ワールドカフェとは?【やり方・デメリット・事例について解説】

記事更新日:2020年09月15日 初回公開日:2020年09月15日

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何の為の会議かわからないと、社員から不満が上がっている非効率な会議。また企業規模が拡大すると、社員同士の交流が浅く効率的な情報共有ができないなどという問題を抱えている企業も多いのではないでしょうか。そんな社内環境の改善、そしてマンネリ化した会議を活性化させる技法となるのが、ワールドカフェです。今回はそんなワールドカフェを実施するにあたって、目的や効果、進行方法を紹介します。実際に組織内で機能しているか疑問だという方向けに、導入企業、自治体も紹介しているので、組織を活性化させたいという方はぜひご覧ください。

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ワールドカフェとは

会議でリラックスし対話する技法

ワールドカフェとは会議でリラックスし「対話」する事で、組織活性化のきっかけを作る為の技法です。様々な企業で昨今のグローバル社会に適用していく為の方法として活用されています。ここでいう「対話」とは、あるテーマについて、相互に理解するための話し合いと定義しています。一般的に、会議というと堅苦しく、特定の人しか発言しないなどそのあり方に疑問を抱いている人が多いとされていますよね。そんな疑問を解決する方法として、ワールドカフェが注目されています。

ワールドカフェの目的

コミュニケーションを活性化させる

ワールドカフェの1つ目の目的は、社内コミュニケーションを活性化させる事です。大企業始め、社員の人数が多い企業では、部署同士が別会社のような関係になってしまう事が多々あります。また会議において、管理職のみが発言し参加者全員が発言できないケースもありますよね。この状態だと、有効な情報の共有不足に陥り、無駄な経費が発生し兼ねません。その為、部署の垣根を超えた、少人数で意見交換する場を設置する事で、それらの課題が改善され社内連携を強化できます。

新しいアイディアを引き出す

2つ目の目的は、新しいアイディアを引き出す事です。例えば、カフェや居酒屋など、会社外で同僚や友人と話している時に、斬新なアイディアや発想を思いついた経験はありませんか。ワールドカフェでは、その空間と同様、リラックスできる環境を準備します。基本的に他人の意見を批判はせず、尊重するポジティブな場です。その雰囲気の中で、参加者の本音が上手く絡み合い、今までに気づく事ができなかった、新しいアイディアが生まれていきます。

ワールドカフェのやり方

アイスブレイク(グループの雰囲気作り)

アイスブレイクは、本題に入る前の準備体操のような役割があります。テーブルについたその時の、正直な気持ちを話し合いましょう。参加者の中には、緊張している人がいるかもしれませんので、グループ内で自己紹介や雑談をして雰囲気を緩めることが大切です。例えば、名前や部署に加え、最近ブームなことなどプライベートな話題を共有できるよう、司会担当者から指示しても良いでしょう。軽く飲食しながら行なっても問題ありません。

第一ラウンド(キーワードについて自由に話す)

第一ラウンドでは、4、5人ずつのチームで、本日のキーワードに沿って自由に対話を開始します。テーブルに用意してある模造紙に、話の中で出てきたキーワードや絵を残していきます。これまでの検証によると、参加者の本音が出てくるのは、開始15分を超えたあたりからとされています。ですので、ラウンドの時間は長すぎずかつ短すぎない20から30分程度が適正です。少人数にする事で、グループ全員が発言できる為、1グループ5人以上にならないように注意しましょう。

第二ラウンド(アイディアについて深掘り)

第二ラウンドでは、ホスト1名を残し、参加者は、他のグループに自由に移動します。会場内の混乱を招かない為にも、全グループのホストが決定した事を確認した後、司会が移動を促すようにしましょう。また移動する際は、第一ラウンドとバラバラな参加者でグループになるよう誘導します。席に着いた後、第一ラウンドの話をグループのホストが説明。その内容を元に各参加者が補足、新たなアイディアを加え深掘りし、対話をしていきます。

第三ラウンド(検出した新しい気づきをまとめる)

第三ラウンドでは、最初のグループに戻り、第一ラウンド以降、どんな話が展開されたのかをホストが参加者に説明します。その後、散らばった参加者が、移動先で出たアイディアや情報を加えることで、より対話を深めていきます。この時点で、記載していた模造紙にスペースがなくなっているケースもありますので、予備の模造紙を準備しておきましょう。また時間があればグループ内で参加してどうだったか、感想も出し合いシェアしましょう。

最終ラウンド(参加者全体で意見の共有)

最終ラウンドでは、参加者全員で、振り返りをします。まず、個人一人ひとりが自分の中で振り返る時間を設定。そうする事で、グループででた意見と自身の意見の共通性や差異が明確になります。その後、各ラウンドを通して、気づいたこと、感じたことなどを含めて、対話を通して出たアイディアや意見を話していきます。30人を超えた全員で振り返ることが難しい場合は、15から20人単位に分かれて、感想を共有していきましょう。

ワールドカフェのメリット

手軽に短時間でできる

メリット1つ目は、手軽に短時間で行えるという点です。事前に会場や小物の手配など準備をしっかりしておけば、運営はそんなに難しくありません。アイスブレイクと四ラウンド合わせ、2、3時間程度の比較的短時間での実施が可能で、運営側は負担少なく実施できます。当日の司会担当者は、進行、タイムキーパーなどを行うキーパーソンです。もし1人で行うのが難しい場合は、それぞれ「司会進行役」「タイムキーパー役」「問い合わせ対応役」などと分担しても構いません。

テーマについて沢山の人と自由に話し合える

メリット2つ目は、参加者同士、信頼関係が構築できるという点です。1つのテーマについて自由に話し合いができるワールドカフェ。そのリラックスした環境の中で、対話していく為、自ずと同一性を見出したり共感を得たりする事ができます。普段話した事がない他部署の社員などとも交流ができ、横の繋がりが強化していくでしょう。結果として、部署間の連携がスムーズになり、有効な情報の共有など実際の業務に生かされていきます。

全員が発言することが出来る

メリット3つ目は、全員が発言する事が出来ることという点です。一般的な会議では、参加者全員が発言する機会がない場合が多いですよね。それ故、会議の必要性に疑問を抱いている人も多いとされています。一方ワールドカフェは、少人数での話し合いが基本です。その為、参加者全員が発言の機会を得る事ができ、一言も発言しなかったというケースが減少します。全体の人数が増えたとしても、グループ数を増やし対応が出来るので効果が薄まる危険性はありません。

ワールドカフェのデメリット

テーマから外れやすい

デメリット1つ目は、設定したテーマから外れやすい点です。自由な意見やアイディアが出る一方で、テーマから内容が逸れていってしまう恐れがあります。その場合は、各グループにいるホストが、参加者が発言している内容を都度、チェックすると良いでしょう。ホストが内容を確認、軌道修正する事で、テーマに沿った対話ができます。事前にホストを務める参加者へ、この事を通知しても良いですし、対話がスタートする前に司会よりアナウンスしておいても有効だと言えます。

議論がまとまりにくい

デメリット2つ目は、議論がまとまらず、結論が出ないという点です。この点を反省点としてあげられる事例が多いようが、そもそもワールドカフェは、議論をまとめる事を目的としておらず、アイディアや意見を出し合い相互理解を深める場という前提があります。もし出てきたアイディアを具体化させたい、まとめて結論を導きたいという場合は、ワールドカフェを行った後に、その機会を別途設けると良いでしょう。そうする事で、この問題を解決できます。

ワールドカフェの注意点

適した会場を手配する

会社で実施する場合は、参加人数より2倍大きな規模の会議室や研修室を手配しましょう。ワールドカフェは、参加者がラウンド毎にシャッフルする為、出来るだけ広い会場が適しています。また、ワールドカフェを行う際の大事なポイントは、物理的な距離を近くする事。距離が離れていると、参加者意識が下がってしまう場合があります。それを防ぐため、1グループ1テーブルにしましょう。1グループに4、5人だと少々窮屈なのではと感じるかもしれませんが、この距離感が適しています。

リラックスできる小物を準備する

安心して発言できる場を作る為には、空間をどう演出するかが重要です。各テーブルに白の模造紙、カラーペン、名刺などを準備しておく他、カフェや居酒屋のようなリラックスした雰囲気づくりの為、お菓子や飲み物を用意しましょう。飴やチョコ、ジュースなど、糖分を含んでいるお菓子は、脳へエネルギーを供給し、集中力の向上を促すのでおすすめです。また、空間のイメージを「カフェ風」などと決めて装飾したり、入り口にウェルカムボードを準備したりするとより一層効果的です。

目的のコンセンサスを取る

ワールドカフェを運営する場合は、必ず開催する目的のコンセンサスをとった上で、計画していきましょう。多くの意見やアイディアを集約したい、参加者間の関係性を深めたいなど、目的のコンセンサスを取る事が非常に重要になります。コンセンサスが一致していないと、参加者への指示がバラバラになる恐れがあります。また急いで結論を出したい議題や直ぐにでも問題を解決したいなど合意形成を目的とするテーマである場合は、効果を十分に発揮できませんので、注意してください。

ワールドカフェを導入している企業・自治体

日立グループ

日立グループでは、社員が多様な価値を自由に生み出す仕組みづくりの一環としてワールドカフェを導入。昨今のグローバル化に伴い、ステークホルダーや顧客も多様化している現在。ワールドカフェで重要視されている「対話」の土壌を作りたいとの方針の元、活用しています。日立ソリューションズでは、女性社員向けに「幸せキャリア形成」をテーマに、関西電力、コベルコシステム、りそなホールディングスと合同で実施。その風通しの良い社内環境が、グループ内の問題解決力や柔軟性の向上など、企業のグローバル化の一躍を担っているとされています。

国営昭和記念公園および国営みちのく杜の湖畔公園

国営昭和記念公園および国営みちのく杜の湖畔公園では、国土交通省が主体となって行われた「都市からはじまる環境配慮社会の形成」調査業務の中で導入しています。公園管理、運営の新しいアイディアを得ることを目的として市民・利用者向けに実施。グループ内に、事業担当職員は入れずに行った為、事業実施者と参加者との信頼関係が構築されなかったなど、課題はありました。一方で、立場の違う参加者同士が楽しみながら対話でき、通常の会議とは違う様々な意見が出たところを見ると、課題はあったものの有意義な対話になったとされています。

鹿児島県霧島市

鹿児島県霧島市では、職員対象「職員ワールドカフェ」・市民対象「KIRISHIMAみらいカフェ」の計2回実施。「霧島市ってどんなまち」「霧島市の理想の未来像」「未来の霧島市のために私たちにできることはなにか」とラウンド毎にテーマを設定。職員・市民とも同テーマで対話。テーマを共通させることで、職員と市民のギャップを埋める狙いがあったとされています。終了後のアンケートでは、8割以上の参加者が活発な意見が交換でき、9割以上の参加者が新たな気づきや発見があったと回答しています。

ワールドカフェで活発な意見を発言する場を設けマンネリ化した会議に変化をもたらしてみては?

ワールドカフェを導入すると、新たなアイディアが生み出され、企業の利益となる情報の収集、また社員間の相互理解とモチベーションの向上にも繋がります。実施する上で重要なのは、事前に目的のコンセンサスをとる事、そして少人数で対話しやすい空間を作る事です。今回は、特徴や進行方法、導入企業や自治体などを紹介させていただきましたが、多様性が強みになっていく現代に、有効な会議の方法と言えるでしょう。ワールドカフェを取り入れ、組織内の活性化を図り、企業内に自由な対話の土壌を作ってみてはいかがでしょうか。

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