職務分掌とは?【業務分掌との違いやメリットなどについて紹介します】

記事更新日:2022年03月11日 初回公開日:2022年03月09日

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各社員の職務内容や責任の所在が明確にされていないと、業務において社員のストレスが生じる原因となってしまうことがあります。職務分掌で社内の人間がそれぞれどのような権限や責任を持っているのかを明確にすることによって、業務上の意思決定がしやすくなり、余計な疑問やストレスを軽減できるでしょう。今回の記事では、職務分掌を行うメリットや実施におけるポイントについて解説します。各社員の役割を改めて明確にすることによって組織運営をさらに円滑にしたいとお考えの企業の方は、ぜひ最後までご一読ください。

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職務分掌とは

社員それぞれが行う仕事の範囲を明確にすること

職務分掌とは、社員それぞれが行う仕事の範囲や責任の所在を明確にすることです。社内の業務における役割分担が明確にできていないと、業務に関する疑問が原因で社員がストレスを感じてしまうこともあるでしょう。職務分掌を行うことによって社員ひとりひとりが自身の業務を明確にできると同時に、より責任感を持って業務に取り組めることが期待できます。大手企業からベンチャー企業までさまざまな企業で職務分掌が行われていますが、自社の業務内容や人員構成を考慮しながら実施することが大切です。

職務分掌と業務分掌の違い

業務分掌は部門単位での仕事を明確にすること

職務分掌と似ている言葉に、業務分掌というものがあります。職務分掌では個人単位での仕事の範囲を明確にするのに対して、業務分掌は各部門単位での仕事や責任を明確にすることを目的としています。企業の規模が大きくさまざまな部署が存在している場合などにおいては、業務分掌はより大きな効果を発揮するでしょう。どちらも円滑な組織運営のためには欠かせないものではありますが、職務分掌の方が社員ひとりひとりに業務への責任感をより強く感じてもらえるでしょう。

職務分掌のメリット

組織の内部統制につながる

職務分掌を行うことが、組織の内部統制やリスクマネジメントにもつながります。職務内容や権限が明確になっていないと、業務上の混乱が生じるだけでなく人間関係のトラブルや不正が生じてしまうというリスクもあります。不祥事やトラブルが原因となって企業の評価が著しく下がってしまうと、今後の採用活動などにおいても悪い影響が出てしまうでしょう。職務分掌によってひとりひとりの責任や権限が明確になることで、業務上の混乱や社員の不正行為などを未然に防ぐことができるでしょう。

業務効率を改善できる

職務分掌を実施することによって、業務効率の改善という効果も見込めるでしょう。業務分担の内容が曖昧になってしまっていると、何か疑問が生じた際にその都度上司に確認が必要となり無駄な手間やストレスが生じてしまいます。職務分掌によって自分のするべき仕事の範囲がはっきりと分かりやすくなるため、余計な疑問を抱えることなく優先順位をつけながら業務に取り組みやすくなります。企業の規模が大きく社員数が多いほどこのような問題は生じやすくなるため、職務分掌によって得られる効果は大きいといえるでしょう。

人材の育成に役立つ

職務分掌を行うことで、社内の人材育成を促進できるという効果も期待できます。ひとりひとりがこなすべき仕事が明確になるため、各社員に対してさらに効果的な育成計画を立てることができるでしょう。また職務内容がはっきりとすることによって上司は適切な評価が行いやすくなり、社員のモチベーション向上にもつながります。さまざまな業界で人手不足が課題とされていますが、職務分掌によって社内の人材育成を効果的に行うということも解決策のひとつといえるでしょう。

職務分掌のデメリット

責任転嫁が生じる可能性がある

職務分掌の実施によって、業務における責任転嫁が生じてしまう可能性があります。社員ひとりひとりの業務内容を明確にするのが職務分掌の目的ですが、その一方で範囲外の業務に関しては他人任せとなってしまうということも考えられるでしょう。企業においてイレギュラーな業務が発生することは、決して珍しいことではありません。そのような際には社員間で責任を押し付け合うのではなく、積極的に業務に取り組む姿勢が重要となります。職務分掌に固執し過ぎてしまわないように、注意しておきましょう。

従業員の行動を制限してしまうおそれがある

従業員の行動を制限してしまうおそれがあるというのも、職務分掌の実施におけるデメリットとして考えられます。先述の通り、職務分掌において定められていること以外の業務には関わりたくないという社員が一定数生じることもあります。しかし積極的に新しい仕事にチャレンジしようと考えている社員を、制限してしまうようなことがあってはなりません。職務分掌によって業務内容を明確にすると同時に、社員の積極性を失ってしまわないように注意しましょう。

職務分掌を行う際のポイント

経営者に了解を得てから行う

職務分掌は、まず経営者に了解を得てから行うようにしましょう。それと同時に経営者からの希望内容などについてヒアリングを行い、それに沿った職務分掌を作成していきましょう。職務分掌によって組織運営を円滑にさせたいという経営者の視点から得られた意見と現場社員の意見において、ギャップが生じてしまうということも考えられます。それぞれのビジョンをうまく擦り合わせることによって、経営者と現場社員の双方が納得できるような職務分掌を行いましょう。

社員に協力を得てヒアリングなどを行う

職務分掌を行う際には、社員に協力を得ながら積極的にヒアリングなどを行うようにしましょう。現状においては各社員がどのような業務を担当しているのかということを、正しく把握しておく必要があります。それに加えてどのような場面においてトラブルや疑問が発生しているかということもしっかりと認識しておくことで、それに対する解決策を盛り込みながら職務分掌を行えるでしょう。職務分掌を行う旨を社員に伝えて、積極的な協力を促すようにしましょう。

職務分掌規程によって明文化する

職務分掌規程を作成することによって、職務分掌の内容を明文化しておくようにしましょう。職務分掌規程とは、職務分掌によって定められた各社員の職務内容について文書にまとめたもののことです。職務分掌を行ったのにもかかわらず、その内容が正しく社員へと浸透していなければ十分な効果は得られません。職務分掌規程を作成することで、すべての社員が自分の業務範囲をひと目で確認できるようになります。各役職の業務内容や、さらに詳しい具体的な行動などについて明記するようにしましょう。

職務分掌規程のサンプルを活用する

サンプルを活用することで、職務分掌規程をよりスムーズに作成することができるでしょう。職務分掌の内容をうまく文書に落とし込むことは非常に重要でありながら、決して簡単な作業ではありません。誰が見てもひと目で確認できるようになっていなければ、職務分掌の内容が社員に浸透しづらいでしょう。社員への周知を広めて実際に行動へ移してもらうためにも、サンプルを活用することによって分かりやすい職務分掌規程を作成しましょう。

イレギュラーな職務には臨機応変に対応する

イレギュラーな業務が発生した場合には、職務分掌によって定められた範囲をこえて柔軟な対応が必要とされます。先述の通り、各社員の業務内容や責任の範囲が明確にされることによって、それに該当しない業務への対応が疎かになってしまいがちです。社員同士で互いに業務や責任を押し付け合うようなことになってしまうと、業務へのストレスがかえって増加してしまうでしょう。新しい業務が発生してしまった場合には、各社員が率先して取り組むような環境が理想的です。

職務分掌規定の作成方法

企業全体を組織図によって把握する

職務分掌規定を作成するにあたって、まずは組織図によって企業全体を把握する必要があります。本社から各部署におけるまで、組織図には企業構成の全てを記載するようにしましょう。組織図を用いて企業の全体像を把握することによって部門間の関係性を明確にできるため、どのような業務で連携が必要とされるのかということも明確にできます。この行程においても現場社員へのヒアリングを行うことで、より明確な組織図の作成に役立てることができるでしょう。

部署ごとの職務内容を確認する

組織図によって企業全体を把握することができたら、次に部署ごとの職務内容や付随する責任について確認しましょう。こちらの行程においても具体的な職務内容について正しく把握するために、社員アンケートやヒアリングによって現場の声を取り入れましょう。職務内容やその役割をしっかり確認できていないと、重複してしまって非効率となっている業務を見落としてしまいます。職務分掌において非常に重要な行程となりますので、漏れのないように注意して行いましょう。

職務に関する権限を振り分ける

部署ごとにおける職務内容を確認して、部署同士の関係性や、連携が必要性とされる場合なども考慮しながら実際に職務権限を振り分けていきましょう。各社員に与えられる職務権限の範囲が曖昧だと、イレギュラーな仕事が発生した場合に責任を押し付け合う結果となってしまう可能性もあります。したがって、権限を振り分ける時点で存在している職務だけではなく、今後発生すると想定される職務についても考慮しておく必要があるでしょう。

職務分掌規程へ落とし込む

各社員へと職務権を振り分けたら、実際に職務分掌規程へと落とし込んでいきます。職務分掌の内容と企業の掲げているビジョンの間に相違がないかどうか、経営者の意見ももう一度確認しましょう。さらに各部署の担当者とも、振り分けられた役割と権限などについて不備がないかということを確認しておきましょう。経営者と各部署の担当者の声を正しく反映することによって、職務分掌と実際の業務の間でのギャップを最小限に抑えることができます。社員にも職務分掌についてしっかりと周知することによって、より効果的なものとなるでしょう。

まとめ

職務分掌で円滑な組織運営を行いましょう

職務分掌を行う際のポイントについて、お分かりいただけたでしょうか。組織が複雑化していくにつれて、各社員の業務内容や責任範囲を把握するのは難しくなっていきます。これらは社員のストレスや、業務進行における妨げの原因となってしまうことも十分にあり得ます。職務分掌によってそれらを明確にすることで、日々の業務におけるストレスを大きく軽減することにつながるでしょう。ヒアリングによって社員の声を積極的に取り入れながら職務分掌を行うことで、社員全員が自分の業務により大きな責任感を持てるような環境を作り上げましょう。

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