オンラインイベントを運営するための3つのポイントは？【メリットや注意点をご紹介します】

記事更新日：2021年05月28日｜初回公開日：2021年05月28日

近年は、三密を避けるためにオンラインでのコミュニケーションをとるサービスが取って代わって普及してきました。しかし、中には未だ活用ができていない企業も数多いのではないでしょうか。今までは企業が開催するイベントは直接会場に人が集まって情報を得たり、意見を交わしたりするようなものが多くありました。ですが昨今のオンライン化により、こうしたイベントもオンラインイベントになってきています。そこで今回は、オンラインイベントの概要や開催について詳細をお伝えします。検討されている企業の経営陣や広報の方は是非ご参考ください。

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オンラインイベントとは

オンラインでイベントを開催すること

オンラインイベントとは、パソコンやタブレットの画面でWeb会議ツールなどを通して、参加者をつなぎ、全員が同じ場をオンライン上で共有するイベントです。オンラインイベントは、企業、個人、団体など様々な単位で開催されています。インターネットにつなげられれば何人でも参加が可能ですが、ただし利用するツールなどによっても特徴が違ってきます。今までもオンライン会議のツール自体は存在していましたが、最近は特に多く利用されることでその可能性が注目を浴びています。

オンラインイベントの種類

録画イベント

オンデマンド配信・収録配信

オンラインイベントにはいくつかの種類があり、その一つに録画イベントがあります。あらかじめ録画・編集しておいたものを、時間を決めてインターネットで配信するというサービスです。主催者側のメリットとしては、伝えたい内容を作りこめるので主催者側の意志を反映させやすいという点が挙げられます。製作段階で間違いがあっても、編集の時点で訂正ができ、正しいものを配信できます。逆にデメリットとしては、その場で参加者の質問を受け付けたられ、ユーザーの様子を見つつ内容をその場で変更する場合も生じる、といった臨機応変な対応が難しいことが考えられます。

ライブイベント

第二のオンラインイベントとしては、ライブイベントがあります。録画イベントとは異なり、配信時間になればライブで開催するものです。テレビの生放送のイメージに近い形態です。しかし、テレビとの特異点としては、ライブといっても主催者とユーザー両者がお互いの顔を画面越しに見られるという特徴があります。メリットはユーザーの様子を見ながら、臨機応変に対応できることです。また、ライブで実際に参加する臨場感が好きなユーザーは、魅力を感じてやすいというメリットもあります。反対に、デメリットは間違った情報や、意図しないことが伝わってしまう恐れがあることです。

バーチャルイベント

バーチャルイベントもオンラインイベントの一種です。インターネットの仮想空間上に、設備や参加席を整えることで、リアルなイベントではできない表現が可能です。例えば、展示会を開催する場合、しっかりした見栄えのいいブースを作るにはそれだけの費用がかかります。しかし、オンラインであれば費用は抑えつつ、さらにより印象的なデザインを目指すことも可能です。またバーチャルだからこその目新しさを狙って、顧客にアピールすることができます。デメリットは、しっかりした見栄えや構成のイベントをつくるためにはノウハウが必要になってくることです。そのため、社内で専門知識を持つものがいなければ、専門の業者に依頼することも必要です。

オンラインイベントの目的

ユーザーの声が聞ける

オンラインイベントは、ユーザーの声を聞くために開催するという企業は比較的多くあります。こちらから発信するだけの広告などでは、それを見た人にどのような印象を与えたかということが掴みにくいという懸念点があります。一方、イベントを開催すれば、ユーザーからの感想をやフィードバックを聞くことができ、顧客のニーズ発掘につながる大きな情報となります。オンラインイベントでも同様です。例えばライブイベントであれば、リアルタイムにその感想に返答をすることができます。録画イベントでも後日回答をユーザーに共有することができるので、顧客との双方向のコミュニケーションが取れるという訳です。

企業ファンを獲得できる

開催目的としては、企業ファンを獲得できるという点が挙げられます。以前はテレビのCMや雑誌の広告で目を引くものを提供することで企業ファンを増やすことができましたが、今ではそれがオンラインの場にも広がっています。オンラインイベントもその一つです。面白いオンラインイベントを企画することができれば、それが企業の看板になり、企業ファンを増やすことができます。また、オンラインイベントは、テレビや雑誌の媒体を利用するわけではないので、経費を抑えることができます。何よりテレビや雑誌は見ないけれど、インターネットはよく見ているという層を取り込むことを目指せることは大きな特徴です。オンラインイベントという媒体を通しファンを増やせば、新たな採用活動の方法としても活用できるでしょう。

オンラインイベントを運営するための3つのポイント

オンラインイベントの目的を決める

オンラインイベントを開催するにあたっては、まず開催の目的を決めましょう。オンラインイベントには上記の通り、録画・ライブ・バーチャルといった種類がありますが、それぞれイベントの目的を基に選ぶことになります。イベントの形式を考えるためにも、まずは目的を決めることが大切です。ユーザーに価値のある情報を伝えたいのか、顧客を増やしたいのか、企業PRをしたいのか等、考えてみましょう。目的を明確にしておくことで、オンラインイベント開催後に振り返りを行うこともできます。

過去のオンラインイベントの反省点を生かす

オンラインイベントを開催する際には、過去のオンラインイベントの反省点を注意点として生かすようにしてください。オンラインイベントを開催できた場合、何かしらの気付きが必ず得られるはずです。その際、振り返りを行って、次回開催時により良いイベントにできるように改善を図りましょう。どのように開催するとよいかを勉強することはできますが、やはり実際に開催してそこから得た反省は大きな気づきとなります。ビジネス経験値として次回に生かせるため、まずは開催してみるという行動ありきのスタンスでオンラインイベントに取り組んでみましょう。

市場調査をかかさない

オンラインイベント開催にあたり、市場調査を怠らないようにすることも不可欠です。開催する側が目的をもって考えたイベントであっても、ユーザーが求めていないものになる可能性はあります。目的・ユーザーの年齢層・性別・開催する時間帯など、何を選べば大きな効果が得られるかを考えてみましょう。市場調査を行い、仮説を立てて、実際に開催し、そこで得た反省点を次に生かすことで、より良いオンラインイベントの開催につながります。ニーズを無視した企業の押し売りのようなイベントは避けるようにしましょう。

競合他社を確認してみる

そして、競合他社を確認してみるのもよいでしょう。もし競合他社がすでにオンラインイベントを開催しているのであれば、参考にできると思います。競合他社のものから学びつつ、意図をもって差別化を図れるでしょう。逆に他社がまだ開催していないのであれば上記で挙げたようなことを1つ1つ積み重ねていく必要がありますが、うまくいけば競合他社より一歩先んじるチャンスになります。ぜひ競合他社の状況も確認してみましょう。

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オンラインイベントのメリット

普段参加できない人が参加できる

オンラインイベントのメリットとしては、第一にオフラインでは普段参加できない人がオンラインでは参加しやすいことです。イベントは大都市や特定の場所で開催されていることが多く、物理的に距離が離れている方は参加が難しくなります。オンラインイベントでは、どれだけ距離があってもインターネットにつなぐことができれば参加可能です。どうしても家から離れられない子育て中の人なども、家から参加できるので、場所を選ばずに開催できるということがメリットになります。そのため時間的にも効率よく動けるようになります。

開催準備のコスト削減ができる

オンラインイベントを行えば、開催準備のコストを削減することができます。リアルなイベントを開催する場合は、会場費や設営費用、そのための人件費がかかりますが、オンラインイベントではシンプルなものであればリアルなイベントよりも経費がかかりません。イベントを開きたいけれども費用がかかるという理由で足踏みされていた担当者の方には、オンラインでのイベント開催をおすすめします。オンラインでのイベント開催は、世間の認知としても広がっているので、企業が開催を足踏みする理由はありません。

オンラインイベントの注意点

周辺機器を揃える

オンラインイベントを開催するにあたっては注意点もあることを忘れてはいけません。第一に、周辺機器を揃えることは基本にして最優先事項です。オンラインイベントであるため、ネット環境、パソコン、スピーカーやマイクといったものはまず必要になってきます。動画を共有したり、撮影した画像をきれいに映すためには、その分性能の良い機器が必要になることもあります。また、表示する文字を編集する場合は、そのためのパソコンソフトなども必要になってきます。開催したいイベントがどのようなものかを検討したうえで、必要な機能を備えた機器を調べ　ておくことが求められるでしょう。

進行スケジュールは必ず確認する

第二の注意点としては、進行スケジュールは必ず確認しておくことです。オンライン開催であっても当然開催時間は限りがあります。限られた時間で必要な内容を組み込むため、スケジュール管理は当然必須です。また、オンラインのため万が一インターネットの接続が悪くなる、ユーザーが機器の都合で当日参加できないなどのトラブルがあり、進行が遅れる可能性もあります。そのような場合でも当日、この内容は必ず伝える必要があるというものはまとめておき、進行が遅れても全体を見ながら進めて動けるようにしましょう。

オンラインイベントを成功させるポイント

オンラインイベントの開催を宣伝する

オンラインイベントを成功させるポイントとしては、オンラインイベントの開催を宣伝することが欠かせません。宣伝されていなければ、イベントの存在は誰にも知られず、参加することができないのは言うまでもないでしょう。宣伝する方法としては、ホームページ上での告知や、公式のTwitter, InstagramなどのSNSを活用する方法があります。広告会社を利用する方法もありますが、独自で運用しているSNSであれば費用をかけずに利用することもできるので活用することをおすすめします。

サムネイルや効果音を効果的に適応する

オンラインイベントを成功させる方法としては、広告でサムネイルや効果音を効果的に適応する、というようなオンラインならではの広告効果を発揮するものがあります。リアルなイベントではスピーカーやライブの熱気というものがありますが、その代わりにオンラインイベントでは、広告にサムネイルや効果音を入れられます。斬新なビジュアル効果で、興味を持つ人たちを印象付けることができます。イベントで伝えたいことを効果的に伝えたり、イベントの特徴や価値を付け、ファンを増やすための1つの方法にもなるでしょう。他のオンラインイベントや、Youtubeなどを参考にすることがおすすめです。

ユーザーの質問などに答える

ユーザーの質問に答えることで、イベントでコミュニケーションを図ることもオンラインイベントを成功させるための鍵となります。イベントで一方的にこちらの伝えたいことだけ伝えてしまうと、一方向からの発信になってしまいます。しかし、オンラインイベントでユーザーの質問に答えることで、そのユーザーの疑問を解消し、ファンになる可能性を増やすことができます。また丁寧に質問に答える姿勢を見せることで、質問と回答を聞いている他のユーザーにも良い印象を与えることが望めます。イベントの区切りの良いタイミングなどで、質疑応答の時間を作ってみることも重要です。

まとめ

オンラインイベントを開催して潜在ユーザーを獲得しましょう

企業運営のためのリアルなイベントの開催が難しくなってきている現状を受け、オンラインイベントは一般的になっています。すでに認知されているオンラインイベントを効果的に利用することで、企業の戦略も可能性を広げることが可能です。オンラインイベントはリアルなイベントよりも費用の敷居も低くなっている点もあり、活用することで競合他社に差をつけることにもつながります。是非このタイミングで企業にとってイベントを開催する目的を考えられたうえで、工夫してオンラインイベントを開催してみましょう。