無駄な会議とは？【無駄な会議の原因や対処法】

記事更新日：2021年02月05日｜初回公開日：2020年12月08日

「会議」という言葉は日常生活の中で聞き慣れた言葉ですよね。組織で活動する上で、会議は欠かせないものです。しかし、会議でも「無駄な会議」と呼ばれる会議が存在している事を知っていますか？普段、当たり前のように行っている会議でも、知らない間に「無駄な会議」になっている事があります。では、「無駄な会議」とはどのような会議を指すのでしょうか？本記事では、無駄な会議の定義や原因を明確にし、さらに改善策まで深堀していきます。会議が「無駄な会議」になっていないか？自分達が行っている会議と照らし合わせて読んでみてください。

無駄な会議とは

そもそも会議とは

会議によって会社(組織)で何かを決める事

「無駄な会議」の前に、正しい会議を理解する必要があります。会議はなぜ行われるのか？それは、「組織での意思決定」をするためです。会社は基本的には組織で活動をしています。例えば、組織全体の「目標」を定める会議の場合。誰か一人の考えを優先的に、又は権力者の偏った考え方で決定事項を決められてしまうと、組織はどうなるでしょうか？この例の場合だと、全員の考えが考慮された良い目標が定められなくなります。さらに、組織に所属している人の不満が蓄積されるでしょう。このような偏りを減らし、全員で意思決定を行う事が「会議」を行う意味です。

アイディアや必要な意見を集めるために行う

会議は「意思決定」だけでなく、「アイディアや必要な意見を集める」と言った意味で行われることもあります。組織で働いていても社員全員が同じ時間に、同じ業務を行っているわけではありません。そのため、人数が集まって意見を交える機会はあまり多くはないでしょう。会社の足並みを揃えるために、会議で集合し意見を集める事は大切です。また、なにかアイディアを出さなければいけない時に、1人では限界があります。会議でアイディアを集める事で、1人で考えるよりも多くのアイディアが生まれる可能性もあります。これらを踏まえた上で、「無駄な会議」とは何なのかを解説していきます。

無駄な会議の特徴

集まることが目的になっている会議

「無駄な会議」の特徴を、2つ挙げます。1つ目は、「集まることが目的になっている会議」です。先ほど説明した通り、会議は目的に向かって決定事項を定めるもの。しかし、目的が集まる事になっていしまっている会議が存在します。話し合う内容がないのにも関わらず、定期的に定められている会議やミーティングは無いでしょうか？他の社員との「顔合わせ」をすることで、「コミュニケーションを取ることが目的」の会議なら問題ありませんが、そうでない場合は意味がありません。その時間に業務をこなした方が、生産性の向上も見込めます。

参加する必要のない人が参加していて人数が多い会議

2つ目は「参加する必要のない人が参加していて人数の多い会議」です。「参加する必要のない人」が会議に参加している目的を考えましょう。目的が見つからない場合は、本当に会議に参加している意味がなかったと言えます。これは「今まで全員参加していたから」「会社の決まりだから」という理由ではないでしょうか？その会議をしている際に、業務をこなした方が、生産性が向上します。また「人数が多い会議」は人数に紛れて、「他人事」になる人が増える事から、集中力の低下に繋がることも。参加する必要のない人を判断する事が、無駄な会議の防止になります。

無駄な会議の例

論点がずれて結論までたどり着かない

会議を進行していく中で、論点がずれてしまい、結論までに時間がかかりすぎる事は無いでしょうか？また、論点がずれ時間がかかる事で、結論までたどり着かない会議も実際に存在します。会議は数人で行いますが、このような会議をしてしまうと、数人の時間を奪う事になってしまいます。論点がずれてしまう原因として「感情的になってしまう」「自己主張が強い」「話す内容が多い」などが挙げられます。常に会議は何の為にやっているのか？を頭に置きましょう。会議中も定期的に会議内容を確認しながら進行する事も、論点をずらさないために有効です。

資料は作りこまれているが会議の内容が薄い

会議が分かりやすくなるように、グラフや表の資料を1枚1枚丁寧に制作し、時間をかけすぎてしまう。その結果、会議自体の内容が薄く、何のために資料を制作したのかわからなくなってしまう会議は、無駄な会議と言えるでしょう。そもそも会議で使用する資料は口頭だけでは理解しにくい部分の補足が目的です。あくまで会議の質を向上させるための手段なので、資料が主役にならないように注意しましょう。具体的な改善策としては、資料の文字を減らすことです。文字を減らすことで、簡潔で分かりやすい資料作成が出来ます。また、資料作成時間も短縮するので、会議の内容に時間をかける事が可能に。

（無料）グローバル採用ナビのオリジナルの就労ビザ申請で失敗しないための「就労ビザ取得のためのチェックリスト」がこちらからダウンロードできます。

無駄な会議が多い原因

決定権を持っている人が参加していない

会議でいくら話しても、意見が決定されない事は無いでしょうか？これは、決定権を持っている人が会議に参加していない事が原因です。決定権を持っている人が不参加では、何時間会議を行っても、会議は終わりませんね。また、会議は決定権を持っている人に対して、そうでない人が意見主張できる場。その場に決定権を持っている人が存在せず「帰って上司に相談します」という事があると、そこで議論が止まってしまいます。そして、その時間が無駄になってしまう可能性も。会議には出来るだけ、決定権を持っている人が参加し、その場で決定できる環境を整えましょう。

会議が始まるまで議題が伝わっていない

会議中、なかなか意見が集まらず、会議の時間が伸びてしまった。という経験は無いでしょうか？このような会議の沈黙時間は無駄です。こうなってしまう原因の1つとして、「会議が始まるまで議題が参加者に伝わっていない」という原因が挙げられます。会議開始時のタイミングで、初めて議題を知らされては、自分の考えをまとめる時間が短すぎます。その短時間では、意見をまとめる事は難しいでしょう。会議を行う前に、参加者全員に議題を伝え、意見を持った状態で参加することで、沈黙が続いてしまう無駄な会議を防止する事が出来ます。

無理に議題を作っている

無理に議題を作っている会議は無いでしょうか？無理に話題を作っている会議は、無駄な会議と言えます。このような会議が行われる原因は、会議が定期的に行われルーティン化されているからです。「毎週〇曜日の〇時に会議を行う」というように定められていると、議題が無いときも会議を行わないといけないので、無駄な会議になりがちです。話す必要が無いときは、会議の必要はありません。中には議題を無理に作っている場合でも意味がある場合があります。それは、社員間のコミュニケーションを目的とした会議です。このように目的を明確化し、無駄な会議を減らしていきましょう。

無駄な会議をなくす方法

会社全体で時短への取り組みを強化する

無駄な会議を減らすために、まずは会社全体で時短への取り組みを強化しましょう。労働者不足と言われている現代では、少ない労力で、いかに生産性を高める事が出来るかが重視されます。時短の取り組みを行うことで、会社全体の時短への意識が高まり、短時間での結果を求められるので、生産性向上も見込めるでしょう。具体的に時短への取り組みには、「フレックスタイム制度」の導入で個々のライフスタイルに合った労働時間や、「テレワーク」で移動時間の削減など、様々な取り組みが存在します。こういった会社全体での取り組みの中で、「この会議は本当に必要か？」と考える事が大切ですね。

会議の議題は前もって伝達しておく

上記で記述したように、会議の前に議題を伝達する事で、スムーズで効率的な会議を進行する事が可能です。具体的な伝達方法は、「社内情報共有ツール」の活用が有効的。「紙や書類の回覧」「メール」などがありますが、書類の場合、「書類の紛失」「作成書類のミス」や、書類を実際に渡さなければいけないので非効率です。メールは漏れが発生する恐れがあるので、注意が必要。一方で、社内情報共有ツールは伝達のため優れた機能が備わっており、会議の議題を社内全員に伝達するには非常に効率的と言えるでしょう。企業の規模に適している方法で、素早く正確に議題を伝達しましょう。

会議には必要最低限の人数と決定者だけ参加する

会議は必要最低限の人数と、決定権のある人の参加だけで成り立ちます。上記でも記述したように、必要のない人の参加は、その人にとっても会社にとっても非効率。議題に対して、必要な人材を選別する事が重要です。確かに、会議に参加する事で、会社の状況を把握したり、コミュニケーションをとったりする狙いもあるでしょう。このような意図がある場合の参加は大切。無意識的に不要な人が参加している事が無いように心がけましょう。また、決定権を持っている人の参加が難しい場合の会議では、会議の終着点を明確にすることが重要。「この会議では決定できない」といって会議の着地点を見失うと、無駄な時間を過ごしてしまいます。

【採用ご担当者様へ】外国人・グローバル人材の採用に関するお問い合わせ、お悩み相談はこちらから。外国人採用に特化したコンサルタントがお答えいたします。

無駄な会議をなくすことで得られること

削られた時間を作業時間に当てる事が出来る

無駄な会議を削減する事の一番のメリットは、業務時間が増える事です。会議は準備から考えても、多くの時間を活用することになるでしょう。確かに、会議を行う時間は、企業にとって大切な時間です。冒頭で記述した通り、議論を通して決定事項を確定する重要な機会です。しかし「パーソル総合研究所（2018）」のデータでは、1週間の社内会議の平均時間は3.1時間から6.0時。年間で考えると300時間近くです。この300時間の会議の中で、無駄な会議が何時間行われているかは、各企業で異なりますが、少しでも削減し業務に当てる事が出来れば、生産性を高められるでしょう。

社員のストレスが減る

人がストレスを抱える原因は様々。その要因として無駄な会議が含まれています。ストレスを抱えると、様々な問題が発生します。例えば身体的な問題。腹痛などの消化器症状や高血圧。また心理的な面では「鬱」「不眠」「不安」といった症状の原因になってしまいます。ストレスによるこれらの症状を抑えるためにも、無駄な会議の削減は必要不可欠。自分の仕事に追われている状況で、上記で記述したような「必要のない人が参加している会議」や「無理に議題を作っている会議」が行われたら、ストレスがかかるのは当たり前です。ストレスを減らすためにも、無駄な会議を減らしましょう。

ダメな会社ほど会議が多いと言われています

定例会や促進会議も同様です

ダメな会社ほど無駄な会議が多いとされています。理由は、無駄な会議を、無駄な会議と捉える事が出来ていないからです。会社の上層部が無駄な会議を放置している環境は、社員にとっても、会社にとっても良くありません。会社にとって必要な会議と不必要な会議を見極めましょう。また、これは会議だけに当てはまる話ではありません。定期的に定められている定例会や、促進会議などでも同様です。本来の目的にそって会議を進めていきましょう。これらは、一人では実現する事が出来ません。会社全体の理解を得て、会社全体で無駄な会議を減らすことを意識する事が大切です。