リモート会議を開催するポイントは?【背景・服装・マイクなどの機材のポイント】

記事更新日:2020年07月28日 初回公開日:2020年07月28日

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近年、リモート会議を利用する企業が増えてきました。新型コロナウイルスの影響で導入を始めた人も多いのではないでしょうか。リモート会議は、場所を選ばず会議が出来るためとても重宝されています。付いている機能を上手く使いこなせれば、より効率的に仕事をすることも可能でしょう。今回は、そんなリモート会議についてご紹介します。リモート会議の導入を検討している方、始め方が分からない方必見の内容です。

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リモート会議とは

回線を利用してオンライン上で会議を行う事

リモート会議とは、回線を利用してオンライン上で会議を行うことを言います。会議がオンライン上で出来るため、海外企業との商談もスムーズに進めることが出来るでしょう。現在、社員が1000人以上の日本企業では、約70%がリモート会議を導入しています。300人以上の企業では約55%。100人以上の企業も約40%がリモート会議を行っています。今後、その企業数はさらに増えると言えるでしょう。

リモート会議の手段は3つある

web会議

リモート会議の手段は主に3つあります。その1つがWeb会議です。Web会議とは、スマホやパソコンにアプリをダウンロードして行う会議のことを言います。専門の機器を揃える必要が無く、誰でも簡単に使用できる点が特徴と言えるでしょう。また、Web会議にはWeb会議のサービスを利用するクラウド型と、自社のシステムを使うオンプレミス型があります。双方の特徴を理解した上で、導入すると良いでしょう。

テレビ会議

テレビ会議もリモート会議の手段の1つと言えるでしょう。テレビ会議とは、会社の会議室などに専用機器を設置し行う会議のことを言います。Web会議は、基本的に1対1など少人数で行う会議に向いています。一方テレビ会議では、設置されたモニターを通して会議を行うため、大人数の会議に向いていると言えるでしょう。導入やメンテナンスの費用は高くなりますが、映像や音声のクオリティが高いのが特徴です。

電話会議

また、リモート会議の手段の1つとして電話会議が挙げられるでしょう。電話会議とは、指定の電話番号に電話を掛けることで行う会議のことを言います。電話サービスが提供する仮想の会議室で会議を行うというイメージです。Wi-Fi環境を整える必要が無く、電波が入れはどこでも使用できる点が魅力的と言えるでしょう。一方でテレビ会議やWeb会議と違い、ビデオ通話をすることはできないため注意しましょう。

リモート会議注目される背景

コロナウイルスによる影響

リモート会議が注目される背景の1つとして、コロナウイルスによる影響が挙げられます。感染拡大に伴い、一時期は在宅ワークを余儀なくされました。そのため、会社に集まって会議をすることが出来なくなりました。しかし、リモート会議では、たとえ集まらなくても以前と同じように会議が出来るため、導入する企業が増え始めたのです。その効果は大きく、コロナが終息した後もリモート会議を利用する企業は増え続けるでしょう。

ITツールの変化によりコストがかからなくなった

ITツールの変化によりコストがかからなくなったことも、リモート会議が注目される背景の1つと言えるでしょう。今まではリモート会議をする場合、メンテナンス費用が必要だったり導入するまでに時間が掛かりました。しかし、最近はリモート会議用の無料アプリも増えてきました。無料アプリの場合、ダウンロードさえすればすぐに使用することが可能です。このようなITツールの変化がリモート会議導入に大きな影響を与えているのです。

リモート会議のメリット

場所を選ばずに会議ができる

場所を選ばずに柔軟に会議ができる点が、リモート会議のメリットの1つと言えるでしょう。特に、電話会議やWeb会議の場合は、通信環境さえ整えればどこでも会議をすることが出来ます。本社に出勤する必要も、取引先へ長時間かけて移動する必要もありません。そのため、効率良く働くことが出来るでしょう。新型コロナウイルスの感染拡大が懸念される今にピッタリの方法と言えるでしょう。

交通費のコスト削減

また、リモート会議のメリットの1つとして交通費のコスト削減が挙げられます。リモート会議をすれば、出社の必要が無くなります。そのため、ガソリン代や交通費の大幅な削減が期待できるでしょう。さらに、疲労の原因となる移動時間も削減することが出来ます。移動時間の削減は、社員1人1人の生産性を上げます。その点でも、リモート会議を導入するメリットは大きいと言えるでしょう。

働き方改革の促進

働き方改革の促進になる事も、リモート会議導入のメリットの1つと言えるでしょう。リモート会議が可能になると、介護が必要な人や子育てをしている人も安心して働くことが出来ます。そのためリモート会議の導入は、柔軟な働き方を実現するために必要な方法の1つと言えるでしょう。働き方改革の促進を検討している方は、この機会にリモート会議を本格的に導入してみても良いのではないでしょうか。

リモート会議のデメリット

ネット環境を整える必要がある

一方でリモート会議のデメリットとして、ネット環境を整える必要がある点が挙げられます。自宅で会議をする際、ネットの環境が悪く上手く接続できないという事も少なくありません。取引先相手との商談中に音声が途切れてしまっては元も子もありません。自宅などでリモート会議を行う際は、あらかじめネットの環境が整っているか、音声が乱れていないかの確認をしておく必要があるでしょう。

パソコンやスマホの操作に慣れていないと難しい

パソコンやスマホの操作に慣れていないと難しい点も、リモート会議を行うデメリットの1つと言えるでしょう。パソコンやスマホの操作に不慣れな場合、画面共有の作業が上手く出来ず、会議を中断させてしまう可能性も。大きなタイムロスに繋がりかねません。リモート会議を導入する際は、パソコンなどの機器の操作に不慣れな人を対象に研修を行うのも良いでしょう。また、簡単なガイドラインを作成することでスムーズに会議を行う事ができますよ。

リモート会議のやり方

アプリの導入を事前に行う

続いてリモート会議のやり方をご紹介します。まずは、事前にアプリの導入を行いましょう。会議が始まる直前にダウンロードすると、時間が掛かり会議に間に合わないという事も少なくありません。前もってダウンロードし、余裕があれば一通り操作してみると良いでしょう。また、アプリは頻繁にアップデートされます。アップデートができておらず会議に参加できないということを防ぐため、こまめにチェックしましょう。

日程と時間の調整

アプリを導入したら、日程と時間の調整を行いましょう。その際、Spirというカレンダープラットフォームを利用することをおすすめします。SpirはGoogleカレンダーと連携しており、ZoomやGoogleMeetでは日程調整から登録までをダイレクトに行う事ができます。かなり優れたプラットフォームであると言えるでしょう。日程調整の候補日を作成した後は、URLで共有できるため簡単にスケジュールを組むことができますよ。

資料の共有

会議中に資料の共有をすることで、会議をスムーズに進めることが出来るでしょう。資料の共有が可能なアプリとしては、ZoomやCalling、またはMicrosoft teamsなどが挙げられます。ZoomとMicrosoft teamsは無料で使用することが可能です。中には資料共有の機能が付いていないアプリもあるため、ダウンロードをする前にきちんと確認しておきましょう。

おすすめのリモート会議のアプリ

zoom

おすすめのリモート会議のアプリの1つにZoomが挙げられます。Zoomはパソコンやスマホなどの様々なデバイスに対応しています。また、アカウント作成の必要が無いため、誰でも手軽に始めることが出来るでしょう。最大の特徴は、ホワイトボード機能と録画機能が付いている点です。会議の様子を録画することが出来るので、あとで見直すことも可能です。また、ホワイトボード機能では、手書きの書き込みが出来るため会議で重宝するでしょう。

Microsoft teams

Microsoft teamsもおすすめの会議アプリの1つと言えるでしょう。Microsoft teamsとは、ファイルの共有やチャットを行う事が出来るビジネス用のチャットツールです。1番の特徴は、ExcelやPowerPointなどが組み込まれているOffice365アプリで同時に作業が出来る点と言えるでしょう。また、作成したファイルは共有スペースに保存できるため重宝しますよ。

skype for Business

また、おすすめの会議アプリの1つにskype for Businessが挙げられます。skype for Businessは画面共有機能やチャット機能など、会議で必用な機能が付いています。画面共有機能はパソコンでしか使用できないため注意しましょう。また、このアプリを利用するにはSkypeIDの作成が必要です。前もってIDの作成をしておくことをおすすめします。

Cisco Webex Meeting

Cisco Webex Meetingもおすすめの会議アプリの1つと言えるでしょう。最大の特徴は、高品質で高画質な音声と映像です。音声の乱れが少ないため、快適な環境で会議を行う事が出来るでしょう。しかし無料アプリではないため、ライセンス取得に費用がかかるので注意しましょう。また、1つの会議で1000端末まで参加が可能です。会議録画機能や投票機能も付いており、仕事をする上で非常に重宝しますよ。

リモート会議の注意点

会議にあった服装や背景を選ぶ

リモート会議の注意点の1つとして、会議にあった服装や背景を選ぶことが挙げられます。特に自宅からリモート会議に参加する際は、生活感を見せないよう注意しましょう。例えば、整理されていないクローゼットを映してしまうと、そちらばかり気になってしまいます。また、カジュアルすぎる服装は、あまり良い印象を与えない可能性も。背景は出来るだけ何も映さず、清潔感のある服装で参加するよう心がけましょう。

操作が間に合わなくても落ち着いて対応する

リモート会議に参加する際は、たとえ操作が間に合わなくても落ち着いて対応するようにしましょう。前もって準備をしていたとしても、当日不具合が起きてしまうことも少なくありません。その場合は焦らず、ネット環境が安定しているか、アプリのアップデートが完了しているかなどの確認をしましょう。会議に間に合わない場合、すぐにクライアントや会社に連絡を入れておくとスムーズに対応することができますよ。

リモート会議の導入で働きやすい環境を作ってみては?

今回は、リモート会議についてご紹介しました。資料の共有が出来たり、会議の録画が可能だったりとリモート会議の機能は多岐に渡ります。また、いつでもどこでも会議をすることが出来るので、効率良く働くことが出来るでしょう。スムーズに導入するために前もってガイドラインなどを作成しておくのも良いでしょう。リモート会議を導入し、働きやすい環境を作ってみてはいかがでしょうか。

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