時間管理のマトリックスとは【使い方や４つの領域などについて解説します】

記事更新日：2023年07月28日｜初回公開日：2023年07月27日

業務を行っていく中で日々タスクが増え、目の前のタスクをこなすだけで時間が足りないと感じている人もいるのではないでしょうか。業務に追われているビジネスマンは限られた時間の中で、どうすれば効率的に業務をこなし生産性を上げていけるかを課題としている人が多いはずです。効率よく業務を処理するためには、自分が関わっている業務やタスクに優先順位を付ける事が大切です。タスクの優先度を図るための方法として、時間管理のマトリックスがあります。タスク管理に悩んでいる人などは、ぜひ参考にしてみてください。

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時間管理のマトリックスとは

タスクの優先度を判断するためのフレームワーク

時間管理のマトリックスとは、タスクの優先度を判断するためのフレームワークです。時間管理のマトリックスは緊急度と重要度の2つの軸を使ってタスクの振り分けを行う事から、緊急度と重要度のマトリックスと呼ばれることもあります。業務を行っている上で日々新しいタスクが増えていきますが、限られた時間の中でいかに効率よくタスクをこなし生産性を上げていくことが大切です。抱えているタスクに優先度をつけることが、生産性の向上にも繋がります。

時間管理のマトリックスが注目される理由

タスクの優先順位が整理されやすくなる

時間管理のマトリックスが注目されているのは、タスクの優先順位が整理されやすくなることが考えられます。日々業務を行う中で、毎日様々なタスクをこなしていく必要があります。一つ一つ片づけていくのではなく、タスクの中で優先順位をつけることでより効率的に業務を行うことが出来ます。しかし沢山あるタスクを、優先度の高い順にすることは簡単ではありません。時間管理のマトリックスを活用することで、緊急度や重要度で分けることができ、簡単に優先度をつける事が可能です。

除外すべきタスクを発見できる

時間管理のマトリックスを使うことで、除外すべきタスクを発見出来るため注目されています。緊急度と重要度で優先順位をつけていきますが、振り分けていく中で優先度の低いタスクは行う必要がない場合もあります。マトリックスに分類することで初めて認識することが可能です。また振り分けの中で緊急度は高いが、重要度が低い場合は実行しなくていい場合もあります。但し個人で行っている業務は自分だけのマトリックスで問題ないですが、チームで行っている場合他の人には必要なこともある為注意が必要です。

仕事の効率が上がる

仕事の効率が上がることからも、時間管理のマトリックスが注目されている理由です。マトリックスを活用してタスクの優先度を明確にすることで、一つ一つのタスクに集中して取り組むことが出来ます。集中してタスクに取り組むとマルチタスクがなくなり、生産性の向上に繋がります。優先度の低いものに取り組まなくなると時間の余裕もでき、より重要な業務に時間を使えて効率もアップすることが可能です。プロジェクトでも活用することで、的確なリソース配分が可能になります。

時間管理のマトリックスにある4つの領域

重要かつ緊急なタスク

時間管理のマトリックスにある4つの領域で、最も優先度が高いのは重要かつ緊急なタスクです。分類を行うタスクの中で最も優先順位が高いタスクであり、この領域は必須の領域とも呼ばれています。この領域に分類されるものは、クレームといったトラブル対応や納期が直前に迫っている業務など避けては通れない業務が分類されます。必須の領域ともいわれていることから、必ず実施しなければならないタスクばかりですが必須領域に追われてしまうと疲弊してしまうため、調節が必要です。

緊急ではないが重要なタスク

時間管理のマトリックスにある4つの領域の内、緊急ではないが重要なタスクも優先的に行う必要があります。この領域は、効果性の領域とも呼ばれています。緊急度が低いため、後回しにされてしまいがちですが長期的な目線で見た場合に価値を生み出すものが多いことから、時間を費やして実施すべきタスクが分類されます。人材育成や品質改善などです。緊急度の高い業務を優先していて、この領域に該当するタスクを放置してしまうと必須領域に繰り上がることもある為注意が必要です。

重要ではないが緊急のタスク

時間管理のマトリックスのうち優先度が下がってくるのが、重要ではないが緊急のタスクです。重要ではないが緊急度が高いため、錯覚の領域とも呼ばれており普段からタスクに追われている人はこの領域のタスクが多いことが予想されます。重要ではない電話やメール・生産性の低い会議などが該当します。業務を行う中で、緊急性の高いものから処理してしまいがちですが錯覚領域のタスクに時間を使ってても生産性を向上させることは出来ません。

重要でも緊急でもないタスク

時間管理のマトリックスにある4つの領域の中で、最も優先度が低いのは重要でも緊急でもないタスクです。この領域は、浪費・過剰の領域と呼ばれ長電話や現実逃避など時間の無駄遣いになっているものを指しています。業務を行っている上で緊急性の高いものばかりに対応していると、精神的に疲弊してしまいこの領域のタスクに逃げてしまいがちになります。この領域のタスクに時間を使っている場合には、自分が持っている業務を緊急性だけで判断していない確認しましょう。

時間管理のマトリックスの使い方

自分の役割を明確にする

時間管理のマトリックスを上手く使うためにも、自分の役割を明確にすることが大切です。先の１週間を見越して、会社や家庭など自分が所属しているコミュニティ内での自分が果たしている役割や責任を書き出してみましょう。子供がいる人は親として１週間で行うべき役割、職場で役職についている人は部下のマネジメントなどが対象になります。それだけでなく、自分が主催者となる忘年会や飲み会を実施する場合にはそれも洗い出しておきます。役割を明確にすることで、必要な対応やタスクが可視化され重視する事が見えてきます。

具体的な目標を設定する

時間管理のマトリックスは具体的な目標を設定することで、効果的に活用することが出来ます。自分が果たすべき役割全てにおいて、達成したいと考えている成果を1つか2つ具体的に設定しましょう。提出しなければいけない書類の作成や、幹事の場合にはお店の選定などです。具体的な目標を設定する場合には、まず緊急度と重要度の高いものから設定を行い、1週間で実施すべきことを漏れなく記載しましょう。緊急度と重要度の高いタスクを記載した後には、緊急度は低いが重要なタスクを書き足します。

タスクを1週間に割り振る

タスクを1週間に割り振り、時間管理のマトリックスを上手く活用しましょう。事前に決めた目標をベースとして、1週間のタスクやTodoをリスト化します。行うべきタスクの優先順位を付けて、1週間の予定表の中に組み込んでいきましょう。ここで決めたやるべきことは、優先して行う必要があるので他の予定が入ってきたからと言って動かさないようにすることが大切です。手帳やアプリなどを活用して予定を記載し、人との約束も忘れないように記載しておきます。スケジュールを立てる段階で、再考し重要度が低いものはキャンセルするのも方法の一つです。

1日単位で調整する

１日単位で調整することが出来るのも、時間管理のマトリックスの使い方です。1週間の予定を確定させたら、今日・明日のやるべきことに優先順位を付けて実行していきます。事前にスケジュールを立てていても、急な用事で予定通りにタスクをこなせない場合も出てきます。そういった場合も割り込んできたタスクを優先せず、既に設定している優先度や重要度の高いタスクと比較しすぐ実施する必要があるのかを考える事が出来るようになります。体調不良の場合にも、残りのスケジュールを目標設定と照らし合わせて合理的に判断が可能です。

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時間管理のマトリックスを活用するメリット

時間に追われることがなくなる

時間管理のマトリックスを活用するメリットは、時間に追われる事がなくなることです。タスクが整理されていない状況では、日々の業務で目の前のタスクから片づけてしまい優先順位を付けれていない人もいます。段取りよく業務を進めるためには、しっかりとタスク管理をする必要があります。タスク管理は持っているタスクを整理することが大切です。そのタスクを緊急度や重要度で優先順位の高い順から行う事で、時間に追われることが減り余裕をもって業務に取り組むことが出来るようになります。

業務の生産性が上がる

時間管理のマトリックスを活用することで、業務の生産性が上がるメリットがあります。時間管理のマトリックスをベースを基にタスクを管理すると、短い時間の中で自分が持っているタスクを管理することが出来ます。業務の整理を短時間で行えるため、生産性向上に繋がります。重要度の高いタスクから割り振りを行い、重要度の高いタスクの間に錯覚領域のタスクを入れていくことで、重要度の高いタスクを計画的に処理できるだけでなくより多くのタスクをこなすことが可能です。

本当に重要度が高いタスクに集中できる

本当に重要度が高いタスクに集中出来るのも、時間管理のマトリックスを活用するメリットです。日々のタスクに追われていると、重要ではないが緊急のタスクばかりを処理しようとしてしまい、「緊急ではないが重要なタスク」を後回しにしがちです。重要度の低い緊急のタスクは業務を処理し終わった際に、一時的な達成感は得ることが出来ますが長期的に大きな成果には繋がりません。ビジネスで大きな成果を発揮するためには、マトリックスを活用し重要度の高いタスクに時間をかける事が大切です。

時間管理のマトリックスのポイント

全員がメリットを理解する

時間管理のマトリックスを活用するには、全員がメリットを理解する必要があります。個人ではなくプロジェクトで時間管理のマトリックスを導入する場合には、利用するメンバー全員が取り組みのメリットをしっかりと理解している必要があります。メンバー内できちんと時間管理のマトリックスが理解出来ていないと、マトリックスの重要性が分からず継続して実施出来ないといった問題が発生します。時間管理のマトリックスを導入する際は、事前に説明の場を設け利用者に納得してもらった上で導入しましょう。

チーム全員でタスクを管理する

時間管理のマトリックスは、チーム全員でタスクを管理することがポイントです。自分の業務だけをマトリックスを使って管理する場合は、他のメンバーの状況を加味する必要はありません。しかしプロジェクトでマトリックスを活用する場合には、優先順位の決定やマトリックスの管理をチーム全員で行わなければなりません。チームで共有しておけば、タスクの進捗状況を確認しサポートしながら業務を進めることが出来ます。チームでタスク管理をすることで、チーム内の連携強化にも繋がります。

まとめ

時間管理のマトリックスを利用して仕事の効率を上げよう

時間管理のマトリックスの4つの領域や、活用するメリットについて解説しました。時間管理のマトリックスを活用することで、持っているタスクの優先順位を的確に判断出来るだけでなく、実施する必要のないタスクも見極められます。時間管理のマトリックスでタスク分類することで、必ず実施が必要なタスクの見逃しや、緊急ではないが中長期的に大きな成果が見込めるタスクを後回しにすることもなくなります。時間管理のマトリックスを上手く活用し、仕事の効率を高め生産性を向上させていきましょう。