オンラインコミュニケーションを会社に取り入れるためには【円滑に使うコツや課題をご紹介します】

記事更新日：2021年04月26日｜初回公開日：2021年04月23日

貴社ではオンラインコミュニケーションを円滑に行うための対策を行っていますか。そもそもオンラインコミュニケーションとは、インターネットの回線などを用いて間接的にコミュニケーションをとる方法のこと。デジタル化が進み、オンラインコミュニケーションを取り入れている企業も多いのではないでしょうか。しかしオンラインコミュニケーションは直接会ってやり取りできないため、情報の伝達ミスが起こりがちです。本記事ではオンラインコミュニケーションを行う際に起こりやすい問題やその対処法についてご紹介していきます。

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オンラインコミュニケーションとは

ネットを介して行うコミュニケーションのこと

オンラインコミュニケーションとは、ネットを介して行うコミュニケーションのこと。オンラインコミュニケーションは一般的にメールや電話、ビデオ通話などを用いてコミュニケーションをとる時に使われることが多いでしょう。新型コロナウイルスの感染拡大の影響もあり、現在日本ではリモートワークが推奨されています。業績を維持し続けるためにも、オンラインでいかにスムーズにコミュニケーションを取れるかが今後重要になってくるかもしれません。

オンラインコミュニケーションの種類

テキストコミュニケーション

オンラインコミュニケーションの1つに、テキストコミュニケーションがあげられます。テキストコミュニケーションは名の通り、文章でコミュニケーションをとる方法のこと。以前は電子メールがよく使われていましたが、最近では社内SNSやビジネスチャットを取り入れている企業も増えてきました。オンラインコミュニケーションは文章を残せるため、やり取りの内容やコミュニケーションをしたという事実が残る点が利点と言えるでしょう。

ボイスコミュニケーション

オンラインコミュニケーションの種類にボイスコミュニケーションもあげられます。ボイスコミュニケーションは音声を使ってコミュニケーションをとる方法のこと。デジタル化が進み、通話機器があれば社外からもいつでも仕事の連絡ができるようになりました。それに伴いスマートフォンやビジネスフォンを使いこなせる人も増え、オンラインコミュニケーションの主な手段としてボイスコミュニケーションは活用されています。

ビデオコミュニケーション

オンラインコミュニケーションの種類には、ビデオコミュニケーションもあげられます。ビデオコミュニケーションとは、映像越しに相手とコミュニケーションをとる方法のこと。新型コロナウイルスの感染防止対策の一環としてリモートワークが推奨されてから、特にビデオコミュニケーションを利用する企業が増えてきました。ビデオコミュニケーションは相手の表情を見ながら会話ができるため相手の感情や考えが理解しやすく、意思疎通が図れる点が利点と言えるでしょう。

オンラインコミュニケーションの課題

情報伝達に手間がかかる

オンラインコミュニケーションの課題として、情報伝達に手間がかかる点があげられるでしょう。オフラインコミュニケーションの場合は、伝えたい時に社員のもとへ直接行って情報を伝えることができます。しかしオンラインコミュニケーションを利用する場合、電子機器を使って文字を打ったり、通話を繋げたりして情報伝達をしなければなりません。なにかしらの操作をしなければならないためやり取りをするのが面倒と感じ、情報伝達を後回しにしてしまう可能性がある点が課題と言えるでしょう。

レスポンスが遅れる

オンラインコミュニケーションの課題として、レスポンスが遅れる点もあげられるでしょう。オフラインで情報伝達をする場合は直接会ってコミュニケーションをとるため、相手の返事を即時に受け取ることができます。しかしオンラインコミュニケーションの場合、メールの確認が遅くなったり、電話を取り損ねた際にレスポンスが遅れることがあります。特に緊急性の高い業務連絡へのレスポンスに遅れてしまうと、回避できたであろう問題が発生することもあるので注意しなければなりません。

緊急性が伝わりづらい

オンラインコミュニケーションの課題として、緊急性が伝わりづらいことがあげられるでしょう。オンラインコミュニケーションは直接会ってやり取りできないため、相手の表情や感情まで読み取るのが難しい特徴があります。そのため緊急性の高い業務連絡や業務上のミスが発生したときに社員全体に緊急性が伝わらないことが考えられます。オンラインコミュニケーションで緊急の要件を伝える際は、社員にも危機感が感じられるような伝達の仕方を模索する必要があるでしょう。

業務の進捗状況がわかりづらい

オンラインコミュニケーションの課題として、業務の進捗状況がわかりづらい点もあげられます。オンラインコミュニケーションを用いる際は要件がある時。そのため要件が全くない場合はコミュニケーションの頻度が落ちがちです。コミュニケーションの機会が少なくなれば他社員とのやり取りが少なくなり、周囲が今どんな業務にあたっているのかも把握しづらくなります。またリモートワークの場合、自分の目で他社員の仕事ぶりを目視できないため、特に業務の進捗状況がわかりづらくなってしまうでしょう。

相手の理解度がわからない

オンラインコミュニケーションの課題として、相手の理解度がわからない点があげられるでしょう。ビデオ通話を除くオンラインコミュニケーションはオフラインコミュニケーションと違い、直接相手の表情を見ることができません。そのためオンラインコミュニケーションを用いて要件を伝えたり、業務の説明をする時に相手の理解度を表情を見てつかむことが難しくなるでしょう。オンラインコミュニケーションを利用する際は何となくで伝わっていないか注意することが大切かもしれません。

情報伝達ミスが起こりやすい

オンラインコミュニケーションの課題として、伝達ミスが起こりやすいこともあげられます。オンラインコミュニケーションは業務の進捗が把握しづらい点や要件の緊急性が伝わらない点など様々な課題があります。そのためこれらの課題に対処できていない場合、情報共有を行う際に伝達ミスが発生してしまうかもかもしれません。オフラインで伝わっていたニュアンスが伝わらないこともあるため、オンラインコミュニケーションを行う際は相手を思いやった丁寧なコミュニケーションを心がけましょう。

感情が伝わりづらい

オンラインコミュニケーションの課題として、感情が伝わりづらい点もあげられるでしょう。オンラインコミュニケーションは直接人と会ってやり取りできないため、相手の感情が伝わりづらい特徴があります。特にテキストコミュニケーションの場合、命令口調で文章を書き送信してしまうと送信主が怒っているのかもしれないといった誤解を抱かれかねません。オンラインコミュニケーションを行う際は、相手を不用意に傷つけてしまう可能性があることを忘れないようにしましょう。

孤独感を感じやすい

オンラインコミュニケーションの課題として、孤独感を感じやすい点もあげられます。オフラインコミュニケーションで主にやり取りをしてきた人の中には、オンラインコミュニケーションによって他社員との関わりが薄くなったと感じる人がいるかもしれません。特にリモートワークの場合、休憩時間に他社員と気軽に雑談することもできないため、孤独感を感じやすいでしょう。また業務やプライベートのことで相談したいことがあっても気軽に話せないため、ストレスが溜まってしまう社員もいるかもしれません。

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オンラインコミュニケーションを円滑に行うためのコツ

なるべく早くレスポンスする

オンラインコミュニケーションを円滑に行うためのコツとして、なるべく早くレスポンスすることがあげられます。特にテキストコミュニケーションを用いる場合、返信が返ってこなければメールを確認したのかさえ相手には伝わりません。またテキストコミュニケーション以外のコミュニケーション手段であっても、緊急の要件の場合、レスポンスの早さが今後に仕事に関わることも考えられます。レスポンスはなるべく早く行うことを徹底し、レスポンスが遅れた時の対応の仕方についても社内で話し合っておきましょう。

進捗状況の報告はこまめに行う

オンラインコミュニケーションを円滑に行うためのコツとして、進捗状況の報告をこまめに行うこともあげられます。オンラインコミュニケーションを行う際、進捗状況の報告も一緒に行っているでしょうか。業務を行う上でわからないことがあった時や不安な点があった時は特に、業務の進捗状況をこまめに伝えていたかで今後起こりうるミスを防げる可能性があります。ビデオコミュニケーションを使って朝礼を行う、社員の進捗状況や今後のスケジュールを把握できるツールを取り入れるといった方法もおすすめです。

要点をまとめて伝える

オンラインコミュニケーションを円滑に行うためのコツとして、要点をまとめて伝えることもあげられます。テキストコミュニケーションの場合、文章の作成に時間がかかるためメイン業務に割ける時間を削ってしまうデメリットがあります。またボイスコミュニケーションやビデオコミュニケーションの場合、話が長くなると他社員の業務の進行に支障をきたす可能性もあるでしょう。これらの問題を避けるためにも情報共有を行う際はできるだけ要点をまとめて伝えるように心がけましょう。

話す時は表情や声色を明るくする

オンラインコミュニケーションを円滑に行うためのコツとして、話す時は表情や声色を明るくする点があげられます。オンラインコミュニケーションは直接会って話せないため、オフラインで会話をしていた時よりも暗い印象に捉えられがちです。またビデオコミュニケーションはパソコンや自宅の照明の位置によって顔色が悪く見えることもあるようです。声色やテンションを下げ過ぎないよう注意したり、自宅環境の整備をして相手が感じる印象を良い方向に変えていきましょう。

テキストを使う際はスタンプやクッション言葉を使う

オンラインコミュニケーションを円滑に行うためのコツとして、スタンプやクッション言葉を使うこともあげられます。テキストコミュニケーションのツールによっては、スタンプ機能がついているものがあります。スタンプ機能を活用することでテキストコミュニケーションであっても、文章に温かみを持たせることができるでしょう。またクッション言葉を使うことで相手を気遣ったメールを作成することもできます。温かみや安心感を与えられるメール作成ができるよう努めていきましょう。

伝わりづらい内容はテキストで共有しない

オンラインコミュニケーションを円滑に行うためのコツとして、伝わりづらい内容はテキストで共有しない点があげられるでしょう。説明に時間がかかるような情報をテキストコミュニケーションで共有すると、読み手も書き手もかなりの時間を使ってしまいます。また受け取り方によっては誤解が生まれたりして、新たなトラブルを招くこともあるかもしれません。文章で説明するのが難しいと感じた時は、ボイスコミュニケーションやビデオコミュニケーションを用いて情報共有するようにしましょう。

雑談できる機会をつくる

オンラインコミュニケーションを円滑に行うためのコツとして、雑談ができる機会を作ることがあげられるでしょう。リモートワークを行っている企業の中にはコミュニケーション不足による孤独感を緩和するため、オンライン上で雑談できる場所を設けていることも多いです。雑談ができる場所があればリモートワーク中に感じた不安や業務中に浮かんだ疑問点なども社員間で共有しやすくなります。離れていても社員のメンタル面を把握できる点は会社側もメリットと言えるでしょう。

まとめ

オンラインでも工夫次第で円滑にコミュニケーションできる

新型コロナウイルスの感染拡大によりリモートワークに切り替え、オンラインコミュニケーションを用いて業務連絡を行っている企業も多いでしょう。オンラインコミュニケーションには様々な課題がありますが、その課題を対処する方法はいくつもあります。オンラインコミュニケーションを使いこなせていない企業は自社に合ったルールを作成するなどして、オンラインでも円滑にコミュニケーションができる環境を整えていきましょう。