業務の見える化とは【メリット、デメリットや方法、おすすめのツールなどを紹介します】

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業務の流れを目で見て分かるようにすること

業務の見える化とは、一つの仕事に対して必要な作業の流れを目で見てわかるようにすることです。業務の見える化は口頭では説明しにくい業務の全体像や流れを周囲に周知してもらうという意味で、大きな意義のある行為です。業務の見える化を図るには様々な手段があります。例えば、業務の開始から完了に至るまでの過程や、作業一つ一つの内容を書類等に記載する引き継ぎ書の作成が実例に当たります。この他にも、フローチャートを利用した図式で業務内容を確認しやすくするなどの行為も該当します。

業務改善に繋げるため

業務の見える化は業務内容の改善に繋がります。通常会社で行う業務は固定の作業手順が用意されていますが、場合によっては改善を余儀なくされることもあります。しかし、作業手順が口頭のみで伝達され可視化されていないと、何が不要で何が必要なのか判断するのが困難です。業務の見える化は、仕事の全体像や詳しいプロセスを視認できるという点から、業務上の改善すべきポイントを見つけやすいという特徴があります。そのため、非効率的な作業手順や不要な工程なども見つけやすく、業務改善の手助けになります。

ビジネスツールを選定するため

現代社会では多くの企業の中で書類のデジタル化が進んでおり、業務内容には様々なビジネスツールが取り入れられています。代表的な例だとWordやExcelと言ったoffice製品またはZoomやslacksなどが挙げられます。このようなビジネスツールの導入を検討する際にも業務の見える化が行われていないと、どの場面でビジネスツールを利用すれば良いかがわかりません。そのため、ビジネスツールを積極的に取り入れたいという目的を達成する場合にも業務の見える化は必要な作業と言えます。

業務の仕組みを整理するため

業務の見える化は業務の仕組みを整理するためにも必要です。業務内容が明確化されていない場合、口頭で伝えられた内容に沿って作業を行い、その都度支持を受けて仕事をしなければなりません。しかし、入社したての新人が該当する業務に当たる場合、業務の見える化がなされていないと次に行う業務が分からず混乱してしまうケースも少なくありません。そんな場合にもあらかじめ業務の見える化をしていると、業務の仕組みが整理できるだけでなく各工程の繋がりが見えてくるため、上記のような混乱を防止できます。

業務を把握し記録する

業務の見える化を行うには、まず業務を把握し記録する必要があります。具体的には見える化したい業務に携わっている人に、その業務に必要な工数や作業内容を確認します。確認した内容は後で見直すことができるようにメモしておくことが大切です。業務内容を把握した後はPCを利用したツール等を利用して、メモした内容を整理し記録しましょう。また、記録の方法は文字だけでなく表や図を利用すると一目でわかりやすいため内容に合わせて適切な方法を選ぶのがおすすめです。

スキルマップを作る

社員の持っているスキルをまとめたスキルマップの作製も業務の見える化を進めるのには重要な役割を果たします。スキルマップとは社員が保持しているスキルをまとめた表で、人材育成の場で多く用いられます。スキルマップは社員一人一人の不得手な分野や得意なスキルが把握できるため作成すると業務の見える化が進み、仕事割り振りを行う際にも適切な人員配置が可能です。また、スキルマップを作成する際には評価基準を設けて、スキルの発達段階を区別すると使いやすくなります。

業務マニュアルを作成してこまめにアップデートする

業務の見える化を行うには前述した二つの方法から作成した資料を活用し、業務マニュアルを作成しましょう。業務マニュアルは業務に携わる社員から聞いた工数や作業手順だけでなく、作業に取り掛かる際の注意点なども補足として加えることが重要です。さらに、緊急時やトラブル発生時の対応なども書き加えておくと、経験の少ない社員でも対応しやすくなります。また、作成した業務マニュアルは定期的に内容をチェックし、こまめにアップデートしておくことで実用性を高められます。

ツールを導入する

業務を見える化する際には業務マニュアルだけでなく、ツールを導入するのもおすすめの方法です。具体的な例としては、各社員の業務の進捗状況やタスクを確認できるスケジュール管理用ツールの導入が挙げられます。スケジュール管理用ツールを業務に導入することで、周りの社員が現在進行形でどのような業務にあたっているのかすぐに確認できます。そのため、仕事の進捗状況が確認できるだけでなく、仕事の振り分けをする際にも社員の仕事の進み具合を考慮して適切な人員に任せられます。

問題に対してすぐに対応できる

業務の見える化を行うメリットは業務中に問題が起きてもすぐに対応できるという特徴にあります。通常トラブルが起きて上司に報告する際には、どの業務でどんな作業に当たっている時にどのような問題が起きたのか説明しなければならないため時間がかかります。しかし、業務を可視化していれば、社員がどの業務を行っているのか即座に把握できるので、上記のやりとりもスムーズに行えます。また、業務マニュアルで各工程の作業内容を理解していれば、問題の原因も突き止めやすく、早期の解決が可能です。

業務の質の向上や平準化に繋がる

業務の見える化は社員によって業務量に大きく差がある場合や、業務の完成度が違うなどの問題を防止する役割を果たします。業務の見える化が行われていない場合、職場で複数人の人材が仕事をしていると誰が何の仕事をしているか明確に把握するのは難しいため、一人の人材に業務量が偏ってしまうこともなくありません。しかし、業務の見える化を行えば管理職側が社員の仕事内容や業務量を把握できるため適切な対応が取れます。そのため、業務の見える化は業務の質の向上や、平準化にも必要不可欠な作業と言えます。

社員への評価や業務が公平になる

業務の見える化は前述したとおり、社員一人一人の業務量を把握しやすいため適切に仕事を振り分けられるという特徴から社員同士の公平性を保てるというメリットも存在します。例えば、同じ職場にいる人同士でも片方に業務量が偏っていると不満が生じやすいだけでなく、評価に影響しなければモチベーションの低下もあり得ます。そのため、普段の仕事を公平に振り分けるだけでなく、しっかりと社員の頑張りを評価するためにも業務の見える化は重要な役割を果たすものと言えるでしょう。

業務効率化を意識しやすい環境が作れる

業務の見える化を進めるにあたって作成する業務マニュアルは定期的な見直しが必要なため、業務効率化を意識しやすくなるのも利点の一つです。普段の業務内容を可視化していくと、一つの業務に対する所要時間や作業の問題点が分かりやすくなります。仕事の問題点が分かると時間短縮のための対策案や、トラブル防止策について考慮するきっかけにもなります。また、これらの業務上の問題点について職場で話し合うことで、職場全体が業務効率化を意識しやすい環境になるため、仕事の能率を上げることが可能になります。

現場の柔軟性が低下する

業務の見える化を行うと、社員が目に見える業務に気を取られて現場の柔軟性が低下する恐れがあります。業務を見える化するには現場のルールや仕事の手順を固定化しなければなりません。しかし、決められた方法に囚われてしまうと、業務マニュアルに無いイレギュラーが発生した場合に対応できる人が居なくなるリスクも否定できません。また、社員の自発的な行動の機会を奪ってしまう可能性もあります。そのため、業務の見える化には社員の主体性や思考力を養うことに加え、定期的なルールの見直しも必要です。

不安やプレッシャーが増える場合もある

業務の見える化にはビジネスツールの導入が有効ですが、ツールで業務を管理されることにより不安やプレッシャーを感じてしまう社員も少なくありません。業務の進捗やスケジュールを管理されていると、監視されているような気分になる人もいます。また、社員同士の成果が明確化されると比較対象にもなりやすく、成果を上げにくい人は精神的なストレスを感じてしまう恐れもあります。そのため、業務の見える化に伴い社員のスケジュールを管理する際には、必要以上にプレッシャーを与えないよう注意する必要があります。

視野が狭くなりやすい

業務の見える化で業務内容が明確に定められると社員の視野が狭くなる恐れがあります。具体的には業務マニュアルを作成させたことに満足してしまうと、その後の改善点の見直しに意識が離れるケースが考えられます。しかし、業務マニュアルは一度完成させても時代の変化によって効率的な方法も変化していくことが大半です。そのため、その時の現場の状況に合わせて見直す必要があります。このような理由から業務の見える化を行う際には変化していく状況に合わせた方法をその都度考えていかなくてはなりません。

Qasee

Qaseeは業務の進捗管理や仕事の振り分けに利用できるツールで、業務の見える化を図る際にもおすすめです。QaseeはPCにソフトをインストールすることで使用可能になります。このツールの特徴は事前の業務内容の設定時にキーワードを入力することでツールの中の設定条件にヒットしたキーワードから、自動的に業務の工数を判定してくれることにあります。この機能があると、業務の工数や各工程の内容を入力する手間が省けるため業務管理の負担を軽減することが可能です。

MITERAS

業務の見える化を行う際には社員の勤怠状況をチェックできるMITERASの利用も有効な手段として挙げられます。MITERASはPCにソフトをインストールすることで、PCの利用時間も把握できます。そのため、特定の社員の出勤状況をチェックできるだけでなく、残業や休日出勤など通常の方法で分かりにくい業務の実態について調べることが可能です。このような理由からMITERASは社員の実労働時間を把握しにくいテレワークや在宅勤務を導入している企業にもおすすめのツールと言えます。

ホームズクラウド

ホームズクラウドは契約に関わる全ての業務をクラウド上で行えるツールです。ホームズクラウドは契約書の作成から捺印と書類の送付までのすべての業務をクラウド上で管理できるため、契約に関わる業務の時間や人的コストを削減できます。具体的な契約方法としては電子契約システムを採用しているので、社員が取引先に出向く必要が無く書類管理も手間も省けるのが魅力の一つです。また、上記に伴い社員のタスクの進捗状況や自分のタスクの期限も確認できるため、一つのツールで様々な用途に役立てられます。

業務の見える化をして効率化を図ろう

業務の見える化は効率良く仕事を進めるためには必要不可欠な要素です。仕事は多くの人と協力して目標を達成しなければならないため、社員それぞれの業務状況が分かることで社内の能率が飛躍的に上がる効果が期待できます。ただし、人によってはプレッシャーを感じやすくなる、社員の主体性が損なわれる可能性があるという側面にも目を向けなければなりません。そのため、業務の見える化を行う際にはこれ等のデメリットの対策にも考慮しつつ、職場の効率アップを図りましょう。

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