オファー面談とは【ポイントや目的などについて徹底解説】

記事更新日:2022年01月24日 初回公開日:2022年01月20日

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企業の採用活動のプロセスは内定通知で終わりではありません。自社に合う人材に内定を出した後は、その人材に内定を承諾してもらい、入社後に自社で活躍してもらう必要があります。そこで今回ご紹介するのが「オファー面談」です。オファー面談という言葉を初めて聞いたという方も多いかもしれません。ここではそんな方向けにオファー面談の目的やポイント、面談までの流れなどについて詳しく解説していきます。特に人事や採用担当者の方は役に立つ内容となっているので、最後までご覧ください。

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オファー面談とは

内定者に対して雇用条件などを最終確認するための面談

まず初めにオファー面談について説明します。オファー面談とは内定者に対して雇用条件などを最終確認するための面談のことです。条件面談や処遇面談とも呼ばれ、一般的には最終面接の合格後に行われます。オファー面談で労働条件や雇用条件を最終確認して、合意が取れると正式に内定が成立します。応募者から見ると内定を獲得することが一つのゴールとなりますが、人事や採用担当者にとっては内定通知後がむしろ本番といえるでしょう。

選考の場ではない

オファー面談は「面接」ではないので、選考は行いません。オファー面談は先程も述べたように、基本的には内定後に行われるものです。ですので、基本的にはオファー面談の時点で内定取り消しをすることは出来ません。万が一内定を取り消す場合には、採用での申告に虚偽があるなどの重大事由があるケースでしか認められません。そのため、オファー面談では選考に関する話よりも、労働条件や業務についてなどの実際に働く際の話を優先するようにしましょう。

オファー面談を行わない企業もある

そしてオファー面談は必ずしもすべての企業が行う訳ではありません。特に日系企業の場合はオファー面談を行わないケースも多いです。また、企業が内定者にオファー面談の提案をしたとしても、内定者がその提案を断るのは自由です。オファー面談の中で話す雇用条件の最終確認や条件交渉については、内定前に行う企業もあります。ですので、最終面接までの話し合いで十分な意思の疎通や合意が出来ている場合は必ずしもオファー面談をする必要はありません。しかし、そうでない場合はオファー面談を実施することをおすすめします。

オファー面談の目的

入社の意思を確認する

続いてオファー面談の主な目的を順に説明します。1つ目は、内定者の入社の意思を確認することです。オファー面談を実施する前はまだ内定者が正式に入社するかどうかは確定していないことも多々あります。ですので、オファー面談では内定者に対して実際に入社する意思があるのかを確認するようにしましょう。ただしオファー面談で最終的な判断を決める必要はなく、入社の意思がある場合は後日に内定承諾書を提出してもらうようにすると良いでしょう。そしてその際に、内定者からの疑問や不安点などを解消してあげることも大切です。

内定辞退率を下げる

2つ目の目的は、自社の内定辞退率を下げることです。内定者がオファー面談に来たからと言って、企業側は安心してはいけません。オファー面談で内定者が入社を辞退すると、それまでの採用活動が水の泡になってしまいます。内定辞退率が上がるとそうした事態を避けるためにも、オファー面談で内定者と話し合いの場を設け、自社に入社してもらうための工夫が必要です。内定者に入社を決めてもらうためにも、オファー面談をする前に入念な準備を行なうようにしましょう。

労働条件をすり合わせる

3つ目の目的は、労働条件をすり合わせることです。オファー面談では初めに人事担当者が契約期間や就業時間、休暇などの条件等の説明を労働条件通知書で確認しながらしましょう。後でトラブルにならないように細かい条件までしっかりと説明することが大切です。また人事担当者から説明をするだけではなく、内定者に疑問や不安点について聞くようにしましょう。また、仮に内定者が労働条件に不満がある場合は、オファー面談の間に交渉を完結させるようにしましょう。

業務内容や配属部署の確認をする

最後に、4つ目の目的は業務内容や配属部署の確認をすることです。中途採用の場合は、面接の際に業務内容や配属部署に関する話はもちろんするでしょう。しかし面接の時間は限られているので、求職者の疑問や不安点にすべて答えられるわけではありません。ですので、オファー面談の際に入社後の業務内容や配属される部署に関する説明を細かくすることが入社後のミスマッチを防ぐ上で重要です。もし可能であれば配属される部署の社員が同席し、具体的な仕事の話や部署の雰囲気などの説明してあげると良いでしょう。

オファー面談をするまでの流れ

労働条件通知書の作成

次にオファー面談を実施するまでの準備や流れについて解説していきます。まず採用者を決定したら、なるべく早く条件通知書の作成を行ないましょう。労働条件通知書とは、事業主が労働者と雇用契約をする際に交付する書類のことです。仮にオファー面談を実施しない場合でも、労働条件通知書の交付は労働基準法で義務付けられています。労働条件通知書には、労働契約の期間や就業場所、業務内容、賃金の計算方法などを記載します。その他に、退職に関する事項や始業・就業時刻、休憩時間などについても必ず記載するようにしましょう。

面談日程の調整

労働条件通知書の作成が終わったら、オファー面談を行なうための面談日程の調整をします。オファー面談の実施にあたって、企業側は準備が必要ですが、あまり内定通知後から面談までの期間を長くしないほうが良いでしょう。なぜなら企業の対応が遅いと、内定者の不安感に繋がったり、他の企業に入社する可能性も高まるからです。内定辞退を防ぐためには、内定を出したらスピーディーにオファー面談を設定するのが大切です。

面談で条件確認をする

内定者との日程調整が終わったら、実際にオファー面談を行ないます。オファー面談では主に労働条件等の確認します。既に内定をだした後のオファー面談では内定者の方が立場は強いので、強気な交渉をしてくるケースも考えられます。年収や入社日といった交渉になる可能性が高い要素については、あらかじめどのラインまで譲歩するかをあらかじめ決めておくと良いかもしれません。面談では条件の提示や確認だけでなく、内定者の要望や質問にも答えるようにしましょう。

内定承諾

内定者から「内定承諾書」を提出してもらうことで正式に採用となります。しかしオファー面談の場で内定承諾となることはあまりありません。話し合いが終了したら内定承諾書を手渡し、提出期限を設定するようにしましょう。内定の承諾を口頭だけでなく書面上でも行なうことで、雇用契約のトラブルを防ぐことが出来ます。その後、内定の承諾が得られた時点で採用活動は終了します。これ以降は業務の引継ぎ準備や名刺の手配、配属部署となる社員への周知など、内定者の受け入れ準備を進めていくことになります。

オファー面談の際に重要なポイント

必ず内定を先に出す

オファー面談の際に重要となるポイントをいくつか紹介します。1点目はオファー面談をする前に必ず内定通知をすることです。内定前にオファー面談をすることも出来ますが、それでは候補者は、自社に対して不安を感じてしまいます。候補者の不安を取り除き、自社に入社する可能性を高めるためにも、オファー面談前に内定を出しましょう。また、口頭で伝えるだけではなく、必ず文面で内定という事実を証拠として残すことが大切です。

内定を出した理由を詳しく伝える

オファー面談では、内定を出した理由を詳しく伝えるようにしましょう。内定者は、内定通知を受け取った時点では、詳しい内定理由を知らないことが多いでしょう。そこでオファー面談では、内定を出した理由や期待値などを伝えることが重要です。具体的には面接官からヒアリングをしたり、その面接官から直接内定を出した理由や想いを伝えるようにすると内定者の気持ちも高まりやすくなります。理由等を具体的に伝えることで、内定者も納得して入社を決めることが出来るでしょう。

双方向のコミュニケーションを意識する

3点目は、内定者との双方向のコミュニケーションを意識することです。オファー面談は面接ではないので、人事担当者が内定に質問を投げかけたり、会社に関する説明をするだけでは不十分です。一方向のコミュニケーションでは、内定者が会社に対して不信感を持ち、最悪の場合は内定を辞退することもあるでしょう。ですので、面談では内定者の意見や主張なども積極的に聞く姿勢を持つようにしましょう。会社側と内定者側の双方が納得した上で、入社をしてもらうためにも双方向のコミュニケーションを意識することが大切です。

仕事の課題を伝える

4点目は内定者に対して今後の仕事の課題を伝えることです。この課題は内定者自身の課題だけでなく、配属される部署やチームも含まれます。課題と言うとネガティブな印象を持ちがちですが、課題をしっかりと伝えることで内定者自身が自分に何が足りないのか、どうすれば良くなるのかをイメージしやすくなります。そして面談の時点で課題を伝えることで、就職後の離職率を抑えることにも繋がるはずです。そして課題について話す際は「伝え方」に注意しましょう。具体的には、課題だけでなく、良い点や長所を交えながら伝えることを意識すると良いでしょう。

他社選考の状況を把握する

5点目は他社選考の状況を把握することです。新卒採用でも中途採用でも求職者は1社のみに応募することは少ないでしょう。内定者の中には自社だけでなく、複数社から内定をもらっているという状況も考えられます。ですので、オファー面談をする時点での他社の選考状況やスケジュールを内定者本人に聞いてみると良いでしょう。他社選考の状況に応じて面談の内容を変えることで、内定者に対してより効果的なアプローチが出来るはずです。

まとめ

事前の準備をしてオファー面談を成功させよう

今回は内定通知後に行うオファー面談について解説しました。オファー面談は内定者を決定した後、入社後の雇用条件などを最終確認する場です。内定者にとっては入社前の不安を取り除ける最後の機会でもあります。オファー面談の内容次第で内定辞退を減らすことも出来るので、採用担当者は事前準備を入念に行うことが大切です。オファー面談は必ずしも行う必要はありませんが、優秀な人材の内定承諾に繋げたいと考えている企業の方は是非行なってみてください。

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