。状況を把握してアクションプランやタスクが新たに必要と感じた場合は、早い段階で追加することも求められるでしょう。アクションプランを設定して実行に移して終わりではなく、状況を把握して時に手を加えることも必要なのです。

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アクションプラン作成時のポイント

KPIを整理する

アクションプランの作成時は、組織の目標を達成するための指標であるKPIを整理しましょう。KPIが整理されることで、今取り組むべきタスクが明らかになり、目標達成まで適切なプロセスを設定できます。例えば「成約率を15％伸ばす」というような、目標の達成に必要な要素に切り分けることができます。要素ごとに数値化した具体的な目標を設定することで、目標達成までの道筋を可視化できるでしょう。社員も取り組みやすく、効率的に目標の達成へと近づくことができます。

リスクに備える

アクションプランを作成する際は、リスクを洗い出して備えておくことが大切です。アクションプラン通りにいかない時に、臨機応変な対応ができるためです。代替案などの事前準備があらかじめ用意されていれば、たとえトラブルが発生しても業務の滞りを押さえることができます。またリスクをある程度想定しておくことであらかじめ対策を講じ、リスク回避ができるでしょう。事前にリスクを想定して対策を講じられるかが、目標達成までスムーズに進むかどうかのポイントにもなります。

プランを定期的に見直す

アクションプランは実行して終わりではなく、定期的な見直しが必要です。社会や市場状況の変化により、取るべきアクションも変わるためです。特に中長期的に設定したアクションプランは長丁場になるため、タスクが進行していても臨機応変な対応が求められることもあります。プランの見直しは容易なことではありませんが、古いアクションプランを実行したままでは競合に遅れをとることになるでしょう。最新情報や市場状況にはアンテナを張り、アクションプランに落とし込むことが必要不可欠です。

誰がやるのかは明確にする

アクションプランを作成する際はタスク設定も同時で行いますが、誰が何をするのか明確にすることが不可欠です。誰が実行するのか曖昧だと、業務の進行が重複する場合や対応漏れのリスクが発生するためです。また、人員配置を行う際はそれぞれの社員の適性やスキルを見極めることでスムーズなタスクの進行につながります。ただ、一人一人が担える業務には限りがあるため、誰か一人にタスクが集中しないように調整が必要です。社員の日常業務に合わせて無理のない業務量か考慮し、必要に応じてボリュームの調整もしましょう。

行動することを目標に据える

行動することを目標に据えておくことも、アクションプランを作成する上で大切なポイントです。アクションプランの目的の本質は、目標を達成するために設定したアクションの実行にあります。そのため、社員が達成できるレベル目標やタスクを設定することが必要です。魅力的な目標でも、現状からあまりにかけ離れていると実現が想像できず、社員のモチベーションにもつながりません。行動することに焦点を当ててアクションプランを作成することで、実行不可能な目標の設定も防ぐことができます。

まとめ

アクションプランを作成し会社の生産性を上げよう

アクションプランのメリットや作り方、作成時のポイントを紹介しました。アクションプランがあることで社員のタスクを明確化し、目標達成までのプロセスを効率的に進めることができます。また、ゴールが細分化されていることで社員にとっても成功体験を感じやすい取り組みです。アクションプランを定める際はタスクの洗い出しやリソース配分など正しい手順を踏み、リスクマネジメントを行うことが大切です。目標達成につながるアクションプランを作成して、自社の生産性の向上に活かしてみてはいかがでしょうか。