メモを取らない人が陥るデメリットとは？【メモを取らない理由や対処法などを解説します】

記事更新日：2023年07月28日｜初回公開日：2023年07月27日

メモを取る習慣は社会人が仕事をする上で必要不可欠な習慣です。社会人になってから新人教育や研修の現場で職場の先輩や上司にメモを取るようアドバイスを受けたことがある人も多数存在します。しかし、近年ではメモを取らない人も増えているのも事実です。そのため、部下や後輩がメモを取らないことを疑問に思っている方やメモを取るよう促したいけどどのようにアプローチすれば良いか分からない人も多いのではないでしょうか。今回はそんなメモを取らない人について、メモを取らない理由やメモを取らないことで起こる弊害と改善策も含めてご紹介していきます。

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仕事でメモを取らない人の割合

メモを取らない人は16.4％

2019年にとある調査会社が行った社会人意識調査では、メモを取る人は全体の83.6%に対してメモを取らない人は16.4%という結果が発表されました。この調査では社会人10人のうち約2人は仕事中にメモを取る習慣が無いということがわかりました。もちろん全体的には仕事でメモを取る人は多数派ですが、メモを取らない人も一定数存在することが浮き彫りになっています。また、メモを取らない人の中には仕事の手順を動画や音声で録画するなど、手書き以外で内容を記憶する方も多く存在します。

メモを取る目的

仕事の効率を上げるため

メモを取る行為には、仕事の効率を上げるために見聞きした内容を記録しておくという目的があります。例えば、新入社員の場合は教育係に教わった内容をメモしておくことで、自分で読み返して内容を復習できます。これは、ベテランの会社員の場合も同じです。ミーティングや取引先との電話などの場面では相手の話していることだけでなく、事前に自分が相手に質問したいことをメモしておけば聞き漏らしを減らせます。このように社会人はあらゆる場面でメモを用いることで仕事の効率アップを図ることができます。

メモを取らない理由

メモを取る時間を嫌うから

メモを取らない人の中にはメモを取る時間が勿体ないと思ってしまう人も存在します。特に会社に就職したての場面では物理的な作業だけでなく人の説明に相槌を打つ、分からない点は質問するなど、やらなければならないことが沢山あります。そのため、メモにかける時間を惜しいと感じがちです。また、人の話す速度と字を書く速度では必然的に字を書く速度の方が遅いので、書き終わるまで待たせるのを申し訳なく思う人も居ます。このような考え方が定着してしまうと、メモを取らない人になってしまう原因になります。

メモを取る重要性を理解していないから

メモを取らない人は、そもそもメモを取る行為の必要性に疑問を感じている可能性もあります。例えば、メモを取らない人の中には「どうせ書いても失くしてしまう。」「後で読み返すタイミングが無いので取る意味が無い。」と考える人が居ます。このような考え方をするのには本人がメモを取る重要性やメリットを理解しておらず、メモを有効活用する方法を知らないことが原因として挙げられます。そのため、まずはメモの重要性を理解してもらい、自分で書いたメモを読み返す習慣を付けさせることで改善可能です。

自分の記憶力を過信しているから

メモを取らない理由の一つとして、その人自身が自分の記憶力を過信し過ぎていることも考えられます。もちろん、一度見聞きした内容を忘れないという方も稀に存在するでしょう。しかし、一般的に人は自分が記憶した内容の約74%は一日後には忘れてしまうとも言われており、多くの人は時間が経てば覚えたことを忘れてしまいます。また、頭の中に記憶が残っていても、間違った認識で覚えているため役に立たないことも珍しくありません。そのため、覚えている情報の正確性を確かめるためにもメモ取りは必要と言えます。

メモを取らない人の陥るデメリット

物忘れが増える

メモを取らない人が被りがちなデメリットとして、特に大きいのは物忘れが増えてしまうことです。人から聞いた情報やその日のタスクなど、自分が見聞きした時は覚えたと思っていても仕事に追われているうちに頭の中から抜けてしまう体験は誰もが一度は経験しています。このような事態を防ぐためにメモを習慣化する必要があります。しかし、メモを取らない人にはこの習慣が無いため自分が気付かない間にやらなければいけないことや、仕事で注意すべき点など重要なことを忘れている可能性があります。

情報が整理できず混乱する

人から話を聞いてメモを取るまでの一連の行為は話を聞き、内容を頭で整理・理解し、文字に残すというプロセスを経ています。結果的にメモとして残るのは自分が頭の中で整理した情報です。そのため、メモを取る行為には物忘れの防止だけでなく記録と同時に情報を整理できるという利点があります。メモを取らないと情報が自分の中に入ってきた状態のまま頭の中に保存されることになり、後から思い出そうとしても情報がまとまらず混乱してしまいます。

周囲の人に不信感を与える

メモを取らない人は上記のデメリットで自分の仕事に支障をきたすだけでなく、周囲の人に反感を抱かせてしまいかねません。何故なら、物忘れが増え、情報が整理できないと周囲の人に忘れたことをもう一度尋ねることになるからです。1度目は快く教えてくれてもメモを取らない状態で同じことを何回も尋ねられると、大抵の人は「覚える気があるのか？」という疑問を抱いてしまいます。この状態が続くと周囲から不信感を持たれてしまい、「いい加減な人」、「やる気が無い人」と認識されてしまいます。

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メモを取らない人への対処法

メモを取るように声をかける

新入社員など社会に出て日が浅い人は、根本的に職場でメモを取る行為の習慣づけができていない場合があります。そのため、メモを取る様子が見えない時は初めにメモを取るように声掛けをしてみましょう。大抵の場合はメモを取るよう指示があれば、その指示に従い行動を始めます。さらに、仕事を教えている最中は意識的にメモを取る時間を作り、相手に声掛けをすることでも行動を促せます。また、相手がメモを取っている最中は焦らせないように、急がなくても大丈夫だということを伝えることも大切です。

マニュアルを作成する

メモを取らない人の事前の対処法としては、あらかじめ自分でマニュアルを作成し完成したものを譲渡するのも有効です。この手段は特に仕事の引継ぎや新人教育におすすめの方法です。マニュアルは基本的に自分があらかじめ整理した情報を出力しているので、仕事中に急いで綴った走り書きよりも見やすく理解しやすいというメリットがあります。初めから整理した内容のマニュアルを渡せば、相手がメモを取っても取らなくても物忘れや混乱などのデメリットが生じることもありません。

自分のメモを見せる

メモを取らない人には、メモの重要性を理解してもらうためにも自分が実際にどんな風にメモを取っているのか見せることでも改善が期待できます。メモの内容が整頓されていて分かりやすいものなら、相手の仕事への理解が深まるだけでなく、メモの必要性にも説得力が生まれるのでメモの習慣づけを促せるきっかけになります。また、メモの取り方が分からないという相手にも、どんな風にメモをとれば良いのか見本を見せれば、その内容を元にメモの取り方を学んでもらうことにも繋がります。

効果的なメモの取り方を教える

メモを取らない人に自分のメモを見せる際には、併せて効果的なメモの取り方も教えてみましょう。上記の通り、メモを取る習慣の無い人はそもそもメモの取り方も分からない場合が多いです。メモは見聞きした内容をそのまま書き写すだけでは意味が無く、重要なのは後で読み返して内容が理解できることです。その点にも留意して、メモを取る際の注意点や書き方など自分がメモを取る際に気を付けていることを覚えてもらうことも大切です。これを行うことで相手は実用的なメモを残せます。

効果的なメモの取り方

記号を使い分ける

メモを取る際は〇や※などの記号を使い分けて書いていくことが大切です。例えば、重要項目の文頭に自分で決めた記号を付けると読み返した時に一目で重要項目と理解することができるので、単純な文字だけのメモよりも大事な部分が目立ち、分かりやすい内容になります。記号は種類が多いと逆に内容が複雑化してしまうので、3種類程度に絞るようにしましょう。また、ミーティングはMTGと記述するなど長い単語は簡略化した表記を用いて、書き方を工夫するとメモを取る際の時間短縮も可能です。

即座にメモを取る

人の記憶はその人が思っているよりも長持ちしません。そのため、メモを取る時には後回しにするのではなく、すぐに始めるようにしましょう。即座にメモを始めることで、話を聞いている最中に聞き逃してメモできなかった部分もすぐに質問し直すことができ、分からないことを時間が経ってから聞かずに済みます。また、メモを取る姿勢を見せることは相手の話をしっかりと聞いているアピールにもなるので、相手に不信感を持たれにくいというメリットもあります。ただし、メモを始める時は先に相手に断わりを入れてから始めましょう。

メモに自分の考えを入れる

メモには外部からの情報だけでなく、その情報を取り入れた際に自分が考えついたことも記載しておきましょう。例えば、仕事中の会議や引継ぎの場面で後から質問や提案をしようと思った時に、何を言おうとしたのか思い出せなくなる時があります。メモを書いている最中に思い浮かんだ疑問点や仕事の改善点などを書いておけば、このような場面でもメモを読み返すことで思い出すことができます。また、自分が今後やらなければいけないことをメモして、TO DOリストを作成しておくとその日のタスクも忘れず済みます。

箇条書きやイラストを用いる

メモを書く時は見聞きした内容を文章で書くよりも、箇条書きやイラストを用いると所要時間を大幅に短縮できます。具体的には業務の手順や必要物品などは箇条書きを用いて記載し、物品の収納場所や道順など文字の表現では理解しにくい事柄はイラストや見取り図を使いましょう。このように記載する事柄によって表記方法を使い分けると、時間短縮だけでなく視覚的にも理解しやすいメモになります。イラストを描くのが苦手な場合はスマートフォンで写真などの資料を残しておくのもおすすめです。

丸写ししようとせずまとめることを意識する

分かりやすい内容のメモを残すには、一度頭に入れた情報の取り捨て選択することも重要な要素です。聞いた内容を丸写しすると内容が長くなってしまいがちになり、読み返した時にどこが重要な点なのか分かりにくくなります。そのため、取り入れた情報はそのままメモするのではなく自分なりに要点をまとめ、他人に説明するような感覚を意識して記載しましょう。また、要点をまとめる癖をつけることで、自分が後輩や部下に引継ぎや教育をする立場になった際に物事を簡単に説明する練習にもなります。

まとめ

メモをしっかりと取るように指導して業務効率を上げよう

メモを取る習慣を身に付けると物忘れを防ぐ効果や仕事内容への理解を更に深める効果が期待できます。また、メモを取る姿勢を見せることは仕事への意欲を態度にして表す行為でもあります。逆にメモを取らないと上記の効果が得られないため、仕事に支障が出てしまうだけでなく周囲の人との関係も悪くなってしまう可能性も否定できません。そのため、業務効率の向上と優秀な人材育成のためにも後輩や部下の中にメモを取らない人が居る場合は、しっかりメモを取ることから指導していきましょう。