バックグラウンドチェックとは【実施する目的や実際の流れについて解説します】

記事更新日：2023年09月12日｜初回公開日：2023年09月12日

日本企業ではあまり当たり前ではないバックグラウンドチェックですが、外国や外資系企業では当然のように実施されています。転職が当たり前になりつつある日本において、採用候補者の経歴やを確認することは企業の将来のためにもなります。しかしバックグラウンドチェックに馴染みがない日本では、プライバシーを知られることを拒否する人も少なくありません。しかし企業にとってはメリットの多いバックグラウンドチェックを知っておくことも大切です。バックグラウンドチェックに関して解説していきますので、参考にしてみてください。

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バックグラウンドチェックとは

採用選考時に候補者の過去の履歴に虚偽や問題がないか調査すること

バックグラウンドチェックとは、採用選考時に候補者の過去の履歴に虚偽や問題がないか確認することです。企業が人材を採用するには様々なコストが掛かります。採用後も研修や指導に手間や時間が掛かりますが、企業に貢献してくれる人材なのかはその時点ではわかりません。バックグラウンドチェックでは、応募書類に虚偽がないかどうかや面接では判断できない人物像や職歴などを調べ多角的な判断の材料に活用します。日本では聞きなじみがあまりないかもしれません。

雇用調査とも呼ばれる

バックグラウンドチェックは、雇用調査とも呼ばれています。バックグラウンドチェックは雇用予定の企業が行うのではなく、第三者機関に調査を委託している企業が殆どです。雇用調査と呼ばれているように、雇用予定者の経歴や詐称などの問題が起こっていないかを調査するために書類の提出や関係先へのヒアリングをします。アメリカではバックグラウンドチェックを行っている企業が殆どですが、日本ではあまり馴染みがなく外資系企業のみで実施されています。

バックグラウンドチェックとリファレンスチェックの違い

リファレンスチェックは客観的な意見を聞くことで候補者を理解するための調査

バックグラウンドチェックと似たチェックにリファレンスチェックがあります。リファレンスチェックは、客観的な意見を聞くものです。リファレンスチェックは候補者の働いている様子について元上司や同僚から、働きぶりや性格・評価についてなどをヒアリングします。候補者の人物像などを第三者から情報として得ることで、採用の判断材料として活用します。これに対してバックグラウンドチェックは、正確な経歴や信頼性を計ることを目的としているため、情報の整合性確認で行います。

バックグラウンドチェックの目的

職務経歴に対する第三者情報を得るため

バックグラウンドチェックの目的は、職務経歴に対する第三者情報を得るためです。バックグラウンドチェックを実施している企業の殆どは、自社で実施することなく外部機関に委託している場合が多くあります。自社内でも必要書類を候補者に提出してもらい、職歴や学歴などを調べる事は出来ます。しかし自社で行うと時間も手間も取られ正確な判断が出来なくなります。そこで外部に委託し調べてもらう事で、手間を省けるだけでなく第三者的な立場から客観的に情報を得る事が出来ます。

書類や面接の内容に虚偽がないかを確認するため

バックグラウンドチェックは、書類や面接の内容に虚偽がないかを確認するために行われています。人材を採用する際には、履歴書と職務経歴書の提出を求めている企業が殆どですが、候補者本人が記載している場合が多く、経歴を詐称しようと思えば容易にできてしまいます。面接においても、候補者に優位な情報を伝え不利な情報は隠されてしまうかもしれません。そうなってしまうと選考に公平性が保たれなくなる為、バックグラウンドチェックを行います。

会社に不利益を与えるリスクがないかを確認するため

会社に不利益を与えるリスクがないかを確認することを目的として行われています。バックグラウンドチェックを行う事で、過去に犯罪や前職でトラブルを起こしていないか・反社会的勢力とつながりがないかなどを確認することが出来ます。内定を出す前に確認することで、採用後の社内混乱や企業への損害などを防ぐことが可能です。トラブルを起こす・病気を患っているということが悪いのではなく、伝えなければいけない情報を隠そうとしている姿勢に問題があるため、事前に確認することが大切です。

バックグラウンドチェックの調査内容

学歴や職歴

バックグラウンドチェックは、学歴や職歴を調査します。学歴の確認は、入学や卒業年度・卒業の有無などを卒業証書を提出してもらい照らし合わせを行う場合や、過去の職場の人へ問い合わせを行い確認する場合があります。職歴は職務経歴書に記載されている企業の入退社日や雇用形態・職務内容に、虚偽がないかどうかの問い合わせを行います。入社している学部が異なる場合や、雇用形態が異なるなどの虚偽があった場合には、学歴や経歴詐称に該当します。

勤務態度

バックグラウンドチェックでは、現職や前職の勤務態度も確認します。候補者の普段の勤務態度をチェックすることで、入社後どういう姿勢で業務に取り組んでくれるのかを計ることが出来ます。勤務態度のチェックは、過去の勤務先の上司や同僚に対して電話でヒアリングを行う・Web上でアンケートフォームに記載してもらうといった方法があります。誰宛にヒアリングを行うかを候補者が決める事も出来、リファレンスチェックともいわれます。

反社会的勢力との関係がないか

バックグラウンドチェックの調査内容には、反社会的勢力との関係がないかも含まれています。反社チェックは、バックグラウンドチェックを行っていない企業でも雇用契約や確認事項の一つとして盛り込まれてます。この項目では、候補者が反社会的勢力と何らかの関係性をもっていないかを調査します。候補者が所属していた企業や団体・過去の関与などが対象です。反社会的勢力と関係があるかどうかは、メディア情報や専用のサービスなどを活用して確認を行います。

破産歴・民事訴訟歴

破産歴や民事訴訟歴もバックグラウンドチェックの調査内容です。破産したことがある人は、官報に記載されるためそこで候補者の名前がないかをチェックします。民事訴訟歴は、候補者が過去に関与した訴訟があるかどうかや内容について確認しますが、日本では最高裁判例のみしか公開されていません。そのため訴訟歴を調べるのは簡単ではありませんが、新聞などのメディア情報や調査企業のデータベース・関係先への取材などを行い訴訟歴を調べていきます。

インターネットメディアの調査

インターネットメディアの調査を、バックグラウンドチェックでも行います。メディアサーチと呼ばれる手法で、SNSなどを調査し候補者のオンライン活動や個人的な情報を確認します。SNSを活用したトラブルなどが増えていることから、企業ではインターネット上での交友関係や発言内容を確認しています。具体的には投稿している写真や内容・コメントなどをチェックします。社会人として不適切な発言や、コメントを多く行っている人は採用後に企業としてリスクが高くなる為、重要なチェック項目です。

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バックグラウンドチェックを実施する流れ

企業から採用候補者への説明と同意を必ず行う

バックグラウンドチェックを実施する流れとして、企業から採用候補者へ説明と同意を必ず行っておきましょう。バックグラウンドチェックで確認する情報は、候補者の個人情報です。習得する情報や調査方法次第では、個人情報保護法に抵触する可能性もあり注意が必要です。法令を遵守する観点からも、バックグラウンドチェックを行う際には必ず実施する前に候補者の了承を得ておく必要があります。後で問題に発展させないためにも、口頭ではなくきちんと書面で合意を取っておくようにしましょう。

企業から調査会社への依頼を行う

バックグラウンドチェックは、企業から調査会社へ依頼を行います。自社で実施している企業もありますが、調査項目によっては独自で調べる事が難しいものもあるため簡単ではありません。ノウハウや知識が豊富な専門の調査会社に委託することで、知りたい情報を過不足なく正確に得る事が出来ます。しかし外注すると費用が掛かり調査項目によっては高額になる可能性があるため、注意が必要です。調査項目は採用する予定の企業で決めることが出来るため、自社で掛かる工数を抑えられるメリットもあります。

調査会社による調査の実施と結果報告を受ける

バックグラウンドチェックは、調査会社による調査の実施と結果報告を受けることで、調査内容の確認を行います。調査会社に依頼した場合は、契約に基づいた調査が行われます。指定した項目に沿った調査が行われますが、確認項目が多い場合には時間を要することもあります。調査項目を元に調査した結果を、調査会社からレポートという形で報告を受けます。レポートには調査会社が持っているノウハウや観点などが盛り込まれており、しっかりと候補者について知ることが出来ます。

バックグラウンドチェックを拒否された際の対処法

拒否する理由が合理的であるかを確認する

バックグラウンドチェックを拒否された場合は、拒否する理由が合理的であるかを確認しましょう。バックグラウンドチェックは個人情報を扱う為、基本的にチェック対象者の承認が必要です。そのためバックグラウンドチェックを拒否された場合には、実施する事は出来ません。しかしバックグラウンドチェックは採用するべきではない人を事前に確認することを目的にしています。バックグラウンドチェックを拒否する人は、経歴を査証している・知られてはいけない情報を隠している事が考えられます。

バックグラウンドチェックが違法となってしまうケース

採用候補者に許可なく実施する

バックグラウンドチェックが違法となってしまうのは、採用候補者に許可なく実施した場合です。バックグラウンドチェックは、提示されている情報に虚偽がないか・企業に不利益を生じさせないかを確認する調査です。こういった内容から実施に対してネガティブに取る候補者も少なくありません。このような事情から、候補者から承認を得られない事もあるはずです。だからと言って対象者から許可を得ずに実施してしまうと、プライバシー侵害や法令違反に該当する恐れがあり注意が必要です。

調査結果をもとに内定取り消しを行う

バックグラウンドチェックが違法になってしまうケースは、調査結果を元に内定取り消しを行った時です。バックグラウンドチェックはオファーレターや労使契約を締結した後に実施している企業が殆どではないでしょうか。内定は法的に就労始期付解約権留保付労働契約が成立した状態です。そのため内定取り消しを行う事は、労働契約上の解雇に該当し客観的・合理的な理由が無い限り認められません。調査の結果、経歴詐称や犯罪歴などが判明した場合には合理的な理由に該当しますがトラブルに発展しやすくなり注意が必要です。

まとめ

バックグラウンドチェックを適切に行い採用人材の見極めを行おう

バックグラウンドチェックを実施する目的や、調査項目について解説しました。バックグラウンドチェックは人材を採用するにあたって、自社に不利益を与えそうな人を事前に確認することが出来る重要な採用プロセスの一つです。しかし事前に対象者の承認を得られていない場合は、プライバシーの侵害など法令違反などのトラブルに発展する可能性もある為、事前にしっかりと許可を得ておく必要があります。バックグラウンドチェックについてしっかりと理解した上で実施し、自社の採用活動に生かしていきましょう。