組織課題はどのように解決する?【発見方法や分析のためのフレームワークについて解説します】

記事更新日：2021年07月27日｜初回公開日：2021年07月27日

企業はさらなる成長を求めていくうえで、必然的に様々な課題に直面することになります。それらをどのように解決するかが、企業の成長や業績の向上に大きく繋がるでしょう。自分たちの抱えている組織課題について、しっかりと把握できていないというケースが一番危険です。今回の記事では社員の個人的な課題ではなく、企業全体としての組織課題の分析や解決方法について解説します。そもそも自社で解決すべき組織課題は何なのかを明確にしたいという経営陣の方は、ぜひ参考にしてみてください。

（無料）グローバル採用ナビのオリジナルの就労ビザ申請で失敗しないための「就労ビザ取得のためのチェックリスト」がこちらからダウンロードできます。

組織課題とは

組織における理想を叶えるための課題

組織課題とは、組織における理想を叶えるための課題といえます。同時に、目標としている理想像と現状とのギャップを埋めるために必要な要素とも捉えられるでしょう。したがって企業によって組織課題は異なりますし、同じ組織課題でも違った方法でアプローチした方が有効な場合もあります。そこでまずは、自分たちが理想とする企業のイメージを明確にする必要があります。そうすることで解決すべき組織課題を自然と把握できるでしょう。

組織課題の例

社員同士のコミュニケーション不足

組織課題の代表例のひとつとして、社員同士のコミュニケーション不足があげられます。ITシステムの発達もあり、必要最低限の連絡だけであればチャットやメールのみでも完結できることが多くなりました。その結果として社員同士の会話が減っている企業も多いようです。社員1人がこなせる仕事量は限られているため、社員同士がコミュニケーションをとって協力することは企業の生産性を大きく左右します。対面で会話をする機会を定期的に設けるなどの対策が効果的でしょう。

人材育成がうまくいかない

人材育成についての組織課題を抱えているという企業も多いです。少子高齢化による労働人口の減少の影響で、求めている人材像にちょうど当てはまるような人材を採用することが年々難しくなってきていることも背景として考えられます。そうした中で、企業は自分たちで優秀な人材を1から育成していく必要があります。企業は研修制度や人材育成の評価などをしっかりと見直すことによって、このような組織課題を解決していきましょう。

企業の方針が浸透していない

企業の経営などに関する方針が、うまく社内全体に浸透していないという組織課題も考えられます。社員が企業の方針についてしっかり理解していないと、日々の業務を何となくこなしているだけの状態になってしまう恐れがあります。全員が方針に基づいて業務を行うことで、目的意識も高まって生産性が向上すると考えられるでしょう。社内イベントや表彰式など、全社員が集まるタイミングで企業方針についての説明を行うのが効果的です。

次世代のリーダー候補がいない

経営層や管理職の層が厚いのに対して、優秀な若手人材は少ないという組織課題を抱えている企業もあります。今すぐにそれが大きな課題となるというよりは、企業の数年後の姿に大きく関係してくる組織課題といえるでしょう。リーダー候補となる人材不足の原因として、若手社員に大きなチャンスが回ってきづらいということがあげられます。そこである一定の基準を設けて、それをクリアした社員に対して様々な挑戦の機会を与えるという形式をとっている企業もあるようです。

組織課題の見つけ方

個別に面談を行う

組織課題を見つけるために、社員ひとりひとりと個別に面談を実施するという方法があげられます。個別で話を聞くことによって、思っていても普段は少し言いづらいような内容についても聞き出しやすくなります。アンケート形式の場合と違って、自分の言葉で組織課題について詳しく話してもらえるというのも重要なポイントです。したがって、個別面談を用いたこの方法ではより重要度の高い組織課題を発見できる可能性が高いでしょう。

社員にアンケートを取る

組織課題について、社員にアンケート形式で回答を求めるのも有効な手段です。アンケートを用いる最大のメリットは、手間や時間をかけずに調査を行えるという点でしょう。近年ではPCやスマホでもすぐに回答が可能なアンケートツールもありますので、業務の妨げになることなく社員の声を聞くことができます。その一方で面談に比べると一人一人の回答から得られる情報量は少なくなりますので、回答データの分析はより入念に行う必要があるでしょう。

組織課題の分析ツールを活用する

組織課題を分析するためのITツールも近年では増えてきています。このようなツールを用いる最大のメリットは、データによる客観的な分析を行えるという点でしょう。個別面談やアンケート調査においては、最終的に人間が分析をする必要がありました。しかしこれでは人によって多少のばらつきが生じる恐れがあります。集めたデータの分析に不安があるという企業は、こうしたツールを導入することによって組織課題の解決に役立てられるでしょう。

組織課題の分析に使えるフレームワーク

組織課題における7s

ハードの3s

組織課題の解決に役立つフレームワークのひとつに「7s」と呼ばれるものがあります。7つそれぞれの要素の頭文字をとったものですが、これらはさらに2つのグループに分類することができます。「ハードの3s」は「Strategy（戦略）Structure（組織）System（システム）」の3つを表しています。これらは比較的、改善のハードルが低いものといえるでしょう。既存の仕組みを見直すことによって、組織課題の解決を図りましょう。

ソフトの4s

「ソフトの4s」は「Skill(スキル)Staff(人材)Style(スタイル)Shared Value(価値観)」を表しています。これらは企業の内面に関する項目ですので、「ハードの3s」と比べると改善するためには多くの時間を必要とします。しかし同時にこれらの項目は、組織課題の分析において非常に重要な役割であることは間違いありません。したがって、「ハードの3s」よりも早い段階でしっかりと固めておく必要があるといえるでしょう。

Will・Can・Must

Will・Can・Mustはそれぞれ「やりたいこと」「できること」「やるべきこと」を表しており、組織課題を見つけ出すために使用されるフレームワークのひとつです。それぞれの項目について、個人と組織の両方において列挙することによって全体の課題を明らかにすることができます。まずは目標を設定し、その中で現実的に可能なことや優先的にするべきことを課題解決の一歩として実践していくというものになります。この方法によって無謀な目標を立ててしまうことなどを避けられるので、社員のモチベーション維持にもつながるでしょう。

ミッション・ビジョン・バリュー

ミッション・ビジョン・バリューとはそれぞれ組織の存在意義と理想像、そして価値観を表しています。企業として果たすべき使命と、そのために必要な目標と価値観について設定していくというものです。求人情報などにもこれらを掲載することによって、求める人材の採用にもつながります。注意すべき点は、他のフレームワークに比べて抽象的な目標になりやすいという点です。組織課題を解決しやすくするためには、なるべく社員がイメージしやすいものに設定する必要があるでしょう。

【採用ご担当者様へ】外国人・グローバル人材の採用に関するお問い合わせ、お悩み相談はこちらから。外国人採用に特化したコンサルタントがお答えいたします。

組織課題の解決策

組織課題を全員で共有する

組織課題を解決するために重要となるのは、まずはその課題の内容を全員がしっかりと共有するということです。課題を明確にしたのにもかかわらず、上層部のみがそれに対して対策を練っているようでは解決につながりにくいです。組織課題について社内に周知させ、ひとりひとりがその課題を意識しながら業務に取り組めるようにしましょう。さらに組織課題を共有することによって課題解決の進捗も把握しやすくなり、モチベーションの向上にもつながります。

職場の環境を改善する

職場環境を改善するということも、組織課題の解決において非常に重要であるといえます。仕事をする環境がしっかりと整っていないと、社員の集中力を保つことができずに生産力が下がってしまう恐れがあります。その結果として、組織課題の解決が滞ってしまうことも考えられます。物の整理整頓はもちろん、人間関係や労働時間など社員を取り巻く環境は様々です。それが直接の組織課題になっているという場合も考えられますので、ひとつひとつ対応していくようにしましょう。

分析ツールの調査結果を参考にする

組織課題を発見するために、専用の分析ツールを活用するという方法を紹介しました。このような分析ツールは、組織課題の解決にもそのまま活用することが可能です。基本的には調査結果をふまえて自分たちで対策を考えることが必要とされますが、組織課題の解決策についてもサポートしてくれる機能がある分析ツールもあります。ツールの種類によって必要とされる費用や調査の精度にも違いがありますので、導入の際にはいくつかのツールを比較してから検討するようにしましょう。

組織課題における管理職の役割

明確な目標を設定する

組織課題の解決において、管理職は非常に重要な役割を担うことになります。その役割のひとつとして、まずは組織として目指すべき明確な目標を設定する必要があります。近い将来について明確な目標を設定することによって、現時点で抱えている組織課題を明らかにできるでしょう。目標を設定するために管理職の方は単純にひとりの社員としての目線だけではなく、組織全体を客観的に分析するということを心がけるようにしましょう。管理職の方が部下に対して明確な指針を示すことによって、組織課題の迅速な解決につながります。

部下のモチベーションを高める

部下のモチベーションを高めるのも、組織課題の解決における管理職の役割であるといえます。組織課題の発見や分析ももちろん重要ですが、最終的な解決に直結するのは実際に行動する社員ひとりひとりです。したがって、社員のモチベーションを向上させることによって組織課題を解決しやすくなるでしょう。部下の能力を正しく評価して、サポートしながらも重要な役割を任せていくことで、やる気と責任感のある人材を育成することができます。

まとめ

組織課題を解決してより良い企業にしましょう

組織課題を調査するための方法や、解決のためのポイントなどについてお分かりいただけたでしょうか。組織課題が発生する原因は企業によって様々です。したがって、そのための対策や解決方法も異なってきます。しかし、さまざまな人材が集まっている企業において、組織課題の解決のために最も重要となるのは実際に働いている社員だといえるでしょう。そのため、まずは社員の声に耳を傾けることを第一に考えることによって組織課題の解決策を分析していくようにしましょう。