採用通知は電話が好ましい？【電話で採用通知を行う際のコツや注意点についても解説します】

記事更新日：2025年04月09日｜初回公開日：2025年04月09日

近年では、情報技術が発達し様々なコミュニケーション手段が存在します。それに伴い、求職者に採用通知をする際も同様に多くの伝達手段が生まれました。数あある採用通知手段の中でも、今回ご紹介する記事のテーマは電話での採用通知に関するものです。電話での採用通知が好ましい理由や理想のタイミング、採用通知の際のコツについてご紹介します。会社の人事の方は是非ご一読ください。

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電話での採用通知が好ましい理由

内定承諾の意思をその場で把握できるため

電話での採用通知が好ましい理由として、内定承諾の意思をその場で把握できることが挙げられます。メールや郵送で通知すると候補者からの返答に時間がかかる場合があり、企業側は内定承諾の確定を待たなければなりません。一方、電話で直接伝えることで候補者の反応を即座に確認でき、承諾の意思があるかをその場で把握できます。また、候補者が迷っている場合には疑問や不安点を解消するための説明をすぐに行うことも可能です。電話を用いることでより円滑なコミュニケーションが可能になり、双方にとってメリットが大きい手段となります。

早く結果を伝えることができるため

電話での採用通知が好ましい理由として、早く結果を伝えることができることが挙げられます。メールや郵送による通知では、候補者が確認するまでに時間がかかる場合があります。特に郵送では数日を要することもあります。一方、電話で直接連絡すれば即座に結果を伝えられます。迅速な通知は、候補者にとって安心感を与えるだけでなく企業に対する好印象にもつながります。また、候補者が他社の選考を受けている場合早めに内定を伝えることで入社の意思決定を促し競合企業に先んじることができます。

誠意を伝えることができるため

電話での採用通知が好ましい理由として、誠意を伝えることができることが挙げられます。メールや郵送では事務的な印象を与えがちですが、電話ならば採用の喜びや期待を声のトーンや言葉で伝えることができ候補者に温かみのある対応を実感してもらえます。また、候補者にとっても直接採用担当者の言葉を聞くことで、自分が求められているという実感が湧き入社への意欲が高まる可能性があります。こうした細やかな配慮が企業への好印象を生み、信頼関係の構築につながります。

不採用通知を行う場合

メールで行うのが一般的

不採用通知を行う場合は、メールで行うのが一般的です。これは、主に候補者への精神的な負担を軽減するという理由があります。不採用の連絡を電話で受けると突然の知らせに動揺しやすく、適切に対応できないことがあります。一方、メールであれば自分のタイミングで内容を確認でき、冷静に受け止めることができます。また、企業側にとっても一人ひとりに電話をかける手間を省き効率的に通知できるというメリットがあります。さらに、メールならば記録が残るため後々のトラブルを防ぐことにもつながります。

電話での採用通知の理想のタイミング

面接後一週間以内の午前中

電話での採用通知の理想のタイミングは、面接後一週間以内の午前中です。まず、面接後の通知が遅れると候補者は不安を感じ、他社の選考を進めてしまう可能性があります。一週間以内に連絡することで候補者の関心が高いうちに内定を伝え、承諾を得やすくなります。さらに、午前中に連絡することで候補者が一日を通じて余裕をもって対応できるだけでなく、疑問点があればその日のうちに解消できます。タイミングを適切に設定することで採用成功の確率を高めることができます。

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電話での採用通知の際のコツ

他社の選考状況を聞く

採用通知の際のコツとして、他社の選考状況を聞くことが挙げられます。他社の進捗を把握することで、自社の内定受諾の可能性を探るとともに必要に応じて入社意思を固めてもらうためのフォローができます。例えば、現在、他の選考も進められていますかと自然に尋ねることで、応募者の状況を把握し迅速な対応が可能になります。また、他社の選考が進んでいる場合は、回答期限を調整したり自社の魅力を再度伝えることで、応募者の意思決定を後押しできます。

採用後の流れを話す

電話での採用通知の際のコツとして、採用後の流れを話すことが挙げられます。例えば、入社日や必要な手続きや持参物などを具体的に案内することで、応募者の不安を軽減できます。また、雇用契約の締結方法や勤務開始までのスケジュールについても簡潔に説明すると、応募者がスムーズに準備を進められます。さらに、不明点があれば遠慮なく問い合わせるよう伝えると安心感を与えることができます。採用後の流れを丁寧に説明することで応募者が前向きな気持ちで入社を迎えられるよう配慮することが大切です。

求職者の採用活動を応援しているというトーンで話す

採用通知の際のコツとして、求職者の採用活動を応援しているというトーンで話すことが挙げられます。採用通知は企業側の判断を伝える場です。しかし、一方的な通達ではなく求職者の努力をねぎらい、今後のキャリアを応援する姿勢を示すことでより良い印象を与えられます。例えば、これまでの選考お疲れさまでしたなど前向きな言葉を添えると好印象です。また、他社選考を続ける場合でもご自身にとって最良の選択ができるよう応援していますと伝えることで、誠実な対応と信頼感を与えられることが可能です。

電話での採用通知の際の注意点

社名と要件をしっかりと伝える

電話での採用通知の際の注意点として、社名と要件をしっかりと伝えることが挙げられます。突然の電話に求職者が戸惑うこともあるでしょう。「○○株式会社の△△と申します。本日は採用結果についてご連絡いたしました」と、最初にはっきりと名乗り要件を伝えることでスムーズに会話を進められます。また、選考結果についてお伝えしたくお時間よろしいでしょうかと確認を入れることで相手に配慮した印象を与えられます。特に、同時に複数の企業の選考を受けている求職者にとってはどの企業からの連絡なのか明確であることが重要です。

感謝の気持ちを忘れない

電話での採用通知の際の注意点として、感謝の気持ちを忘れないことが挙げられます。求職者は応募から面接まで時間と労力をかけています。その姿勢に対して敬意を示すことで、企業への好印象にもつながります。例えば、このたびは弊社の選考にご参加いただき誠にありがとうございましたと最初に伝えると、求職者も安心感を持てます。また、採用通知の際には前向きな言葉を添えることで入社への期待感を高められます。採用は企業と求職者の双方にとって大切な機会であり、誠意を持って対応することで良い関係を築くことができます。

折り返しの電話は必ずする

電話での採用通知の際の注意点として、折り返しの電話は必ずすることが挙げられます。通知の際に不在であった場合や求職者が確認したいことがある場合、折り返しの連絡が入る可能性があります。そうした際に迅速に対応することで、求職者に安心感を与え企業の信頼度を高めることができます。特に、採用通知は求職者にとって重要な連絡です。折り返しの電話があった際には、適切な担当者が対応できるように社内で共有しておくことも大切です。

電話での採用通知の例

新卒

電話での採用通知の例として新卒採用があります。まず、社名と担当者名を明確に伝え「〇〇様の採用が決まりました」とシンプルに通知します。その後、入社までの流れや今後の手続きについて簡潔に説明し不明点があれば遠慮なく質問してもらうよう伝えましょう。また、他社の選考状況を確認し承諾の意思を確認することも重要です。最後に「一緒に働けることを楽しみにしています」と前向きな言葉を添えることで、求職者の安心感と入社意欲を高めることができます。

中途

電話での採用通知の例として、中途が挙げられます。中途採用の電話での採用通知においても、丁寧な対応が求められます。まず、社名と担当者名を明確に伝えた上で、選考の結果を伝えます。その後、入社日や雇用条件の確認を行い、不明点があれば質問してもらうよう促しましょう。特に中途では雇用条件をよく確認をし誤解のないようにする必要があります。最後に、今後ともよろしくお願いいたしますと感謝の気持ちを伝え良好な関係を築くことを意識しましょう。

アルバイト

電話での採用通知の例として、アルバイトが挙げられます。まず、新卒や中途同様社名と担当者名と明確に告げます。その後、シフトの開始日や勤務条件を説明し不明点があれば質問を促します。また、特に応募者が未成年の場合は保護者の同意が必要かどうかも確認しましょう。その後、面接の日程を調整し詳細の説明をそこで行います。この場合においても丁寧な対応が求められます。

電話での採用通知後の対応

入社手続きに関する書類を準備する

電話での採用通知後の対応として、入社手続きに関する書類を準備することが挙げられます。一般的には、雇用契約書・身分証明書のコピー・給与振込先の情報・健康保険・年金に関する書類などが必要となります。アルバイトやパートの場合は扶養控除申告書の提出を求めることもあります。これらの書類を事前にリスト化し候補者に早めに案内することで、手続きの遅れを防げます。また、提出期限や不明点について問い合わせできるよう連絡先を明示することも大切です。スムーズな準備が入社者の不安を軽減し、良いスタートにつながります。

説明書類を準備する

電話での採用通知後の対応として、説明書類を準備することが挙げられます。説明書類には、業務内容や勤務条件・就業規則・福利厚生に関する情報などが含まれます。アルバイトやパートの場合は、シフトの決め方や給与の支払い方法について詳しく説明した書類を用意すると良いでしょう。また、入社初日の持ち物やスケジュールを明記することで不安を軽減できます。これらの書類を事前に送付し、必要に応じて補足説明を行うことで入社後のミスマッチを防ぎスムーズな受け入れにつながります。

まとめ

電話での採用通知を活用し効率的に採用活動をしよう

採用通知にはいくつかの方法があり、その1つとして電話での採用通知をご紹介しました。電話ですることによって、内定承諾の意思を把握できることや結果を迅速に伝えるというメリットがあります。また、電話での採用通知の際にはメールとは異なり声質や語尾などを気にして求職者の採用活動を応援しているというトーンで話すなど注意点があります。これらの点をふまえ、電話での採用通知を活用し積極的に採用活動をしましょう。最後までお読みいただきありがとうございます。