資料提出通知書が届いたら【追加書類と理由書】

　ビザの申請をすると、説明不足から資料提出通知書というものが入国管理局から届く場合があります。これは一言でいうと、審査上で不透明な部分が多く、その内容を確かめてから審査結果を出すという入国管理局の意思表明でもあります。この通知書を無視したりすると、審査結果に良くない影響を与えることが多く誠実に対応することが必要になります。就労ビザの場合、よく追加で求められる書類は下記になります。

【就労ビザでよく追加で求められる書類】

①外国人のキャリアプラン
②外国人の1日のスケジュールと1週間のスケジュール
③全従業員リスト
④職務内容の業務量についての説明書
⑤事務所の見取り図
⑥社内の写真等
⑦事業計画書

　他にも状況に応じて様々な書類を求められる場合がありますが、上記は就労ビザでは多くある内容です。内容から読み解くに、就労ビザの要件である「外国人の専攻科目と職務内容に関連性があるのか」「単純労働（現場労働）をさせないか」という視点で疑いが生じているケースが多く、審査官は提出された書類のみで判断しているので、面倒だからと対応しなければそれに見合った結果が出てしまう可能性が高くなります

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　入国管理局から追加で求められた書類を用意できないケースや、指定された期限内には対応できない場合もあると思います。こういった時にも、慌てず誠実に対応していくことが大切になります。

①求められた書類が用意できないケース
　→提出できない理由を、別途理由書という形で作成し提出します。
②期限内に間に合わない場合
　→入国管理局に電話をして提出期限を延ばしてもらうか、①と同様にいつであれば提出できるのかを別途理由書にまとめて提出をし、書類が入手でき次第追加で提出します。

　求められた資料が提出できないからと言って100％不許可になるわけではないので、あきらめることなく状況を説明することによって、審査官にも理解を得られます。

　「外国人客が全体のお客様の何％か」または例えば「中国人のお客様が全体の何％か」などと言ったマーケティングデータを求められる場合もあります。これは翻訳通訳業務として雇用する場合などに求められることがあるのですが、正直こういったデータを正確に出すのは大企業などでマーケティング部隊があるケース以外、なかなか難しいと思います。その場合はあくまでも自社調べにはなる旨を説明し、最大限実値に近い形の数字を出されることをおすすめ致します。

資料提出通知書が入国会管理局から届くと不安になることもあるかと思います。ですが、この紙が届いているということは、求められた書類を提出し問題なければ許可がおりるということを示しているとも言えます。そもそも最初から不許可であれば、このような書類は来ないので、あきらめずに対応していきましょう。

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この記事を書いた人

塩野　豪（しおの　ごう）

行政書士塩野豪事務所の代表。
外国人ビザ（在留資格）の専門家として活動し、フィリピンやカナダなど外国との繋がりも強い。
人材紹介会社の外部顧問としても活動している。

HP:行政書士法人フォワード

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