職場環境を改善するには【得られる効果や流れについても詳しく解説します】

記事更新日：2023年07月04日｜初回公開日：2023年06月27日

従業員に長く働いて貰うためには、快適な職場環境を提供することが大切です。働き方改革により職場環境改善に力を入れている企業も増えてきています。職場環境改善を行うことで従業員のストレス軽減や、企業としての生産性の向上などの効果も期待できます。しかし職場環境と一言で言っても、何を指しどこまでの改善が必要なのか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。職場環境改善は様々な方法があります。今回は職場環境改善を行っていく為のフローや、得られるメリットについて解説していきます。人事担当者の方は参考にしてみてください。

職場環境とは

労働者を取り巻く環境

職場環境とは、労働者を取り巻く環境の事を言います。働き方改革が重要視されている事から、職場環境を整えるべく経営者や管理者が改善に取り組んでいる企業も増えています。職場環境とは、執務を行う部屋の明るさや温度と言った物理的な物だけでなく人間関係や裁量権など、業務に関わる様々な物を指しています。職場環境が十分に整えられていない企業では、従業員が十分に力を発揮することが出来ずに作業効率が下がり生産性の低下にも繋がりかねません。

職場環境の改善が必要な理由

従業員が働きやすい職場にするため

職場環境の改善が必要な理由は、従業員が働きやすい職場にする為です。職場環境が良くないと感じている従業員は、ストレスを感じやすくなり心身の不調をきたす恐れもあります。働きやすい職場を提供出来ている企業では、従業員が業務に集中することが出来る為、従業員のパフォーマンス力も高まり企業としての利益向上も見込めます。そうして出た利益で設備投資や従業員に還元する事で、更に良い職場環境を提供することが可能です。

職場環境を構成する要素

人間関係

職場環境を構成している要素の内、重視する人が多いのが人間関係です。従業員が働きやすいと感じ、企業に帰属意識を持つためにも円滑な人間関係は不可欠です。嫌がらせを受けているなど職場で孤立しているといった分かりやすい物だけでなく、指示の仕方が曖昧で分かり辛い・周りが業務協力をしてくれないなど様々な問題があります。客観的に見て人間関係が円滑だと思える場合でも、毎日一緒にお昼に出るのが苦痛に感じている場合などもある為、注意が必要です。

作業環境

職場環境の要素として、作業環境も大切です。室内環境も同様に大事だとされていますが、執務室内の気温や湿度・明るさなど様々な要素を含んでいます。他にもパソコンのスペックやネット環境・作業スペースをしっかり確保出来ているかなども業務の質に影響する重要な要素です。積極的に業務に取り組みたいと考えていても、パソコンのスペックが低い場合やネット環境が悪くスムーズに業務を進めることが出来ない場合はストレスを感じやすくなります。

仕事の負荷

仕事の負荷も職場環境を構成する要素です。任されている業務の質や量が本人の力量に合っているかどうかも大切です。多すぎる業務量や経験に見合っていない重い業務などは、従業員にとってプレッシャーとなります。反対に毎日同じ業務を行い、企業の役に立っているのか分からない業務ばかりを任されていてもやる気を喪失してしまいます。仕事の負荷は大きくても小さくても従業員の働きがいが失われてしまう為、力量に合った配置を行いましょう。

自己裁量権

自己裁量権も職場環境を構成している要素の一つです。上司から指示された業務だけを行い、重要な決定に関わる機会が全くない職場では従業員は業務に対して「やらされている感」が強くなります。やらされている感が強くなってしまうと業務に対してのモチベーション維持が難しくなります。業務に自由度があり、意思決定の場に参加出来る裁量権を持たせてもらうことで、働きがいにいい影響を与えることが可能です。適度な裁量権を与え、自主性を育てて行きましょう。

職場環境改善で得られる効果

心身のストレス軽減に繋がる

職場環境改善を行うことで、心身のストレス軽減に繋がります。厚生労働省が行った調査によると業務や職場生活において強いストレスを感じている人が約半数以上を占めていました。ストレスの原因として業務量や責任の重さ、対人関係などが挙げられ職場環境改善が必要不可欠です。快適でない職場で業務を行い続けることは、毎日ストレスの多い環境に身を置いていることになり体調を崩してしまう恐れもあります。職場環境を改善し従業員のストレスを軽減させることで、従業員の健康維持に繋がります。

生産性が上がる

職場環境改善は、生産性が上がる効果もあります。普段の業務の中で従業員がストレスに感じている部分を特定し、工程の簡略化などの対策を行うことで業務の効率化を行うことが出来ます。業務負担が一部の従業員に大きくなってしまうと、企業として効率よく業務を行うことは出来ません。従業員全員で協力することが大切です。また執務室内の作業動線改善も業務効率を向上させる大切な方法です。従業員が使いやすいような配置にする事で、業務効率が上がり生産性の向上にも繋がります。

定着率が向上する

定着率が向上するのも、職場環境改善で得られる効果です。働き方改革により従来よりも有給休暇の取得や残業時間の管理が徹底されている企業が増えています。有給休暇を取得しやすい雰囲気の職場で働いている従業員はプライベートも充実させることが出来、帰属意識が高まります。従業員が家庭の事情に合わせて休みを取ることが出来れば、長く働いて貰う事に繋がり離職率を下げることにも繋がります。離職率が低い企業は人材も集まりやすい為、良い職場環境を提供する事で採用にも効果を感じることが出来ます。

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職場環境改善の流れ

職場全体へ周知する

職場環境改善を行うには、まず職場全体へ周知を行いましょう。職場環境を改善していく業務は一部の人達だけで変えるのは簡単ではありません。職場改善を改善していくには企業全体として取り組むべき課題の為、環境改善を行う際には経営陣から従業員へ周知するようにしましょう。経営陣が周知することで、管理職や従業員も積極的に取り組みやすくなります。職場環境改善を行うメリット等や注意事項などを事前にしっかり伝えておくことも大切です。

ディスカッションを行う

職場をどう改善していくのか、ディスカッションを行うことも大切です。改善して欲しいと考えているポイントは従業員によって異なる為、様々な意見を出せるようにグループディスカッションで意見の収集を行いましょう。グループディスカッションには職歴や年代を問わず、多くの従業員に参加してもらうことが大切です。沢山の人から意見を収集するのは時間が掛かる為、事前にチェックリストを作成する等工夫しましょう。不満を上げるだけでは改善に繋がらない為、どう解決していくかを話し合えるようなディスカッションにしていく必要があります。

改善計画を作成して実施する

改善計画を作成して実施するのも、職場環境改善のために必要なフローです。グループディスカッションでまとめた結果を参考に、職場や部署の状況にあった改善計画を行います。計画の内容は「いつ・誰が・どのように」行うのかを具体的に決めておくことで、実行に移しやすくなります。費用を掛けずに、実施出来そうなものから順次改善を行っていきましょう。職場環境改善の実行も一部の人に負担が行き過ぎてしまわないよう、組織が一丸となり取り組めるような計画作りが大切です。

振り返りを行う

振り返りを行うことで、より良い職場環境改善を行うことが出来ます。実際にどのような職場環境改善を行い、どういった効果を得られたのかなどはしっかりと振り返りを行いましょう。改善結果を数値化する事は難しいですが、従業員にアンケートを取り効果を可視化することが大切です。改善を行った結果を従業員に共有出来るようにしましょう。職場環境改善は企業全体で取り組むことが大切の為、振り返りもしっかりと全員を巻き込んで行うことで更により良い職場環境改善が出来ます。

職場環境改善のアイディア

作業環境を整える

職場環境改善に取り組むには、作業環境を整えるようにしましょう。作業環境とは、執務室内の温度や湿度を業務に適した状況にする事です。環境を良くする方法として、空調設備管理やBGMの導入・執務室内に植物を置くなどの方法があります。執務室内の気温が適正でない場合、集中力が切れるなど業務に支障が出る事もあり、場所によって温度差が出ないよう工夫が必要です。また職場に植物を置くと、ストレスを軽減させる効果を期待出来、音楽を流すことで雰囲気が和やかになる為、従業員に適した環境を提供する事に繋がります。

作業方法を変更する

職場環境改善は、作業方法を変更することでも取り入れることが出来ます。ある一部の従業員に業務負担が偏っているとストレスを感じやすくなります。一部に業務が偏ってしまわないよう、従業員の業務負荷をしっかりと把握し分散させることが大切です。また、コストは掛かりますが執務室内の椅子やデスクなどをを買い替えて快適に業務を行えるようにする事も重要です。長時間座っていても疲れが溜まりにくい椅子や作業スペースを取れるデスクに変えることで、ストレスを減らすだけでなく作業効率を上げることが出来ます。

施設や設備を整備する

施設や設備を整備するのも、職場環境改善の一つです。リフレッシュスペースを設けて、業務の合間や休憩時間に従業員がリラックス出来る場所を作るのも一つの方法です。自分のデスクでは休憩をしても疲れが取れにくい為、専用のスペースを作ることでリラックス効果を高めることが出来ます。他にも、ペーパーレス化を進める・整備されていない会議室予約システムを整えるなど設備を整える方法です。打合せの予定があるのに会議室が空いていないのは、ストレスになるだけでなく業務の進行を妨げます。予約システムを導入する事で、それらを防ぐことが可能です。

人間関係のストレスを抑える対策を行う

人間関係のストレスを抑える対策を行い、職場環境改善を行っていきましょう。人間関係のストレスは離職に繋がりかねない大きな問題です。人間関係のストレスを拡大させない為にも、定期的にアンケートを取るようにするほか相談窓口の設置なども有効です。アンケートや窓口には匿名で連絡出来るようにしておきましょう。直接相談が難しい人向けに、メールでの受付をしている企業も増えてきています。アンケートや窓口を設置して終わりではなく、相談があった際には迅速に対応出来るようにしておくことが大切です。

まとめ

職場環境を改善して従業員が働きやすい職場にしよう

職場環境改善について解説しました。快適だと思う職場環境は従業員によって異なり、全ての従業員が快適に過ごせる環境を提供することは簡単ではありません。しかし従業員にとってストレスとなる環境を放置してしまうと、心身の不調が現れ休職や退職に繋がってしまう可能性もあります。長く企業経営を行っていくには、従業員が心身ともに健康であることが絶対条件です。職場環境を改善していく方法は色々ある為、取り組みやすい改善方法から実行していくことが大切です。職場環境を改善して従業員が働きやすい職場にしていきましょう。