折衝業務とは【折衝と似た意味との違いや折衝業務で必要なスキルも解説します】

「日本語＋英語＋さらに語学が堪能な社員の採用」「海外の展示会でプレゼンが出来る人材」「海外向けサービスのローカライズ出来る人材」「海外向けWebサイト構築・集客」など、日本語も堪能で優秀な人材へのお問い合わせが当社に相次いでいます。

他社の外国人採用成功事例はこちらからご覧ください。

（無料）グローバル採用ナビのオリジナルの就労ビザ申請で失敗しないための「就労ビザ取得のためのチェックリスト」がこちらからダウンロードできます。

二人以上の当事者が各自の利益を追求しつつ合意を形成する過程のこと

折衝業務とは、二人以上の利害の一致しない当事者が各自の利益を追求しつつ、合意を形成する過程のことです。複数の関係者がそれぞれの立場や利益を主張しつつ、互いが納得できる合意点を見つけるためのコミュニケーションです。ビジネスシーンでは顧客との取引や社内での調整、取引先との条件交渉など様々な場面で折衝が必要となります。企業は自社の利益を守りつつ、相手の要望も理解して双方にとってメリットのある着地点で折り合いをつける必要があります。

双方が妥協点を見つけるための話し合いのこと

折衝とは、双方が妥協点を見つけるための話し合いのことです。互いの立場や利益を尊重しつつ、建設的に合意形成を目指すコミュニケーションです。顧客との価格調整や社内での利害調整、取引先との納期協議など多くの場面で必要とされます。相手の状況やニーズを把握して自分たちの希望も伝え、共に納得できる着地点を探らなければなりません。事前の情報収集やシミュレーション、複数の代替案の用意が問題解決と円滑な協議の鍵となります。

交渉は特定の問題について話し合うこと

折衝と交渉の違いは交渉は特定の問題について話し合うことである、と捉えるとわかりやすいでしょう。交渉は具体的な条件や契約内容など、明確なゴールに向けた合意形成のためのやり取りといえます。価格交渉や契約条件の協議など、互いの利害が対立する状況が典型的な例でしょう。折衝が双方の納得や関係性の維持も重視するのに対し、交渉はより具体的な問題解決や要求の実現に重きが置かれる傾向にあります。交渉とは特定の問題解決や条件の合意形成を目指すものであり、必ずしも長期的な関係構築を第一としない点が折衝との違いです。

渉外は自社以外との交渉や折衝を行うこと

折衝と渉外の違いとして、渉外は自社以外との交渉や折衝を行うことといえます。広報活動や業界団体・官公庁との連携や、やり取りが挙げられます。地域社会との関係を築いたり、取引先との窓口になることも含まれます。渉外は外部とのやり取りの総称であり、折衝は渉外活動の中でも利害調整が必要な場面での具体的な手法といえるでしょう。折衝や交渉が利害調整や合意形成が目的なのに対し、渉外はより広い目的があるといえます。外部との関係維持や情報収集、自社の立場の説明など、特定の職種（広報、渉外担当）が行うことが代表的な例ですが、営業などが渉外を担うこともあります。

全ての関係者が納得できる解決策を見つけ出すこと

折衝業務の目的は、全ての関係者が納得できる解決策を見つけ出すことにあるといえます。自社の要求を通すだけでなく、互いにとって最善の着地点を探るプロセスです。一方的な解決では相手との間に禍根を残し、長期的な関係構築は望めません。折衝を通じての合意で利害の調整や問題解決、相互理解と協力関係を実現できます。相手の立場や考えを深く理解し、時には妥協も必要でしょう。折衝業務の真の目的は、目先の利益にとどまらず全ての関係者が納得できる解決策を見つけて、持続可能で良好な関係を築くことです。

コミュニケーション能力

折衝業務で必要なスキルとして、コミュニケーション能力があげられるでしょう。単に話す、聞くというだけでなく自分の考えや提案を分かりやすく説明する力、相手の主張やニーズを把握する傾聴力、効果的な質問を投げかける能力です。相手の意見を尊重しつつ、自社の立場も論理的に伝える姿勢が信頼関係と納得のいく合意形成へと繋がります。折衝を成功させるには、聞く・話す・伝えるといった総合的なコミュニケーション能力が必要です。

共感力

折衝業務で必要なスキルとして、共感力も重要です。相手の感情や立場を理解する姿勢が信頼関係構築の第一歩になります。相手の視点に立って物事を見ることで、心理的な壁が低くなりオープンな話し合いが可能になるでしょう。ただし、単に同調するのではなく自らの立場は維持しつつ理解を示すことが肝心です。対立を避け、協力的な雰囲気の中で協議するとWin-Winの解決策を見つけやすくなります。共感力は折衝において相手との心理的な距離を縮め、双方が納得できる合意形成を実現させます。

分析力

折衝業務で必要なスキルとして、分析力も不可欠なスキルといえるでしょう。分析力とは相手の提案内容や提示するデータ、自社の持つリソースや市場の傾向などを、多角的に整理・検討する能力を指します。感情に流されることなく、問題の本質や相手の真のニーズを把握する能力といえるでしょう。複数の代替案や現実的な妥協点を提示し、折衝だけでなく交渉を進める上でも分析力は非常に役立ちます。分析力は折衝において客観的かつ論理的に状況を理解し、データや事実に基づいて合意点を探るために必要な能力です。

問題解決スキル

折衝業務で必要なスキルとして、問題解決スキルも重要といえるでしょう。折衝業務では双方の要求がぶつかり合い、妥協点がなかなか見つからないことも少なくありません。問題解決スキルとは問題の本質を的確に捉えて、原因を分析して創造的な視点から、複数の解決策や代替案を提示する力です。事前のシミュレーションや客観的な分析力を用いて、建設的に課題に取り組む姿勢が求められます。発生する様々な問題に対して、関係者が納得できる解決策を見出す問題解決スキルは折衝を成功に導く上で欠かせません。

柔軟性

折衝業務で必要なスキルとして、予期せぬ事態に対応するための柔軟性も重要です。折衝のプロセスでは、相手からの想定外の要求や外部環境の変化など、計画通りに進まないことが多々あります。柔軟性とはこうした変化を受け入れ、目標達成のためにアプローチを修正したり、新たな代替案や妥協点を提示する力です。相手の意見にも真摯に耳を傾け、冷静に状況を分析し、変化する状況に対応する柔軟性は折衝を成功させる不可欠なスキルといえるでしょう。

事前準備を怠らず行う

折衝を行う際のポイントとして、事前準備を怠らず行うことがあげられるでしょう。折衝の目的やゴールの明確化、相手に関する情報の収集・分析が必要です。自社の要求や妥協点、複数の代替案を用意しておくことも欠かせません。想定される相手の主張や質問に対する回答をシミュレーションしておくと、冷静に対応が可能になるでしょう。準備不足は不利な条件での合意を招くリスクを高めます。双方が納得できる着地点の模索と、良好な関係構築のために事前準備の徹底は欠かせません。

相手の話に耳をしっかり傾ける

折衝を行う際のポイントとして、相手の話に耳をしっかり傾ける姿勢は極めて重要といえるでしょう。ただ聞いているフリをするのではなく、相手の言葉はもちろん、表情や声の調子にも注意を払い、その裏にある感情や真のニーズを理解しようとする姿勢は重要です。自分の主張を急ぐ前に、まずは相手の言い分を最後まで注意深く聞くことが求められます。適切な相槌や内容を確認するための質問を挟むことで、相手は話しやすいと感じ、より本音を語ってくれる可能性が高まるでしょう。

客観的な視点から物事を考える

客観的な視点から物事を考えることは、折衝を行う際のポイントとして重要です。折衝の場面では双方が自分の立場や利益に意識が向きがちになり、納得できる着地点がうまく見つからないことがあります。客観的な視点とは自社の視点と相手の視点、可能であれば第三者の視点からも状況を分析・評価しようと努めることです。事実やデータに基づき、感情的な対立を避け、問題の本質を見極めることが求められます。客観的な視点から物事を考えることで、公平で合理的な妥協点や代替案を見つけやすくなります。

相手が話しやすいよう意識する

折衝を行う際のポイントとして、相手が話しやすいよう意識することも大切です。高圧的な態度や自分の主張ばかりを一方的に話すやり方では、相手は心を閉ざしてしまうかもしれません。穏やかな表情や口調を心がけ、適切なタイミングで相槌を打ち「なるほど」「おっしゃる通りですね」といった肯定的な反応を示しましょう。相手の発言を途中で遮ったり頭ごなしに否定したりせず、まずは受け止める姿勢が重要です。相手が話しやすいよう意識すると心理的な安全性をもたらし、本音やより多くの情報を引き出すことに繋がります。

話すことより聞くことを意識する

折衝力を高めるポイントの一つ目は、話すことより聞くことを意識することです。自分の主張や提案を伝えたい気持ちは抑えて、まずは相手の言葉に耳を傾けましょう。相手が何を考え何を求めているのか、背景にある感情や状況を把握します。話を遮らずに相槌や共感をもって話を傾聴する姿勢を見せると、相手は理解されていると感じ、信頼を寄せて本音で話してくれる可能性が高まります。話すこと以上に聞くことを重視する姿勢が相手との良好な関係を築き、双方が納得できる合意形成へと繋がる鍵といえます。

理解するために努める

折衝力を高めるポイントとして次に挙げられるのは単に話を聞くだけでなく、相手を真に理解するために努めるという積極的な姿勢です。相手の言葉の表面だけでなく「なぜそう考えるのか」「どのような状況にあるのか」といった背景にある感情や価値観、置かれた制約まで想像力を働かせることが重要です。自分の視点や思い込みは一旦脇に置き、相手の視点に立って物事を捉え直してみる努力をしてみましょう。相互理解が対立的な雰囲気を和らげて、建設的な話し合いをする土壌になります。相手を表面だけでなく、背景まで含めて理解する努力をして解決策を見出しましょう。

サポートと創造的な解決策を提供する

折衝力を高めるポイントの三つ目は、サポートと創造的な解決策を提供することです。自分たちの利益だけを追求するのではなく、相手が抱える課題や懸念に対しても、解決に繋がるような情報やアイデアを提供できないか考えてみます。互いの要求が対立する場合、単なる妥協ではなく双方にとってメリットのある第三の道、創造的な解決策や代替案を見つけ出す努力が重要です。相手へのサポートを惜しまずに、解決策を提供することは折衝を価値を生み出す場へと変える可能性があります。

折衝業務を円滑に行うためにスキルを伸ばそう

折衝とは単なる交渉や話し合いではなく、利害が異なる相手ともWin-Winの合意を目指すプロセスです。コミュニケーション能力や共感など多様なスキルが求められますが、これらは日々の業務での意識や経験を通じて向上できます。事前準備や相手を理解する姿勢、客観的な視点を心がけることも大切でしょう。ぜひ、折衝業務を円滑に行うために意識的にスキルを伸ばし、ビジネスパーソンとしての価値を高めていってください。折衝業務を円滑に行うために、様々な対人スキルを磨くことが成功への道筋となるでしょう。

グローバル採用ナビ編集部では外国人の採用や今後雇い入れをご検討されている皆様にとって便利な「就労ビザ取得のためのチェックリスト」をご用意いたしました。また、在留資格認定申請書のファイル（EXCEL形式）もこちらよりダウンロード可能です。

こちらのチェックリストはこのような方におススメです！

1. 外国人採用を考えているがビザの申請が心配。
2. 高卒の外国人は就労ビザの申請できるの？
3. どのような外国人を採用すれば就労ビザが下りるの？
4. ビザ申請のために何を気を付ければいいの？
5. 過去に外国人のビザ申請をしたが不受理になってしまった…
6. 外国人材を活用して企業の業績アップを図りたい方。
7. 一目で分かるこんな就労ビザ取得のチェックリストが欲しかった！

他社での事例やビザ申請の際に不受理にならないようにまずは押さえておきたい就労ビザ取得のためのポイントを5つにまとめた解説付きの資料です。

就労ビザ取得のためのチェックリスト（無料）のダウンロードはこちらから！