社内広報をスムーズに社内に組み込む方法とは？【導入方法や目的をご紹介します】

記事更新日：2021年04月22日｜初回公開日：2021年04月19日

社内広報を通して社員に対して会社の情報をどのように発信すればよいか悩んでいる方は多いのではないでしょうか。今、改めて社内広報が注目を集める中、実際にどのように活動をしていけば良いのか悩ましいところです。今回は、社内広報の役割と目的、社内広報が注目を集める要因を説明していきます。また、社内広報を行う際のおすすめのツールや、実際に社内広報を導入している企業の事例もまとめました。今まで社内広報のメリットや活用方法がわからなかった方も、これを読めば社内広報がいかに大切なのか、本当の意義と重要さがわかりますよ。

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社内広報の役割とは

社員への情報発信

社内広報における基本的な役割は、社員への情報発信です。経営理念や企業方針といった社員全員が知っておくべき内容も、社内広報を活用することで広く確実に発信することができます。また、イベントや健康診断、提出物の締切など、その時々で社員に共有すべき案件も、社内広報だとスムーズに案内することができますよね。社内広報は、同時に同じ文言で情報を伝えることができるため、社員への情報共有に最も適した方法といえるでしょう。

社員の団結力を高める

社内広報で会社のビジョンを社員に広く認知させることは、全員がそのビジョンに向かって一緒に努力する団結力を育みます。会社のビジョンを個人個人に直接、しかも全く同じように伝えることは難しいですよね。しかし、社内広報を活用すれば、全員に同じ言葉で確実に伝えることができます。また、こまめに情報を発信することで、社員間で社内広報の情報が話題になったり、議論の題材になることも増え、自然な形で社員の団結力の向上に繋がっていきます。

社内広報が注目される理由

インナーブランディングへの注目

インナーブランディングとは、会社の内部に向けたブランディングです。一般的にブランディングと言えば、外部に対するアウターブランディングを指すことが多いですよね。実は、インナーブランディングの強化は、結果としてアウターブランディングの確立にも繋がります。社内広報を使ってインナーブランディングを進めることで、自社のビジョンや魅力が社員の間に浸透していきます。すると、社員はそれと同じ言葉を使って、外部の人に向けて情報発信するようになります。これが、外部に対して統一した企業イメージを与えることに大きく貢献するのです。

インターナルコミュニケーションへの注目

インターナルコミュニケーションとは、同じ組織内でのコミュニケーション促進活動を指します。社内広報はインターナルコミュニケーションの一環ですね。例えば、社内広報で他部署の情報を知ることや、交流会で異なる部署間の情報交換を行うことは、業務の効率化やビジネスのヒントに繋がるでしょう。社内イベントでは、普段一緒に仕事をする機会がない人との交流を深めたり、多くの社員で一緒に盛り上がることで、団結力が高まります。また、インターナルコミュニケーションは、会社と社員の相互コミュニケーションです。活発化することで社内の風通しが良くなり、お互いの意見が反映されたより良い社内環境を作ることができます。

社内広報の目的

経営理念の浸透

社内広報を活発化することは、経営理念の浸透に繋がります。経営理念は、会社の方向性や事業に関わる大切なもので、社員は必ず知っておく必要があります。また、誤った解釈がされないよう、正しく認知すべきものでもありますよね。同じ情報を広く同時に発信することができる社内広報は、経営理念の発信に適しています。社員が経営理念をきちんと理解することは、自身の仕事の意義を理解することでもあり、業務のモチベーションやクオリティにも影響を与えます。

コミュニケーションの促進

社員同士のコミュニケーションにも、社内広報は欠かせません。昔は主に紙媒体だった社内広報ですが、今はSNSなどを活用した相互コミュニケーションの形も一般的です。SNSなら、他部署の人とも気軽にコミュニケーションを図ることができますよね。また、社員間だけではなく、会社と社員の相互コミュニケーションにも、社内広報は力を発揮します。単に社員へ情報発信するのではなく、社員から発信された意見や情報を元に広報活動を見直していけば、より社員から見てもらえる社内広報を作成することができるでしょう。

社内情報の共有

社内情報の役割は、報告事項の締切や社内イベントのお知らせなど、日々発生する伝達事項を社員に届けることです。SNSやメールを活用すれば、普段外出が多い営業職などの社員でも、スピーディーに情報を見ることができますね。また、イントラネットの掲示板を活用すれば、同じ場所に情報が蓄積されるので、あとで情報を見返したい時にも便利です。社内広報によってわかりやすく情報共有をすることは、社員が業務をスムーズに行うためにとても大切です。

社内広報の具体的な方法

社内報

社内報は、社内で発行される媒体を指します。以前は新聞や小冊子など紙媒体が主でしたが、より迅速に情報伝達ができるWEB媒体も社内報として効果的です。。社内のものとはいえ媒体ですので、週刊誌や月刊誌を作るのと同様の作業が必要となります。まずは年間のスケジュールをきちんと組むことが重要です。そこから、各発行日に間に合うように企画を立て、インタビューや執筆の依頼をして、締め切りまでにそれを回収します。場合によっては画像やイラストなどの依頼も必要でしょう。素材が集まったら、内容を確認し、それを誌面上でレイアウトしていき、最終チェック後、ようやく校了となります。紙媒体の場合は、そこから印刷・製本作業が入るので、スケジュール管理には注意が必要です。

メールマガジン

メールマガジンは、関係者に一斉送信する「お便り」のようなものです。社内のメールマガジンの場合は、社員に向けて、会社に関わる様々なトピックスをメールにまとめて送信します。最低でも週に1回は配信するケースが多いようですね。テキストのみのメルマガであれば、あらかじめテンプレートを作成しておき、都度内容を変えてメールにコピーペーストし、配信するのが簡単です。宛先は、メルマガ用のメーリングリストを作成しておくと良いでしょう。画像を挿入したり、リンクを貼ったり、もう少し見た目にこだわりたい場合は、費用はかかりますが、メルマガ配信サービスを使うのがおすすめです。あらかじめメールアドレスを登録しておき、グループ分けもできますし、送信予約も可能です。また、開封確認や開封率、リンクのクリック率などの分析もできるため、内容改善の参考にすることができますね。

SNS

最近では、社内広報にSNSを活用することも当たり前になりつつあります。SNSは、多くの社員がプライベートで使い慣れているツールのため、親和性が高く、気軽に見てもらえるのがメリットです。発信する側もライトな情報を投稿しやすく、いいねやコメントなどの反響があるとモチベーションも高まります。相互コミュニケーションの場としても活用されやすいですね。一方、業務に関する重要な連絡事項を発信するのにはあまり適していません。

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社内広報におすすめのツール

Office365

Office365は、マイクロソフト社がリリースしているクラウドサービスです。WordやExcel、PowerPointなどのOfficeツールを利用できるのはもちろん、それらをクラウド上に保存して必要な人達で共有したり、WEB会議のツールなども備わっています。中でも社内広報で活用できそうなのは、SharePointというサービスです。社内でポータルサイトを作ったり、コンテンツの管理をすることもできますよ。アンケートや掲示板の作成ができるのも嬉しいですね。さらに、OfficeツールをSharePoint上で編集したり共有することも可能なので、同じファイルで情報更新をしていく場合などはとても便利です。

LINE WORKS

LINE WORKSは、LINEが提供するビジネスサービスです。LINEの機能と似ているので、多くの人にとって使いやすいものとなっています。個別に連絡を取れるのはもちろん、グループを作成しやりとりをしたり、グループメンバーだけで共有できるノート、カレンダー、フォルダー機能も備わっています。アカウントはLINEとは別で作成することができるので、公私混同が嫌な人でも安心して使うことができますよ。小さなグループ単位で情報発信したい時に重宝しますし、トーク機能で気軽に相互コミュニケーションも図ることができます。

社内広報の注意点

担当者を決めるのが難しい

社内広報の担当者は、会社の情報を正しく、わかりやすく伝えなければなりません。様々な部署から情報収集をしてそれを発信をしていくため、情報を集めるスキルとコミュニケーション力も必要です。また、社員が今必要としている情報は何か、会社が伝えるべきことは何か、それを伝えるツールは何かベストかを判断する力も求められます。ただ単調に与えられた情報を発信するだけでは、社員は誰も見てくれません。社員に伝わるためにはどうすべきか、常に考えながら活動できる人材を探す必要があるのです。

効果まで時間がかかる可能性がある

社内広報の注意点として、情報を浸透させるまでに時間がかかることが挙げられます。1回の情報発信や数日の促進活動だけではすぐに忘れられるため、社員がその情報を大切なものだと認識するまでには、何度も発信が必要となり長い時間がかかるでしょう。社内広報の効果を出すには、社員の認知が必要不可欠です。こまめに情報発信をして認知してもらうこと、より注目される内容にするために改善を続けることを続けていきましょう。そして2つ目の注意点は、社員が情報を認知した後も、継続しては発進し続けることです。認知された社内広報の効果で、社員の業務に好影響があったり、社外へ正しく会社の情報が発信されるようになることを目指して、情報発信を継続していくことが大切です。

社内広報を導入している企業

マクロミル

マーケティングリサーチの企業、マクロミルでは、2015年からインターナルコミュニケーションのさらなる強化に着手しています。まずは、経営メッセージが思うように社員に浸透していないという課題を解決するために、情報伝達の流れを整備し、メッセージが広く伝わる仕組み作りを実施しました。さらに、紙媒体のみで発信していた社内報の発行頻度を四半期に一度に減らし、ターゲットも入社歴の浅い社員に絞りました。代わりに、WEB社内報を毎日1本〜4本発信し、よりスピーディーな情報提供を続けています。その結果、じっくり読み込める紙の社内報、全員がこまめにチェックするWEB社内報と、それぞれのターゲットにしっかり伝わる社内広報を実現することができています。

エン・ジャパン

人材紹介サービスなどの運営を行っているエン・ジャパンでは、オウンドメディア「ensoku!」内で社内報を毎日更新しており、サイトを訪れれば誰でも読むことが可能です。広報担当者はもちろん、広報以外の部署の社員や新入社員など、様々な人がレポーターを務めており、内容も多岐に渡ります。社員が見て楽しめるのはもちろん、取引先などエン・ジャパンと関係がある外部の人が見ることで、アウターブランディングにも繋がりますよね。また、社員の家族や、就職を検討している学生が見て、会社の雰囲気を感じることができるのも嬉しいところです。

freee

クラウド会計ソフトでおなじみのfreeeの社内広報活動は、毎月スナックを開く、という一風変わったものです。会社から徒歩圏内のコワーキングスナックを借りて、経営陣の一人がマスター（またはママ）として社員をもてなし、コミュニケーションを図っています。この施策は、会社の規模が大きくなっても、経営陣と社員の距離を近く保っていたい、という思いから始まりました。スナック開催でお客さんとなるのは、7〜8名の社員です。この人数でお酒も入ってくれば、普段直接話す機会がない経営サイドのメンバーともざっくばらんに話すことができそうですね。

まとめ

社内広報で社員のチームワークを良くしよう

社内広報は、会社の経営ビジョンを社員に浸透させたり、日々の細かい伝達事項を発信する大切な社内ブランディング活動です。社員の会社に対する意識作りは、社内広報にかかっていると言っても過言ではありません。また、あらゆるツールを使った発信をすることで、社員の相互コミュニケーションを活性化し、団結力を高めることにも貢献します。経営をよりよくするために、社内広報を上手く機能させ、社員のチームワーク強化と業務へのモチベーションアップを図ると良いでしょう。