採用計画の立て方とは【具体的なスケジュールや役立つツールについて解説します】

記事更新日：2023年02月17日｜初回公開日：2023年02月17日

人材を採用したい場合、何の準備もせずに採用活動を行っても求めている人材を採用することは簡単ではありません。どういった計画を立てて実行に移していくかは、企業の規模や採用人数によっても変動します。しかし、企業規模に関わらず企業が成長していくための組織作りには、事業計画等に沿った人材採用が欠かせません。採用活動を成功させるためには、採用計画を綿密に立てることが大切です。今回は採用計画の必要性や立て方について解説していきます。今から採用計画を立てようと考えている担当者の方は参考にしてみてください。

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採用計画とは

採用活動の指標となる計画のこと

採用計画とは、採用活動の指標となる計画のことを指します。自社の経営方針や事業計画などを元にして新しい人材の採用や、既に働いている従業員の異動などの計画を立てます。採用計画は、事業計画などと照らし合わせを行いながら「いつまでに」「何人」「どのような人材」が必要なのか判断していきます。採用計画を立てる際には、市場動向等を加味しながら内部だけでなく外部利用なども考慮に入れ計画を立てて行きましょう。綿密な採用計画を立てることが、事業計画達成に繋がります。

採用計画が必要な理由

採用市場が変化しているため

採用計画は、採用市場が変化していることにより必要になってきています。2018年以前までは経団連が設定していた「就活ルール」があった為、どの企業もそのルールに則り採用活動を行っていました。しかし2018年に就活ルールが廃止され、採用活動のルールを決める主体が経団連から政府へと変更されたことにより、以前よりも採用活動に掛けられる時間が限られています。少ない時間の中で効率よく採用活動を行うためにも、採用計画の作成が欠かせません。

明確な目的を持って的確な施策を行うため

採用計画が必要な理由は、明確な目的をもって的確な施策を行うためです。採用条件や選考フローを曖昧にしたまま採用活動を行ってしまうと、人によって採用する人材に偏りが発生します。異なった認識のまま採用活動を行うと、採用自体に遅れが発生するだけでなく人材の確保ができないといった事態が発生してしまうかもしれません。そうならない為にも、採用計画を事前にしっかりと立て採用活動に関係する人達に共有しておくことによって、関わる人全てが明確な目的を持ち採用を行うことが可能です。

採用計画を立てる前に調べておいた方が良いこと

求職者の傾向

採用計画を立てる前に、求職者の傾向などを調べておきましょう。採用市場の動向や求職者が何を重視して求職活動を理解せずに採用計画を立てると、全く対策などが出来ていない状態で行うのと同じです。そういった状況で計画を立てても、求職者が求めている傾向と合っていないため計画通りに進まなくなる可能性が高まります。しっかりと市場に合った採用計画を立てる為にも、求職者の価値観やどういった条件が好まれているのかリサーチした上で採用計画を立てることをお勧めします。

競合他社の採用傾向

採用計画は競合他社の採用傾向などを、事前に調べておくと良いでしょう。求人者の動向を調べるのと同様に、競合他社がどういった採用活動を行っているのかも知ることが大切です。競合他社とはいえ、同業を調べるだけでなくビジネスモデルが似ている企業や社風や福利厚生等が似ている企業も調べておきましょう。競合他社の採用傾向を調べておくことで、自社の採用計画と比較した際に自社の特徴や特色をとらえることが出来ます。自社独自の採用計画を作成し、採用活動を効率的に行えます。

採用計画の立て方

採用目的を明確にする

採用計画を立てるにはまず、採用の目的を明確にしましょう。採用は、人員補充や既存事業の拡大・将来の管理職確保など企業や時期によって目的が様々です。採用目的により、採用を行う対象となる人材や求められるスキルは異なります。どういった目的でどのような人材を自社では求めているのかを明確にしておくことで、採用軸がぶれることなく採用活動を行うことが出来ます。綿密な採用計画を立てるためには、まず採用の目的を明確にしておきましょう。

雇用ポートフォリオ戦略を利用して雇用形態を決定する

採用計画は、雇用ポートフォリオ戦略を利用して雇用形態を決定するようにしましょう。自社が求めている人材をどういった雇用形態で補うのかを決めずに採用してしまうと、雇用形態はバラバラなのに同じ業務を行っているという状況に陥ってしまうかもしれません。企業は事業計画実現などの為に、様々な雇用形態の人材を上手く活用する必要があります。人材の組み合わせ等を考える方法として、「雇用ポートフォリオ戦略」を活用し、状況に合わせて派遣社員や外部人材などを取り入れて行きましょう。

採用手法の選定を行う

採用計画の立て方においては、採用手法の選定を行うことも大切です。採用手法には、求人サイトや人材紹介・SNSサイトの活用等多岐にわたります。自社の採用戦略に合った採用手法の活用を行うことが、求めている人材の採用に繋がります。採用手法にはそれぞれ強みがある為、採用したい人材や活用する部署によって大体の予算配分などを行っておきましょう。企業の強みをアピール出来る採用手法を活用することによって、採用活動を成功させることが出来ます。

採用スケジュールの策定を行う

採用スケジュールの策定を行い、採用計画を立てましょう。採用スケジュールの決定は、採用活動を開始・終了するタイミングを決めることです。採用人数や採用手法の選定が終わった後は、いつまでに人材が必要なのかを洗い出し採用活動を行うスケジュールを決めましょう。新卒採用を行う場合は就活ルールの廃止が決まっていても踏襲する企業も多い為、他の企業と比べて遅れを取らないように採用スケジュールを立てる必要があります。他社の状況も把握しつつ、しっかりと計画を立てましょう。

採用計画と採用スケジュールを可視化する

採用計画と採用スケジュールを可視化することも、採用計画を立てるには重要です。採用活動は人事部だけでなく様々な部署や役職の人が関わります。その為、しっかりと情報共有が出来ていないと採用活動がどのフェーズなのか等把握することが難しくなります。採用活動は関わる人が同じ認識を持ってこそ、成功に繋げることが可能です。その為にも採用活動の進行具合や採用活動のタスクが一目見て分かるようにしておきましょう。その為には管理ツールの導入などを行い、計画やスケジュールを可視化することが大切です。

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採用計画を立てた後に行うこと

現地の社員と打ち合わせて協力を要請する

採用計画を立てた後には、現地の社員と打ち合わせを行い協力を要請しましょう。採用活動を充実したものにする為には、人事部だけでなく他の部署の社員の協力も欠かせません。配属予定先の社員が面接に同席する場合だけでなく、採用HP等に「先輩社員の声」として登場して貰うなど、協力が必要な場面は多岐にわたります。他部署の社員に協力してもらいたいときには、一時的に簡単な説明だけするのではなくしっかりと事業戦略や採用計画などを共有して当事者意識を持ってもらうことが大切です。一方的にお願いするのではなく、協力してもらったことに対してのフィードバック等もしっかり行いましょう。

採用サイトやSNSの採用ページのブラッシュアップ

採用計画を立てたら、採用サイトやSNS採用ページのブラッシュアップを行うことも大切です。せっかく採用サイトや企業のSNSアカウントを作成しても、更新が一定期間行われていないアカウントは求職者が離れて行ってしまいます。採用活動ではやるべきタスク等が多い為、どうしてもサイトの更新等が後回しになってしまうこともあるかもしれません。しかし、求職者に自社の事を良く知ってもらうためには採用サイトやSNSページから定期的に情報発信することが重要です。入社後のイメージが湧きやすいと求職者から応募が増える可能性も高まります。

内定・入社フォローを行う

採用計画は、選考過程だけではなく内定や入社フォロー予定もしっかり行う必要があります。せっかく綿密な採用計画を立て、事前準備等を行っていても採用した人に辞退されてしまっては全て水の泡になってしまいます。そういった事態を防ぐためには、選考中や内定後のフォローは欠かせません。ミスマッチなどを防ぐためにも、良い面ばかりだけでなく内定者や内定予定者が知りたいと考えている情報をきちんと開示するようにしましょう。内定を出したら終わりではなく、定期的に候補者と連絡を取る等しっかりとフォローする体制も整備しておくことが大切です。

採用計画を立てる際の注意点

新卒採用と中途採用の違いを理解し採用計画を分ける

採用計画を立てる際には、新卒採用と中途採用の違いを理解して採用計画を立てましょう。採用計画を立てていく流れはそれほど変わりませんが、新卒と中途では対象となる人材や採用基準等が異なります。新卒採用では社会人経験がない人が対象になるため、何に重点を置いて採用するのかやどういった業務が向いているのかといった判断は企業が行わなければなりません。中途採用では、求めているスキルや経験が明確になっておりいつまでに必要なのかを見極めて採用計画を立てる必要があります。それぞれで必要なポイントを抑えて計画を立てましょう。

競合他社と自社との違いを明確にする

採用計画は、競合他社と自社との違いを明確にすることを忘れずに計画を立てるようにしましょう。競合他社に負けないように、と考えて採用活動を行っている企業の方もいるかもしれません。しかし、同じ業種や業界で仕事を行っているからといって、競合他社に当たらない場合もあります。求めている職種が異なれば競合には該当しません。同業種ではなくても、採用したいエリアや待遇などが似ている場合は競合に該当します。競合は求人によっても変わってくるため、採用サイト等自社のアピールポイントなどを記載して他社との差別化を図っていきましょう。

採用計画を効率的に始めるツールやサービス

HITO-Linkリクルーティング

HITO-Linkリクルーティングは、「”管理”を楽に”採用”を強く」を強みとしてオペレーション業務などを自動化できる採用ツールです。人事部が人手不足で通常の業務に追われて採用活動に十分な時間を割くことが出来ていない企業や、採用活動は行っているが自社の課題が把握できていない企業におすすめです。HITO-Linkリクルーティングは、外部の求人サイトから応募してきた求職者のデータの取り込みを自動で行ったり、エントリーされた後の推移や採用活動の進捗なども確認することが出来ます。

採用コンサルティング

採用コンサルティングは、「採用計画を立てているが計画として成立しているのか」などを課題として抱えている企業にお勧めなサービスです。採用コンサルティングでは、現在の状況や課題などを可視化し採用計画のどこに課題があるのか等の洗い出しを行います。課題の把握を行い、改善するための施策の提案なども企業に合わせて提案してもらうことが可能です。提案された内容に沿って運用する際にも、選考や内定者フォロー等のサポートを受けられます。

RPOサービス

RPOサービスも、採用計画を効率化するためのサービスの一つです。RPOとは、企業で行う採用活動の一部または全てを外部へ委託するサービスです。RPOサービスを活用することによって、企業に合わせた採用計画の立案や面接日程の調整・内定者フォロー等幅広く業務を委託することが出来ます。社内の採用活動の業務負担を軽くしたいと考えている企業や、外部に委託しより良い人材の確保を考えている企業にお勧めのサービスです。

まとめ

採用計画を立てて効果的な採用を行おう

採用計画を立てる際の注意点や、活用できるサービスについて解説しました。企業の事業計画や経営方針によって、求められる人物像は変わってきます。自社で求めている人材を採用するためには、採用市場や社内の環境などを加味して採用計画を立てる必要があります。採用活動は毎年同じように行うことは出来ません。市場動向に合わせた採用計画を行うことで、効率的に採用活動を行えるようになります。長期的な目線で採用計画を立て、自社の採用に活かしていきましょう。