役割分担が曖昧でストレスを感じる理由【曖昧さを無くす方法についても解説します】

仕事内容や責任の範囲が曖昧な状態なこと

役割曖昧性とは、仕事の内容や責任の範囲が曖昧な状態を指します。これは役割の曖昧さとも呼ばれます。役割が曖昧な状態は、仕事への満足度や組織への帰属意識の低さ、不安感の増加につながります。その理由は、自分に何を期待されているのかがわからず業務効率が下がり、メンタルヘルス不調を引き起こしやすくなるためです。管理職はフィードバックや細かい指示を行うなどして部下とコミュニケーションを十分にとり期待する役割をしっかりと伝えましょう。

情報が多義的である

役割の曖昧さの特徴として、情報が多義的である点が挙げられます。多義的というのは、1つの情報が複数の意味を持っているために、様々な意味の解釈ができる状況を指します。例えば、「点呼を確認する」という指示があったとします。この際、確認を行った後に他のチームへ伝えるということまで含む解釈もできますし、その場の目視のみで終えるという意味にも取れます。こうした多義性から指示が曖昧な状態になります。これにより人によって指示の捉え方が変化してしまい現場が混乱してしまいます。

情報が不足している

役割の曖昧さの特徴として、情報不足であることが挙げられます。文字通り、情報が欠落している状況を指します。それにより、十分な手掛かりがないような未知な状況が生まれ、従業員に不安を与えます。そして、こうしたものが曖昧さに繋がります。よくある情報の欠落が、主語や目的語の欠落です。例えば、上司から「これを資料にして報告しておいて」と指示されたとします。この際、資料を誰に出すべきなのかが欠落しており、具体的な行動がとれなくなってしまいます。これが曖昧さの意味するところと言えます。

役割超過

業務において抱えるストレスの種類として、役割超過が挙げられます。役割超過とは、与えられた役割の多さのことを指しています。これは、単に仕事が多い場合とは区別され、あくまで役職や役割の多さを指します。例えば営業社員として入社した、もしくはそれを期待して入社したのにもかかわらず、いつの間にか広報のような仕事もさせれているようなケースが考えられます。これによってやりたかった業務につけないことや複数の役割を持つことでそれぞれの役割に集中できなくなります。結果的にストレスを抱えてしまいます。

役割のミスマッチ

業務において抱えるストレスの種類として、役割のミスマッチが挙げられます。役割のミスマッチとは、自分に与えられた役職と自分の知識や経験がマッチしていないときに感じる心理的なギャップのことです。これは、新卒採用においても中途採用においても両方起こりうるものです。新卒採用においては、学生が仕事に対する理解や自身の特性への理解が不十分なまま内定して起こるものです。中途採用においても同様で、面接において描いていた役割とのギャップを感じてしまいストレスに繋がります。

役割の曖昧性

業務において抱えるストレスの種類として、役割の曖昧さが挙げられます。これが今回中心にご紹介するストレスになりうる原因です。従業員が自分の与えられた役割において何をすべきなのか、何を求められているのかが曖昧で自覚ができていない時にこれが生じます。しかし、役割が曖昧であるからこそ実は受けられるメリットもあります。それについては次の段落でご紹介します。

責任やプレッシャーを感じにくい

役割分担が曖昧な場合のメリットとして、責任やプレッシャーを感じにくいという点が挙げられます。仕事の役割分担が曖昧であるということは、責任の所在も曖昧ということです。自分にしっかり責任が向かないのであれば、プレッシャーに感じることは少ないでしょう。責任やプレッシャーに押しつぶされてしまうと、目の前のこと精一杯になってしまい、周りに目を向けることも難しくなります。その結果、心に余裕がなくなってしまいます。従って、曖昧であることはそれを感じない点で大きなメリットでしょう。

仕事の自由度が上がる

役割分担が曖昧な場合のメリットとして、仕事の自由度が上がる点が挙げられます。絶対にしろと上司から押し付けられているわけではないため、どのように頑張ろうと成果が出れば問題ないのです。こういうケースでは、責任者も付いていないことが多く、自分のやりたいように仕事を進めることができるでしょう。この点で、大きなメリットと言えるでしょう。仕事において自分のやり方に自信のある人はむしろ役割分担が曖昧な方がやりやすいでしょう。

やった分の成果を得られる

役割分担が曖昧な場合のメリットとして、やった分の成果を得られる点が挙げられます。仕事の役割分担が曖昧であるため、仕事をやった分だけ評価を得られることになります。従って、成果主義で多く稼ぎたい人にとっては役割の曖昧さは利用できるものでしょう。逆に責任者やプロジェクトリーダーが決まっている場合、部下の仕事の成果が責任者の成果になる恐れがあります。これも大きなメリットと言えるでしょう。

物事をポジティブに捉えられる

役割の曖昧性への耐性の高い人の特徴として、物事をポジティブに捉えられる点が挙げられます。基本的に人は、曖昧な状況に対して戸惑いや嫌悪感を持ちます。先ほども述べたように、多義的な状況や情報不足が生じ行動に迷いが生まれるからです。ただ、実は世の中にはそうした曖昧さを脅威だと感じる人もいれば、逆に曖昧さが好ましいものなんだと感じる人もいます。それは、先ほどのメリットをメリットと感じられる人やポジティブな姿勢を示す人です。曖昧さに対して意欲ややりがいを感じる人は曖昧性への耐性があるでしょう。

仕事のパフォーマンスが上がる

曖昧さへの耐性の高いことの効果として、仕事のパフォーマンスが上がる点が挙げられます。曖昧な状況を乗り越えていくということは、創造性を働かせて仕事をこなしていくということです。こうしたことの繰り返しによって業務効率が上がっていきます。やはり、どんなに指示が明確な現場があったとしても、曖昧な状況があることは避けられません。どんな状況にも対応できる人こそが仕事のパフォーマンスが高いと言えるでしょう。

革新的な行動がとれる

曖昧さへの耐性の高いことの効果として、革新的な行動がとれることが挙げられます。これは、先述した仕事のパフォーマンスにも関係しますが、曖昧な状況こそ方向性が定まっていません。つまり、そこから新たな革新的な行動を取る余地が大いにあるのです。曖昧な状況での決断への対応に慣れていくことで、こうした革新的な行動を取れるようになります。逆に決まりきったタスクや指示だとこうした行動は取りにくくルーティンワークが得意な人になります。

心理的安全性が高まる

曖昧さへの耐性の高いことの効果として、心理的安全性が高まることが挙げられます。曖昧さ耐性というのは、心理的健康すなわち自己報告の健康状態に対して良い影響を及ぼします。基本的に人は曖昧な状況ではストレスがたまりやすいことは先述した通りです。しかし、曖昧な状況を多く経験してそれへの耐性が高いとストレスを感じにくくなります。加えて不安も覚えにくいので、心理的健康にプラスの影響があるといえます。

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責任者を決める

役割分担の曖昧さを無くす方法として、責任者を決めることが挙げられます。責任者を置くことで役割の曖昧さを明確にすることが可能です。責任者には、人の話をよく聞ける人や気が利く人、周囲を良く見られる人が好ましいです。バランスの取れる責任者であれば上司との意思疎通もスムーズに行ってくれるので、安心して仕事をすることができます。また、責任者を置く場合は、責任者がどこまでの責任を負うのかをしっかりと決めておくことで責任の所在を明らかにすることができるでしょう。

ミーティングで分担する

役割分担の曖昧さを無くす方法として、ミーティングで分担することが挙げられます。責任者を置いたとしても、役割の分担を責任者1人で決めた場合不満が生まれやすいです。チーム全体で話し合って役割分担することが望ましいです。全体で話し合うことで、業務量や得意・不得意などの適性を見て、公平な役割分担をすることが可能です。業務の効率を高めていくためにも役割分担の話し合いはしっかりとしましょう。

業務無担当表を作成する

役割分担の曖昧さを無くす方法として、業務担当表を作成することが挙げられます。ミーティングで役割分担が決まった後、業務の分担をより明確にしていきます。簡単なものでもかまわないので業務分担表を作成すると良いでしょう。業務分担表によって分担を可視化することで、担当者を明確にして、それぞれが責任を持って仕事に取り組むことが可能になります。責任者も、業務分担表を見ながら、工程の進行具合を確認できるので、役割の把握が容易になるでしょう。

得意分野や強みを作る

役割分担の曖昧さを無くす方法として、得意分野や強みを作ることが挙げられます。よほどのことがない限りは苦手な分野にわざわざ挑戦させる必要はありません。苦手な分野での仕事は、時間やコストの無駄になってしまいます。苦手の克服よりも、得意分野でスペシャリストを集めた方が仕事も効率的に進行し、高い社員の満足度が期待できます。それにより会社全体も競争力が上がり他社に負けない会社づくりに貢献できるでしょう。

役割分担を明確にし業務効率を上げよう

役割が曖昧であるということはメリットもいくつかありますが、デメリットも大きいです。役割が曖昧なことで仕事でストレスを抱えてしまいます。その曖昧さを解消していくべく、今回ご紹介した方法を是非実践してみてください。責任者の決定から得意分野の発見までできることはいくつかあります。役割や業務の内容をしっかりと決めて業務効率を上げ会社全体の力も上げていきましょう。最後までお読みいただきありがとうございます。