会社の生産性を上げる社内ルール【その他のメリットについても解説します】

社員全員に適応される守るべき決まり事のこと

社内ルールとは社員全員に適応される守るべき、会社独自の決まりごとのことです。一般の会社では、業種や業務上の都合から社内ルールを独自に設定しているケースが多く存在します。具体的には服装や髪型、髪色などの社員の外見に関する事柄や、仕事をする際の心構えといった内面的な事柄など内容は多岐に及びます。社内ルールは業務に携わるのに相応しい姿勢や安全性を保つためにも、必要なものなので適切なルールを定めて遵守するよう呼びかける必要があります。

レギュレーション

社内ルールの類語として挙げられる言葉にはレギュレーションという言葉があります。レギュレーションは日本語にすると、規制や制限という意味があります。しかし、使用範囲が限定される社内ルールとは違い、レギュレーションは利用する場面によって言葉の意味が異なります。例えば、広告業界であればレギュレーションは原稿のサイズや文字数など、案件ごとの取り決めに適用される言葉です。そのため、同一の会社でも業種によっては社内ルールとは別にレギュレーションも設定されている場合もあります。

法律で定められているか否かの違い

社内ルールと就業規則は似ているようで、趣旨や定義は異なるものです。就業規則は賃金や労働時間などの契約に関する事項を定める役割を持っており、常時10人以上の従業員を使用する企業では必ず決めなければならないと法律で定められています。これに対して、社内ルールはあくまで会社で自由に設定できる既定のことなので、法律で設定が義務付けられているわけではありません。そのため、導入する際は就業規則と混同しないよう注意が必要です。

社員のモチベーション向上に繋がる

社内ルールは法的な義務付けはされていませんが、導入することで社員のモチベーション向上に繋がります。具体的には、賞与や給与アップについての取り決めをあらかじめ社内ルールとして社員に周知するとします。これを行うと、決められたルールや目標を達成すれば、自分のメリットにも繋がると社員は考えるため、仕事に対するモチベーションを上げられます。また、同じルールを社内全体で守ることで社員同士の足並みがそろうので、社内の結束力が高まるのもメリットの一つです。

働きやすい職場を作れる

社内ルールの設定は社員の働きやすい職場環境を整えるという意味でも意義のある行為です。社内ルールの導入の際は、現場の意見を積極的に取り入れルールを作ることで、より現場の状況に即した規定にできるので、社員が働きやすい環境を作れます。さらに、会社で起きがちなハラスメントに対する対応や相談窓口の設定も、社内ルールに盛り込むことでハラスメントに対する抑止力にもなります。ハラスメント防止に力をいれれば、社員の人間関係も改善しやすくなるため、結果的に誰もが働きやすい環境づくりに役立ちます。

事故を未然に防ぐ

社内ルールは就業規則では設定しきれない細かい項目を設定できるので、特殊な機材を使用する職種や危険な現場で働くことの多い職種では、社内ルールを取り入れることで事故を未然に防止可能です。例えば、危険な機材を使用する職場であれば、特定の機械を使用する際には必ず複数人で行う決まりがあればトラブル時にも早期の対応が可能です。また、重要書類の収納場所や管理方法のルールを作れば、書類の紛失や情報漏洩を防止できます。このように、社内ルールの設定は社員や企業全体のリスクヘッジにも繋がります。

社内ルールが多すぎると考えの柔軟性が失われる

社内ルールは設定しても守れなくては意味がありません。ルールが多すぎると社員の考えの柔軟性が失われる可能性もあるので注意が必要です。社内ルールは企業が自由に決められますが、あまりにもルールが多すぎると社員の自由な発想や主体性を奪う結果になりかねません。また、複雑すぎるルールはそもそも覚えることも大変なので、周知が困難になる可能性があります。このような理由から、社内ルールはできるだけ簡潔で分かりやすい内容に設定することをおすすめします。

ルールを守ることが目的となってしまう

社内ルールは内容があまりに厳しすぎると、ルールを守ることが目的となり、本質的な目的を見失う懸念もあります。社内ルールはあくまで、社員が安全に業務に取り組めることや、働きやすい職場環境を整えるなどの目的で設定されるものです。しかし、ルールに縛られ過ぎると、ルールを守ることに囚われて、却って社員の働きやすさや安全性が損なわれる可能性も否定できません。そのため、社内ルールを周知する際には、ルールに囚われ過ぎず柔軟な対応を求める姿勢も必要になります。

上層部だけで社内ルールを作らない

社内ルールを作る際は、上層部だけで社内ルールを作らないように注意しましょう。社内ルールを上層部の人だけで設定してしまうと、現場に即したルールを作りにくくなってしまいます。場合によっては働きやすい環境を作るどころか、社員の働きにくい環境を作り出してしまうケースも少なくありません。そのため、上層部の考えも大切ですが、同時に現場や一般社員のニーズも尋ねるなど、あらゆる方面から満遍なく意見を取り入れることが重要になります。

社員全員が対象となるものにする

社内ルールは一部の社員だけでなく、社内の社員全員が対象となるものを作成しましょう。一部の部署や社員にだけ、適用される社内ルールを作成してしまうと、社員は不公平感を抱いてしまいます。また、社内ルールを定めているのにも関わらず、管理職や上層部の社員がルールを守らなければ、一般の社員もルールを守ろうとは思いません。そのため、社員全員の足並みを揃え、同じ方向性に向かって仕事に取り組むためにも、社内ルールは全体が対象になるものに設定しなければなりません。

社内ルールとして定める項目を決める

社内ルールには、会社の経営理念やクレーム対応などの実質的な業務や社員の意識に関する事柄から、社員の身だしなみまで様々な項目を取り入れる必要があります。そのため、社内ルールを作る際には、どの項目をルールとして定めるかを決めましょう。内容が曖昧だと社員が混乱してしまうので、できるだけ明確なものにすることをおすすめします。また、ルールを作る際は、なぜそのルールが必要なのか、目的や理由についてもしっかり説明し、社員に周知させることでルールに説得力が生まれます。

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社内ルールブックを作成する

社内ルールを周知するには、設定した項目を記載したルールブックを作成するのも一つの手段です。ルールを可視化することで、既存の社員に周知しやすくなるだけでなく、新入社員を教育する際にもルールを教えやすくなります。また、作成した社内ルールブックは、会社の各部署のオフィスや現場などに、いつでも閲覧できるよう分かりやすい位置に設置しておくことも大切です。これを行うことで、ルールについて疑問がある場合もすぐに確認できるので、社員が迷うこともなくなります。

各部署内など少人数で読み合わせをする

作成した社内ルールを社員に浸透させるには、ルールブックを配布するだけでは不十分と考えられます。一度ルールブックを渡されただけでは内容を覚えられない社員も出てくるため、周知度に個人差が生まれてしまいます。これを放置すると、ルールを順守している人としていない人で社員の意識にバラつきが生まれてしまいます。そのため、社内ルールを導入した後は、各部署など少人数で読み合わせをする機会を設けましょう。複数人でルールを読み合わせれば、内容を覚えやすくなるだけでなく、ルールを守らなければいけないという意識も共有しやすくなります。

紙媒体だけでなくネット上での閲覧を可能にする

社内ルールを効果的に周知させるにはルールブックなどの紙媒体だけでなく、ネット上で閲覧を可能にすることも有効な手段です。この手法を用いれば、人材採用の際にも求職者は事前に会社のルールを確認することができるため、設定したルールに即した希望の人材が集まりやすくなります。また、いつでもスマートフォンやPCで社内ルールを確認できる環境を作ることで、トラブル時に「ルールを知らなかった」という事態を未然に防止できます。さらに、どこでも好きな時に確認できるので効果的に周知を徹底させることが可能になります。

株式会社カヤック

株式会社カヤックでは、「サイコロ給」という独自の社内ルールを導入しています。サイコロ給とは毎月サイコロを振って、出た目に応じた金額が基本給とは別に手当として支給されるというユニークなシステムです。具体的な計算方法は「基本給×サイコロの目×0.1」で、毎月基本給に上記の金額がプラスされます。このシステムは毎月の給与とは別にボーナス感覚で臨時収入が得られるため、社員もモチベーションを維持しながら楽しく働けるという点がとても優れているルールと言えるでしょう。

株式会社ZOZO

株式会社ZOZOでは「ろくじろう」という社内ルールを導入しています。ろくじろうは始業時間の午前9時から午後3時まで、休憩時間を取らず6時間の労働を済ませれば退社しても良いというシステムです。このシステムの利点は、社員が自分のライフスタイルに合わせて労働時間を調節できるという点にあります。このシステムを利用すれば育児中でも延長保育を利用せず時間に余裕を持ってお迎えに行けるため、家庭の事情で長時間働けないという人も負担を軽減しながら働けます。仕事だけでなくプライベートも大事にしたい方にはとても優しいルールと言えます。

Google

世界的に有名な企業であるGoogleでは、社員が在職中に亡くなった場合その配偶者は十年間の間、生前社員が受け取っていた報酬の半額を支給できる社内ルールがあります。また、アメリカのGoogle社では子供がいる場合、その子供が10歳になるまで、毎月日本円で約11万円が支給されます。一家の大黒柱が亡くなると、残された家族は路頭に迷うケースも少なくありません。中には家計を支える人を失ってしまったことで進学を諦めなければならない子供も存在します。そのため、死後の保証も受けられるこのルールは非常に魅力的な項目です。

社内ルールを作成して生産性向上に繋げよう

社内ルールは社内の規律を保つだけでなく、職場の安全性や働きやすい環境を維持する点でも、非常に意義のあるものです。しかし、内容によっては社員の主体性を奪う結果に終わる可能性も否定できません。そのため、作成する際は現場の人材のニーズも積極的に取り入れ検討する必要があります。また、社内ルールはその時の社会や会社の状況の変化によって適切な内容が異なるので、定期的に見直ししていくことも大切です。社内ルールを上手く適用すれば、会社の生産性向上にも役立つので、より良い職場を築くためにも社内ルールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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