オンラインコミュニケーションにおける課題とは【工夫すべきポイントや企業の事例を紹介します】

記事更新日:2022年09月08日 初回公開日:2022年09月06日

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近年では新型感染症によるリモートワークの促進などの影響もあり、オンラインでコミュニケーションを取る機会が増えたのではないでしょうか。対面でのコミュニケーションと比べて便利な面もあれば、その一方でデメリットがあるのも事実です。今回の記事では、オンラインコミュニケーションを円滑にするためのポイントなどについて企業の事例も交えて解説します。社内の新しいコミュニケーションのあり方に課題を感じている企業の方は、ぜひ最後までご一読ください。

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オンラインコミュニケーションの種類

ボイスコミュニケーション

オンラインコミュニケーションにもいくつかの種類があり、ボイスコミュニケーションはそのうちのひとつです。ボイスコミュニケーションとは声によるコミュニケーションのことを指しており、スマホなどを利用した通話などが該当します。ビデオをオンにする場合は後述のビデオコミュニケーションに該当するため、ボイスコミュニケーションは音声のみでのコミュニケーションを指します。リアルタイムでの会話が可能であるため、比較的テンポのいいコミュニケーションを取ることができます。緊急の用件などには適切ですが、内容をテキストに残しておけないというデメリットもあります。

テキストコミュニケーション

メールなどのテキストによるコミュニケーションも、主流なオンラインコミュニケーションです。文章によってやり取りを行うため、内容を後から繰り返し確認しやすいというメリットがあります。さらに自分の好きなタイミングでメールを開いて返信することができるという点において、作業の邪魔になりにくいという点も魅力です。しかしその一方で、お互いのタイミングが合わなければやり取りが滞ってしまうというデメリットもあります。

ビデオコミュニケーション

近年ではビデオ通話ツールを活用したビデオコミュニケーションも、オンラインコミュニケーションのひとつとして普及しています。ビデオコミュニケーションでは音声に加えて相手の表情も確認することができるため、より双方の意図を汲み取りやすいというのがメリットです。カメラやマイクなど必要に応じて機材を準備する必要はありますが、近年のビジネスシーンにおいては欠かせないオンラインコミュニケーションのひとつとなっています。

オンラインコミュニケーションにおける課題

お互いの意図が伝わりづらい

オンラインコミュニケーションにおける課題のひとつとして、お互いの意図が相手に伝わりづらいということが挙げられます。オンラインでは対面でのコミュニケーションに比べて意思の疎通が難しく、業務に関する指示などがうまく伝わっていないと生産性の低下にもつながってしまいます。特にテキストを中心としたコミュニケーションにおいては文面のみでのやり取りになるため、言葉遣いや伝え方には普段よりも注意が必要となるでしょう。

コミュニケーションのテンポが悪くなる

テキストでのオンラインコミュニケーションにおいては特に、会話のテンポが悪くなってしまうことも課題として考えられます。お互いに手が空いたタイミングでやり取りができるという点はメリットですが、必然的にやり取りのテンポは遅くなってしまいます。こまめにメールを確認するなどの対策も考えられますが、その度に業務を中断する必要があるでしょう。緊急の場合は別の方法でコミュニケーションを取るか、なるべく簡潔な内容にして相手がすぐに反応しやすいようにしましょう。

オンラインコミュニケーションのメリット

コストの削減につながる

オンラインコミュニケーションを効果的に活用できれば、コストの削減にもつながります。ここでのコストはおもに、「コミュニケーションコスト」のことを指しています。コミュニケーションコストが高いというのは、情報の共有や伝達に時間がかかってしまう状態です。オンラインコミュニケーションをうまく活用することで社内全体での情報伝達もスムーズに行うことができるため、結果的にコミュニケーションコストを下げることができます。

生産性が向上する

生産性が向上するという効果も、オンラインコミュニケーションにおけるメリットとして期待できるでしょう。オンラインコミュニケーションによって進捗などについて正しく把握することができていれば、無駄な業務を省くことができます。さらにオフラインと比べて情報の共有がスムーズで、テキストに残しておくことも可能です。オンラインコミュニケーションで各社員の気づきや経験を社内で共有することによって、より高い生産性を保てるでしょう。

どこにいてもコミュニケーションが取れる

どこにいても気軽にコミュニケーションが取れるというのは、近年注目されている新しい働き方においては非常に大きなメリットです。新型感染症の影響などによって、リモートワークを組み合わせた出勤体制をとる企業が増えてきました。オンラインコミュニケーションが普及したことで、どれだけ離れた場所にいても進捗確認などがスムーズに行えます。オンラインコミュニケーションが充実していればオフィスの近くに住む必要はないため、人材採用の幅も大きく広がるでしょう。

オンラインコミュニケーションを円滑にする工夫

絵文字を効果的に使う

絵文字を効果的に使うことによって、テキストでのオンラインコミュニケーションを円滑にすることができるでしょう。文章によるコミュニケーションではお互いの感情が伝わるづらいため、ストレスを感じてしまう可能性もあります。必要に応じて絵文字などを効果的に使うことで、相手に与える印象を和らげることができるでしょう。もちろん相手との関係性などは考慮する必要がありますので、失礼にあたらないこととコミュニケーションの妨げにならないことを確認したうえで使用しましょう。

アイスブレイクの時間を設ける

ビデオ通話ツールなどを用いたオンラインコミュニケーションにおいては、アイスブレイクの時間を設けることがポイントとなります。日頃から頻繁にコミュニケーションをとっている仲間であれば特に必要ありませんが、お互いに初めて話す場合などはまず緊張をほぐす必要があります。業務に直接関係のある内容でなくてもいいので、お互いがリラックスしてより良いコミュニケーションを図れるようにアイスブレイクの話題は工夫しましょう。

大きめのリアクションを取る

大きめのリアクションを取るということも、オンラインコミュニケーションにおいて特に意識するべきポイントと言えるでしょう。ビデオコミュニケーションでは相手の表情を確認しながら会話をすることが可能ですが、相手の反応が薄い場合は内容がうまく伝わっていないのではないかと不安になってしまいます。したがって、ビデオコミュニケーションでは普段よりも大きめのリアクションを取ることで、意思の疎通が図れていることをしっかりとアピールしましょう。

言い回しに注意する

オンラインコミュニケーションでは対面でのコミュニケーション以上に、ひとつひとつの言い回しに注意する必要があるでしょう。先述の通りオンラインコミュニケーションでは相手の意図が伝わりづらく、特に文面だけのやり取りでは無意識にネガティブな受け取り方をしてしまうことも想定されます。相手が不快な思いをしないように配慮するのはもちろんのことですが、コミュニケーションを円滑にするためになるべく簡潔な言い回しを使うことも重要です。

適切なツールを活用する

適切なツールを活用することによって、オンラインコミュニケーションの質を向上させることができます。近年ではZoomなどをはじめとしたさまざまなツールが、オンラインコミュニケーションに活用されています。多くの企業で使用されているツールはそれだけ使い勝手がいいという場合もありますが、自社のコミュニケーションのあり方にマッチしている必要があります。日頃のコミュニケーションがチャット中心の場合はチャットツールを活用するなど、適切なツールを選びましょう。

オンラインコミュニケーションの成功事例

株式会社エン・ジャパン

株式会社エン・ジャパンでは、「oVice」というバーチャルオフィスを用いて社内のオンラインコミュイケーションを促進させました。Web上で自身のアイコンを表示させて会話や情報共有を行うことのできるバーチャルオフィスは、弱まっていた社員同士のつながりを再び取り戻すために効果的でした。特に若手社員はオンライン上で上司への相談がしづらいという場合が考えられるので、バーチャルオフィスのように気軽に話しかけやすい環境を整えることが効果的だと考えられます。

株式会社ウィルゲート

株式会社ウィルゲートではオンラインランチ会を取り入れることで、社員同士の繋がりを深めています。テレワークが広まる以前には「Room0」と呼ばれる社内のフリースペースで、多くの社員が集まってランチを楽しんでいました。オンラインでのランチ会はひとグループ4〜6名程度で構成され、事前に決められたトークテーマなどに沿って交流します。ウィルゲートでは「タテ・ヨコ・ナナメ」のコミュニケーションを重要視していますが、プライベートな会話を促進できるオンラインランチ会は社員同士の距離を縮めるのに効果的といえるでしょう。

株式会社レバレッジ

株式会社レバレッジでは、オンライン上での運動会を開催してコミュニケーションの活性化を図りました。外部のサービスを利用して開催されたこちらのイベントは、非常に満足度の高いものでした。オフラインで開催する場合には準備などの手間がかかりますが、オンラインでは参加のハードルも低くなるというメリットもあります。自社で準備するのが難しい場合には、このようにオンラインイベントの運営サービスを利用してみるのもひとつの方法です。

株式会社ビットエー

株式会社ビットエーでは「ourly(アワリー)」というweb社内報ツールを活用することで、オンラインコミュニケーションを活発にしています。社員に向けたインタビューやイベントの様子など、さまざまな情報を発信しています。自社に関する最新の情報をどこにいても確認することができるため、社員同士が共通の話題をもってコミュニケーションを取りやすくなります。ourlyでは投稿した記事へのリアクションなども分析することができるため、内容を見直しながらオンラインコミュニケーションを改善することができます。

まとめ

オンラインコミュニケーションの質を向上させましょう

オンラインコミュニケーションを円滑にするためのポイントなどについて、お分かりいただけたでしょうか。同じオンラインコミュニケーションでも、テキストやビデオなどその種類によって意識すべきポイントは異なります。一方で、対面でのコミュニケーションと同様に相手の心情や意図を読み取り、思いやりを持って対話することが必要とされます。オンラインコミュニケーションは今後も引き続き活用されると考えられるため、さまざまな工夫によってその質を向上させていきましょう。

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