問題解決能力とは？【問題解決能力が高い人・低い人の特徴や高めるメリットなどを解説します】

記事更新日：2023年11月02日｜初回公開日：2023年11月02日

業務の遂行にあたって、トラブルの発生に遭遇した経験のある方は多いでしょう。社会人には様々な能力が求められますが、トラブルに対応する問題解決能力は、様々なビジネスシーンにおいて必要不可欠な能力です。本記事では、問題解決能力が高い人・低い人の特徴や、問題解決の方法などを解説します。現場のPDCAが上手くいかないと感じることや業務に抱えている問題が多いと感じることがある場合は、ぜひ参考にしてみて下さい。

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問題解決能力とは

問題を見つけて解決方法を考え行動する能力

問題解決能力とは、問題が発生した際に原因を特定して分析し、解決に向けて適切な行動ができる能力です。明確な定義はありませんが、問題を認識する力・解決策を考える力・解決策を実行する力の3つの力が必要です。問題の本質を見極めて解決策を導き出すため、根本的な問題の解消に近づくことができます。問題解決能力はイレギュラーな事態にも的確な対応を行い、業務を円滑に進めることに繋がるため、社会人には必要不可欠のスキルです。

問題解決能力が重要な理由

筋道を立てて解決に向かって行動できる

問題解決能力は、筋道を立てて解決に向かって行動するために必要不可欠です。一つの問題に対してその場しのぎで対応するのではなく、問題解決までのプロセスを明確化することで根本的な解決に繋がります。例えばミスの多い従業員がいて、その場で指導しても再度同じミスを繰り返すという問題があるとします。その場の是正ではなく「なぜミスが多いのか」ということに焦点を当てて指導ができれば、行動を根本的に改善する一歩に繋がるでしょう。

適切な振り返りを行える

問題解決能力は、適切な振り返りを行い次に活かすことにも役立てることが可能です。分析・計画・実行のプロセスを細分化されるため、問題解決のための行動が失敗に終わることがあっても、どの部分で間違えていたか考えることができます。筋道を立てて解決策を考えることで、振り返ったときにどこに課題があるか分かるでしょう。次に同じような問題が発生した場合には、振り返りで学んだことを活かして適切に対応することが期待できます。

問題の種類

発生型

発生型の問題は、環境や条件により自然に発生する問題を意味します。問題は顕在化しているため、解決すべき課題が明確であることが特徴です。例えば「業務のミスが発生した」という内容はすでに問題が表面化しており、ミスへの対策や従業員への指導という明確な解決策があります。ただし、表面上に発生した問題の裏には、「従業員が連日の残業で疲労状態」「メンタルが不安定」など根本的な問題が隠れている可能性に留意することが必要です。

設定型

設定型の問題は、自分で立てた目標を達成するために発生した問題です。例えば、人事評価制度で立てた目標や昇進を目指す場合などがあります。この場合、自分の理想と現実のギャップを解消していくための解決策としてアクションプランが必要となります。目標と自身の現在を分析し、達成するために具体的に何をするべきかなど検討する要素が「問題」となります。目標の達成を「解決」として筋道を立てた計画を行い、実行して目標達成ができれば「問題解決」となるでしょう。

潜在型

潜在型は、今後発生する可能性がある問題のことを指します。現在は表面化していなくても、環境の変化などにより何らかの異変が生じることで問題が発生します。潜在型の問題は認識することが困難な上、知らない間に深刻化していることがあります。そのため、表面化した時には手の施しようがない状態にまで進展する可能性も高いです。潜在型の問題は考えるほど多く挙げられるため、全て解決することは難しいです。リスクにアンテナを張り、優先順位を決めて解決することが求められます。

問題解決能力が高い人の特徴

同じ失敗を繰り返さない工夫をしている

問題解決力の高い人は、同じ失敗を繰り返さない工夫をしている特徴があります。自身の失敗を振り返り、問題の原因や課題を洗い出して対策を考えられるためです。同じような問題に直面することがあっても、振り返った内容を活かして解決に繋げることができます。誰にでも失敗やトラブルに見舞われるなどの事態は経験するでしょう。問題解決能力の高い人は、それらを正しく解決しようとする姿勢や次への活かし方に優れていると言えます。

問題を早く発見できる

問題解決能力の高い人は、問題を早く発見して解決することができます。潜在型の問題に気がつきやすいと言えるでしょう。問題の深刻化さを見極め、小さい問題であるうちに解決できるため、大きなトラブルや失敗に繋がることなく円滑に業務を進められます。問題が大きくなるまで気がつかない人もいる中、早期発見できることは、視野が広く問題意識が高いと言えます。問題が肥大化すると、多くの人材が解決の対処に当たることもあるため、未然防止するための視点が必要不可欠です。

計画的且つ柔軟に仕事を進められる

問題解決能力の高い人は、計画的かつ柔軟に仕事を進めることができます。計画をもとに行動しながら最善の方法を見極めていき、柔軟に対応できるためです。問題発生時だけでなく、常に筋道を立てた計画をもとに行動できるため、プロセスの変更などにも慌てることなく対処できます。そのため、予想外の出来事があっても計画を調整し、柔軟に考えや解決策を変えていくことが可能です。また、柔軟に物事を考えられることで新しい視点での解決策の発見や臨機応変の対応がしやすくなります。

問題解決能力が低い人の特徴

その場しのぎで失敗から学ばない

問題解決能力の低い人はその場しのぎの対応が多く、失敗から学ばない傾向にあります。その場しのぎで問題を解消することは応急処置と同じであり、問題解決とは言えないためです。例えば、マニュアルが分かりにくくてミスが発生した場合、ミスの修正はできてもマニュアルは放置することなどです。問題の本質を見極めることができないため、同じ問題が繰り返されて何度も対応しなければなりません。結果的に業務の停滞や生産性の低下に繋がります。

無理な対策を立ててしまう

問題に対し、実行に無理のある対策を立ててしまうことも問題解決能力が低い人の特徴です。例えば、残業が多いという問題に対し「明日からは残業禁止」という解決方法は、現実的とは言えないでしょう。問題を早く解決しなければという焦りから、現状の把握や分析をしないまま対策を考えた際に起こりがちです。問題が発生する根本的な原因を特定し、客観的且つ現実的に解決策を立てなければいけません。無理な対策は結果的に時間の無駄になるため、焦らず丁寧な問題の分析が必要です。

解決に向けてすぐに動けない

問題解決能力の低い人は、そもそも解決に向けた行動をすぐに起こせない特徴があります。忙しくて後回しになる、解決のタイミングを見計らっているなど理由はさまざまです。しかし結果的に問題解決が遅くなり、生産性の低下に繋がります。発生した問題の状況は時間と共に変化し、放置すると深刻な事態になることもあります。特に顧客が相手の場合、問題解決が遅くなると不満が溜まって今後の関係性にも影響が出ることにも繋がるでしょう。

問題解決のステップ

問題の原因を冷静に観察する

問題の解決をするためには、はじめに問題の原因を冷静かつ客観的に観察することから始まります。「なにが」「どこで」「なぜ」など具体的な点に着目し、根本的な問題を特定することが必要です。例えば「従業員の士気が下がっている」という問題がある場合、残業の多さからくる疲労か、職場の人間関係によるストレスかなど考えられます。その原因次第で対処方法は変わるため、問題の表面的な部分ではなく本質に着目して問題解決に繋げることが必要不可欠です。

問題を深掘りして原因を明らかにする

次に問題を深堀りして、原因を明らかにします。仮説を立てる・論理的手法を用いるなどして解決に向けた思考を繰り返すことが大切です。一つの解決策が上手くいかなかったときのために代替案を用意するなど、複数の解決策を用意する必要があります。また、問題の原因さらにその先に根深い問題があるかもしれません。問題の再発を防ぐためには原因を特定して終わりではなく、その先の問題まで客観的に掘り下げていくことが必要です。

優先順位をつけて解決策を実行する

問題解決をする際は、優先順位を明確にして解決策を実行へ移していく必要があります。解決策は複数必要ですが、全てを同時に行うことは不可能です。また、優先順位を間違えると解決までに時間を要することもあります。優先順位としては、解決までに見込めるスピードの速さや、実現可能なコスト、期待できる成果の大きさを軸に考えるとスムーズな解決に繋がります。それぞれの要素が欠けると新たな問題が発生することもあるため、解決策によって発生するリスクも考えましょう。

問題解決能力を高めるメリット

PDCAサイクルがスムーズに回る

問題解決能力が高まると、PDCAが回るようになります。問題解決とPDCAは、計画から実行までほとんど同じプロセスです。そのため、問題解決能力を身につければ、自然とPDCAも回りやすいと言えます。日常業務やプロジェクトなどにおいても目標を立て、計画やギャップの分析、アクションへ繋げるクセがつくでしょう。日常的にPDCAを回せることで現状を改善する方向へ導きやすく、大きな問題が発生した際にも冷静に対処ができます。

重要な課題設定をしても対応できる

問題解決能力高いと、重要な課題に対応できるようになります。企業が抱える問題の中には、原因の特定が難しいものや解決策が思いうかびづらいものなど様々です。問題解決能力が高い人であれば、分析や計画、実行する能力が身についているため、このような課題にスムーズに対応しやすいと言えます。経営活動はいつでも順風満帆ではいかないため、大きなトラブルの発生時や問題が表面化したときには、問題解決できる人材が必要不可欠です。

社員の仕事の成果が上がる

問題か決能力が高まると、仕事の成果が上がるメリットを得ることができます。問題解決能力が思考のベースとなれば、様々なビジネスシーンにおいてスムーズに業務を進めやすくなるためです。また、問題解決能力を用いて自身が設定した目標を達成していくことで、スキルアップにもつながります。問題解決を繰り返していくことで仕事の質が高まり、必然的に生産性が高まることも期待できるでしょう。問題解決能力の高い人材が多いほど、組織全体が活性化します。

まとめ

問題解決能力を高めて仕事を上手く回そう

問題解決能力が高い人・低い人のそれぞれの特徴や、問題解決能力を上げるメリットなどを解説しました。問題解決能力は日常業務で発生するからトラブルの発生など、様々なビジネスシーンで求められます。問題解決能力が不足している場合、表面的な解決しかできず同じ問題を繰り返すことや、問題が肥大化するなどのリスクがあります。問題解決能力が高まるとPDCAが回りやすくなり現場の生産性にも繋がるため、本記事を参考に意識してみましょう。