情報共有をすると効率化になる？【情報の共有不足で起こる問題や解決策を解説します】

記事更新日：2021年04月22日｜初回公開日：2021年04月19日

貴社では情報共有が積極的に行われていますか。また、どこまでの情報を社員同士で共有すべきなのか社員たちはきちんと理解できているでしょうか。社員間でうまく情報共有ができていなければ業務上のミスが発生する原因になり、業務効率や業績の悪化に繋がりかねません。本記事では情報の共有不足が起こってしまう原因から情報共有を行うメリット、情報の共有不足を改善するための方法などをお話しします。この記事を読んで、現在会社で行っている情報共有を見直す機会にしてみてください。

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情報共有とは

個人が持つノウハウや知識を組織に伝達し活用すること

情報共有とは、個人が持つノウハウや知識を組織に伝達し活用することを指します。情報共有は情報の蓄積、共有、活用の3つから成り立ち、この3つがきちんと行えていなければ円滑に情報共有ができているとは言えません。現在はデジタル化が進み、情報共有をするために電子媒体を使っている企業も多いでしょう。しかし情報のやり取りがしやすいデジタル媒体を使っても、情報共有の本質や重要性を社員たちが分かっていなければ、情報共有が円滑に行えているとは言い難いでしょう。

情報の共有不足が起こる原因

情報共有に関するルールがないから

情報の共有不足が起こる原因に、情報共有に関するルールがないからという点があげられます。貴社では情報共有にルールを設けているでしょうか。情報共有にルールがないと、社員が今どんな業務に着手しているのか、進捗状況はどうなっているのかなど社員の動きが可視化できません。そうすればお願いしたい仕事を誰に頼んでいいのかわからず、1人で業務を溜め込む社員が出てきてしまいます。最終的に情報共有にルールがないせいで業績や業務効率の悪化、社員のストレスの蓄積など様々な問題が起こってしまうでしょう。

情報共有の重要性がわかっていないから

情報の共有不足が起こる原因に、情報共有の重要性がわかっていないからという点もあげられるでしょう。貴社では社員に情報共有の重要性について教育できているでしょうか。情報の共有不足が原因で起こる問題や、積極的に情報共有をするメリットを社員が知らなければ情報共有の重要性を感じられず、曖昧な共有が行われる原因になりかねません。情報共有の重要性に気づいたときには既に大きな問題が起こっている可能性もあるので、事前にミスを防ぐためにも情報共有の重要性を社員に理解させる必要があるでしょう。

情報共有できる環境が整っていないから

情報の共有不足が起こる原因に、情報共有しやすい環境が整っていないからという点もあげられるでしょう。貴社では情報共有しやすい社内環境を整備できているでしょうか。社員間のコミュニケーションが少ない企業の場合、情報共有するか迷った時に躊躇してしまう社員が出てくる可能性があります。また十分な情報共有ツールが整備されていなかったり、社員がツールを使いこなせていない場合もスムーズに情報共有できず、業務効率が落ちる原因になるでしょう。

意図的に情報共有を避けている社員がいるから

情報の共有不足が起こる原因に、意図的に情報共有を避けている社員がいるからという点もあげられます。貴社では社員全員が積極的に情報を共有しようとしているでしょうか。自分にとって価値があり、他の社員に知られたくない情報がある場合、社員が意図的に情報共有を避けることがあります。また業務中ミスが起こった時に失敗の発覚を恐れ、情報共有を避けようとする社員もいるかもしれません。意図的に情報共有を避ける社員がいると他の社員たちが不信感を感じ、社内の空気が悪くなってしまう可能性もあるでしょう。

情報の共有不足で起こる問題

伝達ミスの発生

情報の共有不足が原因で起こる問題として、情報の伝達ミスがあげられるでしょう。トラブルが起こった際、その原因が社員間の情報伝達ミスだった経験はありませんか。情報共有について明確なルールが設定されていない場合、どこまで共有すべきか分からず、中途半端な情報共有をしてしまう社員が出てきかねません。大切なお客様やクライアントとの信頼関係が崩れてしまう可能性もあるので、伝達ミスを防ぐためにも情報共有を円滑に行うことは重要と言えるでしょう。

情報の属人化

情報の共有不足が原因で起こる問題として、情報の属人化があげられるでしょう。情報の属人化とは、特定の社員に業務情報が集中してしまい、他の社員に情報が共有されない状態のことを指します。情報の属人化が起こると特定の社員がいない時に起こったトラブルや急用にうまく対応できなかったり、業務の引継ぎを行う際に膨大な時間が必要になってしまいます。また特定の社員へ業務情報が集中し過ぎると、その社員の業務量や責任も必要以上にかかってしまいかねません。

人間関係の悪化

情報の共有不足が原因で起こる問題として、人間関係の悪化が考えられるでしょう。情報共有がうまくできていないと伝達ミスが起こったり、業務効率が落ちる可能性が高まります。ミスや残業が増えれば社員がストレスを感じやすくなり、問題の矛先を探し始める人も出てきかねません。社内の雰囲気が悪くなるとこれまで以上に社員同士がコミュニケーションしづらい環境になってしまい、また情報の共有不足が起こるという悪循環に陥る危険性もあるでしょう。

情報共有を行うメリット

業務効率が向上する

情報共有を行うメリットとして、業務効率の向上があげられます。情報共有がスムーズにできるようになれば現在どの社員が何の業務にあたっているかなど、業務の進捗状況が理解しやすくなります。そうすれば今誰の手が空いていて誰が忙しいのかがわかるようになるため、仕事配分を適切に行うことができるかもしれません。特定の社員に業務が集中している会社の場合は情報共有がスムーズに行えるようになるだけで、業務の進行度や社員の精神面にもいい影響を与えることができるでしょう。

必要な情報をすぐ取得できる

情報共有を行うメリットとして、必要な情報をすぐに取得できる点もあげられるでしょう。情報共有ツール等を使って情報共有を円滑に行える環境が整えば、どこにどの情報をしまっているかが明確になり、必要な時にすぐ情報を探し出すことができます。また情報共有をスムーズに行える環境になれば社員のストレスも軽減されるため、社内の雰囲気が良くなることが予想されます。風通しが良くなれば知りたい情報を他の社員に尋ねやすくなり、欲しい情報をすぐに知ることができるでしょう。

意思決定までのスピードが上がる

情報共有を行うメリットに、意思決定までのスピードが上がる点も考えられます。何かを決めなければならない時、判断するまでに時間がかかっていませんか。情報共有をスムーズに行えるようになれば、どこにどの情報があるのか、業務の進捗状況はどうなっているかがすぐにわかるようになります。そのため判断するまでにかかっていた時間を短縮することができ、その浮いた時間を他の業務に充てることができるでしょう。特に緊急時など判断が急がれる場面では情報共有の円滑さは重要かもしれません。

業務の引継ぎがスムーズになる

情報共有を行うメリットに、業務の引継ぎがスムーズになる点があげられるでしょう。貴社では業務の引継ぎ作業に時間がかかりすぎていませんか。情報共有が滞り情報の属人化が起こっている場合、業務の引継ぎに時間がかかったり、うまく引き継ぐことができず業務上のミスが起こる可能性があります。社員の配置転換や急な欠勤は会社を運営する上でも避けては通れません。緊急時に他の社員で対処できる環境にするためにも情報共有は大切と言えるでしょう。

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情報の共有不足を改善するための方法

情報共有ツールを見直す

情報の共有不足を改善するための方法に、情報共有ツールを見直すことがあげられます。情報共有ツールには社内チャットや社内Wiki、プロジェクトの管理ツール、文書やファイルの共有ツールなど様々な種類があります。会社や部署によっても必要となる情報共有ツールは異なるため、必要となる機能を見極めた上でツールの見直しを行いましょう。また社員のITスキルによっても最適な情報共有ツールは変わってくるので、ツール選定の際は操作性にも注意しておきましょう。

情報共有のルールをつくる

情報の共有不足を改善するための方法に、情報共有のルールをつくる点もあげられます。情報共有ツールを導入するなどして情報共有しやすい環境を整えたとしても、情報共有についてのルールがなければ社員たちの中で情報共有が習慣化されません。そのため最低でも誰に、いつ、どんな内容を、どの方法で共有するのかルールを設けておきましょう。また頻繁に利用する書類や日報、会議の議事録などはテンプレートを用意しておくことで、情報共有をより習慣化させやすいかもしれません。

情報共有を積極的に行う社員を高く評価する

情報の共有不足を改善するための方法に、情報共有を積極的に行う社員を高く評価することもあげられます。情報共有を積極的に行っている社員への評価を高くすれば、今後情報共有を自主的に行おうとする社員が増加することが予想されます。まずは情報共有能力の高い者が評価される評価制度になるよう自社の評価制度を見直しましょう。また評価制度を見直した後は情報共有を積極的に行っている者が評価される評価制度になったことを社員へ必ず周知しておきましょう。

情報共有のポイント

情報共有の重要性を社員に理解させる

情報共有を行う際のポイントとして、情報共有の重要性を社員に理解させる点があげられるでしょう。新しい情報共有ツールを導入するなどして情報共有がしやすい環境を整えたり、評価制度を見直して情報共有を積極的に行おうとする社員を増やすことは大切です。しかし情報共有の本質を見失っていたり、情報共有を積極的に行う社員が一部の人間になってしまえば、また新しい問題やミスが発生する可能性があります。情報共有に関する教育を行ったことがない企業の場合は特に、情報共有の重要性を説く場を設けるといいかもしれません。

情報共有ツールの使い方のレクチャーはしっかり行う

情報共有を行う際のポイントとして、情報共有ツールの使い方のレクチャーをしっかり行うという点もあげられます。これまで情報共有ツールをあまり使いこなせていなかった社員やITスキルに苦手意識を感じている社員もいるかもしれません。社員全員が情報共有ツールを難なく使いこなすためにも、情報共有ツールの使い方のレクチャーはしっかりと行うことが重要です。また情報共有ツールの操作マニュアルや情報共有のルールについてもまとめておくと、情報共有の際に社員が困った時も対応しやすいでしょう。

まとめ

情報共有を積極的に行って会社の発展を目指そう

情報共有を積極的に行うことによって業務効率や業績の向上、社内コミュニケーションの発達など様々なメリットを感じることができるでしょう。情報共有の重要性は見過ごされがちですが、情報共有不足によって起こる問題は企業に大きな影響を与えます。そのため情報共有についてのルールを設けていない企業や情報の伝達ミスが頻繁に起こっている企業は、情報共有を円滑に行える環境づくりをしていかなければなりません。まずは情報共有不足になっている原因を突き止めるところから始めていきましょう。