雇用理由書の書き方をわかりやすく解説!【例文・フォーマットあり】

記事更新日:2020年07月30日 初回公開日:2020年07月26日

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外国人の採用を行っている企業にとって、就労ビザの取得は重要なハードルの一つでしょう。ビザ取得にあたっては様々な書類の整備が必要となりますが、そのうちの一つに「雇用理由書」があります。その名の通りなぜ外国人を雇用したいかの理由を記すもので、就労ビザ取得の重要な要素であることはご存知な方も多いかもしれません。本記事ではこの「雇用理由書」に関して、その書類の位置付けや作成方法のポイントについて解説します。雇用理由書は決して難しい書面ではありません。末尾には実際の例文もありますので是非参考にしてください。

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雇用理由書とは

外国人が就労資格を取得する際に必要な書類の一部

外国人が日本で就労するには、入国管理局で「就労ビザ」の許可を受けなければなりません。企業がビザを持たない外国人を新規雇用する際、企業名でその外国人の就労ビザを取得することが可能ですが、様々な書類の提出が求められます。一般には労働条件通知書、外国人の学歴及び職歴証明、企業の会社案内や登記事項証明書や、直近年度の決算文書など、企業と外国人双方の状況がわかる証拠書類を揃えます。「雇用理由書」とは企業が外国人を雇用したい理由を説明するものであり、上記の証拠書類と共に入国管理局へ提出するもの。在留ビザ取得にあたっては是非作成すべき書類です。

企業が入国管理局に提出するものだが義務ではない

先述の通り、雇用理由書は企業として企業としてその外国人の雇用に対する考えや想いを伝える書面です。これは重要な書類ではありますが、実は必須書類でありません。あくまでも、企業の事業内容や経営状況、外国人の学歴など証拠書類を裏付けとし、それらでは説明できない部分を補強する書類となります。ただ、「なぜその外国人が必要なのか」「雇用することでどのような利益が期待できるのか」等を雇用理由書に明記することはビザ承認審査に大きな影響を与えると言われています。実務上の許可のためには必須書類と言っても過言ではないでしょう。

雇用理由書を用意する意味

在留資格を取得するには外国人の信頼を表す必要がある

在留資格の申請、または変更の際は、入国管理局にて「日本国にとって有益であり、かつ害を及ぼさない人間である」と認められる必要があります。在留資格は必要書類を提出することで許可・不許可を審議しますが、要件を満たしていれば十分とは言えません。雇用理由書は、要件を満たした上でさらに、企業が「なぜ日本人ではなくこの外国人を雇用する必要があるのか」を明確に説明する書面です。この書面を用意することで、証拠書類だけでは説明できない当該外国人の必要性や信頼性を訴えることができるでしょう。雇用理由書の提出により、他書類の補足ができるため不許可となるリスクを軽減できるといわれています。

追加資料を要求されると時間がかかるのであらかじめ用意する

通常、入国管理局での審査には一定の期間がかかります。企業は申請書類と必須添付書類を提出した後は審査結果を待つだけですが、これですぐに入国審査官に認めてもらえるとは限らないからです。入国審査官を納得させられなければ、いきなり不許可となったり、追加で資料提出を求められたりすることもよくあります。最初から「雇用理由書」を用意しておけば審査官が追加要求してくるであろう内容をカバーすることができ、審査がスムーズに進む可能性がぐっと高まります。審査期間がむやみに長引かせないためにも、雇用理由書は用意すべき価値があるといえるでしょう。

雇用理由書の書き方

なぜ対象の外国人を採用したいのかを具体的に記載する

では、どのように雇用理由書を作成すべきか、書き方を具体的に解説していきましょう。まずは「当該外国人を採用したい理由」を明示すること。その人物を採用に至った経緯を記載しましょう。技術・人文知識・国際業務や技能ビザなどの就労ビザを取得できるのは優秀な外国人です。現場作業ばかりの単純労働や、誰でもできる単純な事務ではビザ許可は下りませんし、雇用する企業にとってもビザ取得をしてまでその外国人を採用したいというからには相応の採用プロセスを経ているはず。当該外国人を採用するに至った経緯を記述するのはそこまで難しくはないでしょう。

会社の概要を記載

次に記載が必要なのは、雇用主となる企業の概要です。設立年月日・資本金・業種・遍歴・将来性などの観点から記載します。企業は上場企業をカテゴリー1とし、がカテゴリー2は社員数が約200人以上の団体。カテゴリー3は個人給与所得の源泉徴収の法定調書合計表が提出された団体・個人。そしてカテゴリー4がそれ以外、と4カテゴリーに区分されます。カテゴリー2〜4の企業は、事業概要だけでなく事業の将来性や安定性について、より詳しく書かなければなりません。海外に関する事業の計画を盛り込めるのであれば、審査での印象を良くすることができます。

雇用する外国人が入社後に行う業務について

実際に雇用外国人に任せる業務についても記載する必要があります。これは、雇用する外国人の学歴・経歴・スキルといかにマッチしているかを示すためです。先にも述べた通り、技術・人文知識・国際業務などの就労ビザでは、単純労働は認められていません。大卒などに裏付けされたある一定水準の学術、知識、経験が要求される業務が想定されており、任せる業務の専門性を具体的、詳細に説明することが必要です。時には写真や図などを用いてでも、しっかりとアピールしましょう。またこの業務が大学等で専攻した科目と適合しているかも重要な観点ですので、後述の学歴・経歴と併せて適合性を記述することが重要です。

雇用する外国人の学歴や経歴

当該外国人のアピールをする部分です。職歴がない場合は、日本語能力や英語能力を記載しましょう。すでに述べた通り、専攻が貿易系なら貿易業務、機械工学なら工作機械の設計、というように業務内容との適合性の観点から記載するのがベストです。もっとも、特に日本の大学を卒業した外国人の場合、この専攻科目との適合性はそこまで厳密に考える必要はありません。大学卒業認定で得られる内容は多岐に渡っており、業務を円滑に行う場合に生かされますよね。この観点から、この担当業務との適合性という観点は、海外からの新規呼び寄せよりも留学ビザからの変更申請の方が比較的緩く判断されるといえます。

入国管理局が見ている雇用理由書のポイント

事業は安定しているか

次に、入国管理局審査官がどのような観点から雇用理由書を評価しているか、そのポイントを確認しましょう。一つ目は、雇用主の経営・財務状況に関してです。「事業の安定性及び継続性」という項目があり、提出した直近の会社決算書類によって判断されます。会社の経営状況が悪化しているようだと注意が必要ですね。入国管理局は、企業が外国人を採用して、ちゃんと給料を支払い続けられるのか、という点を危惧しています。雇用予定の外国人の分以上に業務があり、給料もしっかり払えるということを立証できうる書面をエビデンスとして用意しましょう。

申請者の経歴と雇用者の経歴に問題がないか

同様に、申請者と雇用者の過去の経歴も確認されます。概要外国人の経歴について疑問を持たれる懸念があれば、それらをクリアする証明が必要ですね。また雇用側にも不正などの事実がないかどうか、適切な雇用条件を結べているかどうか、が見られます。なお、理由書には雇用者だけでなく外国人が準備するパターンもあり、これは申請者である外国人自身が雇用条件や業務内容を確実に理解していることを示すための書類となります。外国人名での雇用理由書を提出することで、日本語能力を含め外国人自身のスキルの高さや双方の契約合意の事実を裏付けることができます。

企業が外国人をどうサポートしていくか

さらに、入社後も企業が該当外国人を安定的にサポートする旨を記載することが重要です。例えば住居探しや相談窓口の設立、住民届けの手続きサポートなど、入国後も日本国内でサポートできる体制があるという点をアピールすることも良いでしょう。社員が業務上でパフォーマンスを発揮するために、企業として支援をするのは当然ですが、あくまでも外国人という観点で、具体的な受け入れ体制を示せるとベストです。外国人採用を始めたばかりの企業や、専門的知識がない企業は、外国人の定着をサポートする会社に委託することもできますよ。

雇用理由書の例文

雇用理由書は具体的かつ簡潔に

雇用理由書は長く書く必要はなく、より簡潔に、A4 で1〜2枚程度で十分です。そもそも当該外国人や申請書類に不安要素がなければ提出する必要のない書類です。別途提出する証拠書類の行間を補足することを意識し、具体的説明を心がけましょう。内容としては1.申請人の概要 2.会社の概要、3.担当業務と雇用の必要性、4.経歴と評価、5.結語」に分けて記載していけば作成しやすいです。下記の理由書サンプルと併せて確認してみてください。作成に不安がある場合や時間的余裕がない場合には、専門業者への代行依頼も検討すると良いでしょう。

雇用理由書のサンプル

2020年☓☓月☓☓日


△△入国管理局長 殿


東京都千代田区大手町☓-☓☓


株式会社****


代表取締役 ○○ ○○



雇用理由書


下記の者を当社にて採用することを予定しております。採用に至る経緯と理由をこちらに提示いたしますので、ご審議のうえ、在留資格「技術・人文知識・国際業務」のご許可を賜れますようよろしくお願い申し上げます。

1.申請者の概要
採用者氏名:○○○(男)
国籍:中国
生年月日:1994年☓☓月☓☓日(26歳)

2.会社概要
株式会社****
設立:1990年1月
資本金:3000万円
売上:100億3000万円
事業内容:首都圏地区におけるホテル・レストラン経営全般
主要取引先企業:◯◯社、△△社 等
弊社は、1990年の設立以来、首都圏にホテルを10件運営しており、昨年度よりレストラン事業も展開を始めました。訪日外国人客の増加もあり売上、利益ともに順調に推移しております。2021年度には関西地区への新規開業も予定しております。

3.担当業務と雇用の必要性
総合職として入社いただき、まずは「ホテル***」へ配属し、特に外国語を用いたフロント業務・案内業務全般を任せます。具体的にはフロントでのチェックイン・アウトを含めた問い合わせ対応、電話・WEBシステムでの予約管理業務が主な業務となります。このホテルは東京駅、羽田空港からのアクセスも良く、外国人観光客、特に中国人客が増加しております。現在弊ホテルには中国人対応可能な従業員がおらず、語学が堪能な従業員の雇用は喫緊の課題であります。更に、先述の関西エリアへの新店舗出店に向けて中国人客をターゲットとしたマーケティングやマニュアル作成にも取り組ませる予定でおります。

4.申請人の経歴と評価
申請人は北京の■■大学日本語学科を卒業しており、卒業後は中国日系企業である◯◯企業にてマーケティング職として5年従事した経歴がございます。日本語・中国語双方を活用した実務経験があり、選考過程における面接でも日本人、中国人双方の価値観を併せ持っていると感じられました。日本語能力に関しては日本語能力検定N1に合格するほど堪能で、ビジネス面においても全く問題がないと判断しております。選考過程の面接においても、ユーモアも含めた高いコミュニケーション能力、柔軟性が垣間見られ、人柄としても当社が求める人材であると確信致しました。彼の能力は臨機応変・柔軟な対応が求められるフロント業務にきっと活かされることと期待しております。当社の対中国人マーケット深耕拡大の即戦力として彼は欠かせない人材であります。

5.おわりに
国を挙げて観光立国に取り組んでいる中、今後も中国人を含めた訪日外国人の増加は間違いありません。当社においては対策ができていない現状はピンチでありながら、チャンスでもあると考えております。当社として外国人雇用は初の事例となりますが、生活面も含め全面的なサポートの上、熟練の指導社員を任命する予定です。活躍してもらえる環境を精一杯整えて参ります。
上記の事情をご賢察の上、「技術・人文知識・国際業務」ビザの認定をご許可頂きたくお願い申し上げます。

正しく雇用理由書を作成して就労ビザの取得率を高めましょう

雇用理由書を用意すべき理由、その記載方法は理解頂けましたでしょうか。申請に必須の書類ではないため、形式についても決められた形があるわけではありません。雇用理由書の提出によって、雇用企業、外国人双方はそれぞれビザ取得の必要性をアピールできるチャンスを追加で得られるのですから、これを活用しない手はありませんね。人材不足の日本社会において、外国人社員の雇用は経営戦略の一つです。雇用にあたって労力がかかるために敬遠している企業も多いですが、その労力を少しでも減らすために、雇用理由書を見直してみてください。

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