フィードバック面談とは【目的や面談と面談までの流れをご紹介します】

記事更新日：2023年07月03日｜初回公開日：2023年06月29日

ボーナスの時期になると直属の上司からフィードバック面談を行われる企業は多いのではないでしょうか。気になるのは個人としての評価理由や他の人の評価などですが、フィードバック面談の本来の目的などはご存知ですか。面倒な決まりごとのように思われている方もいらっしゃるかもしれませんが、フィードバック面談は自分が成長するための絶好の機会です。自分では気付かない客観的な意見を具体的に聞くことができます。ここではフィードバック面談の目的や実施の際のポイント、具体的な実施方法などを詳しく説明致します。

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フィードバック面談とは

人事評価の結果を伝え課題について話し合う面談のこと

フィードバック面談とは、人事評価の結果を評価される本人に伝え、その後の課題について話し合う面談のことです。フィードバックの語源は、「FEED」相手に食物（必要とする栄養）を与えることによって、自分にも何かしらの恩恵が返ってくると訳せます。つまり、部下に「やる気」という栄養を与えることで、企業の成長に繋がることを意味する言葉です。また、工学などでは出力したデータを一旦戻すことで、適切な出力に調整することを言います。評価者である上司が部下に対する評価を当人に返すことで、部下の更なる成長を促すものと捉えられています。

フィードバック面談の目的

評価に対する納得感を高め部下の成長を促す

フィードバック面談の第一の目的は、上司が下した評価に対する納得感を高めて、部下の成長を促すことにあります。評価を一方的に伝えるだけでは部下のモチベーションを下げることにもなるため、評価の理由を詳しく伝えなければいけません。本人からの意見も聞きながら、納得がいくまで説明するようにしましょう。とくに査定では同期との比較なども気になるところです。ボーナスの金額を知る事もあるので、しっかり納得のいく比較結果が必要になります。良いライバル意識などを持って部下が成長するようなフィードバック面談を目指しましょう。

個人と企業の目標を明らかにし達成に繋げる

個人がはっきりとした目標を持てるようにすることも、フィードバック面談の大きな目的の一つです。とくに新入社員などは自分を客観的に見ることができないため、他者から見て自分のスキルアップは順調であるのか、前年の社員と比較してどうなのかは全く分かりません。それらを総合し、できるだけ詳細に伝えることで、本人は目標をはっきりと意識できるようになります。弱点とともに強みとなる部分も具体的に教えることで、強みは更なる自信となるように努力し、弱点は克服するように目標を持つことができるでしょう。

フィードバック面談のメリット

モチベーションが上がる

フィードバック面談では、欠点の指摘の場所と捉えられがちですが、長所はきちんと褒めてあげることで本人のモチベーションを上げることができます。また、短所であっても言い方一つで、ここだけ頑張れば合格点を大きく上回れるなどと、本人がやる気になる言葉で評価結果を伝えて次へ繋げることが重要です。終わってしまったことを単に指摘報告するのではなく、将来のバージョンアップした自分をイメージできるように、モチベーションの上がる言葉をかけてください。

パフォーマンスが上がる

フィードバック面談で具体的な目標が定まれば、個人のパフォーマンスも上がります。ただしこれは、フィードバック面談での説明を納得した場合に限られます。納得しないまま面談を終えてしまったなら、パフォーマンスを下げるだけでなく、退職にまで繋がることにもなり兼ねません。フィードバック面談では必ず本人が納得するまで説明してあげましょう。そうすることにより上司への信頼も高まり、仕事にも自然に身が入り、今まで以上にパフォーマンスが向上します。

評価への納得感が高まる

単に評価を伝えるだけでは、本人が納得できないこともあります。フィードバック面談で評価と評価理由を説明することで、部下が評価に対する納得感を高めるようにすることが重要です。ボーナスなどは査定基準による金額も明らかにされていることが多く、評価結果を聞かなくても査定を知ることができます。フィードバック面談は評価結果のサポート業務でもあり、単に言い訳するのではなく本当の評価の意味を伝えることでこそ、本人の納得感を十分に高めることができるでしょう。

コミュニケーションが取れる

フィードバック面談のメリットとして、部下とのコミュニケーションが取れることが挙げられます。普段からコミュニケーションを取ることに努力していたとしても、仕事の評価を受けることは全く別のことです。仕事の中でも全く別のものとしてフィードバック面談をきちんと線引きして行い、気に入った部下であっても正しい評価と評価説明をすることにより、上司と部下として本当意味で良いコミュニケーションが取れることになります。

フィードバック面談の流れ

事前準備

フィードバック面談を行うにあたり最も重要と言えるのが事前準備です。行き当たりで面談を行うことは非常に危険であり、必要なことを伝え忘れてフィードバック面談本来の効果が期待できないことになります。多数の社員にフィードバック面談を行うのであれば専用のシートなどを用意し、事前に必要事項を記入したうえで本人に伝えることや本人からの聞き取り事項などを確認しながら行うことが効果的です。事前に面談の流れや説明や聞き取りの言葉選びなどを想定することで、スムーズかつ効率よく行うことができます。

アイスブレイク

フィードバック面談は本人の将来にもかかわる評価や評価理由を伝える大事な場面であり、緊張感を持って行うことが必要です。しかし、本人が緊張や構えすぎると言いたいことも言えなくなるため、最初にリラックスできるアイスブレイクを挟むことで社員が日頃から抱いていた疑問や不満などを聞ける、貴重なフィードバック面談とすることができるでしょう。本題に入る前に適度なアイスブレイクを行い、コミュニケーションが取りやすい雰囲気作りが重要になります。

部下に自己評価をしてもらう

フィードバック面談では評価結果を伝える前に、部下自身に自己評価をしてもらうとスムーズに面談を進めることができます。自己評価に沿って評価結果を伝えることで、部下は評価を受け入れやすくなるとともに、自己評価と外部の評価の乖離についても良く理解できるでしょう。ただし自己評価は自分を客観的に見る必要があり、自分の考えを相手に伝えねばなりません。中には上手く話せない人も多いので、話しやすい雰囲気を作るとともに、話が詰まっても話せるまで待って良く聞いてあげることが重要です。

評価結果を伝える

評価相手の気持ちが聞けたら、本題である評価結果を伝えます。フィードバック面談の最終段階ではありますが、評価結果を伝えることがフィードバック面談を行う真の目的ではありません。自己評価と実際の評価に違いがある場合には、その理由が良く理解できるように説明し、次の前向きなアクションに繋げることが大切になります。フィードバック面談では評価結果や自己評価との相違の理由を納得してもらい、いままで以上に頑張ろうという気持ちを持たせるために行うものです。

課題の解決について話し合う

フィードバック面談では評価の高い長所を褒めることでモチベーションを上げることもありますが、弱点となっている本人が抱える今後の課題についても話し合わなければいけません。弱点ではなくても、これから習得すべきスキルアップのための課題なども詳しく話し合うことによって、スムーズで早い成長が期待できます。この部分が最も重要と言えるため、ここまで至る時間を計算してスケジュール通りに進行できるように努力しましょう。重要な課題解決の話し合いに余裕を持って臨めることができれば、より効果が見込めるフィードバック面談となります。

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マイナス評価の伝え方

事実を根拠にする

どんなにお気に入りの部下であっても、フィードバック面談では事実を根拠にしてマイナス評価を本人に伝える必要があります。とくにマイナス評価を受ける側は多少なりともショックがありますがので、事実のみを根拠として説明することが肝要です。また、繰り返しになりますが、マイナス評価を伝える前にプラス評価を伝えることは非常に効果的で、受ける側のショックをやわらげることができます。マイナス評価であっても機嫌を取るのではなく、事実を根拠にきちんと納得できる評価説明を行いましょう。

成長に繋がることであることを伝える

マイナス評価を伝えるときは、本人の成長に繋がることであることを伝えることで本人自身は評価を受け入れやすくなるものです。自分を思って言ってくれることだと理解してくれれば、お互いの強い信頼関係を築くことにも繋がります。十分に理解してくれないとしても本人のためを思うならば、心を鬼にしてマイナス評価も事実をもとに伝えなければいけません。時間が経過すれば被評価者も評価する立場になることを伝えることで、本人も自分の成長のための言葉と受け入れてくれるでしょう。

行動に対する改善を求める

マイナス評価については、行動に対する改善を求める必要があります。マイナス評価は自分の弱点であり、そのままにしておいては成長の妨げになり、最終的に困るのは本人自信です。性格を変えることは非常に難しいことですが、行動を改善することは誰にでもできます。もちろん今までとは異なる行動をとるため、ためらいや羞恥の心を伴うこともあるでしょう。しかし、行動を変えずして自分の持つ悪い性格を修正していくことは大きな困難を伴うため、具体的な改善する行動を示してあげることが重要になります。

フィードバック面談のポイント

感情的にならずに落ち着いた状態で話す

フィードバック面談のポイントとして、感情的にならずに落ち着いた状態で話すことは第一の条件です。どんな話し合いにおいてもお互いが感情的にならないことで、建設的な意見交換が可能になります。面談者がヒートアップしやすい性格であれば、事前準備に時間をかけ、相手から挑発的な意見があったとしても準備したスケジュールを完遂することに集中しましょう。感情的な意見の応酬はお互いにメリットがないうえに、時間だけを費やす結果となります。評価する側も相手が感情的にならないような、気配りのある言葉選びが必要です。

評価理由をしっかりと伝え面談のゴールを明確にする

フィードバック面談の本当の目的は、評価理由をしっかりと伝えるのも重要ですが、面談後の自分が目指すゴールを明確にすることです。フィードバック面談は、評価査定により金額に影響する昇給や賞与支給時などの前後に行われるのが一般的になります。これらは一年に数回、定期的に行われることになるため、個人の成長を自覚できるとともに次の目標を持つ大きなチャンスです。期間ごとの目標地点であるゴールを明確に定めることで、個々の成長はより現実味を帯びることになります。

まとめ

フィードバック面談を適切に実施し部下の成長に繋げよう

フィードバック面談を適切に実施継続することは、個々の成長を促すとともに企業の成長にも繋がる個人評価後のステップアップ手法です。定期的に行われる行事のように簡単に済ませてしまっては時間と労力の無駄になるばかりか、フィードバック面談の大きなメリットでもある社員のモチベーションアップさえも期待できません。フィードバック面談を行う目的を十分に理解し、未来ある部下の成長と企業の発展に繋げる適切なフィードバック面談を、適切な方法を持って行いましょう。