就労ビザにおける理由書の書き方

記事更新日:2019年01月16日 初回公開日:2019年01月16日

外国人を雇用する際には就労ビザを申請する必要がありますが、この際に「理由書」を作成することになります。今回はこの作成方法について見ていきましょう。

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理由書とは何か

 外国人を雇用する場合には、日本にある入国管理局にて就労ビザの許可をもらう必要があります。この許可をもらうためには、外国人本人の書類、会社の書類など様々なものを集める必要があります。この書類の中の1つに「理由書」というものがあります。この理由書はあくまでも任意書類にはなりますが、今回申請する内容が、入国管理局が規定している条件に当てはまっているということを訴求するために作成をいたします。入国管理局の審査において、“審査官が調べればわかる”と審査官任せにすることなく、こちら側から説明が必要になることは事前に説明資料を作成する必要があります。入国管理局の審査においては、面接等は一切なく全て書類審査になります。これは、企業もですが外国人本人においても同じです。ですので、審査官は企業及び外国人の情報は提出された書類だけを見て許可を出すかを判断します。もちろん審査上必要と思われることは、独自に調べたりもしますが、こちらが期待する通りに調べてもらえるかの保証はなく、審査官の調べる量が多くなるということは、審査にかかる時間が延びるということにもなります。外国人の雇用開始時期が決まっていたとしても、審査がおりるまでは働かせることはできませんので、審査にかかる時間を短くし許可を確実にもらうためにも、理由書の作成は大切になってきます。

理由書の書き方について

 前項で理由書の大切さをご説明してきましたが、ではどのような内容を書けばいいのか、書く内容についていくつかご紹介したいと思います。

▼理由書に書く内容の例
①外国人の雇用理由
②外国人に行なわせる職務内容の詳細
③外国人の学歴と職務内容に関連性について
④給与体系について
⑤会社の将来性について(債務超過などの場合)

 これが全てではありませんが、書くことが多い内容を5つ記載致しました。この中で最も大切な内容は、②です。外国人に実際に行なわせる業務内容はとても大切です。“現場労働ではないか”“パソコン作業だとしても打ち込みだけの単純作業ではないか”など、2019年1月時点では認められていない単純労働ではないことを証明していくことになります。単純労働と誤解されてしまう可能性がある業種の場合は、外国人の作業内容をより具体的に記載することが許可を取れる最も有効的な方法になります。記載するのが面倒という理由で、中途半端に記載をすると最悪の場合不許可になることがありますし、審査中に追加資料を求められる場合がございます。追加資料を求められると、その資料が提出されるまで、もしくは指定の期限が過ぎるまで審査がストップすることになります。また職務内容を記載する場合は、正社員であれば最低でも1日8時間、週5日の作業をするだけの仕事のボリュームも大切になってきますので、その点も意識しながら作成してみてください。他に取り上げた①、③~⑤の内容についても大切にはなりますが、それぞれの状況に応じて書く内容は変化してきます。

さいごに

 繰り返しにはなりますが、就労ビザの審査において、“入国管理局の審査官が調べてくれ、うまくくみ取ってくれる”ということを前提にして審査は出さないようにしてください。ビザ申請の審査においては「疑いがあるもの」についても不許可になります。申請側からの書類が不十分で証明に疑いがある場合には、追加で書類提出を求められる場合もありますが、いきなり不許可ということもあります。“何か不足があれば追加で求められる”という考えもなくして、最初からパーフェクトな申請を心がけるようにしてください。

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この記事を書いた人

塩野 豪

(しおの ごう)

行政書士塩野豪事務所の代表。
外国人ビザ(在留資格)の専門家として活動し、フィリピンやカナダなど外国との繋がりも強い。
人材紹介会社の外部顧問としても活動している。

HP:行政書士 塩野豪事務所
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