段取り力がビジネスで必要な理由とは?【段取り力を高めるポイントもご紹介します】

記事更新日：2023年10月30日｜初回公開日：2023年10月17日

昨今の働き方改革による業務時間の短縮や、効率化がビジネスパーソンにとって重要な要素となっています。そこで注目されているのが段取り力です。段取り力は、限られた時間の中で効率よく業務を進め、生産性を向上させるための重要なスキルです。これは、事前の準備やリスク対策、タスクの優先順位の設定といったアクションに起因しています。このスキルは、業務の可視化、無駄の削減、そして効率的な時間の使い方を可能にし、働きやすい環境を作り出す基盤とも言えます。この記事で段取り力について詳しく解説します。

段取り力とは

物事を進める時により効率的な手順を整える力

段取り力とは、物事を進める時により効率的な手順を整える力のことを指します。日々の業務で何から手を付け、どのように進めていくかを計画し、最も効率の良い結果を得る手法やプロセスを洗い出します。歌舞伎の楽屋言葉が起源と言われ、一幕の進行や構成を示していましたが、今では、仕事の順序や手順、準備を意味するようになっています。特に複数のタスクを一定の時間内に完了させる必要がある現代ビジネスにおいて、極めて重要です。事前にリスクを予測し、その対策を講じながら、計画通りに仕事を進める能力が求められます。

段取り力が必要な理由

多くの企業で効率化が課題である

段取り力が必要な理由は、多くの企業で効率化が課題となっているからです。働き方改革やテレワークの普及など、労働環境の変化に対応しつつ、限られたリソースと時間の中で、より多くの業務を質高く遂行する必要があります。段取り力を持つことで、タスクの優先順位を明確にし、リスクを事前に管理して、計画的にアクションを取ることが可能になるでしょう。これは、個人の生産性を高めるだけでなく、チームや組織全体のパフォーマンス向上にも寄与します。

段取り力が高い人の特徴

日頃のコミュニケーションを大切にしている

段取り力が高い人の特徴は、日頃のコミュニケーションを大切にしているところです。彼らは、情報を正確に伝え、受け取るスキルが洗練されています。その豊かなコミュニケーション能力が、プロジェクトやタスクをスムーズに進行させるでしょう。リーダーシップを発揮し、チーム内の人間関係を円滑に保ちながら、各メンバーの能力を最大限に引き出すことに長けています。また、彼らは柔軟な思考を持ち合わせており、計画に変更が必要な場合でも迅速に対応可能です。

トラブル時に柔軟な対応ができる

トラブルが発生した際、段取り力が高い人は、柔軟な対応能力を発揮します。彼らはパニックにならず、冷静に状況を把握し、迅速に適切な解決策を見つけ出します。その背景には、事前のリスク管理と準備、そして多角的な思考があるからです。彼らは、予期せぬ問題が発生しても、その場で臨機応変に対処するスキルを持っています。それは、計画や準備の段階で様々な角度から物事を考え、多様な情報と知識を蓄え、自身の経験を有効に活用しているからです。

先を見据えて考えることができる

段取り力が高い人は先の見通しを持って行動することができます。彼らは、現在のタスクだけでなく、未来の出来事や可能性に目を向け、それに備えた行動をとる能力を持っています。これは、日々の業務に対する視野の広さと、予測力が優れているためです。彼らは「今」だけでなく、「未来」にも目を向けるため、長期的な計画や戦略を効果的に立てることができます。これにより、予期せぬトラブルやリスクを最小限に抑え、業務をスムーズに進めることが可能です。

あらゆる方向にアンテナを張っている

段取り力が高い人は、常にあらゆる方向にアンテナを張って、情報を敏感にキャッチする能力があります。それは、業界の動向・技術の進展・顧客のニーズ・社内のムードなど多岐にわたります。彼らは、これらの情報を即座に処理し、分析することで、未来のビジネスシーンに活かしています。この情報収集と分析力は、ビジネスのスピードが非常に速い現代において重要な資質です。リアルタイムで正確な情報を捉え、適切にアクションを起こせる人材は、企業にとって大きな価値を持つのです。

段取りを組む際の手順

目的を持つ

段取りを組む際の手順として、初めに目的を持ちましょう。これは単にタスクを完了させるためではなく、より大きなビジョンや目標に向かって効果的にアクションを起こすための基盤を築くプロセスです。目的が明確であればあるほど、その後のプランニングと実行がスムーズに進み、成果も上がりやすくなります。目的を設定する際には、具体的・測定可能・達成可能・関連性・時間制限という条件を満たすように心がけましょう。これにより、目的が明確になり、段取りの各ステップが洗い出しやすくなります。

目的に対する背景を考える

目的の背景をしっかりと考えるというのは、効果的な段取りを組む上で欠かせないステップです。それは、具体的な課題やニーズ、それにチャンスや可能性を明確にするためです。現状の課題をデータやフィードバックを通じて分析することで、その核心に迫ります。更に、誰のため、何のために動くのか、というニーズも明らかにしましょう。それを基に目的を設定するのです。それだけでなく、問題を解決することを超え、新しいチャンスや可能性をも探究します。

目標を決める

目標を決める段階は、段取りの心臓部です。このステージでは、先に設定した目的を実現するための具体的なゴールを設定します。クリアにされた目標は、チーム全体の方向性を一致させ、モチベーションを向上させる役割も担っています。それぞれのタスクやプロジェクトが大きなビジョンにどのように貢献するのかを明示することで、チームメンバーはその価値と意味を理解し、一層の努力を傾けます。また、目標設定は明確かつ達成可能なものとすることが重要です。

目標達成に必要なことをリストアップする

目標達成に必要なことをリストアップする際には、具体的かつ詳細にアクションアイテムとリソースを洗い出します。目標を分解し、小さなタスクに分けてリスト化することで、具体的なアクションプランが見える化され、進捗の管理がしやすくなります。また、優先度を付け、リソース（時間・人・財）の配分を考慮してスケジュールを組みましょう。リストアップを効果的に行うためには、関連するすべてのステークホルダーとコミュニケーションを取り、必要な情報とフィードバックを収集することが重要です。

リストアップした内容を並べ替える

リストアップした内容を並べ替える作業は、プロジェクトやタスクの効率的な進行の鍵となります。この段階では、優先順位の設定や期限、リソースの配分、関連するタスク間の依存関係の明確化が不可欠です。また、優先順位を設定する際には、目標達成に向けたインパクトの大きさ・緊急度・他のタスクとの関連性などを考慮に入れましょう。具体的な基準や評価軸を設定し、それに従ってリストアップしたタスクをランク付けします。他にも、期限とリソースの配分も重要な要素です。

作業ごとに成果物の内容やレベルを設定する

作業ごとに成果物の内容やレベルを設定することは、具体的な目標と向き合い、その達成を目指すための重要なステップです。これによって、各ステップでの期待値が明確になり、チームメンバーや関係者とのコミュニケーションがスムーズになります。成果物の内容を設定する際には、その作業が最終的な目標にどのように貢献するか、または必要な理由とその重要性を明示しましょう。これが、作業の方向性を確定し、参加者のモチベーションを高め、質の高いアウトプットを生む土壌を整備します。

作業ごとの役割分担を行う

役割分担の明確化は、チームでのプロジェクト進行において、効率と効果を最大化するキーです。各メンバーのスキルセット・経験・熱意を基に、作業ごとの役割を適切に配分することで、チームのシナジーを引き出すことができます。具体的には、まず、プロジェクトの目標と各作業の目標をクリアに定義します。次に、その目標達成に必要なスキルとリソースを識別し、チームメンバーの能力と適性をマッチングさせて役割を割り当てましょう。役割分担を明確にすることで、メンバーは自身の責任範囲を理解することが出来ます。

作業ごとにかかる時間を見積もる

作業ごとにかかる時間の見積もりは、プロジェクトの進行と成功に不可欠です。作業ごとにかかる時間を正確に予測することで、計画の精度を高め、リソースの適切な割り当てやタイムラインの最適化が可能になります。見積もりを行う際には、作業の内容と規模を詳細に分析することが基本です。過去の経験やデータ、類似プロジェクトの情報を元に、各タスクに必要な時間を評価します。このとき、未知の障害や変更要求なども考慮に入れ、余裕をもった計画を立てることが大切です。

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段取り力を高めるポイント

タイムマネジメントを身につける

段取り力を高めるポイントは、タイムマネジメントを身につけることです。時間を有効に使い、生産性を最大化するためには、目標の設定・優先順位の決定・計画的な行動が不可欠です。まず、明確で達成可能な目標を設定します。次に、優先順位を明確にします。緊急かつ重要なタスクを特定し、その他の作業と巧みにバランスをとりながら進めていく能力が求められます。さらに、計画とスケジュールの策定も重要です。一日の作業を計画し、それぞれのタスクに割り当てる時間を決め、余裕をもったスケジュールを作成します。

業務の優先順位を意識する癖をつける

業務の優先順位を意識する癖をつけることは、段取り力を高める重要なステップです。多くの業務が舞い込む中で、業務の優先順位付けは、効率と生産性に直結します。優先順位をつける際、重要かつ緊急なタスクを特定し、その次に重要だが緊急でないタスクを特定しましょう。最後に緊急ではあるが重要でないタスクの順に処理を進めることが、時間を有効に使う鍵です。また、業務の優先順位を定期的に見直し、柔軟に対応する能力も必要です。業界のトレンドや組織のニーズは日々変化するため、状況に応じて優先事項を調整しましょう。

日頃から1週間後や1カ月後を見据える

日頃から1週間後や1カ月後を見据える行動は、段取り力を向上させる有益な習慣です。将来にわたるビジョンを持ち、そのために必要なステップやタスクを今から計画することは、時間を効率的に使うことが出来ます。よって、目標に到達するためには欠かせないスキルと言えます。この習慣は、日々のタスクに没頭するあまり、中長期的な視野を欠いてしまうリスクを軽減します。目の前の業務に追われることなく、未来の目標や計画に向けた動きを、今の段階から意識的に行いましょう。

まとめ

段取り力を鍛えて業務の効率化を進めよう

段取り力は、仕事の効率と成果を向上させるカギとなります。目の前のタスクに没頭するだけでなく、中長期的な視野で物事を考え、未来の目標に向けて効率的な手順を計画する能力です。予期せぬトラブルや急な変更にも柔軟に対応するため、計画性と予測力を鍛えることが必要です。未来を意識した行動と計画性は、業務の効率化と質の向上に寄与します。タイムマネジメントをマスターし、業務の優先順位を明確に設定することで、1日の生産性を最大限に引き出すスキルを身につけることができます。段取り力を鍛えて業務の効率化を進めましょう。