在留資格変更許可申請書が必要なケースとは？申請書に関わる注意点について解説します

記事更新日：2026年01月29日｜初回公開日：2026年01月29日

在留資格の変更申請は手続きが複雑で、書類の不備や記入ミスにより審査が長引いたり不許可になるリスクがあります。日本での就職が決まった外国人の方や採用担当者にとって、手続きの失敗は絶対に避けたい事態です。鍵は、申請書の正しい書き方とそれぞれのケースで求められる必要書類を正確に把握することにあります。本記事では、特定技能や特定活動への変更に加え、申請書作成における共通のミスや審査の注意点までを解説しました。確実に許可を得て就労を開始するために、本記事で重要な要点を確認していきましょう。

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在留資格変更許可申請書とは

在留資格の変更に必要な申請書のこと

在留資格変更許可申請書は、在留資格の変更に必要な申請書です。日本に在留する外国人が、現在の活動内容とは異なる活動を行う場合に、あらかじめ許可を得るために作成します。申請書は申請者本人が作成する部分と、受け入れ先となる企業や機関が作成する部分に分かれています。法務省のホームページでは、変更を希望する在留資格ごとに異なる様式が用意されているため、自分の状況に合った書類を選択しなければなりません。適切な様式の書類を選び、スムーズな審査に向けた第一歩を踏み出しましょう。

管轄の出入国在留管理局に提出する

在留資格変更許可申請書は、居住地を管轄する出入国在留管理局へ提出しましょう。申請は原則として本人や受け入れ機関の職員、行政書士などの取次者が窓口に出向いて行います。現在はオンラインでの申請も推進されており、利用環境が整っていれば窓口へ行かずに手続きを完了させることも可能です。受付時間は平日の午前9時から12時、および午後1時から4時までとなっている局が多く、事前に確認しましょう。混雑状況によっては待ち時間が数時間に及ぶこともあるので、余裕を持ったスケジュールを組むことが重要です。

在留資格変更許可申請書が必要なケース

留学から特定技能に変更するケース

在留資格変更許可申請書が必要なケースとして、留学から特定技能に変更する場合があげられます。法務省のホームページから専用の申請書をダウンロードし、日本語能力や技能試験の合格証を揃えましょう。特定技能特有の「特定技能外国人の支援計画」などの附属書類も併せて準備しなければなりません。特に雇用契約書の内容が、日本人と同等以上の報酬額であるか厳格に審査されます。申請書の作成時には、所属機関の法人番号や事業内容に誤りがないよう注意を払いましょう。

技能実習から特定技能に変更するための準備として特定活動に変更するケース

在留資格変更許可申請書が必要なケースとして、技能実習から特定技能に変更するための準備として特定活動に変更する場合があげられます。特定活動は特定技能への移行準備を目的とした特別な措置であり、本来の変更申請を行うまでの空白期間を埋めるためのものです。法務省のホームページから入手した書類を提出し、許可を得ることで在留が可能になります。審査を待つ間も現在の所属機関で業務に従事できるため、生活基盤を維持しながら在留資格を切り替えられるでしょう。不法滞在を避けるため、在留期限から逆算して適切なタイミングで申請を完了させる必要があります。

留学から技術・人文知識・国際業務に変更するケース

在留資格変更許可申請書が必要なケースとして、留学から技術・人文知識・国際業務に変更する場合があげられます。法務省のホームページから入手した申請書を用い、企業規模に応じたカテゴリーごとの添付書類を揃えましょう。審査では専攻と職務の関連性を見られるため、採用理由書を用いて詳細を説明します。単に採用事実を記すだけでなく、学んだ技術をどう応用するか、具体的に示さなければなりません。学業と職務の結びつきの立証が、許可を得るための鍵になります。

在留資格変更許可申請書における変更時の注意点

特定技能へ変更する場合

健康診断を受診する必要がある

在留資格変更許可の申請における注意点として特定技能へ変更する場合、健康診断を受診する必要があります。検査内容は入管庁が定める所定の項目を満たす必要があり、胸部エックス線検査や血液検査などが必須となります。検査結果の判明までに数日を要するため、余裕を持って病院を予約しておきましょう。受診の結果、就労に支障があると判断された場合は、医師の意見書を別途求められることがあります。注意が必要なのは診断書の有効期限で、原則として申請前1年以内に発行されたものが求められます。

住民税・国民健康保険料・国民年金保険料に未納がある場合は誓約書を提出する

特定技能へ変更する場合は、住民税・国民健康保険料・国民年金保険料に未納がある場合は誓約書を提出する必要があります。万が一、住民税や国民年金保険料に未納がある場合、不許可になる可能性が高いため、申請前に全額を完納しなければなりません。「忘れました」という理由は通用しないので、領収証書などを提示した上で正当な理由を説明することが求められます。丁寧に事情を説明することが、スムーズに許可を得るために重要です。

特定活動に変更する場合

建設分野の場合技能者登録や認定申請が必要となる

特定技能に変更する場合、建設分野は技能者登録や認定申請が必要になります。まず、「建設キャリアアップシステム（CCUS）」への技能者登録を完了させ、ICカードの交付を受ける準備を進めなければなりません。あわせて、国土交通省による「建設特定技能受入計画」の認定を受ける必要があり、在留資格の申請には、受入計画認定証の写しが必要となります。受入計画の認定や技能者登録の手続きは、入管への申請と並行して進める必要があるため、事務負担が重くなります。企業側は各種書類を早期に揃え、認定申請のタイムラグを見越したスケジュール管理をしましょう。

製造3分野の場合外国人材受け入れ協議・連絡会への加入が必要となる

製造3分野（素形材、産業機械、電気電子情報関連）で特定技能へ変更する場合は、外国人受入協議・連絡会への加入が必要です。経済産業省の「製造業特定技能外国人受入協議・連絡会」に加入し、発行される入会証明書を用意しましょう。初めて特定技能外国人を受け入れる場合、在留資格申請前までに加入手続きを完了させなければなりません。手続きを怠ると申請そのものが受理されなかったり、許可が下りない恐れがあります。適正な雇用継続のため、申請と併せて加入状況も確認しましょう。

技術・人文知識・国際業務に変更する場合

学歴要件を満たす必要がある

在留資格変更許可の申請における注意点として、技術・人文知識・国際業務に変更する場合、学歴要件を満たす必要があります。日本の大学や専門学校、海外の大学を卒業し、学士以上の学位や専門士の称号を取得している必要があります。卒業証明書や学位記の写しを提出し、正規の教育課程を修了した事実の証明が求められます。専門学校の卒業生は、専門士の称号が付与されていない課程では在留資格が認められない点に注意が必要です。海外の大学を卒業した場合は、公的書類に日本語訳を添えて提出しましょう。学歴が基準に満たない場合は、10年以上の実務経験による証明を検討してください。

適切な顔写真を用意する必要がある

在留資格変更許可申請書の注意点として、適切な顔写真を用意する必要があります。サイズは縦4cm×横3cmで、申請から6ヶ月以内に撮影した無帽かつ無背景の鮮明なものでなければなりません。よくある不適合の例として、背景に家具などの影が写り込んでいたり、眼鏡のレンズに光が反射して目が隠れていたりするケースがあげられます。デジタル写真で過度な修正を施したものや、自宅のプリンターで印刷した画質のわるいものも避けた方が賢明です。写真は在留カードに使われるため、専門の証明写真機や写真店を利用し、規格を満たしたものを用意しましょう。

在留資格変更許可申請書における申請時の注意点

在留期間の満了前に申請を行う

在留資格変更許可申請書の注意点として、在留期間満了前に申請を行う点があげられます。在留期間満了日の3ヶ月前から申請が可能となるため、期限が迫ってからではなく、余裕を持って準備を始めましょう。期限を1日でも過ぎてしまうと、オーバーステイとなり、強制退去や再入国制限の対象となる恐れがあります。申請受理後であれば、審査結果が出るまで最長で2ヶ月間は現在の在留資格で日本に留まることができますが、期限内の申請が受理されていることが前提です。転職や卒業後の進路が決まり次第、速やかに書類を揃えて申請をしましょう。

不備やミスに気をつける

記入漏れ・誤記・書式ミス

在留資格変更許可申請において、記入漏れ・誤記・書式ミスに注意しましょう。申請書の記載内容に誤りがあると、審査に支障をきたします。特に法人番号は13桁であることを確認し、正確に記入しましょう。氏名はパスポートのアルファベット表記を性格に記入し、住所も在留カードの記載と一致させる必要があります。改ざん防止の観点から消せるボールペンの使用は認められていないので、必ず黒のボールペン等を用いて記入しましょう。空欄があると記載漏れとみなされる恐れがあるため、該当がない項目には「なし」と明記します。

書類の不足

在留資格変更許可申請において、書類の不足にも注意が必要です。所属機関の決算報告書や雇用契約書の写し、変更の正当性を訴える理由書など、必要とされる書類は多岐にわたります。入管庁のホームページに掲載されている「提出書類一覧表」をチェックリストとして活用し、全ての書類が揃っているか確認しましょう。万が一、提出できない書類がある場合は、理由を説明する上申書を添える必要があります。書類不足のまま申請すると、後日「資料提出通知書」が届き、追加提出を求められます。書類不足は審査期間が数週間から数ヶ月延びてしまうため、万全の準備をしましょう。

写真の不適合

在留資格変更許可申請において、写真の不適合も注意が必要です。顔の大きさや位置、背景の色など、入管庁が定める基準に合致しているか再確認しましょう。特に注意したいのが、直近6ヶ月以内の撮影かどうかです。過去の在留カードやパスポートと同じ写真を使っていると、撮影時期が古いことが判明し、撮り直しを命じられます。前髪が目にかかっていたり、顔の輪郭が髪に隠れていたりするものも不適切と判断されるおそれがあります。規定をチェックし、提出できる写真を用意して無駄なトラブルを避けましょう。

不安な時は専門家に依頼する

在留資格変更許可申請で不安を感じる場合は、専門家に依頼しましょう。在留資格の変更は、単に書類を埋める作業ではなく、活動の法的正当性を証明する高度な手続きだからです。専門家は最新の法改正や審査の傾向を熟知しており、不許可リスクを最小限に抑えるためのアドバイスを提供してくれます。申請者に代わって入管の窓口へ出向いてくれるため、仕事や学業で忙しい方にとっては時間の節約にもつながるでしょう。報酬という費用は発生しますが、確実に許可を得て日本で働き続けるための安心を買うと考えれば、決して高い投資ではありません。

まとめ

在留資格変更許可書を理解して正しく申請しよう

在留資格変更許可書の内容を理解して、正しい手順で申請を行いましょう。在留資格変更許可申請は、日本での活動を広げるための欠かせないステップとなります。在留資格変更は正確な様式の選択や、学歴と業務の関連性の証明が厳格に求められます。記入ミスは不許可という結果を招き、生活環境に影響を及ぼす恐れが生じます。まずは、必要な書類を整理することから始めましょう。不明な点は専門家のサポートを受けるなど、入念な準備を進めることが許可を得るために重要です。