Web説明会とは【成功させるためのポイントや開催方法などについて解説します】

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オンライン上で行う会社説明会

Web説明会とは、パソコンやスマホを利用してオンライン上で行われる会社説明会です。次世代型採用ツールとして数年前から少しずつ認知されるようになり、導入する企業が年々増加。特に、新卒採用での活用が著しく伸びています。インターネットで就職情報を収集することが多くなった学生にとって、動画サイトを視聴するような気軽さが受け入れられているのでしょう。今や就活生や転職希望者にとっては新たな常識としてなくてはならないものになっています。

どこでも視聴・配信が可能

Web説明会の最大の特徴は、手軽さです。これまでの会社説明会は、日時が決められており会場まで足を運ぶ必要がありました。しかし、Web説明会ならば、場所も時間も選ばずどこからでも気軽に参加することができます。地方に拠点を置く企業にとっては、全国から優秀な人材を発掘するチャンスにつながるでしょう。また、地方や海外に住んでいる求職者でも時間やお金をかけることなく企業説明会に参加できるため、就職活動のチャンスを逃すことはありません。

就職活動の変化

就職みらい研究所の調査によると、2019年卒の学生が従来のような対面型の会社説明会やイベントへ参加する割合は、2018年と比べて18％も減少しています。その反面、Web説明会を利用する人の割合は倍増。今後ますます差は広がっていくでしょう。この背景には、学生の就活期間が短くなったことが挙げられます。就活生は、本当に興味のある企業に集中せざるを得ないのです。そこで企業は、従来の方法では一度に多くの学生へ自社PRをすることが難しいため、様々な採用方法を取り入れていくことが求められます。

テクノロジーの発展

Web説明会が注目されるもうひとつの理由は、テクノロジーの発展です。今や就職活動に関する情報は、インターネットで入手することが当たり前の時代です。忙しい現代人にとって、足を運ぶより手軽に情報を取り入れられるスタイルが合っているのでしょう。また、スマートフォンが普及したことで動画の撮影や視聴がどこでも気軽にできるようになり、より身近なものになりました。Web説明会は、現代にマッチした採用手法として、求職者にも企業にも大きな注目を集めています。

時間とコストを削減

Web説明会を行うメリットは、従来の会社説明会と比べて時間もコストも削減できることです。Web説明会はどこからでも視聴や配信ができるので、求職者にとっては交通費や宿泊費、会場へ行く時間などを節約できます。反対に企業側は、これまでかかっていた会場費用や準備などの時間と手間が大幅に削減できるでしょう。削減できたコストや時間を他の作業や仕事に充てれば、より質の高い採用活動へとつながります。

母集団の拡大

もうひとつのメリットは、母集団の拡大です。従来の方法では、実際に会場に足を運べる学生や求職者にしか直接リーチできませんでした。しかし、Web説明会を活用すれば忙しい求職者や地方・海外在住の学生へのアプローチも可能。企業にとっては、これまで出会えなかった学生や求職者の掘り起こしや母集団の拡大が期待できるでしょう。ターゲット層を拡大することで、選考に進む求職者の母数も増えるので、より優秀な人材に出会う可能性も高まるはずです。

リアルタイムの反応が見えづらい

Web説明会はオンライン上で配信されるため、求職者や学生一人ひとりのリアルタイムの反応が届きにくいというデメリットがあります。説明会の参加者がパソコンや携帯電話のカメラをオフにしていると、顔が見えないため、どのような反応しているのかは分かりません。チャット機能などを使って参加者とコミュニケーションを取ることは出来ますが、やはり対面のときと比べると求職者の反応は見えづらくなります。さらに録画配信型の場合は、リアルタイムの反応を見ることは出来ません。ライブ配信型であればコミュニケーションは取ることが出来るので、積極的に話を振ったり、質問を募集するなどの取り組みをすると良いでしょう。

途中退室される可能性がある

Web説明会では求職者に途中退室をされてしまう可能性もあるので、注意が必要です。Web説明会は求職者が自由に視聴できる反面、いつでも途中退室が出来ます。オフラインの説明会であれば途中退室がしにくい雰囲気がありますが、オンライン説明会ではそういった雰囲気はありません。ですので、求職者が「この企業は合わないかも。」、「あまり興味がない。」と感じてしまうと途中退室をされる可能性がより高くなります。そうならないようにするためにも、説明会の内容や構成を工夫して、求職者に自社に対する関心を強めてもらうことが大切です。

ライブ配信型説明会

ライブ配信型説明会は、決まった日時にリアルタイムで実施されるWeb説明会です。ライブ配信なので、求職者や学生とコミュニケーションを取ることができるのが特徴です。そのため、社員を通して会社の雰囲気などを伝えることに適している方法といえるでしょう。また、企業側から言葉を投げかけるだけでなく、チャット機能を通して学生や求職者から質問を受けることもできます。一人ひとりと向き合えることで、意欲の高い求職者や学生を見つけることもできるでしょう。

録画配信型説明会

録画配信型説明会は、事前に撮影しておいた説明会をオンラインで発信するWeb説明会です。いつでもどこでも求職者や学生が好きな時に視聴できるので、ライブ配信型説明会よりも気軽に始められるでしょう。また、あらかじめ伝えたい内容を推敲できるため、内容の濃いものを作り上げることができます。そのため、仕事内容や企業情報を具体的に伝えることに適している方法です。また、繰り返し視聴できるため、最終選考での後押しにも効果が期待できます。

選考に繋げる工夫をする

続いてWeb説明会を成功させるためのポイントを2点紹介します。1点目は選考に繋げる工夫をすることです。通常の説明会では終了後に筆記試験を実施したり、アンケートで選考参加希望を確認することで求職者を次のステップに誘導することが出来ます。しかし、オンライン説明会では企業側が説明会の終了後に何かしらのアクションを取らなければ求職者に簡単に離脱されてしまいます。つまりオンライン説明会は気軽に出来るからこそ、次への導線設計が重要です。一人でも多くの求職者を選考に繋げるために、Web上でアンケートを実施したり、応募フォームを記入してもらうなどの工夫をすると良いでしょう。

機材やシステム等を事前に準備する

Web説明会を実施するには、機材やシステム等の事前準備が必要です。web説明会を開催するために必要な機材は録画、配信するためのプロ用のカメラやマイクなどです。また、明るさにこだわる場合は専門の照明機材が必要になるでしょう。それに加えて、安定したネットワーク環境も欠かせません。しかし、ほとんどのweb説明会のソリューションを提供している企業ではweb説明会のパッケージの中でスタジオ撮影を提供しています。web説明会システムのプラン比較は撮影費用も検討材料にするとよいでしょう。

おすすめサービス1：HARUTAKA

Web説明会を開催するにあたり、自社で一から作ると大変です。そこで、採用をサポートしてくれるサービスを活用するのがよいでしょう。まずおすすめする「HARUTAKA」は、企業からも学生からも高い支持を集めているWeb面接サービスです。簡単な登録だけスタートでき、他社のサービスのように専用アプリをダウンロードする必要もありません。手軽に導入できるのが人気の理由でしょう。HARUTAKAの特徴は、誰でも使いやすいシンプルな機能です。例えば、録画機能を使ってWeb説明会の内容をクラウド上に蓄積するのも簡単で、採用活動の分析やフォローに生かせます。さらに、応募者の情報や採用プロセスをデータで一括管理できる機能もあり、選考が進んでからの管理にも便利です。何度でも無料で初期導入サポートを受けられるので、初めてWeb説明会を開催する企業や難しいシステムが苦手な方におすすめです。

おすすめサービス2：インタビューメーカー

次におすすめするサービスは「インタビューメーカー」です。大手から中小企業まで全国1,000社以上の導入実績を誇る、Web面接に特化したクラウド型採用管理ツールです。インタビューメーカーの特徴は、採用担当者の目線に立った便利な機能が充実していることです。導入実績を基に、機能をさらにアップデートしていっている点も評価されている理由でしょう。中でも、手間のかかる採用スケジュールを自動で調整してくれる機能が評判です。すでに社内で利用している外部カレンダーとの連携も可能で、採用担当者の負担を軽減してくれます。他にも、面接内容を自動録画する機能や採用プロセスを自動分析するシステムなど、採用活動にかかる手間を大幅に削減できる機能が満載です。Web面接に特化しているサービスですが、Web面接ツールを利用してWeb説明会の開催も可能。多くの人材を採用したい企業や優秀な人材を求めている企業におすすめです。

おすすめサービス3：マイナビTV

3つ目におすすめするサービスは「マイナビTV」です。就活サイトの大手「マイナビ」が運営するWeb説明会サービスで、新卒採用・転職サイトと連携して採用活動を行うことができます。マイナビTVの特徴は、マイナビサイトへの求職者や学生の登録数が多いため、会社説明会を視聴してもらえる可能性が高いことでしょう。そのため、居住地や業種などが原因となる機会損失を減らし、大勢の求職者や学生に自社をPRすることができます。マイナビサイトとスムーズに連携が取れるので、いくつものサイトを渡り歩く煩わしい手間もかかりません。また、大手ならではのサポートや地方企業へのフォローも手厚いため、U・Iターンを希望している地方企業にもおすすめでしょう。すでにマイナビで採用活動をされている企業だけでなく、会社説明会の参加者を増やしたい、初めてなのでサポートを受けたいという企業にもぴったりです。

おすすめサービス4：ビューポイントウェア

4つ目におすすめするサービスは「ビューポイントウェア」です。新卒採用向けの会社説明会に特化した「WEB説明会.net」を手掛けています。ビューポイントウェアの特徴は、2つあります。ひとつは、24時間365日Web説明会を開催できるコストパフォーマンスの高さ。もうひとつは、理工系学生の採用に強いことです。現在利用している就職サイトと併用ができるため、乗り換える必要がないのも嬉しいポイントでしょう。理工系学生に特化してWeb説明会を開催しているサービスは珍しく、工場や研究所など業種によってはとても効果的なアプローチすることが可能です。説明会動画の撮影や編集もプロが手掛けてくれるので、初めてWeb説明会を導入する企業も安心して始められます。地方大学の理工系の学生を採用したい、U・Iターン採用を希望する地方の中小企業、新卒採用を強化して優秀な学生を採用したいという企業におすすめです。

おすすめサービス5：i-web

最後におすすめするサービスは「i-web」です。新卒採用やキャリア採用など、必要なサービスだけを選択できる細分化されたプランが定評です。特に、新卒採用向け管理システムでは導入シェアが11年連続No.1。大手から中小企業まで、新卒採用に力を入れている多くの企業から支持されています。i-webの特徴は、専任のコンサルタントによる充実したサポートです。会社説明会の企画提案から採用プロセスへのアドバイスまで、幅広く対応してくれます。そのため、初めてオンライン上の採用活動を導入するという企業におすすめでしょう。また、Web説明会サービスは採用管理システムと連動しており、学生の閲覧履歴やアンケート取得、選考データまでの全てを一括管理してくれます。それにより、採用担当者への負担も軽減できるでしょう。Web説明会参加後の採用進行のフォローや面接への動線もしっかりと行えます。

今回は近年注目を集めているWeb説明会についてご紹介しました。採用手法が多様化する中、企業だけでなく求職者や学生も自分に合った就職活動を模索しています。だからこそ、企業は一つに絞らずいくつもの方法をかけ合わせながら、採用活動を進めていく必要があるでしょう。会社説明会は、採用活動の第一歩です。自社をPRし、より多くの優秀な人材に興味を持ってもらうところから始まります。Web説明会を利用して、全国の学生や転職を悩んでいる潜在求職者を掘り起こし、優秀な人材発掘のチャンスを手に入れましょう。

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2. 高卒の外国人は就労ビザの申請できるの？
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