スカウトメールの返信率を上げるコツ【例文・書き方のポイント】

記事更新日:2019年11月21日 初回公開日:2019年10月15日

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リクルートワークス研究所の発表では、来春2020年3月卒業予定の大学生・大学院生対象の大卒求人倍率は1.83倍と、引き続き高い数値を保っています。これは学生側の完全な売り手市場が引き続き続いていくことを示しています。中途採用の求人倍率も2.07と、これも非常に高い数値と言えるでしょう。それに伴い、採用コストも上昇傾向にあり、上場企業では年間平均約1793万円、中小企業では年間平均約375万円を採用コストとして費やしているとされています。今回は、出来るだけ採用コストを抑え、且つ求人者とのマッチング率を可能な限り高める採用方法として、現在主流の「スカウトメール」についての説明・解説をします。

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スカウトメールとは

スカウトメールとDMの違いとは

スカウトメールとは、求人者に対して企業が、直接メッセージを送信する採用手段です。予め、求人媒体に登録している求職者のWeb履歴書等のデータベースを参考にして、企業が求めている理想の人材の条件に見合ったターゲットの絞り込みを行います。その上で、企業とのマッチング率が高い求職者に対し、メールを一斉に送信するという採用手段として現在の主流となっています。対して、DM(ダイレクトメッセージ)は新卒採用で頻繁に使われる採用手段で、ターゲットの絞り方は比較的広い範囲で設定する事が特徴です。例として、「リクナビに登録している〇〇大学レベル以上の理系の男子全て」のようなターゲティングをした上で、大量のDMを送信する様な例が考えられるでしょう。

スカウトメールが現在の主流

就職活動の方法として現在最も一般的なのは、求人者がリクナビやマイナビといったWeb上の求人媒体に、エントリーシート等を登録する事から始まります。そして、各企業の掲載されているページを閲覧し、気になる企業にエントリーを行い、説明会の予約をする、というものが、現在最も一般的な流れになっています。しかしながら、現在のように求人倍率が高く、学生側の売り手市場になっている状況だと、企業から学生へのアプローチが必要になってきていると言えるでしょう。スカウトメールは、企業から学生に対し、積極的に自社をアピールするのに適した採用手段の一つと言えるでしょう。

スカウトメールが注目される理由

SNSの普及

TwitterやFacebookといったSNSの普及により、スカウトメールをその様な媒体を通じて送る方法が効果的だと言えるでしょう。現在日本でのTwitter利用者数は約4500万人いるとされ、その内の約70%が10代後半から30代の利用者とされています。Facebookに関しては約2800万人の利用者の内、10代後半から30代の利用者は、約60%とされています。SNSの利用者はほぼ毎日SNSの情報をチェックする可能性が高い為、SNSを利用した採用活動は比較的高い効果が望めると言えるでしょう。また、SNSが優れている理由として、AI(人工知能)技術の飛躍的な進化が挙げられるでしょう。求人者がGoogle等で頻繁に検索するワードをSNSは自動的に検出し、SNS利用者の興味があるものを広告としてSNSの画面に表示されるというシステムです。求職者は、就職活動に関するワードを頻繁に検索している可能性が高く、その結果SNSの広告にも採用関連の広告が表示されやすくなっています。

マッチング率が上がる

スカウトメールは、ターゲットとなる人材を絞り込むことにより、自社に適した人材に自社の採用活動をアピールすることが出来ます。その為、求職者と企業のマッチング率は比較的高いと言えるでしょう。例えば、ターゲット層を「新卒、第2新卒、30歳までの東京在住の男性」と設定することにより、一応のターゲティングは出来ていると言えるでしょう。しかし、より企業に適した人材を求める為には、先程のデータに加え、希望職種、希望年収、スキル、資格等を条件に加える事により、更にターゲットを絞る事が出来ます。このように求職者が望んでいるものと、企業が望んでいるものがよりマッチングすることが、企業の採用活動に於いて重要だと言えるでしょう。更にマッチング率が高ければ高いほど、入社後の離職率が下がり、会社への貢献度が上がる可能性が期待出来ると考えられます。

スカウトメールの主な種類

一斉送信型

スカウトメールは大きく分けて3種類あります。初めに「一斉送信型」のスカウトメールの説明をします。一斉送信型のスカウトメールは、どちらかというとDMのようなタイプになると言えるでしょう。従って、ターゲットの幅は比較的広めで、送るメールの数もかなりの量になるケースもあります。一斉送信型のスカウトメールのメリットは母集団形成が出来ることだと言えるでしょう。母集団形成は、出来るだけ多くの求職者に対し、企業が採用活動をしていることをアピールし、企業に対し興味を持ってもらう動機付けのきっかけ作りとして必須だと言えます。但し、その一方で開封率が低いというデメリットもあることを忘れてはいけません。

応募促進型

次に「応募促進型」のスカウトメールについての説明をします。応募促進型のスカウトメールの場合、求人者のターゲットは、「一斉送信型」のケースと同様に比較的幅の広いターゲティングで行われるケースが多いと言えるでしょう。応募促進型のスカウトメールはメールというより、広告のようなイメージの方が分かり易いかもしれません。求職者の応募促進の際には、SNSやGoogle広告等の人気のあるWeb媒体に広告を出すことをおすすめします。そして応募促進型のスカウトメールによって、可能な限り多くの求職者に対し、企業が採用活動を行っていることをアピールする事が出来ます。従って応募促進型のタイプは大量採用を計画している企業に向いていると言えるでしょう。企業が採用活動に力を入れていることをアピールすることにより、多くの求人者の興味を引き、エントリーや説明会の予約の件数が増える可能性が期待できます。

ヘッドハンティング型

最後に「ヘッドハンティング型」のスカウトメールを紹介します。基本的に「ヘッドハンティング型」のスカウトメールは、特定の専門的なスキルを持っており、且つ即戦力になる人材をスカウトする為のものです。従って、必然的に新卒採用ではなく、中途採用専門の採用手段と言えるでしょう。ヘッドハンティングを行う際には、Web媒体上のデータ以外にも、その他様々な情報が必要になってくるケースが殆どです。その為、一般的には人材紹介に特化したコンサルタント会社に依頼することが多いと言えるでしょう。しかし、登録料や成功報酬の金額が数百万円から1千万円程度と高額な為、自社で独自に「ヘッドハンティング型」のスカウトメールを転職希望者に送る方法も考えられます。この様なスカウトメールは、事前にかなり精度の高いターゲティングを行う必要があり、候補者を厳選した上でメールを送信する為、量よりも質を重視する必要があります。

スカウトメールの秘訣とは?

必要な人材のターゲットを絞る

スカウトメールを効果的に使う為のポイントとして、最も大切なことは、自社に必要な人材を採用出来るように慎重に精度の高いターゲティングをする事だと言えるでしょう。また手間はかかりますが、出来るだけ一斉送信は避けるべきだと言えます。折角費用と労力をつぎ込んで送信したスカウトメールにより、自社の求める人材を獲得できても、すぐに退職されてしまうと、採用コストと採用担当者の労力が無駄になってしまいます。従って、スカウトメールを使用した採用活動を行う際には、説明会や面接、また入社後のフォロー等を会社全体で取り組む事も重要だと言えるでしょう。

インパクトのある件名を考える

後述で詳しい例文を挙げ説明をしますが、スカウトメールを送信するにあたり、件名をそれなりにインパクトのあるものにして、メールを開封してもらう必要があります。特に企業から需要のある、理系の分野で優秀な学生にもなると1日100通以上のスカウトメールが来るのも珍しくありません。因みに、職種や年齢層によって異なりますが、一般的にスカウトメールの開封率は約30~40%とされており、返信率に関しては10%を下回ると言われています。従って、スカウトメールの内容を読んでもらう為には、それなりにインパクトがあり求職者の好奇心をそそるようなタイトルを工夫して作りましょう。

希望条件とマッチングしている

求職者が希望している職種や、年収、また仕事のスキルは、エントリーシートやWeb履歴書を細かくチェックすることにより見極めることが出来ます。スカウトメールを送る際には、その求職者が本当に自社が求めているような人材と当て嵌まるのかを十分に見極め送信することが非常に大切だと言えるでしょう。スカウトメールを送信する際には、当然コストが掛かります。従って、コストパフォーマンスを上げる為にも、採用する人数や採用するべき人材の能力値を十分に考慮した上でスカウトメールを送ることが秘訣だと考えられるでしょう。

スカウトメールの書き方の秘訣

特別感を出すこと

スカウトメールを使用する際に、コストパフォーマンスを上げるには、何をするが最善なのでしょうか?それは、如何にしてスカウトメールを開封してもらい、内容まで読んでもらう確率を上げることでしょう。現在の慢性的な人材不足の状況に於いて、求職者は色々な企業からスカウトメールを受け取っている可能性が高い為、他社との差別化を図る必要があります。その為にはタイトルと内容に「特別感」を感じさせる言葉を用いる必要があると言えるでしょう。重要なのは「何故あなたをスカウトしたいのか。」「あなたが自社に必要な理由」「自社に入社することにより、得られるメリット」等を明確に示すことがポイントです。

注意点

スカウトメールは、求職者側からすると、知らないアドレスからメールがいきなり届くので、少なからずスカウトメール自体に不信感を持つ求職者はいると考えられます。その為、タイトルや内容が不明確で分かりずらいものは、開封してもらえない可能性が高いので、避けましょう。また、タイトルに「急募」や「大量採用」というワードを入れるのは、求職者に決して良い印象を与えないので、使うのは避けた方が無難だと言えるでしょう。他のNG例として、明らかにテンプレートの使い回しをして、一斉送信したメールだとすぐにわかるものも開封してもらえない可能性が高い為、避けるようにしましょう。また十分なターゲットの絞り込みが出来ていない状態で、スカウトメールを送ってしまうと、書類選考で落ちてしまう求職者が増えてしまうケースがあるので注意しましょう。

外国人に対する英語での文面

外資系企業や商社などの場合、日本に在住している優秀な外国人に対してヘッドハンティング型のスカウトメールを送るケースも考えられるでしょう。参考までに、英文でのスカウトメールの内容の例文を1つ紹介します。

“Dear Mr (名前) I came across your profile on (求職媒体名) and was immediately impressed with your experience in (以前の会社での実績) I think that your expertise in (特定のスキル) would help us in project we’re working on. I’d like to talk to you further so I can get to know you better and introduce our company to you. Best Regards."

この様な例文が考えられます。最後に"Best Regards" 等の日本語で「敬具」を意味する英語を添えることで、スカウト対象者に好印象を与えることが出来ると言えるでしょう。

アピールすべき点

スカウトメールを書くにあたり、自社のセールスポイントをアピールすることが重要な要素の1つだと言えます。特に求職者は近年のブラック企業関連のニュースや噂には敏感で、実際に求職者が現在働いている会社がブラック企業に当てはまる可能性もあると考えられます。求職者は殆どの場合、1つの企業で長く働きたいと考えている為、自社の職場の環境を示すことは非常に重要なアピールポイントになると言えるでしょう。しかし、虚偽の内容は当然NGです。最新の厚生労働省による発表では、新卒採用の場合、3年以内の離職率は31.8%とされています。また、2017年の厚生労働省の発表で中途採用でも30%前後の社員が入社3年目以内に離職しているというデータがあります。従って、職場の環境改善は、採用活動の成功率を高め、離職率も下げるという2つの効果が期待できると言えるでしょう。

中小企業やベンチャー企業のメリット

特に新卒で就職活動をしている学生は、所謂「有名な大企業」に入社したがる傾向は昔から変わっていません。その一方で、中小企業やベンチャー企業に人が集まりにくいという問題が発生しています。そこで中小企業やベンチャー企業がスカウトメールを書く際に、「大企業にないメリット」をアピールすることが重要だと言えるでしょう。マイナビによる2017年のアンケートの結果、大企業を選んだ多くの学生が、大企業のメリットとして、「福利厚生の充実」(41%)と、「ネームバリューや社会的信用」(40%)を挙げていました。しかしその反面、デメリットの1位は「人間関係」、2位は「社風・企業文化」がそれぞれ35%と28%という結果でした。逆に、中小企業のメリットの1位は「人間関係」、2位は「仕事内容」とそれぞれ25%と33%という結果になりました。勿論、これが全ての企業に当てはまる訳ではありませんが、実際のアンケートで「多くの学生はそのようなイメージを持っている」という結果になったのも事実です。従って、中小企業やベンチャー企業ならではの良い点をアピールすることが大切と言えるでしょう。例として、「比較的一人一人の裁量権が大きいこと」または、「大企業とは違い、経営者との距離感が近い」等をアピールするのも方法の1つと言えるでしょう。

ポジティブな内容にする

スカウトメールを書くにあたり、大切なことはポジティブなワードを多く使う事です。例として、「年間の休日数」、「土日休み」、「年齢、性別関係なく評価」、「未経験歓迎」等が挙げられるでしょう。その他にも事実を前提に「仕事の上で大変な点」を明記することも好感度を上げる1つの要素だと言えるでしょう。また先述の様に「如何にも同じテンプレートを使い回して一斉送信している」様に感じ取られる文章は避けましょう。特別感を与える例として、「〇〇だからこそあなたを必要としています。」または、「あなただからこそスカウトしています」といったものが考えられます。これらの文章の様に「訴求力」と「親近感」の籠ったメッセージが、求職者の心を動かし、エントリーの動機付けにもなると言えるでしょう。

効果的なタイトルの作り方

スカウトメールは求職者がタイトルは見た瞬間、内容を読もうかどうか判断します。その為、どんなに素晴らしい内容のメッセージでも、メールを開封してもらえないと意味がありません。従って、タイトルで少しでも求職者の興味を引かせることが非常に重要だと言えるでしょう。基本的に、スカウトメールは大量に送信することが多い為、全て違う内容のものを作るのは非常に時間が掛かり、あまり効率的ではありません。しかし、特に優秀でマッチング率が高く、自社にどうしても必要な人材に対しては、少し工夫を凝らしてタイトルを作るべきだと言えます。例として、タイトルに「〇〇様の素晴らしいレジュメを読ませて頂きました。」の様に具体的に求職者の名前をタイトルに入れることで特別感を与えることが出来るでしょう。このように、特に欲しい人材には、少しでもタイトルに興味を持ってもらうような工夫をして、メールの内容まで見てもらえるようにしましょう。またスカウトメールを貰った求職者は、その会社のどれくらいの地位の人からのメッセージなのかが気になる可能性も高いと予想できます。例えば、「弊社社長から〇〇様へのメッセージが御座います。」等も、つい開きたくなるタイトルの一例だと言えるでしょう。

真実をベースに「訴求力」と「親近感」のある文章を作る

企業から求職者へのアプローチするスカウトメールは、先ず、企業の必要としている人材にターゲットを絞り、正確なマッチングが出来ているかを確認しましょう。そして、スカウトメールが求職者の心を動かすような「訴求力」と「親近感」のある内容に仕上げっているかどうかも確認しましょう。但し、メールの内容に興味を持ち、実際に説明会や面接に行ったが、メールの内容とは明らかに異なる社風で、面接も圧迫面接だった、となってしまうと本末転倒です。従って、スカウトメールの内容は「実際の仕事の大変さ」等の真実をもとに書くことも大切だと言えます。その上で、如何にして「あなたのような人が必要です。」といった「訴求力」の強い文章も取り入れましょう。そして更に、社員同士の人間関係の良さ、また、職場の環境の良さが伝わるような「親近感」のある文章を心掛けて作成するようにしましょう。

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