マルチタスクの意味とは【苦手な人の特徴は？マルチタスク管理ができる人になるためのコツは？簡単に解説します】

記事更新日：2024年02月29日｜初回公開日：2024年02月29日

労働人口の減少により企業の人材確保が問題となり、既存の主力事業では企業の将来が危ぶまれ多角経営が行われる中で、マルチタスクが発生する機会は増加しています。マルチタスクとは、複数の異なる作業を同時にこなすことであり、少人数で多くの仕事をこなす場合や異なる仕事を掛け持ちできる画期的な手法です。人員不足解消や企業の多角化を推進するために、多くの企業が積極的にマルチタスクを採用しています。ここでは、マルチタスクの意味やマルチタスクを行うメリットやデメリットと、マルチタスクを有効に活用する方法などを詳しく解説いたします。

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マルチタスクとは

短時間で複数の作業を同時並行すること

マルチタスクとは、短時間で複数の作業を同時並行することを言います。マルチタスクという言葉は、コンピューター用語として生まれたもので、同時に異なる複数の情報を処理することを指していました。ビジネスシーンや一般生活においても、複数のタスク（課題や作業）を同時進行する場面が多いことから、多様な場面で使用されています。ビジネスシーンではもとより、一般生活の中で料理と洗濯を同時に行う場合などもマルチタスクと呼んでいます。

シングルタスクとの違い

シングルタスクとは、マルチタスクの対極にある言葉で、一つの作業のみに没頭して行うことを言います。同じ時間で複数の作業をすることからマルチタスクの方が優れていると考えがちですが、作業の効率や内容が異なるため、良否を簡単に比較することはできません。異なる分野の複数の作業を行うには、同時進行することは難しいため、シングルタスクが有効です。逆に似たような作業で重複する部分が多くある場合にはマルチタスクが可能になり、効率良い作業ができます。また、作業にあたる個人の能力や性格などによって相性も異なるため、どちらが良いとは一概に言うことはできません。

マルチタスクをするメリット

複数の仕事をこなせる

マルチタスクをするメリットは、なんといっても複数の仕事をこなせることにあります。ビジネスシーンでは複数の業務を部門ごとに振り分け、振り分けられた業務を更に異なる作業に分けて個々に分担させるのが一般的です。上司は部下に振り分けた作業が順調に進んでいるかを見る必要があり、納期に間に合わないようであれば、他の部下に応援を要請する必要もあるでしょう。ビジネスシーンでは臨機応変に納期やイレギュラーなどに対応するため、マルチタスクは欠かせないものとなっています。

全体像が確認できる

マルチタスクでは関連する複数の作業をすることが多いことから、関連する作業の全体像を確認できるのは大きなメリットです。全体の進捗状況や遅れている作業などを把握でき、いつも同じ状況を繰り返すようであれば、もっと効率の良い作業方法や新しいアイデアを提案することに繋がります。複数の作業をこなすことにより視野が広くなり、目の前の作業しか見えなかったことから脱皮して、他の作業者が行う仕事も見えるように進歩するでしょう。全体像を把握することや、多くの作業者の進捗状況などを見る余裕ができることは、マネージメント力強化の一貫にもなります。

スムーズなコミュニケーションを取れる

マルチタスクをすることによって、関係者などとスムーズなコミュニケーションを取れることは、大きなメリットです。また前述のようにマルチタスクを行うことにより仕事の全体像を把握できるようになるため、スムーズに仕事を進められるようになります。これは、上司や部下、あるいは取引業者などとのコミュニケーションが円滑になることによるものです。複数の作業をすることで、より多くの情報を得られるため、上司への相談や部下への指示が的確なものとなり、突発的な事象が起きたとして素早い対応ができるようになります。

他の仕事が停滞しない

仕事の停滞が少なくなることも、マルチタスクを行うメリットの一つです。シングルタスクでは、一つの作業を集中して行うため、他の仕事は一旦停止することになります。しかし、マルチタスクでは複数の仕事を並行して行うため、全ての仕事が停止することはありません。複数の作業が関連した業務であれば、同時進行が望まれる事が多く、全ての作業が終わった時点で次の作業に移ることになるでしょう。一つの仕事が停滞してしまうと全体の進行にも影響を与えてしまうため、柔軟に作業スタイルを変更できるマルチタスクは有効な手段とされています。

マルチタスクをするデメリット

生産性が下がる恐れがある

メリットばかりが多くあるように見えるマルチタスクですが、デメリットを抱えているのも事実です。複数の仕事を掛け持ちするために、個々の仕事の効率が下がるのは当然だと言えるでしょう。しかし、納期や締め切りが迫っていれば、大きなストレスがかかり、生産性は更に低下する恐れがあります。また、一つの仕事にイレギュラーが発生した場合には、その作業だけでなく他に抱えている作業にまで負担が波及することにもなりかねません。そのために、複数抱えている仕事の生産性が、全て低下することさえ考えられるのです。

キャパシティオーバーを起こしやすい

マルチタスクは上手く対応できれば効率の良い理想的な作業になりますが、タスク管理などが適切に行われていないと、キャパシティオーバーを起こしやすくなります。全ての業務が中途半端な状態になってしまい、決められた納期に間に合わず、部門だけでなく企業の問題にもなり兼ねません。マルチタスクでは仕事の数が多くなるほど全体像が掴みにくくなり、キャパシティオーバーを起こしやすくなります。それぞれの作業にかかる時間や自分の能力を良く考えず、安易に複数の仕事を引き受けてしまうことは、非常に危険なことです。

焦りやすくなる

マルチタスクでは、複数の作業や仕事に納期があるため、時間に対するプレッシャーが大きくなります。期限に間に合わせなければいけないというプレッシャーは焦りに変わり、生産性をあげようと急ぐあまりにミスが多くなり生産性は低下して焦りは更に募ります。焦りは生産性を低下させるだけでなく、品質にも影響を与えることが多く、個々への負担を増加させるだけです。マルチタスクを引き受ける際には、自分のできる範囲を超えないことが重要であり、余裕を持った仕事を心がけるようにしましょう。

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マルチタスクが苦手な人の特徴

完璧主義である

マルチタスクは万人向けの作業手段ではありません。向き不向きや相性があり、マルチタスクを得意とする人と、苦手な人の2種類に分かれます。まず、マルチタスクが苦手な人の大きな特徴の一つが、完璧主義であることです。完璧主義者は男性に多いとも言われており、「男性脳」にも関係しているということも言われています。完璧主義者の多くは、作業中に話しかけられることや普段の作業に変化や違う要素が加えられることを嫌い、それらに大きなストレスを感じるようです。また、一つの仕事を丁寧にこなすことを誇りとしているため、他の作業を頼まれることを嫌う傾向がはっきりと見受けられます。

スケジュールの管理が苦手である

マルチタスクが苦手な人の特徴の一つに、スケジュールの管理が苦手であることが挙げられます。複数の仕事を決められた期日までに終わらせるには、適切なスケジュールの管理が必要であることは前述の通りです。スケジュールの管理が苦手な人は、どの作業にどの程度の時間が必要で、どの仕事から始めていいかも判断できないことが多く見られます。マルチタスクを上手く行ううえで大切なことは、最初に作業のスケジュールを細かく立てることと、イレギュラーが発生したときも慌てずに変更できることです。

マルチタスクをできるようになる方法

シングルタスクをたくさん終わらせると考える

マルチタスクを上手くできるようになるには、考え方を変えることが最も効果的です。マルチタスクと言えば、複数の仕事を同時に行う難しい作業であると尻込みする人も多いでしょう。しかし、よくよく考えてみれば、マルチタスクとはシングルタスクの集合形です。つまり、一つずつのタスクをこなすことで、マルチタスクは完結すると考えを改めましょう。手際よく複数の作業をこなしていく姿を想像してしまい自分で自分にプレッシャーをかけるのではなく、順番にする仕事を並行して行うだけであると自分に言い聞かせてください。このように考え方を変えるだけで、マルチタスクに対応する能力が大きく変化するはずです。

120分毎に予めタスクを割り振っておく

スケジュールの管理が苦手でマルチタスクを敬遠している人には、120分毎に予めタスクを割り振っておくことも有効な手法です。具体的には、120分（2時間）を1ボックスと捉え、5日から1週間のスケジュールを組んでいきます。勤務日数や勤務時間によって異なりますが、15～20個程度のタイムボックスができるので、複数のタスクに優先順位を付けて振り分けていくのです。タスクの優先順位は、納期や作業内容および難易度などで順位を決定します。120分単位での作業の切り替えを上手く行うことで、負荷の少ないスケジュールが完成し、無理なくマルチタスクを完了することができるでしょう。

パーキングロット思考を取り入れる

「パーキングロット・Parking-lot」とは、今すぐには必要ないと判断したことを一旦保留しておくために用意したスペースを意味します。パーキングロット思考とは、急に入ったイレギュラーな業務を重要であるか判断し、いま取り掛かっている仕事をパーキングロットに一旦しまい込むという考え方です。緊急性がある重要なタスクであるかを的確に判断することで、最も優先して行うべきタスクに集中することができます。重要かつ緊急性を持つタスクから順にこなしていくことで、企業への負担は軽くなり、本人が抱えるプレッシャーも軽くなっていくでしょう。

空白の時間を用意しておく

タスク管理においてスケジュールを立てる際には、空白の時間を用意しておくことで、マルチタスクを上手くこなすことができます。複数の作業を同時進行するマルチタスクで、余裕のないスケジュールを組んでしまうと、予想外のイレギュラーな事態に上手く対応することができません。ビジネスシーンにイレギュラーはつきものであり、その対応如何で評価は大きく変わります。予想外の出来事が起きたとしても、冷静に対応できるように空白の時間を用意しておくことは非常に重要です。

マインドフルネスを活用する

マインドフルネスとは、自分で意識して物事に集中している状態を作り出すことです。マインドフルネスには一つに集中することで、脳の疲労感やストレスを緩和することができます。マルチタスクを行うことで、ストレスを強く感じる人や疲労を感じやすい人におすすめの手法です。マインドフルネスを簡単に行う方法に、腹式呼吸があります。浅すぎず深すぎない呼吸を心がけ、なるべく自然に続けるように行ってください。とくに高度な瞑想などを行わなくても、呼吸を整えて作業に集中して他のことを考えないようにすることで、ストレスや疲労感から解放されることができます。

まとめ

マルチタスクを理解しビジネスで活用しよう

マルチタスクは上手く使いこなすことができれば、企業にとって強い味方となるビジネス手法です。しかし、ただ複数の作業を押し付けるだけで、従業員への配慮もなく計画性もなく行うことは、かえって作業に混乱を招くことにもなり兼ねません。マルチタスクは個人にとって大きな負担となることも多いため、企業は従業員がマルチタスクについて理解を深めビジネスで活かせるように助力することが重要です。従業員にマルチタスクを十分に理解してもらい、ビジネスで有効に活用してください。